Rassembler les esprits les plus brillants dans la lutte contre le cancer
Miltenyi Biotec rassemble certains des esprits les plus brillants et les plus créatifs au monde. Fondée en Allemagne en 1989, l’entreprise met au point des thérapies cellulaires et géniques et entreprend des recherches biomédicales pour créer des technologies innovantes.
Miltenyi Biotec stimule la révolution qui réinvente la médecine et la fait évoluer vers un niveau qui changera la façon dont le cancer et d’autres maladies graves sont traités. Ses chercheurs et scientifiques travaillent dans plus de 60 disciplines et ont un apport important dans le domaine de la science biomédicale.
En tant qu’entreprise à forte croissance, Miltenyi Biotec dispose d’un portefeuille croissant de projets de recherche et de développement (projets de développement) et d’amélioration interne (projets d’organisation). L’entreprise a lancé une stratégie pour mieux aligner les parties prenantes des projets, et, une fois les nouveaux processus intégrés, elle a décidé de rechercher une solution numérique pour appuyer le processus de bout en bout et permettre une plus grande transparence.
« Auparavant, nous disposions de deux systèmes différents pour soutenir les projets de développement et d’organisation. Nous les avions grandement personnalisés pour les adapter à l’objectif, mais il restait tout de même quelques étapes manuelles, comme les signatures physiques », se rappelle Nils Pokorny, chef de groupe, gestion des services d’entreprise chez Miltenyi Biotec. « Par conséquent, nous ne pouvions pas surveiller l’avancement des projets, les dépenses et les ressources. »
Un soutien à chaque étape de la gestion de projets
Miltenyi Biotec dispose d’une suite de solutions ServiceNow, et Strategic Portfolio Management offre les fonctionnalités appropriées pour harmoniser la gestion de projets tout en s’intégrant facilement au portail Employee Center. L’équipe des TI a travaillé avec le partenaire PlanHorizon pour mettre en œuvre la solution et y relier Microsoft Teams, qui fournit des canaux de projet pour appuyer la collaboration, ainsi que la solution d’ERP. Ce qui rendait la situation unique, c’était que Miltenyi Biotec avait choisi de mettre en œuvre SPM non seulement dans son service informatique, par exemple pour la gestion des demandes, mais aussi de le faire simultanément dans son service de recherche et de développement, notamment pour le développement de nouveaux produits.
Aujourd’hui, les employés peuvent lancer une nouvelle demande de projet à partir d’un onglet sur leur portail de l’employé. Cela les aiguille vers une page où ils indiquent s’il s’agit d’un projet de développement, comme travailler sur un nouveau traitement des lymphocytes T, ou un projet d’organisation, comme suggérer une amélioration des processus.
Cela déclenche un flux de travail guidé pour chaque type de projet. Une intégration à Configuration Management Database (CMDB) dans l’entreprise permet aux utilisateurs de sélectionner des informations à partir d’une liste déroulante prédéfinie, par exemple les solutions technologiques existantes pouvant être touchées par le projet, afin que les propriétaires de produits puissent être avisés.
Les propositions sont classées et acheminées aux équipes appropriées aux fins d’approbation, tandis que le système d’ERP compare les coûts au budget. Du point de vue du contrôle financier, cela signifie qu’un bon de commande (BC) ne peut être émis que s’il y a suffisamment de fonds et un projet valide dans le système.
Une fois le projet lancé, les parties prenantes disposent d’un lieu central où faire le suivi des heures de travail grâce à la gestion des feuilles de temps, où communiquer avec les collègues travaillant également sur le projet, et où s’assurer que le projet respecte le budget.
« ServiceNow nous offre une plus grande transparence et un meilleur contrôle des projets. Nous n’avions pas de moyen numérique de planifier les coûts auparavant, mais nous pouvons maintenant nous assurer de ne pas trop dépenser. L’équipe des finances est enchantée! », déclare Nils.
Des experts libérés pour se consacrer à ce qu’ils font le mieux
Grâce à la traduction des processus de gestion de projets en flux de travail ServiceNow, la surveillance du portefeuille est plus facile que jamais. Toutes les personnes concernées sont tenues au fait sans avoir à utiliser le courriel, ce qui signifie qu’elles peuvent intervenir au bon moment. Cela les aide à mieux gérer leur temps et à accorder la priorité aux projets sur lesquels elles doivent se concentrer.
« Ce que nous avons accompli avec ServiceNow a eu un énorme impact », explique Nils. « Notre organisation est pleine de gens qui ont d’excellentes idées. Nous pouvons maintenant nous assurer que les bons experts travaillent sur les bons sujets. »
Aujourd’hui, plus de 1 000 projets actifs sont gérés par ServiceNow. Les deux tiers sont des projets de développement, tandis que les 300 autres sont liés à l’optimisation des processus internes.
« ServiceNow permet à notre grande équipe de chercheurs de faire progresser les projets de recherche et de développement de façon plus rapide et plus efficace », ajoute Nils. « Les projets de développement nous aident à réaliser notre mission, et les projets d’organisation nous permettent de le faire plus efficacement. Être en mesure de gérer tout cela à partir d’un seul endroit est un réel avantage. »
L’entreprise continuera d’innover sur son portail des employés et sur sa plateforme de gestion de projets. L’équipe explore actuellement les capacités de gestion de portefeuille de ServiceNow, telles que Scenario Planning ou Goals and Roadmaps dans Strategic Planner Workspace.