Un système de gestion des ressources humaines est une suite d’outils logiciels conçus pour aider les employés et les professionnels des RH en prenant en charge les principales fonctions RH.
Quels que soient votre secteur d’activité et le produit ou le service que vous proposez, votre réussite dépend de vos employés. Ce sont les compétences, l’engagement et les connaissances de votre personnel qui vous permettent d’interagir avec vos clients et de surmonter les obstacles qui vous séparent de la réussite. Les ressources humaines ont pour mission d’aider les entreprises de toutes sortes à mieux accompagner les membres du personnel, qui constituent leur fondement.
Malheureusement, l’évolution constante de la dynamique commerciale et le besoin croissant d’étendre les fonctions RH à mesure que les entreprises se développent créent des environnements RH de plus en plus complexes. Un système de gestion des ressources humaines (HRMS) adapté permet de s’assurer que votre personnel dispose du soutien dont il a besoin pour rester impliqué, productif et satisfait face à l’évolution des attentes. Grâce à des outils de collaboration performants, des tableaux de bord de données centralisés et des fonctionnalités avancées d’automatisation des workflows, l’HRMS optimise la gestion des RH et fait de la satisfaction des employés une priorité.
Comme mentionné ci-dessus, l’HRMS prend en charge et étend les fonctionnalités RH, bien souvent grâce aux fonctions d’automatisation du système.
En automatisant intelligemment de nombreux processus RH clés, les solutions HRMS permettent aux professionnels des RH de traiter plus efficacement les tâches importantes, tout en se concentrant sur les enjeux stratégiques. De même, les options en libre-service soulagent les départements RH surchargés en permettant aux employés de gérer eux-mêmes les tâches de RH qui leur incombent.
De nombreuses solutions HRMS se présentent comme des plateformes centralisées à partir desquelles toutes les communications et analyses RH peuvent être effectuées. Cela permet d’optimiser la collaboration entre les RH et les employés, d’améliorer le suivi du personnel et d’exploiter les données RH stockées pour créer des rapports détaillés en un clic.
En d’autres termes, l’automatisation des RH libère votre département des tâches manuelles répétitives, tandis que les autres outils d’assistance RH vous offrent un meilleur contrôle sur la gestion de votre personnel. Grâce à l’HRMS, les entreprises constatent des améliorations à tous les niveaux : avantages concurrentiels, économies, hiérarchisation plus efficace des tâches de RH et amélioration des indicateurs de performance des employés sur le long terme.
Les solutions HRMS les plus efficaces couvrent presque tous les aspects des fonctions RH, y compris l’analyse des employés. De ce fait, elles sont parfois confondues avec les systèmes d’information RH (HRIS). Bien qu’il y ait une certaine similitude entre les deux, HRMS et HRIS ne sont pas strictement équivalents.
Les solutions HRIS sont spécialement conçues pour le suivi et l’organisation des informations sur les employés, telles que les noms, les avantages salariaux, les numéros de sécurité sociale, les évaluations, etc. Elles garantissent la précision de la tenue des dossiers et des rapports.
Les solutions HRMS aident à gérer les fonctions liées aux employés, telles que le recrutement, l’intégration, la gestion des compétences, l’expérience employé, etc. Les principaux systèmes de gestion des RH comprennent également des options de gestion des données, d’analyse et de génération de rapports, qui se recoupent avec les fonctionnalités des solutions HRIS.
HRMS et HRIS fonctionnent conjointement, et les fournisseurs les proposent souvent sous la forme d’un service RH unique.
Pour répondre au besoin croissant d’une assistance RH plus complète, il existe actuellement de nombreuses options HRMS offrant des fonctionnalités de base similaires, notamment dans les domaines suivants :
L’une des principales responsabilités des RH est de s’assurer que les employés disposent du soutien, de la reconnaissance et des ressources dont ils ont besoin pour rester pleinement impliqués. L’implication des employés dans l’HRMS favorise les bons rapports entre les employés et la direction et offre la possibilité d’acquérir des connaissances supplémentaires, de mettre en place des mentors, de gérer des programmes de reconnaissance, etc.
Allant de pair avec l’implication des employés, l’expérience employés couvre les avantages sociaux, l’accessibilité aux ressources, les possibilités de commentaires et la transparence sur le lieu de travail afin d’offrir à vos employés une plus grande satisfaction professionnelle. Parallèlement, les RH peuvent appliquer les données et les observations des HRMS en temps réel pour identifier et éliminer les problèmes susceptibles de nuire à l’expérience employés.
La gestion des salaires est une partie complexe mais essentielle des ressources humaines, qui va bien au-delà des fiches de paie. L’HRMS permet d’automatiser de nombreux aspects liés aux salaires, notamment le calcul des revenus, les retenues à la source, les virements directs et l’accès aux documents relatifs au salaire pour le personnel (tels que les fiches de paie) sans avoir à solliciter le département RH.
Les processus RH doivent être précis et opportuns pour pouvoir servir efficacement les objectifs de l’entreprise, tout en respectant les budgets établis. L’automatisation par l’HRMS permet d’éliminer de nombreux goulots d’étranglement qui peuvent ralentir les processus RH, ainsi que les erreurs humaines. L’optimisation des processus permet de créer une solution efficace et rentable, et constitue l’une des fonctionnalités principales des HRMS.
La gestion des compétences concerne le recrutement et le développement de candidats intéressés par des postes au sein de l’entreprise. Cela s’applique non seulement aux recrutements externes, mais également aux employés actuels qui les recommandent ou qui postulent d’autres postes au sein de l’entreprise. Les solutions de gestion des compétences peuvent inclure tous les aspects liés au recrutement, à l’embauche, à l’intégration et aux mouvements internes.
La raison d’être des RH est d’aider les employés à donner le meilleur d’eux-mêmes. La gestion des effectifs dans l’HRMS permet de suivre et d’optimiser le développement des employés tout en donnant aux responsables une vision plus claire des heures de travail et des présences et en fournissant une plateforme pour la conduite et la consultation des évaluations. Elle est également directement liée à l’enregistrement des incidents, à la planification de la rémunération, aux politiques en matière de congés et à la gestion des objectifs. Ce domaine s’étend même à la gestion des effectifs externes et permet de gérer les employés temporaires tels que les stagiaires et les sous-traitants.
Selon le fournisseur, tous les HRMS ne proposent pas les mêmes outils ou options. Pour vous assurer que votre entreprise dispose de ce dont elle a besoin pour accompagner votre personnel, privilégiez ces fonctionnalités clés au moment de choisir une solution HRMS :
Les outils HRMS facilitent la précision des rémunérations et des avantages sociaux, à l’aide de ressources que les départements RH peuvent utiliser pour configurer et contrôler l’éligibilité, et collaborer avec les prestataires pour définir les plans et effectuer les paiements.
Une plateforme HRMS centralisée peut être configurée pour inclure des portails employés permettant à ces derniers d’accéder à leurs propres données, de mettre à jour leurs informations, de gérer leurs avantages, de trouver des réponses à des questions courantes, de demander de l’aide, etc.
Un autre avantage de la centralisation de la gestion des RH est qu’elle permet de rassembler toutes les données RH pertinentes en un seul endroit, ce qui simplifie considérablement la génération de rapports et l’analyse. Les meilleures solutions HRMS vont plus loin, en aidant les professionnels des RH à établir des KPI et des mesures concernant les employés, à créer des tableaux de bord financiers, à suivre les données opérationnelles et à garantir une transparence totale dans les processus RH. Cela peut également favoriser la conformité réglementaire.
Les employés sont plus heureux et plus productifs lorsqu’ils peuvent développer leurs compétences. Les outils de gestion de l’apprentissage dans l’HRMS rassemblent les cours, les tests et les certifications disponibles et permettent de définir et de suivre la formation en matière de conformité.
Les outils de planification des effectifs sont essentiels pour comprendre et préparer vos collaborateurs aux scénarios actuels et futurs. Ils permettent notamment d’établir des prévisions et des budgets, de définir des priorités de recrutement et d’identifier les lacunes en matière de compétences.
Les silos de données dans le domaine des RH peuvent être extrêmement préjudiciables, car ils compliquent la recherche et l’extraction d’informations vitales sur les employés. La centralisation des dossiers des employés par le biais de l’HRMS crée une source unique et fiable pour la gestion des données des employés, améliorant l’efficacité de la génération de rapports, de l’audit et du suivi de la conformité, et réduisant la plupart des coûts qui y sont associés.
Les solutions HRMS permettent souvent aux entreprises de mieux contrôler la gestion des récompenses des salariés. Les primes, les commissions sur les ventes, la rémunération des heures supplémentaires, entre autres, peuvent être gérées depuis l’HRMS, tout en tenant compte des impôts et autres déductions.
Un HRMS centralisé doit être facilement accessible pour les utilisateurs, quel que soit leur niveau de compétence technologique. En outre, les utilisateurs doivent pouvoir personnaliser leurs propres tableaux de bord pour y inclure les informations les plus pertinentes et définir des notifications basées sur les rôles. Plus l’interface est intuitive, plus le taux d’adoption de l’HRMS sera élevé.
Les options HRMS fournissent des outils pour créer et publier des descriptions de poste, gérer les CV, suivre les candidats, effectuer des vérifications de références et guider les nouveaux employés tout au long du processus d’intégration. Une fois que le nouvel employé est en poste, les outils HRMS permettent d’aller plus loin, en facilitant la gestion des performances et des objectifs, et les tests de compétences.
Les solutions HRMS fournissent des outils permettant de planifier les employés en fonction de leur disponibilité et d’autres variables. Les options d’automatisation permettent de traiter instantanément les demandes de congés et de mettre à jour les soldes de congés en temps réel. Les fiches de présence peuvent être intégrées directement au paiement des salaires.
Combinées et correctement appliquées, ces fonctionnalités ont le potentiel d’améliorer considérablement votre entreprise. Les principaux avantages de l’HRMS sont les suivants :
- Meilleure connaissance des données RH
- Optimisation de l’efficacité des processus
- Amélioration de la gestion du temps RH
- Amélioration de l’implication et de l’expérience des employés
- Réduction des coûts de gestion
- Amélioration de la conformité réglementaire
- Amélioration du déploiement et du suivi des effectifs
- Recrutement et intégration plus rapides et plus efficaces
Une solution HRMS adaptée peut faire une grande différence dans la manière dont vous prenez en charge et administrez les fonctions RH dans l’ensemble de votre entreprise. Mais pour que la gestion des ressources humaines soit vraiment efficace, elle doit permettre aux employés de disposer des ressources et des services RH dont ils ont besoin, à tout moment.
ServiceNow HR Service Delivery s’intègre directement à vos solutions de gestion du capital humain (HCM) et libère la productivité à l’échelle de l’entreprise. Cette plateforme d’expérience employés offre à vos effectifs la liberté et les options dont ils ont besoin, tout en apportant à votre entreprise une meilleure productivité, des workflows digitalisés et une expérience totalement unifiée. Avec ServiceNow, c’est possible.
Découvrez HR Service Delivery et poussez la gestion des ressources humaines plus loin que jamais.