En todos los sectores, la automatización ha hecho posible que las organizaciones hagan más con menos y, al mismo tiempo, reduzcan los gastos y mejoren la precisión y los resultados. Sin embargo, la automatización tradicional se suele basar en la programación y utiliza aplicaciones con mucho código para integrarse con los sistemas pertinentes. La RPA sigue un enfoque diferente, que consiste en realizar tareas en el nivel de la interfaz de usuario. Además, como los bots de RPA se han diseñado para copiar las acciones de los usuarios y aprender de ellas, no es necesario hacer cambios en la infraestructura de TI subyacente. Estos bots pueden ser asistidos o no asistidos, dependiendo de si requieren intervención o supervisión por parte de operadores humanos.

Básicamente, la RPA automatiza tipos específicos de actividades humanas reales y actividades de movimiento de datos a gran escala; es capaz de realizar tareas repetitivas, monótonas y basadas en reglas con rapidez y precisión.

En muchas organizaciones, no es extraño que los empleados dediquen la mayor parte del tiempo a tareas repetitivas y monótonas. Si bien son esenciales para la empresa, estas tareas suelen distraerlos de otras que requieren el uso de la inteligencia y el pensamiento creativo. La RPA puede asumir la responsabilidad de muchas de las tareas rutinarias que, de otro modo, monopolizarían su tiempo.

Puesto que los robots de RPA son capaces de aprender de los usuarios humanos, también pueden recrear algunas de sus acciones. Incluye lo siguiente:

• Iniciar sesión en aplicaciones
• Rellenar formularios
• Extraer información de sitios web
• Recopilar datos de aplicaciones
• Extraer contenido de correos electrónicos, archivos PDF y formularios
• Copiar y pegar información
• Procesar archivos
• Realizar cálculos
• Abrir correos electrónicos y archivos adjuntos
• Mover documentos y archivos
• Muchas otras tareas basadas en reglas o programas

De nuevo, los bots de RPA adoptan el rol del usuario humano cuando realizan tareas basadas en reglas. Por tanto, se pueden emplear para interactuar con casi cualquier aplicación o sitio web.

La automatización tradicional ha mejorado la eficiencia de los procesos organizativos estructurados y a gran escala. La RPA es de menor escala, más individual y, lo que es más importante, se orienta a tareas en lugar de procesos. Más concretamente, la integración de la RPA ofrece las siguientes ventajas:

Precisión mejorada

Aunque los robots de RPA están diseñados para imitar el comportamiento humano, hay algo que no pueden copiar: nunca cometen errores. Las RPA están completamente basadas en reglas y nunca se desvían del camino marcado al realizar sus tareas. Si las reglas son correctas, los bots son completamente precisos en su trabajo.

Cumplimiento fiable

Muchas de las tareas rutinarias y repetitivas de los empleados tienen el fin de garantizar el cumplimiento de normas, leyes y regulaciones. Por desgracia, la repetición puede generar falta de atención y, cuando los empleados humanos cometen errores, a menudo es la propia empresa la que sufre las consecuencias. Los robots de RPA no se confían; abordan cada tarea con la misma atención, lo que reduce significativamente el riesgo para la organización. Además, como todo lo que hacen se supervisa y documenta, las empresas están siempre al día en lo que respecta al cumplimiento de las regulaciones relacionadas.

Reducción de costes

Los procesos humanos no solo consumen un tiempo valioso de los empleados, sino que pueden ser muy caros. La RPA puede reducir el gasto salarial desperdiciado en tareas sencillas, al tiempo que permite a las empresas hacer más en menos tiempo. Como resultado, reduce significativamente los costes de procesamiento, lo que a menudo proporciona un retorno de la inversión positivo en el plazo de un año.

Escalabilidad mejorada

Conforme las empresas crecen, se pueden emplear fácilmente bots de RPA adicionales en paralelo para abordar las nuevas necesidades. Se pueden desplegar muy rápido y con un coste relativamente bajo, lo que permite a las empresas expandirse tanto y tan rápido como sean capaces.

Mayor velocidad

Como se ha indicado anteriormente, los bots de RPA no se cansan ni cometen errores. También son capaces de avanzar por los procesos con gran rapidez sin necesidad de hacer pausas. Todos estos factores permiten que se completen más procesos y tareas en menos tiempo.

Mejor uso de los empleados humanos

Al asumir las responsabilidades de las actividades sin valor añadido de los empleados, la RPA permite a los trabajadores más cualificados aplicar sus habilidades en tareas más valiosas. Disponen del tiempo y la libertad para hacer más, lo que mejora la productividad en toda la empresa.

Integración con sistemas heredados

Como la RPA ocupa la posición del usuario, en lugar de tener que interactuar directamente con los back end del sistema, se integra fácilmente con la mayoría de los sistemas heredados. Esta particularidad permite a las empresas invertir libremente en la RPA y utilizarla sin tener que preocuparse de actualizarlo todo a la vez. Al mismo tiempo, la RPA permite a las empresas aprovechar el valor de los datos heredados atrapados en sistemas que anteriormente eran inaccesibles.

Compatibilidad con IA

La RPA estándar puede realizar tareas simples basadas en reglas. Los robots de RPA mejorados con IA pueden hacer aún más. Con la tecnología de IA adecuada, la RPA puede procesar datos no estructurados, reconocer el habla, aplicar modelos de aprendizaje automático (ML) y procesamiento del lenguaje natural, y mucho más. Esta inteligencia mejorada hace posible automatizar no solo las tareas repetitivas, sino también otras tareas cognitivas de orden superior.

La automatización robótica de procesos es más que una simple herramienta del kit de herramientas de automatización: es una tecnología transformadora que tiene el potencial de revolucionar la forma en que las organizaciones alcanzan sus objetivos estratégicos. Sus características únicas proporcionan a las organizaciones una flexibilidad y agilidad sin precedentes para resolver problemas y adaptarse a los cambios. El poder transformador de la RPA está directamente vinculado a lo siguiente:

La RPA permite a las organizaciones abordar amplios desafíos operativos

La versatilidad de la RPA va desde la automatización de tareas simples hasta la integración con la IA para operaciones complejas, como el análisis de datos, el servicio de atención al cliente y varias tareas esenciales de back office. Esta adaptabilidad derriba las barreras de lo que se puede automatizar, lo que permite a las organizaciones abordar gran variedad de desafíos operativos sin alterar el funcionamiento de los sistemas existentes.

El análisis de Big Data de la RPA proporciona conocimientos sobre los flujos de trabajo y los patrones empresariales

La RPA, sobre todo cuando se mejora con IA, puede recopilar, organizar y analizar Big Data a una escala y velocidad sin precedentes. Esta competencia analítica en tiempo real transforma a las organizaciones, que dejan de ser reactivas y pasan a ser proactivas, y dan forma a sus estrategias empresariales a partir de conocimientos basados en datos. La claridad resultante en cuanto a la comprensión de los patrones empresariales y del rendimiento de los flujos de trabajo hace posible que las empresas optimicen sus procesos y operaciones actuales, e incluso descubran nuevos flujos de ingresos.

La RPA permite una transformación rápida y sencilla

Al funcionar en el nivel de la interfaz de usuario, la RPA minimiza los desafíos habituales de la transformación digital, como la compatibilidad de sistemas y la formación de los empleados. Su despliegue rápido y escalabilidad flexible la convierten en una solución de bajo riesgo y alta recompensa, que a menudo proporciona un retorno de la inversión completo en tan solo un año. Esta combinación permite a las organizaciones adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, implementar nuevos procesos y mantenerse competitivas sin los contratiempos típicos de las vías de transformación digital tradicionales.

La RPA ofrece una ventaja competitiva a través de una mayor eficiencia y menores costes

Si se usa correctamente, la RPA no solo aumenta la productividad general, sino que reduce significativamente los costes operativos. Dado que las tareas se completan más rápido y con mayor precisión, las organizaciones pueden prestar mejores servicios y ofrecer mejores productos a sus clientes, obteniendo así una ventaja competitiva.

La automatización robótica de procesos es una herramienta de valor incalculable que ayuda a las empresas a liberarse de los procesos redundantes e ineficientes que consumen grandes cantidades de tiempo y recursos de una organización. Al automatizar estas tareas, pueden recuperar esos valiosos recursos y reorientar sus esfuerzos hacia competencias básicas e iniciativas estratégicas. Esto es posible gracias a una serie de características y competencias intrínsecas a la tecnología de RPA. Entre ellos se incluyen:

• Seguridad
  La seguridad es primordial al automatizar los procesos de negocio, sobre todo los que manejan datos confidenciales. Las plataformas de RPA están diseñadas con medidas de seguridad estrictas, como cifrado y controles de acceso basados en roles, para garantizar el mantenimiento de la integridad y confidencialidad de los datos incluso cuando los utilizan varios usuarios en diferentes niveles.
• Gestión del ciclo de vida de la automatización
  Gestionar todo el ciclo de vida de la automatización, desde la creación de bots hasta el despliegue y el mantenimiento, es más fácil con características integradas diseñadas para este fin concreto. Esto garantiza que los proyectos de automatización estén siempre en sintonía con los objetivos de la organización y se adapten de manera eficiente a los cambios en el entorno empresarial.
• Comparaciones de referencia de objetivos empresariales y automatización
  Las plataformas de RPA avanzadas ofrecen características que permiten a las organizaciones comparar sus iniciativas de automatización con objetivos empresariales concretos. Esta competencia ayuda a coordinar los objetivos de la automatización con las estrategias empresariales generales, lo que garantiza un mayor retorno de la inversión.
• Creación de bots
  La facilidad de creación de bots es un factor importante en la popularidad de la RPA. Con interfaces fáciles de usar y funcionalidades de arrastrar y soltar, incluso personas que no son programadores profesionales pueden crear bots para toda una serie de tareas. Algunas plataformas avanzadas también ofrecen competencias de IA para crear bots inteligentes que pueden realizar operaciones complejas.
• Visión nativa del ordenador
  Las competencias de visión nativa del ordenador dentro de las plataformas de RPA permiten a los bots interactuar de manera más natural con las aplicaciones, tal como lo haría un ser humano, lo que los hace más eficaces en entornos complejos. Esta característica mejora la variedad de tareas que se pueden automatizar, lo que aumenta aún más la eficiencia.
• Control de fuentes
  El control de fuentes (también llamado control de versiones) es fundamental para las grandes empresas que desean escalar la automatización en toda su organización. Garantiza que varios desarrolladores puedan trabajar simultáneamente en distintas partes de un proyecto de RPA sin conflictos, lo que permite un mejor rastreo de los cambios, la capacidad de volver a cargar versiones anteriores y actualizaciones óptimas.
• Opciones de alojamiento y despliegue
  Por lo general, las soluciones de RPA ofrecen varias opciones de alojamiento y despliegue, desde servidores en las instalaciones hasta soluciones con soporte en la nube. Esta flexibilidad permite a las empresas seleccionar la opción que mejor se adapte a sus necesidades presupuestarias, normativas y de escalabilidad.
• Gestión de errores y excepciones
  La RPA puede gestionar de manera eficiente las excepciones y los errores que se producen durante la automatización. Cuando un bot detecta un problema que no puede resolver, las características de gestión proactiva de excepciones garantizan que el bot reintente la tarea, la asigne a otro bot o emita una alerta e informe del problema a un operador humano para que pueda resolverse.
• Reconocimiento óptico de caracteres
  La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) incluida en la RPA permite a los bots leer e interpretar texto de documentos e imágenes no estructurados. Esta funcionalidad hace posible la automatización en áreas como la extracción de datos de facturas, formularios y correos electrónicos, lo que amplía el alcance de las tareas que puede manejar la RPA.
• Automatización sin scripts
  Una de las características más fáciles de usar de la RPA es la capacidad de crear flujos de trabajo automatizados sin escribir una sola línea de código. Con ello, la automatización es accesible para un público más amplio dentro de la organización, lo que permite que incluso aquellos sin habilidades técnicas contribuyan a las iniciativas de automatización.

La automatización robótica de procesos y la automatización inteligente están estrechamente relacionadas. Sin embargo, estrictamente hablando, no son lo mismo: cada una cumple una función diferente dentro del panorama de la automatización. Por sí sola, la RPA destaca en la realización de tareas repetitivas basadas en reglas, como la introducción de datos y los cálculos básicos. Puede imitar las acciones humanas, lo que la convierte en una herramienta valiosa para automatizar procesos rutinarios. No obstante, su funcionalidad se suele limitar a tareas sencillas que no requieren tomar decisiones complejas ni comprender el contexto.

La automatización inteligente supera estas limitaciones. Al integrar subdisciplinas de la inteligencia artificial, como el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y la visión informática, los sistemas de automatización inteligente pueden realizar tareas más matizadas que requieren capacidades cognitivas, como comprender el lenguaje humano o tomar decisiones basadas en el análisis de datos. En esencia, la automatización inteligente es como la RPA, pero con una capa adicional de inteligencia, y ofrece una solución más completa para automatizar una gama más amplia de procesos de negocio. Con estas competencias avanzadas, es un elemento ideal dentro del kit de herramientas de RPA y proporciona a las organizaciones una solución de automatización más versátil.

Al igual que la relación entre la RPA y la automatización inteligente, la RPA y la IA también tienen roles diferentes, pero complementarios, en cuanto a la automatización. Aunque la IA puede ayudar a la RPA a abordar tareas más complejas y la RPA puede mejorar la eficacia de la IA mediante la implementación automática de conocimientos de IA, la principal diferencia es que la IA está basada en datos, mientras que la RPA está basada en procesos. Los bots de RPA deben seguir procesos predefinidos, mientras que la IA puede emplear el aprendizaje automático para mejorar su inteligencia con la experiencia.

A la hora de elegir la mejor solución de RPA posible, las organizaciones deben tener en cuenta varios factores que pueden afectar a la eficacia de la herramienta y determinar el tipo de ROI que puede esperar la empresa. Las siguientes preguntas pueden ayudar a que el viaje de la RPA comience con buen pie:

• ¿Es fácil de implementar?
  Opta por una solución de RPA que sea fácil de desplegar dentro de una infraestructura de TI existente. Una curva de aprendizaje pronunciada puede retrasar el ROI y dificultar la adopción.
• ¿Cuál es el tiempo necesario para obtener valor esperado?
  Cada herramienta supone una inversión y las mejores son las que la recuperan rápido y luego comienzan a generar ingresos. Investiga con qué rapidez es probable que la solución de RPA ofrezca resultados medibles, lo que acelerará el ROI.
• ¿Es intuitiva?
  La herramienta debe ser fácil de usar, para que tanto el personal técnico como el no técnico puedan diseñar y gestionar los bots con una formación mínima.
• ¿Tiene un precio competitivo?
  Si bien el coste nunca debe ser el único factor determinante, una solución que ofrezca precios competitivos sin sacrificar la calidad siempre es una opción sensata.
• ¿Ofrece un conjunto completo de características?
  Características como protocolos de seguridad, análisis y competencias de creación de bots son fundamentales. Cuanto más completo sea el conjunto de características, más versátil será la solución de RPA.
• ¿Es rápida?
  Dado que la capacidad de los bots para realizar tareas rápidamente puede influir de manera directa en la eficiencia operativa, evalúa la velocidad a la que se pueden desarrollar y ejecutar los bots.
• ¿Se puede escalar con la empresa?
  Conforme crezca la empresa, las demandas respecto a la solución de RPA también crecerán. Elige una solución que se pueda escalar fácilmente para satisfacerlas.
• ¿Puede aprovechar la tecnología de API e IDP cuando sea necesario?
  Asegúrate de que la herramienta de RPA tenga la flexibilidad necesaria para integrarse con las tecnologías de las interfaces de programación de aplicaciones (API) y de los proveedores de identidad (IDP), ya que pueden ser fundamentales para la automatización avanzada y la gestión de accesos segura.
• ¿Ofrece un proceso de gestión fluido?
  La herramienta de RPA debe ser capaz de gestionar errores o excepciones sin problemas, alertando a los operadores humanos cuando sea necesario.
• ¿Cuenta con un soporte adecuado por parte del proveedor?
  Asegúrate de que el proveedor ofrezca servicios de soporte de atención al cliente y servicios tras la implementación fiables para resolver cualquier problema y maximizar la utilidad de la herramienta.
• ¿Sus características de gobernanza son eficaces?
  Debe haber características de gobernanza adecuadas para el cumplimiento, la auditoría y la gestión de la fuerza de trabajo digital que garanticen que los bots cumplan tanto las políticas internas como las regulaciones externas.

Aunque existen diferentes vías para incorporar tecnologías de RPA en una organización, muchas de las principales empresas siguen un viaje similar, que puede desglosarse en los siguientes pasos:

1. Conceptualización

En primer lugar, las organizaciones deben identificar y definir por completo su postura respecto a la incorporación de la RPA. Este ejercicio implica hacer preguntas a los empleados y a las partes interesadas para determinar qué necesidades empresariales debe satisfacer la RPA. Además, hay que hablar con otras organizaciones (socios, proveedores, etc.) que ya estén utilizando la RPA con el fin de tener una perspectiva de primera mano que ayude a elaborar un plan para la transformación digital. Como la RPA forma parte de un kit de herramientas de hiperautomatización más amplio, el objetivo es saber cuándo aplicarla al problema empresarial correcto y cuándo aplicar otras tecnologías de automatización para maximizar el valor empresarial.

2. Organización del liderazgo

El siguiente paso es asignar roles de liderazgo, de los cuales los más importantes son el patrocinador de RPA y el experto de RPA. El patrocinador de RPA es el gerente de nivel más alto en cuanto a las iniciativas de RPA. Es el responsable principal de elaborar el presupuesto, así como de establecer la estrategia general de RPA. El experto de RPA asume el rol de líder del proyecto, y se encarga de asignar otros puestos de liderazgo y de coordinar departamentos y unidades de negocio para ayudar a identificar procesos y criterios de alto valor para el éxito de la RPA.

3. Evaluación y selección

Tradicionalmente, los dispositivos IoT de consumo son más difíciles de gestionar. Su gestión facilita la gobernanza eficaz de los dispositivos ya desplegados, lo que permite a las organizaciones enviar actualizaciones y parches, así como mejorar la funcionalidad de los dispositivos sin que ello influya negativamente en la experiencia de usuario.

4. Prueba de concepto

A continuación, la organización deberá desarrollar una prueba de concepto y probarla. Esto incluye el caso de negocio de RPA, el modelo de implementación y cualquier suposición pertinente. La prueba de concepto demostrará en un entorno estrechamente supervisado si las suposiciones eran precisas y si el modelo de implementación es eficaz. Aunque se trata solo de una fase de prueba, las organizaciones aprenderán más si los procesos de prueba están relacionados con varios sistemas y aplicaciones. Del mismo modo, las organizaciones sacarán más provecho de sus pruebas si evitan procesos de bajo riesgo y optan por los que tendrán un impacto más significativo en el valor empresarial.

5. Pruebas en un entorno real

Una vez validada la prueba de concepto, la empresa en cuestión puede desplegar sus soluciones de RPA en situaciones reales de sus operaciones empresariales cotidianas. Al evaluar el rendimiento de estos programas piloto de RPA y compararlos con los criterios de éxito y requisitos de salida establecidos, las organizaciones pueden determinar el beneficio real del uso de la automatización robótica de procesos. También pueden realizar las revisiones finales necesarias antes de la implantación completa.

6. Centro de excelencia de RPA

A continuación, las organizaciones totalmente comprometidas con la RPA y la transformación digital deberán planificar la adopción a gran escala. Para facilitar este proceso, pueden optar por crear un centro de excelencia (CoE) de RPA. El CoE ayudará a establecer y gobernar las prácticas recomendadas, los estándares, el soporte y las herramientas y plantillas de RPA en toda la empresa. En resumidas cuentas, el CoE se convierte en el recurso primario para la experiencia en RPA, lo que ayuda a las unidades de negocio a establecer y aprovechar al máximo las automatizaciones. Sin embargo, aunque la RPA es esencial, es solo una de las muchas opciones de tecnología de automatización que el CoE puede sopesar al enfrentarse a casos de uso específicos. Además de la RPA, las empresas pueden utilizar procesos de negocio inteligentes basados en el aprendizaje automático, el análisis avanzado y la gestión de procesos de negocio (BPM). Al confiar en una combinación complementaria de estas y otras herramientas, las organizaciones pueden adoptar una estrategia de hiperautomatización para ofrecer automatización de un extremo a otro más allá de las competencias de RPA.

7. Expansión y adopción

En este punto, la organización ya debería tener en funcionamiento sus propias soluciones de RPA. Por tanto, el siguiente paso es ampliar esas soluciones y ayudar a los empleados a comenzar a utilizar la RPA por su cuenta. El CoE asumirá gran parte de esa responsabilidad, guiando a los departamentos en el empleo de bots, la supervisión del progreso y el uso de su experiencia para seguir mejorando las soluciones de RPA.

8. Supervisión y mejora

Una vez adoptada por completo la RPA, el paso final consiste en la supervisión y el ajuste continuos. Conforme las empresas se familiaricen y se sientan más cómodas con la automatización robótica de procesos, serán capaces de identificar de forma natural las áreas de mejora, lo que creará un enfoque más eficaz para la automatización a medida que avancen.

Dado que la RPA es fácil de emplear y se puede aplicar a gran variedad de tareas, hay historias de éxito de la RPA prácticamente en todos los sectores. Los que han obtenido las ventajas más significativas de la RPA incluyen los siguientes:

• Seguros
• Telecomunicaciones
• Banca
• Sanitario
• Externalización de procesos de negocio
• Finanzas
• Fabricación
• Ciencias de la vida

Si bien la RPA ofrece numerosos beneficios para automatizar tareas repetitivas y mejorar la eficiencia operativa, también conlleva sus propios desafíos. A continuación, te indicamos cómo abordar algunos de los problemas más habituales:

• Reto: Escalar la RPA en distintos departamentos puede ser un proceso difícil y lento.
  Solución: Opta por plataformas de RPA que ofrezcan características de escalabilidad eficaces, como la capacidad de añadir nuevos bots fácilmente e integrarse con sistemas existentes.
• Reto: Las herramientas básicas de RPA solo lidian con datos estructurados y tareas simples.
  Solución: Para abordar procesos más complejos, elige una herramienta de RPA que admita características de automatización inteligente, como el aprendizaje automático y el procesamiento del lenguaje natural.
• Reto: La RPA puede tener ciertos problemas de seguridad, como accesos no autorizados y filtraciones de datos.
  Solución: Asegúrate de que la herramienta de RPA tenga protocolos de seguridad sólidos y se integre bien con tu arquitectura de seguridad.
• Reto: Los bots pueden dejar de funcionar si hay cambios en las aplicaciones subyacentes con las que interactúan.
  Solución: Selecciona una plataforma de RPA que ofrezca una gestión de excepciones fiable y una adaptabilidad rápida a los cambios en el panorama de aplicaciones.
• Reto: La implementación de la RPA puede presentar nuevos desafíos en cuanto a la garantía de calidad.
  Solución: Unas pruebas rigurosas antes de la implementación y la supervisión continua pueden ayudar a mantener la calidad.
• Reto: El manejo de datos confidenciales representa un riesgo para la privacidad.
  Solución: Asegúrate de que tu herramienta de RPA cumpla con los reglamentos de protección de datos, como el RGPD, y de que cuente con características para anonimizar y proteger la información confidencial.
• Reto: A veces, la RPA puede conducir a una automatización excesiva, en la que el mantenimiento de los bots resulta engorroso.
  Solución: Audita y evalúa periódicamente tus implementaciones de RPA para eliminar bots redundantes y optimizar los procesos.
• Reto: Los miembros del equipo pueden ser reacios a adoptar la nueva tecnología.
  Solución: Ofrece formación exhaustiva y apoyo continuo para facilitar la transición. Recopila comentarios periódicamente para mejorar de manera continua.

La automatización robótica de procesos es una tecnología transformadora que permite a las empresas automatizar tareas repetitivas, optimizar las operaciones y liberar capital humano para tareas más estratégicas y de valor añadido. Desde reforzar la seguridad hasta ofrecer análisis complejos y gestión de excepciones, la RPA cuenta con toda una serie de características que pueden ayudar a las empresas a deshacerse de las trabas de la ineficiencia. Por desgracia, hay obstáculos que pueden interponerse en la implementación eficaz de la RPA.

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