Qu’est-ce que le SAM (Software Asset Management) ?

Le SAM inclut les processus de coûts, de budgétisation, de stratégie et de prise de décision dans l’acquisition, l’utilisation et l’élimination des ressources logicielles, qu’elles soient internes ou externes, sur site ou dans le cloud.

Le SAM est de nature plutôt tactique, car il se concentre sur l’équilibrage et la comptabilisation des licences et contrats de logiciels achetés, en plus des logiciels utilisés. Les actifs logiciels sont gérés pour s’assurer que l’utilisation de tous les logiciels est conforme aux termes et conditions du logiciel et aux autres conditions du fournisseur de logiciels. le SAM est un processus continu avec des objectifs stratégiques impliquant les tâches suivantes :

• Négociation des contrats de volume pour éliminer ou réaffecter les licences logicielles qui ont été sous-utilisées
• Utilisation des pratiques de sécurité et de risque de l’entreprise pour s’assurer que l’organisation et les logiciels sont conformes aux licences et à la sécurité et qu’ils ne sont pas vulnérables aux attaques
• Amélioration de la productivité et des workflows
• Limitation du coût des frais généraux en rationalisant les processus IT par l’automatisation ou la gestion, notamment le déploiement des correctifs et le suivi des problèmes
• Établissement et maintien des processus associés aux objectifs SAM à long terme, y compris l’acquisition, la documentation, le déploiement et l’utilisation des logiciels

Les processus SAM sont pris en charge par un certain nombre de technologies :

• Gestion des licences : un référentiel intelligent pour le rapprochement des licences par rapport aux données fournies par les outils d’inventaire. L’organisation dispose ainsi du nombre effectif de licences, ou d’une vue d’ensemble des points où les licences sont trop ou pas assez nombreuses.
• Gestion des correctifs : automatise le déploiement des correctifs logiciels. L’objectif est de s’assurer que tous les ordinateurs et logiciels sont à jour et conformes aux normes de sécurité de l’organisation.
• Inventaire des logiciels : comptabilise les logiciels sur le réseau informatique, y compris les informations sur les fichiers logiciels, le titre, la taille, la date, la version, le chemin et l’ID du produit.
• Mesure du logiciel : mesure de l’utilisation du logiciel et de sa conformité.
• Contrôle des applications : gestion des accès à certains logiciels ou à certaines parties du logiciel.

L’organisation internationale de standardisation (ISO) dispose d’une série de normes catégorisées selon la famille de normes ISO/IEC 19770 qui aident les équipes IT à gérer les actifs, y compris les actifs logiciels.

Une vue d’ensemble détaillée des besoins en logiciels d’une entreprise et de l’utilisation actuelle de ces derniers permet de mieux comprendre les coûts. Une fois cette compréhension acquise, les licences de logiciels peuvent être adaptées et négociées pour répondre aux besoins de l’entreprise.

Sans l’intervention d’un système SAM, les entreprises passent un temps superflu à recenser les actifs logiciels. Un système SAM automatisé aide les employés à répertorier toutes les informations nécessaires sur les actifs logiciels, ce qui laisse plus de temps pour des tâches plus importantes.

Certains processus SAM sont automatisés, ce qui permet au personnel de disposer de plus de temps pour se concentrer sur des tâches plus complexes liées aux logiciels. Un outil SAM détecte la non-conformité, trouve les configurations à haut risque, suggère des options d’optimisation et remplit les demandes de logiciels dans le cadre d’une licence en cours.

Un partenariat de qualité avec un fournisseur peut durer des années, à condition qu’il y ait une bonne relation et une innovation constante du produit du fournisseur. Il est crucial de maintenir un dialogue ouvert et cohérent avec les fournisseurs pour s’assurer que ces derniers comprennent les besoins et les objectifs de la gestion des actifs logiciels.

L’utilisation de logiciels fait souvent l’objet d’audits afin de garantir la conformité aux législations, aux réglementations et aux contrats et accords de licence. Un audit non planifié occasionne une perte financière pour une organisation. La confiance qui lui est accordée, ainsi qu’à ses produits ou services, s’en trouve également dégradée. Il est important de savoir à l’avance si une entreprise est conforme ou non, ce que le SAM permet de garantir grâce à une gestion et une communication constantes avec les fournisseurs de logiciels.

Le SAM diminue le besoin d’intervention de l’équipe IT dans l’installation des logiciels, car ceux-ci peuvent être facilement téléchargés et installés à partir du fournisseur ou d’Internet. Le recours à des outils SAM renforce le contrôle global des dépenses en logiciels cloud. Cela permet également de savoir en toute transparence quels produits logiciels cloud sont utilisés par l’entreprise, et sur quels périphériques. Les licences d’une entreprise peuvent être répertoriées, y compris les termes et conditions, le contrat de maintenance et les droits d’utilisation.

Les licences de logiciels sont des éléments qui doivent être gérés et comptabilisés. Chaque licence comporte des normes et des informations sur la manière dont le logiciel doit être installé et utilisé. Il incombe à l’organisation de veiller au respect des termes et conditions du contrat de licence dans l’entreprise.

Les fournisseurs effectuent souvent des audits pour s’assurer que vous êtes en conformité avec leurs accords de licence, y compris les termes et conditions. Il y a deux issues possibles : conforme, ou non conforme. Il n’y a pas de compromis entre les deux. Effectuez régulièrement des audits internes pour vous assurer que votre organisation est en conformité avec un contrat de licence, car les audits effectués par les fournisseurs peuvent être coûteux et prendre du temps.

La conformité est extrêmement importante, mais il est tout aussi important de s’assurer qu’une organisation ne surpaye pas des licences par peur d’être non conforme. Les licences inutiles sur le long terme peuvent être plus coûteuses qu’un audit ou qu’un non-respect de la conformité dans certains cas. Il est donc crucial de prendre le temps de s’assurer que l’organisation n’utilise que les licences nécessaires tout en restant conforme.

Le SAM permet à une organisation d’avoir un aperçu constant sur les besoins en logiciels, actuels et futurs. Les équipes ont ainsi la capacité de planifier à l’avance les besoins en logiciels ou de restructurer en fonction des modifications ou des capacités actuelles des logiciels, ce qui offre une approche stratégique proactive. Cela implique également de mener des audits proactifs pour s’assurer que tout est conforme.