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Qu’est-ce que la gestion du sous-traitant?

La gestion du sous-traitant est un système de contrôles qui garantit que le travail et les services sous-traités soutiennent les objectifs de l’entreprise, s’alignent sur les échéanciers planifiés et respectent les objectifs de sécurité.

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Ce qu’il faut savoir sur la gestion du sous-traitant

De nombreux secteurs s’appuient sur des services sous-traités pour tout faire. Les sous-traitants peuvent effectuer des travaux supplémentaires au besoin. Les services sous-traités permettent également aux entreprises d’embaucher temporairement des personnes qui possèdent les compétences et l’expertise nécessaires pour un projet particulier. De nombreuses entreprises font appel à des sous-traitants de différentes façons. La difficulté réside dans la gestion du sous-traitant et de ses services.  

C’est là qu’intervient la gestion du sous-traitant. La gestion du sous-traitant est le système qui aide les entreprises à gérer leurs sous-traitants et les services sous-traités. Il permet de gérer la sélection, l’acquisition, l’utilisation et la surveillance des services sous-traités. La gestion du sous-traitant ne concerne pas l’approvisionnement en biens ou en fournitures.

Les travaux sous-traités doivent être régis par un contrat prédéfini et être conformes aux réglementations de chaque pays concerné. Pour créer ce contrat, il existe cinq étapes générales.
Étapes du processus de gestion du sous-traitant

Planification

La première étape consiste à définir les exigences et les objectifs dans un contrat. Le contrat doit définir les bases de toutes les interventions nécessaires et de la surveillance des sous-traitants sur site. Avant d’embaucher un sous-traitant, l’employeur doit définir le contrat détaillant les tâches et l’infrastructure. Voici quelques éléments qui peuvent être inclus dans le contrat :

  • Emplacement du lieu de travail
  • Objectif des services sous-traités
  • Informations sur la capacité du sous-traitant
  • Procédures et processus
  • Principales responsabilités
  • Équipement nécessaire
  • Définitions des taux et des coûts
  • Compétences et qualifications requises
  • Permis de travail
  • Spécification des accords sur les niveaux de service (ANS)
  • Conformité aux exigences de santé et de sécurité pendant toute l’intervention
  • Fourniture des EPI (équipements de protection individuelle) appropriés au besoin
  • Dates de livraison

En d’autres termes, toutes les exigences et les attentes doivent être explicitement mentionnées et claires dans le contrat. Celui-ci sert de base à votre approche de prévention avec les sous-traitants. Planifier peut simplifier et rendre la gestion du sous-traitant plus efficace.

Approvisionnement et sélection

L’étape suivante consiste à choisir les bons sous-traitants pour un projet ou l’entreprise. L’approvisionnement et la sélection nécessitent d’équilibrer les compétences souhaitées et le budget alloué aux travaux des sous-traitants. Pensez à utiliser une matrice d’évaluation pour évaluer tous les coûts et les compétences requises pour le travail. L’objectif est de choisir le meilleur entrepreneur pour le travail.

Intégration et conformité

Une fois qu’un sous-traitant est sélectionné, il est temps de l’intégrer. L’intégration implique la signature de contrats et la définition des responsabilités, des chaînes de communication et du mode de paiement. À cette étape, il est également important de s’assurer que tout est conforme aux réglementations de l’entreprise, du secteur et du travail sous-traité.

Surveillance de la performance

Il est important de superviser et de surveiller le travail du sous-traitant sur site pour s’assurer que les exigences du contrat sont respectées et que les projets progressent correctement. À cette étape, il est important de privilégier la communication continue entre l’entreprise, les employés qui travaillent avec le sous-traitant et le personnel du sous-traitant.

Fermeture du contrat

À la fin du contrat, l’entreprise peut évaluer le travail du sous-traitant et fermer officiellement le contrat. 
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Le logiciel de gestion du sous-traitant est un outil numérique qui aide les entreprises à gérer et à organiser le travail qui est confié à des sous-traitants. Les logiciels avancés peuvent gérer une main-d’œuvre mixte composée à la fois d’employés et de sous-traitants tiers. Les logiciels de gestion du sous-traitant sont un outil clé que de nombreuses entreprises utilisent pour mieux gérer les services sous-traités dans le monde moderne.

Il existe plusieurs fonctionnalités clés à rechercher dans le logiciel de gestion du sous-traitant. Voici quelques-unes des fonctionnalités essentielles qui doivent être incluses pour une gestion optimale :

  • Base de données des sous-traitants
    Cette base de données suit les sous-traitants dont les services ont été utilisés auparavant et toutes les informations contractuelles qui leur sont associées. Une base de données centrale est importante pour la gestion du sous-traitant.
  • Analyses et production de rapports
    Les services de sous-traitants fourniront aux entreprises une multitude de données et d’informations, mais ils ne sont utiles que si l’entreprise peut en recueillir des aperçus. Les analyses et la production de rapports permettent de visualiser les données pour aider les entreprises à tirer parti de leur expérience et de la passation de contrats.
  • Communication et collaboration
    Les fonctionnalités qui permettent la communication et la collaboration peuvent être efficaces pour maintenir les voies de communication ouvertes pendant le processus.
  • Gestion des documents
    Il est important de centraliser les documents, car cela permet aux entreprises de suivre les documents et de retrouver facilement les contrats passés.
  • Surveillance de la performance et ICP
    La surveillance de la performance est une partie importante du processus de gestion des contrats, et les logiciels dotés de cette fonctionnalité peuvent faciliter l’ensemble du processus.
  • Intégration et gestion de la conformité
    Les entreprises gagnent un temps précieux lorsque le logiciel facilite le processus d’intégration et la gestion de la conformité.

La gestion du sous-traitant offre plusieurs avantages clés dont les entreprises peuvent tirer parti. Certains de ces avantages comprennent :

  • Économies de coût
    Les sous-traitants peuvent fournir du travail et des ressources parfois à un coût inférieur à ce qu’il en coûterait si le travail était fait à l’interne.
  • Amélioration de la productivité
    Les services sous-traités peuvent fournir un travail de qualité et améliorer la productivité. La gestion améliore alors la productivité des sous-traitants.
  • Atténuation des risques
    Le recrutement de sous-traitants comporte un certain niveau de risque, mais la gestion du sous-traitant peut atténuer ce risque.
  • Garantie que les sous-traitants travaillent en conformité avec les politiques et les procédures
    La conformité est essentielle et la gestion du sous-traitant aide les entreprises à s’assurer que toutes les exigences de conformité sont respectées.
  • Contrôle qualité amélioré
    La surveillance des progrès et de la performance peut aider à garantir le bon niveau de qualité.
  • Amélioration de l’efficacité organisationnelle
    La gestion (en particulier la gestion avec des logiciels avancés) peut aider à améliorer l’efficacité, en particulier au niveau organisationnel.
  • Établissement plus aisé de relations rentables
    La gestion du sous-traitant peut faciliter le déroulement du processus, ce qui aide les entreprises à établir des relations rentables sur lesquelles elles pourront compter à nouveau à l’avenir.

Voici quelques pratiques exemplaires pour la gestion des contrats.

Optimisation du réseau des fournisseurs

L’une des pratiques exemplaires consiste à optimiser le réseau des fournisseurs. Les outils d’analyse peuvent aider les équipes à accéder aux données et aperçus critiques afin de déterminer plus facilement les fournisseurs les plus performants. Cela permet à leurs entreprises d’optimiser l’annuaire des fournisseurs de service. L’utilisation des données pour déterminer quels sous-traitants sont les plus performants peut aider les entreprises à choisir les meilleurs sous-traitants à l’avenir.

Intégration de l’automatisation

La plupart des secteurs se dirigent vers l’automatisation. L’automatisation de la répartition des ordres de travail par l’intermédiaire de plateformes d’automatisation des services Web et mobiles centralisées peut apporter des avantages significatifs par rapport aux méthodes héritées. Elle réduit les temps de réponse des fournisseurs de services en cas de problème. À terme, elle permet également de réduire le délai de résolution des ordres de travail critiques. L’automatisation permet d’économiser du temps et des ressources.

Mise en œuvre des contrôles des coûts

Les entreprises peuvent mettre en œuvre des contrôles des coûts en définissant des limites pour les tâches récurrentes ou routinières, ainsi que pour les nouveaux sous-traitants potentiels. Les entreprises les plus performantes peuvent également personnaliser leurs données pour afficher des analyses spécifiques des coûts et des performances des anciens sous-traitants, ce qui leur permet d’identifier facilement le meilleur fournisseur de services pour chaque métier.

Assurance de la conformité des sous-traitants

Les outils d’automatisation des services permettent aux entreprises de gérer la conformité à l’aide d’un tableau de bord unique (qui peut être mis à jour ultérieurement) qui présente à l’entreprise une vue complète de la situation de chaque fournisseur en termes de conformité. Avec cette capacité de surveillance, les entreprises ne seront pas prises au dépourvu.

Évaluations de performance basées sur les données

La gestion du sous-traitant peut fournir des données aux entreprises. Les entreprises peuvent ensuite utiliser ces données pour lancer des évaluations de performance basées sur les données. Les entreprises d’aujourd’hui peuvent s’appuyer sur des tableaux de bord quantitatifs, des fiches de pointage et des analyses comme base d’une gestion de la performance récurrente et axée sur les données pour renforcer la responsabilité et maintenir la transparence.

Établissement d’ICP

Définir des ICP et les suivre avec le bon outil peut aider les entreprises à prendre les mesures nécessaires pour garantir l’efficacité de leur système de gestion du sous-traitant. Les ICP peuvent inclure l’initiation du contrat, les durées de cycle de création et la conformité des processus.

Création d’un référentiel de contrats

Normalement, une fois les contrats signés, ils sont enregistrés dans un système, qui comprend généralement une pile technologique d’entreprise. Ce système peut rendre les contrats difficiles à gérer ou il peut être difficile à interroger pour obtenir des aperçus. Il peut également augmenter les coûts et entraîner un risque de violations par de tierces parties. Au lieu de cela, les entreprises qui créent un référentiel de contrats dans le nuage créent une base de données dans laquelle les contrats sont accessibles à tout moment et en tout lieu, à moindre coût et avec moins de risques.

Standardisation du processus de création de contrats

Les contrats sont généralement créés en silos par des unités opérationnelles distinctes sans aucun aperçu sur les relations contractuelles existantes ou les facteurs de risque. Cela peut entraîner des complications par la suite. Au lieu de cela, il peut être utile de créer un processus standard pour la création de contrats. Ce processus peut inclure une bibliothèque de modèles ou de clauses standard à inclure. Les contrats standardisés peuvent également faire gagner du temps aux entreprises lors de la création de contrats.

La gestion du sous-traitant continuera d’évoluer à mesure que les pratiques et la technologie évolueront. Voici quelques-unes des tendances qui commencent à se dessiner dans le domaine de la gestion du sous-traitant et qui ne feront probablement que continuer de gagner en popularité.

Prévalence de l’emploi basé sur des projets

L’emploi basé sur des projets est un type d’arrangement de travail dans lequel une personne est embauchée pour travailler sur un projet spécifique ou un ensemble de projets pour une période donnée. Ces personnes ne sont pas embauchées de façon permanente. Ce type d’emploi est souvent utile en cas d’augmentation temporaire de la charge de travail. Il offre également de la flexibilité à l’entreprise, car les effectifs n’augmentent qu’en cas de besoin et l’entreprise ne perd pas d’argent en embauchant des employés permanents.

Importance accrue des données contractuelles et de leur analyse

Les données sont puissantes. Elles permettent aux entreprises d’obtenir des aperçus sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Pour obtenir ces aperçus, de nombreuses entreprises se concentrent davantage sur la collecte et l’analyse des données contractuelles. Cette tendance permet aux entreprises d’en savoir plus sur la façon dont la gestion du sous-traitant fonctionne pour elles.

Émergence de l’IA

L’intelligence artificielle fait désormais partie de presque tous les secteurs, y compris la sous-traitance. L’IA peut être intégrée aux logiciels de gestion du sous-traitant pour aider à automatiser certains processus. Par exemple, l’IA peut être utilisée pour automatiser le processus d’analyse des données de performances passées, des certifications et des enregistrements de conformité des sous-traitants.

Importance accrue des processus de préqualification et de préapprobation

Dans les années à venir, l’accent sera très probablement mis sur la préqualification ou l’évaluation de l’expérience, des qualifications et des capacités d’un sous-traitant avant d’attribuer un contrat. La préqualification et la préapprobation peuvent aider les entreprises à trouver des sous-traitants qui réaliseront des projets dans les délais et dans le respect du budget.

Gestion collaborative des contrats

La gestion collaborative des contrats est le processus de gestion des contrats avec toutes les parties prenantes nécessaires. Grâce à la gestion collaborative des contrats, les services juridiques, d’approvisionnement, des finances et autres peuvent tous aider à créer et à gérer des contrats. De nombreuses entreprises adoptent ce processus de gestion des contrats.

Contrats intelligents basés sur la chaîne de blocs

La chaîne de blocs peut aider à créer des contrats intelligents. Les contrats intelligents peuvent être programmés pour s’exécuter automatiquement lorsque certaines conditions sont remplies. Cela réduit le besoin d’intervention humaine et simplifie le processus de gestion des contrats. C’est pourquoi cette solution est de plus en plus populaire dans le domaine de la gestion des contrats.
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Gérer vos sous-traitants seul est plus qu’un travail à temps plein. Pour vous assurer que vos services sous-traités fonctionnent de manière optimale et en ligne avec les objectifs de votre entreprise, vous avez besoin d’outils puissants et de ressources d’assistance. ServiceNow, le chef de file des solutions de gestion informatique, apporte la réponse : Gestion de services sur le terrain (FSM).

Offrant une gamme de capacités avancées et de solutions d’automatisation intelligentes, FSM facilite la gestion du bassin complexe de sous-traitants. L’outil intégré dans Gestion du sous-traitant des services sur le terrain permet aux entreprises de suivre et de gérer efficacement les affectations de tâches à des tierces parties, garantissant ainsi une collaboration fluide entre les équipes internes et les sous-traitants externes tout en optimisant l’attribution des tâches et des ressources. De plus, FSM consolide les informations essentielles sur les activités des sous-traitants, offrant ainsi une visibilité en temps réel sur le travail et permettant aux entreprises de surveiller les performances et d’y accéder.

Vos sous-traitants sont un élément essentiel de votre succès. Ne les négligez pas. Apprenez-en plus sur Gestion de services sur le terrain de ServiceNowMD pour faire passer la gestion du sous-traitant au niveau supérieur.

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