La minería de procesos es una herramienta de ciencia de datos para la detección, validación y mejora de los flujos de trabajo que identifica cuellos de botella y redundancias en procesos de negocio.
Independientemente de cuál sea tu tipo de negocio o del sector al que pertenezca, tus operaciones funcionan sin problemas gracias a ciertos flujos de trabajo; cuanto más eficientes sean esos procesos, más productivos serán los sistemas y el personal de tu empresa. Para aumentar la productividad y generar más ingresos, es esencial analizar y optimizar los procesos de trabajo. El desafío consiste en determinar dónde y cómo es posible mejorar esos flujos de trabajo. Y es ahí es donde entra en juego la minería de datos.
La minería de procesos es una herramienta única y potente que permite a las empresas extraer datos de registro de sus sistemas de información para comprender mejor el rendimiento de diferentes procesos. De este modo, pueden mejorar esos procesos tomando decisiones basadas en los datos. Si a esto le añades otras implementaciones de TI, podrás ser más proactivo con tu estructura y lograr que los flujos de trabajo se desarrollen con la mayor agilidad posible.
Para poder entenderla realmente, hay que comprender primero qué son los registros de eventos. Los datos de registros de eventos, que son un elemento fundamental de la TI, se generan cada vez que se realiza una función de TI. Estos datos son la principal forma de documentar las interacciones entre los seres humanos y los bots.
Un registro de eventos puede ser cualquier cantidad de acciones u ocurrencias que se producen dentro de un sistema de software y cada uno de ellos registra cierta información, por ejemplo, en qué momento tuvo lugar el evento, qué sucedió o el proceso que se usó para completar o realizar esa acción. Podría ser un ticket de soporte abierto por un cliente y que debe procesarse, o bien la tramitación de una solicitud de préstamo en línea reciente. Independientemente del tipo de evento, la minería de procesos analiza los registros de eventos básicamente mediante la toma de una instantánea de la funcionalidad de un sistema en tiempo real.
Al exponer los cuellos de botella de los flujos de trabajo a través de estas "capturas de pantalla" de los sistemas, la minería de procesos consigue que la transformación digital y la automatización funcionen correctamente en la empresa. A continuación, se detallan las fases de la minería de procesos.
Cuando los objetos o las interacciones empresariales se mueven a través de tu proceso de negocio como parte de un sistema, dejan un rastro de rutas de acceso. Es lo que conocemos como huella digital. La tecnología de minería de procesos captura estos eventos y reconstruye visualmente los registros de eventos para que los usuarios puedan comprender mejor lo que sucede de principio a fin.
Cuando los datos se recopilan y reconstruyen visualmente de forma precisa, se crea un gemelo digital, que es un mapa interactivo de la secuencia cronológica de los eventos. Este mapa detalla todas las rutas que siguió un evento para completar el proceso. Cada ruta se denomina variante y, cuando las variantes difieren de la ruta estándar, se denominan desviaciones.
Los hallazgos del mapa del proceso hacen que la identificación de problemas u obstáculos sea mucho más sencilla y se pueda identificar cuál es el mejor flujo de trabajo en función del mapa del proceso. ¿Dónde están los cuellos de botella? ¿Qué recursos están sobrecargados? ¿Hay actividades que suelen omitirse o crean desviaciones? El mapa del proceso ayuda a cuantificar las causas raíz de las ineficiencias que afectan a la duración del ciclo, el coste de las operaciones y, en definitiva, a los resultados finales.
También pueden analizarse los procesos para comparar su rendimiento en dos dimensiones diferentes, por ejemplo, comparar directamente el tiempo que tardan en procesar una orden de compra dos proveedores diferentes. Esto te puede ayudar a que las operaciones sean más uniformes o a identificar las prácticas recomendadas para ubicaciones o departamentos específicos.
Por último, la comprobación de conformidad puede resultarte útil para definir cuál es la ruta preferida para ciertos procesos y después identificar dónde esos procesos se están desviando. De este modo puedes saber el porcentaje de eventos que sigue el proceso deseado y el que se ha desviado con el fin de realizar mejoras y optimizar esos procesos.
Son muchos los beneficios de la minería de procesos, por ejemplo, la forma en que transforma las operaciones para que sean más potentes y productivas que nunca. Otras de sus ventajas son las siguientes:
No es necesario pasar mucho tiempo intentando encontrar anomalías o conocimientos; con solo presionar un botón, puedes analizar un proceso a partir de un registro de auditoría, aplicar filtros y obtener una notificación por correo electrónico cuando la minería haya finalizado.
Los registros de eventos y las variantes pueden ser difíciles de entender, pero con las herramientas adecuadas, puedes utilizar gráficos de procesos interactivos, inspeccionar detalladamente rutas específicas y utilizar métricas prediseñadas para analizar el rendimiento.
Dado que la minería de procesos es un proceso muy visual, es fácil compartir los hallazgos de los datos, colaborar con mapas de procesos y permitir el control de la gestión y los perfiles en función de ciertos roles.
La mayoría de los software de minería de procesos integra tecnología de administración de mejoras que rastrea las iniciativas de mejora nuevas y existentes, así como el valor empresarial de las mejoras de los procesos.
Para aplicar los hallazgos de la minería de procesos, puedes integrar métricas de análisis de rendimiento y establecer ciertos puntos de referencia que ayuden a rastrear las mejoras del valor empresarial en función de las iniciativas de mejora específicas.
Dadas las características de las plantillas modernas, los líderes empresariales no pueden permitirse hacer concesiones con respecto a las mejoras y la innovación digital. La minería de procesos se está convirtiendo en una herramienta empresarial esencial, ya que los datos que recopila ayudan a identificar tendencias, optimizar el rendimiento y hacer predicciones útiles para el futuro. Puede reducir la duración de ciertos procesos, rebajar los costes y el importe de las inversiones, minimizar los desperdicios y mejorar la calidad general de las operaciones, ventajas que harán que tu negocio sea más competitivo.
Al reducir los costes y eliminar las ineficiencias en las operaciones gracias al uso de evidencias basadas en datos, los líderes pueden tomar decisiones seguras y objetivas sobre presupuestos y recursos. En última instancia, se eliminan las conjeturas o la subjetividad de la experiencia humana y se logran mejoras aprovechando información basada en hechos.
La minería de procesos utiliza las siguientes características para extraer información de los registros de eventos con el fin de que la empresa pueda aprovechar esa información:
- Detección automatizada de procesos: garantiza que la detección de los procesos ocurra automáticamente de modo que la extracción de modelos de procesos a partir de un registro de eventos sea eficiente.
- Verificación de conformidad: monitoriza las desviaciones comparando los registros y el modelo del proceso.
- Extracción de redes sociales/organizaciones: identifica patrones y relaciones entre eventos dentro de las estructuras de la organización o la red con el propósito de mejorar las técnicas.
- Construcción automatizada de modelos de simulación: utiliza modelos de simulación automatizados para predecir cómo afectarán las tendencias o los cambios futuros a los procesos.
- Ampliación del modelo: aporta flexibilidad cuando los modelos se amplían o mejoran como resultado de la detección de nueva información.
- Reparación del modelo: filtra los comportamientos desviados del modelo comprobando el cumplimiento.
- Predicción de casos: anticipa los resultados de los casos en función de los indicadores clave de rendimiento y mediante secuencias previamente realizadas.
- Recomendaciones basadas en los antecedentes: ofrece recomendaciones mediante recopilaciones de datos y registros de eventos anteriores.
Los tres tipos principales de técnicas de minería de procesos son la detección, la conformidad y la mejora.
Como ya se ha mencionado brevemente, este tipo de minería de procesos utiliza datos de registros de eventos para crear un modelo de proceso que no utiliza modelos de proceso anteriores para informarlo. Esto significa que cualquier modelo que crees se desarrolla solo con los datos recopilados para esos eventos aislados. Se trata del tipo más común de minería de procesos.
La conformidad es otro tipo de minería de procesos, pero, en lugar de depender únicamente de los datos entrantes, compara una descripción del proceso con un modelo de proceso existente con el fin de identificar posibles variaciones. Esta es la forma principal de establecer un modelo o práctica previstos y comprobar si ciertos procesos siguen la ruta estándar o se desvían de ella.
La minería de procesos de mejora, también conocida como minería de ampliación, organizativa o de rendimiento, se utiliza para mejorar los modelos de procesos existentes. Esta técnica amplía o mejora un modelo objetivo utilizando la información descubierta sobre el proceso en sí.
La minería de procesos y la minería de datos no son lo mismo, aunque ambas forman parte de la administración de procesos de negocio y utilizan datos para identificar mejores formas de ejecutar las operaciones. La minería de procesos es más específica, ya que utiliza principalmente datos de registros de eventos para generar modelos y mejorar los procesos. La minería de datos tiene un alcance mucho más amplio y utiliza todo tipo de conjuntos de datos para observar y predecir comportamientos en diferentes procesos y modelos de negocio.
Las empresas que utilizan cualquier proceso digital repetido pueden beneficiarse de la minería de procesos; pero incluso aquellas que no utilizan actualmente dichos procesos probablemente adoptarán la transformación digital para no quedarse atrás con respecto a sus competidores. Dicho esto, prácticamente todos los sectores pueden utilizar la minería de procesos para optimizar sus operaciones. Estos son algunos ejemplos.
Si lo que quieres es conseguir que el proceso de solicitud de un préstamo sea más eficiente o más seguro, la extracción de datos te ayuda a responder más rápido a las vulnerabilidades cuando se trata de información confidencial y a descubrir dónde se encuentran los cuellos de botella, tanto para los clientes como para los empleados. También ayuda a auditar cuentas o ampliar la base de clientes, entre otras muchas ventajas.
Con la minería de procesos es posible optimizar los procesos de DevOps, mantener los datos en circulación hacia donde se necesitan y entregar software de alta calidad. Resulta especialmente útil para crear un proceso claramente documentado que ayude a los administradores de TI a garantizar que sus sistemas y flujos de trabajo funcionan sin problemas.
Al optimizar los procesos y el flujo de datos, también cabría esperar una reducción del tiempo de procesamiento de los tratamientos para los pacientes en el sector sanitario.
Si deseas disponer de más conocimientos sobre el comportamiento de los compradores con el fin de entender mejor las tendencias de tu base de clientes, la minería de datos puede ayudarte a identificar patrones y aumentar las ventas.
Puedes supervisar y comprender mejor los comportamientos y el rendimiento de los estudiantes monitorizando los datos y ajustando los cursos y las clases en consonancia.
El cumplimiento es uno de los mayores desafíos cuando se trata de administrar un negocio, pero la minería de datos puede ayudar a mantener el cumplimiento del software gracias a la detección de desviaciones perjudiciales.
La minería de datos ayuda a mantener el buen funcionamiento de la cadena de suministro mediante técnicas que procesan miles de puntos de datos de almacenes e identifican tendencias en el rendimiento de los mismos.
Con cada año que pasa, el mundo empresarial se digitaliza y agiliza cada vez más mediante el uso de tecnologías y software avanzados, lo que trae consigo una gran curva de aprendizaje. Esencialmente, el propósito de la minería de procesos es ayudar a las empresas a comprender cómo interactúan sus procesos y aislar ineficiencias específicas de modo que, a medida que los procesos se digitalizan y automatizan, los líderes empresariales puedan realizar mejoras a través de una toma de decisiones bien fundamentadas. Esto significa que la minería de procesos puede fortalecer los esfuerzos de administración de la cadena de suministro empresarial, la planificación de recursos, la infraestructura de TI y muchos otros aspectos en muchos sectores.
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