La gestión estratégica de carteras representa los procesos y las herramientas que las empresas pueden utilizar para coordinar los recursos disponibles con el fin de cumplir objetivos estratégicos.
El tiempo, los recursos, las personas, las herramientas y los presupuestos, entre otros, tienen algo en común: son limitados. Por tanto, los responsables de la toma de decisiones suelen verse obligados a seleccionar qué proyectos, productos, programas o iniciativas (“inversiones”) acometer y cuáles abandonar. Por lo general, estas decisiones se basan en varios factores, de los cuales quizás el más importante sea el grado de sintonía de estas inversiones con los objetivos estratégicos de la organización. Si la iniciativa en cuestión no respalda el resultado empresarial deseado, lo más probable es que se descarte. Por otro lado, las iniciativas que están en buena sintonía con los objetivos estratégicos deben priorizarse.
La gestión estratégica de carteras (SPM) abarca toda una serie de capacidades de negocio, procesos y soporte tecnológico cuyo objetivo es que las organizaciones puedan desarrollar de forma continua carteras de soluciones y opciones estratégicas. Si se usan correctamente, estas opciones pueden mejorar la manera en que la organización asigna sus recursos finitos a las estrategias de toda la empresa.
Para que la gestión estratégica de carteras tenga éxito, hay que implementar tres atributos clave: alineación de carteras, toma de decisiones orientada al valor y adaptabilidad continua de las carteras. Las organizaciones que sobresalgan en estos tres atributos tienen el doble de probabilidades que sus competidores de obtener resultados empresariales excelentes de sus inversiones digitales y relacionadas con la tecnología.
El enfoque estratégico de gestión de carteras mejora la agilidad empresarial mediante la integración eficaz de lo siguiente:
- Gestión adaptativa de proyectos
- Gestión de ejecución de estrategias
- Arquitectura de negocio y empresarial
Todo lo que hace una organización puede formar parte de la cartera estratégica. Esto incluye las iniciativas de cambio dirigidas a mejorar cómo la empresa interactúa con los clientes, promociona productos o servicios y mejora la productividad de los empleados, entre otros.
En conjunto, esos componentes de la cartera estratégica fundamentan las decisiones empresariales importantes sobre qué acciones se deben llevar a cabo para que la empresa obtenga resultados positivos y alcance sus objetivos.
Aunque los dos términos pueden parecer casi idénticos y a veces se usan indistintamente, la gestión estratégica de carteras no es lo mismo que la gestión adaptativa de proyectos (APM). Si bien la SPM incluye los procesos y las herramientas necesarios para compilar y mantener las inversiones adecuadas, la APM va más allá, ya que define cómo las organizaciones ejecutan esas inversiones dentro de la cartera. Ambas son necesarias para las organizaciones que quieran optimizar su capacidad de competir.
Aunque la SPM tiene la capacidad de influir en cada uno de los roles de una organización, la responsabilidad de la gestión estratégica de carteras recae principalmente en el equipo directivo superior. Si se aplica correctamente, ayuda a los gestores a coordinar mejor sus esfuerzos de estrategia y operaciones.
La gestión estratégica de carteras difiere de las soluciones tradicionales de gestión de proyectos y programas en que no se centra principalmente en cómo se gestionan los proyectos, programas, productos o iniciativas en sí. En cambio, su principal preocupación es poner en sintonía la estrategia empresarial con el trabajo. Esto permite a los responsables de la toma de decisiones planificar, entregar y rastrear el valor de distintas metodologías y estructuras. En otras palabras, está diseñada para garantizar que se completen las actividades adecuadas para que los objetivos empresariales estén en sintonía con la organización.
Dicho esto, las empresas pueden beneficiarse mucho de una gestión estratégica de carteras eficaz. Algunas de estas ventajas son:
Una de las ventajas clave de la gestión estratégica de carteras es su capacidad de reducir el tiempo que tardan en llegar al mercado los productos, servicios o proyectos. Al gestionar y priorizar de manera activa los proyectos de la cartera, las organizaciones pueden mejorar la asignación de recursos, optimizar los procesos y eliminar posibles cuellos de botella. Esto se traduce en una mayor eficiencia a medida que los proyectos se van coordinando con los objetivos estratégicos, lo que garantiza que los esfuerzos se centren en entregar las iniciativas más valiosas con celeridad. Con una comprensión clara de las dependencias del proyecto y la disponibilidad de recursos, los responsables de la toma de decisiones pueden ayudar a acelerar la entrega de proyectos, lo que permite a la empresa aprovechar las oportunidades de mercado enseguida y obtener una ventaja competitiva.
Hoy en día, las organizaciones tienen que estar preparadas para enfrentarse a interrupciones inesperadas, como avances tecnológicos, cambios en el mercado o eventos imprevistos. La gestión estratégica de carteras ofrece a las empresas la agilidad y flexibilidad necesarias para responder eficazmente ante nuevos eventos. Al evaluar continuamente la cartera y revisar periódicamente las prioridades de los proyectos, las organizaciones pueden reasignar recursos de manera proactiva, ajustar el alcance de los proyectos o incluso introducir nuevas iniciativas para mitigar las consecuencias de las interrupciones. La capacidad de responder rápidamente a las interrupciones minimiza las posibles consecuencias negativas y posiciona a la organización para que crezca y tenga resiliencia de manera continua.
Lograr una integración eficaz entre los objetivos estratégicos y la ejecución de los proyectos es un desafío habitual para muchas organizaciones. La gestión estratégica de carteras aborda este problema proporcionando un enfoque estructurado y sistemático para garantizar que los proyectos estén en sintonía con la estrategia empresarial general. La SPM facilita la traducción de objetivos estratégicos en proyectos tangibles, definiendo objetivos, metas y métricas de éxito claros. Al supervisar activamente el rendimiento de los proyectos y evaluar su sintonía con los objetivos estratégicos, las organizaciones pueden tomar decisiones fundamentadas sobre su continuidad, ajuste de prioridad o cancelación. Esta sintonía fomenta un enfoque más coherente y centrado en la ejecución de los proyectos, lo que reduce el riesgo de acometer iniciativas que no contribuyan a los objetivos estratégicos de la organización.
Las herramientas que respaldan la gestión estratégica de carteras ayudan a simplificar los procesos de validación de proyectos. Las empresas pueden identificar fácilmente las inversiones rentables y evitar malgastar recursos en aquellas iniciativas que tienen menos probabilidades de alcanzar el éxito o que no están en sintonía con los objetivos de la organización. Esto ayuda a mejorar la eficiencia empresarial, al identificar y descartar las malas inversiones, así como al optimizar la forma en que las organizaciones abordan inicialmente estas inversiones. Así, pueden centrarse en el trabajo que hay que hacer para lograr los resultados adecuados.
Priorizar las inversiones en función de su potencial de sintonía con los objetivos estratégicos no es un concepto nuevo: la gestión de la cartera de programas, la gestión financiera ágil, la gestión de estrategias, el análisis integrado de la cartera de TI y otras disciplinas intervienen en la consecución de resultados estratégicos. La SPM se diferencia de los enfoques más tradicionales por su capacidad de reunir a estas disciplinas. En lugar de que un equipo diferente realice cada tarea, la gestión estratégica de carteras conecta de manera coherente las disciplinas relacionadas para que cualquier cambio sea visible al instante y se pueda justificar de inmediato mediante las distintas actividades relacionadas.
El mundo empresarial moderno se caracteriza por la existencia de cambios impredecibles y continuos conforme nuevas tecnologías y regulaciones ejercen una presión aún mayor sobre las organizaciones a la hora de entregar resultados con celeridad. La necesidad de flexibilidad organizativa, competitividad, innovación y velocidad se convierten en factores que contribuyen a frustrar las interrupciones. Para estar al día con los cambios a medida que ocurren, las empresas tienen que ser ágiles para poder ajustar sus estrategias de un momento a otro. La gestión estratégica de carteras permite a las organizaciones definir rápidamente la estrategia, establecer objetivos y resultados clave (OKR), coordinar planes, crear presupuestos y proteger recursos para dar cabida a las nuevas estrategias conforme se produce el cambio.
Una ventaja importante de la gestión estratégica de carteras es su capacidad de acelerar los procesos de negocio. No solo se trata de que los proyectos lleguen más rápido al mercado; la SPM reduce el tiempo necesario para que las ideas pasen por el embudo de la innovación, lo que hace posible completar y lanzar nuevas iniciativas digitales incluso dentro de los plazos más estrictos.
Por último, lo más importante es que la gestión estratégica de carteras ofrece a los equipos una imagen completa de los recursos disponibles, lo que mantiene el enfoque en la estrategia a largo plazo y los objetivos fundamentales, incluso cuando se enfrentan a situaciones nuevas. La SPM ayuda a garantizar que las empresas puedan operar sin distracciones, poniendo en sintonía cada proceso y equipo de tal manera que respalden los objetivos generales.
Las organizaciones invierten mucho en iniciativas digitales para mejorar las experiencias del cliente, fomentar la innovación y mejorar la eficiencia operativa. Sin embargo, muchas empresas tienen dificultades a la hora de obtener el valor previsto de estas inversiones. La gestión estratégica de carteras proporciona un marco de trabajo para evaluar y priorizar las iniciativas digitales en función de su sintonía con la estrategia empresarial, la generación de valor posible y los requisitos en cuanto a recursos. Al centrarse en iniciativas que ofrecen los mayores retornos y gestionar eficazmente su ejecución, las organizaciones pueden maximizar el valor que derivan de sus inversiones digitales, logrando así los resultados empresariales deseados.
Es probable que diferentes organizaciones de distintos sectores adopten enfoques únicos en cuanto al proceso de creación e implementación de una cartera estratégica. No obstante, este proceso tiene cuatro etapas básicas que la mayoría de las empresas deben conocer.
Antes de que cualquier organización pueda comenzar a poner en sintonía sus recursos, debe comprender qué intenta conseguir, es decir, los resultados empresariales deseados. En primer lugar, evalúa y comprende los objetivos estratégicos de la organización, tanto a corto como a largo plazo. En segundo lugar, elabora un inventario de todos los recursos disponibles, incluidos los presupuestos y el personal. Por último, revisa las prioridades establecidas. Luego, los planificadores y los gestores de recursos de las oficinas de gestión de proyectos (PMO) podrán priorizar y categorizar las inversiones. Este paso también incluye identificar tareas y proyectos que no contribuyen al éxito estratégico, de modo que sus recursos se puedan reasignar a otro destino en el que resulten más útiles.
Cuando ya se tiene una imagen clara del estado actual de la cartera, el siguiente paso es que la organización seleccione métricas empresariales clave a través de las cuales pueda medir el éxito. Al supervisar el rendimiento del proceso, la organización puede identificar áreas que pueden requerir correcciones de rumbo para que las operaciones sigan estando en sintonía con la estrategia actual. Un enfoque posible es establecer un proceso de desglose en fases para dividir los proyectos tradicionales en pasos más pequeños y manejables. Luego, analiza estos pasos para confirmar que respalden los objetivos estratégicos más amplios y ajústalos cuando sea necesario. Además, las organizaciones pueden incorporar métodos de trabajo de gestión de proyectos Agile o híbrida.
En esta etapa del proceso, las organizaciones desarrollan un plan estratégico que describe los proyectos, programas o iniciativas específicos que se incluirán en la cartera. El plan debe definir claramente las metas y los objetivos de la cartera, junto con los indicadores clave de rendimiento (KPI) que se utilizarán para medir el progreso. Además, el plan debe tener en cuenta la asignación de recursos, incluido el presupuesto, el personal y otros activos, para garantizar que las iniciativas seleccionadas se puedan ejecutar de manera eficaz. Asimismo, es importante sopesar los nuevos problemas u otros posibles riesgos que puedan causarlos.
Una vez implementado el plan estratégico de la cartera, hay que ejecutar las iniciativas seleccionadas. Esta etapa consiste en implementar los proyectos y programas de acuerdo con las prioridades establecidas y las asignaciones de recursos. Después de la ejecución, la gestión continua es fundamental para garantizar que la cartera permanezca en sintonía con los objetivos estratégicos de la organización y se adapte a las circunstancias cambiantes. Esto implica rastrear la cartera y todos los elementos relacionados, hacer cambios donde sea necesario para mantener las prioridades y continuar avanzando hacia los objetivos empresariales. También puede incluir la revisión de presupuestos, la reasignación de recursos o incluso el retraso o la cancelación de proyectos. Dado que cualquier cartera activa requerirá la gestión del cierre, esta etapa continúa indefinidamente.
Un aspecto clave de la SPM es contar con una vista única e integrada que muestre todo el trabajo (pendiente, en curso y completado) en el contexto de las iniciativas estratégicas, lo que permite a las organizaciones ver el progreso real hacia la consecución de los objetivos clave, identificar tendencias que puedan indicar desafíos u oportunidades, y analizar las consecuencias de los posibles ajustes.
Como se ha mencionado antes, la gestión estratégica de carteras reúne una serie de disciplinas diferentes. A continuación, se identifican varios componentes importantes de la SPM moderna:
Las empresas utilizan modelos operativos para visualizar y organizar cómo funciona la organización. Estos reúnen la oferta de clientes, las competencias empresariales y la estructura corporativa para ofrecer valor a los clientes de una manera que esté alineada con la estrategia de la organización.
La gestión de carteras permite a los equipos y líderes empresariales obtener una visión integral de la tecnología de la información de toda la empresa, así como supervisar, controlar y mantener los recursos de toda la organización.
La gestión financiera ayuda a alinear los costes y la estrategia empresarial, con especial hincapié en la previsión precisa de las consecuencias de reducir los costes en diferentes áreas.
La gestión de riesgos y seguridad se utiliza para identificar posibles peligros y proteger mejor cualquier área que pueda presentar carencias de seguridad o problemas de incumplimiento. Este componente proporciona conocimientos sobre qué sistemas pueden conllevar un mayor riesgo, cuáles son esos riesgos y cuál es la mejor manera de responder a ellos.
La gobernanza de la arquitectura empresarial representa las capas estructurales de los complejos sistemas empresariales y permite a las organizaciones coordinar mejor sus recursos y herramientas con el resto de la empresa.
La gestión estratégica de carteras es un enfoque versátil que se puede aplicar en varias áreas dentro de una organización para mejorar la toma de decisiones, la asignación de recursos y la sintonía estratégica. A continuación, se incluyen varios casos de uso que detallan cómo la SPM puede tener un impacto positivo:
- Obtención de información en tiempo real
La gestión estratégica de carteras proporciona a las organizaciones visibilidad en tiempo real de sus presupuestos e inversiones de capital. Esto permite tomar decisiones fundamentadas en información precisa y actualizada. - Optimización del retorno de la inversión
Al utilizar la gestión estratégica de carteras, las organizaciones pueden desarrollar planes de capital que optimicen su ROI. Esto implica evaluar y priorizar los proyectos de capital en función de su posible valor y coordinarlos con la estrategia empresarial general. - Optimización de la cartera de capital
La gestión estratégica de carteras ayuda a optimizar la cartera de capital mediante la identificación de proyectos redundantes o de poco valor y la reasignación de recursos a iniciativas con mayor impacto estratégico. Esto maximiza la eficiencia y garantiza que los recursos se utilicen de manera eficaz.
- Reevaluación estratégica periódica
La gestión estratégica de carteras permite a las organizaciones reevaluar periódicamente su dirección estratégica. Así, la cartera seguirá estando en sintonía con los cambios en las condiciones del mercado, en las necesidades del cliente y en las competencias internas. - Asignación flexible de recursos
Con la gestión estratégica de carteras, las organizaciones pueden asignar fondos en función de los cambios en las prioridades. Esto les permite ajustar las inversiones y la asignación de recursos en respuesta a nuevas oportunidades o cambios en las prioridades de la empresa. - Ajuste de la prioridad de las inversiones
Conforme cambian las circunstancias, la gestión estratégica de carteras capacita a las organizaciones para que puedan ajustar la prioridad de las inversiones. Los proyectos se pueden ajustar, pausar o acelerar para garantizar que los recursos se asignen a las iniciativas más importantes. - Evaluación periódica del rendimiento
La gestión estratégica de carteras fomenta la evaluación periódica del rendimiento de los proyectos. Esto permite a las organizaciones utilizar métricas predefinidas para identificar proyectos de bajo rendimiento y, a continuación, tomar medidas correctivas para mejorar de manera eficaz el rendimiento general de la cartera.
- Traducción en iniciativas procesables
La gestión estratégica de carteras ayuda a convertir los programas estratégicos en iniciativas procesables. Garantiza que estas iniciativas sean claras y que tengan objetivos, plazos y requisitos de recursos bien definidos. - Innovación y transformación
Al fomentar un entorno favorable a la innovación y la transformación, la gestión estratégica de carteras ayuda a las organizaciones a alentar el cambio y mantenerse por delante de la competencia. Permite incluir proyectos innovadores que pueden resultar muy valiosos. - Automatización de procesos
La gestión estratégica de carteras facilita la automatización de los procesos por fases involucrados en la gestión de programas y carteras, lo que optimiza los flujos de trabajo, reduce el esfuerzo manual y mejora la eficiencia operativa general. - Mitigación de riesgos y visibilidad
Mediante una mayor visibilidad, la gestión estratégica de carteras mejora la mitigación de riesgos. La SPM permite a las organizaciones identificar y abordar riesgos y dependencias en las primeras etapas, lo que garantiza que los posibles problemas se gestionen de forma proactiva. - Paneles de información ejecutivos
La gestión estratégica de carteras proporciona paneles de información ejecutivos que comunican el progreso y los indicadores clave de rendimiento a las partes interesadas. Ofrecen una visión completa del estado de la cartera, lo que permite tomar decisiones fundamentadas en el plano directivo.
- Fomento de la innovación y la transformación
Dentro de TI, la gestión estratégica de carteras permite a las organizaciones fomentar la innovación y la transformación al poner en sintonía las iniciativas de TI con los objetivos estratégicos. Garantiza que las inversiones en TI se prioricen de manera estratégica y que aporten valor a la empresa en general. - Gestión de la cartera integrada de TI
La gestión estratégica de carteras ayuda a las organizaciones a gestionar una cartera integrada de iniciativas de TI. Permite la asignación eficaz de recursos, minimiza la duplicación y garantiza la sintonía con la estrategia de TI y los objetivos empresariales. - Mitigación de riesgos en las operaciones de TI
Con la gestión estratégica de carteras, las organizaciones pueden mitigar los riesgos asociados con las operaciones de TI. Permite la identificación y gestión proactivas de los riesgos, lo que garantiza operaciones de TI seguras y fluidas. - Visualización de interdependencias
La gestión estratégica de carteras ofrece una representación visual de las interdependencias entre la estrategia, la tecnología y los resultados. Esto permite a las organizaciones comprender cómo las iniciativas de TI contribuyen a la consecución de objetivos estratégicos y tomar decisiones fundamentadas en consecuencia. - Modernización de la cartera de aplicaciones
La gestión estratégica de carteras respalda la modernización de la cartera de aplicaciones. Facilita la identificación de sistemas heredados que es posible que haya que reemplazar o actualizar para satisfacer las necesidades empresariales actuales. Al analizar la cartera de aplicaciones dentro del marco de trabajo de la gestión estratégica de carteras, las organizaciones pueden priorizar los esfuerzos de modernización y asignar recursos de manera eficaz.
- Ejecución eficaz de iniciativas estratégicas
La gestión estratégica de carteras desempeña un papel fundamental en la ejecución de iniciativas estratégicas. Al poner en sintonía los proyectos con la estrategia empresarial general y asignar recursos en consecuencia, las organizaciones pueden ejecutar eficazmente sus planes estratégicos y lograr los resultados deseados. - Sintonía de los proyectos con los objetivos estratégicos
La gestión estratégica de carteras garantiza que los proyectos que incluye la cartera estén en sintonía con los objetivos estratégicos. Esto minimiza el riesgo de acometer proyectos que no contribuyan a la consecución de los objetivos estratégicos de la organización, lo que permite mejorar la asignación y priorización de los recursos. - Supervisión del progreso y ajuste del rumbo
Con la gestión estratégica de carteras, las organizaciones pueden supervisar continuamente el progreso de los proyectos y ajustar su rumbo según sea necesario. La revisión y la evaluación periódicas ayudan a identificar cuellos de botella, riesgos o desviaciones de la dirección estratégica, lo que permite tomar las medidas correctivas oportunas. - Colaboración y comunicación mejoradas
La gestión estratégica de carteras promueve la colaboración y la comunicación entre las partes interesadas involucradas en la ejecución de la estrategia. Proporciona un marco de trabajo estructurado para compartir información, coordinar esfuerzos y facilitar la toma de decisiones eficaz en los distintos equipos y departamentos.
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