La planification de scénarios décrit les outils, les processus et les stratégies utilisés pour identifier les éventuelles incertitudes dans l’avenir d’une entreprise et s’y préparer.
On dit souvent qu’il est plus facile de juger après coup. Cela n’a jamais été plus vrai que concernant la gestion d’une entreprise. Les fluctuations imprévues du marché, les événements imprévus et les changements continus des industries peuvent mettre à mal les plans les mieux préparés. Inutile d’ailleurs de remonter très loin, l’année 2020 offre un exemple parlant : l’impact inattendu et inédit de la première pandémie véritablement mondiale de l’ère moderne a dévasté le monde des affaires. Partout dans le monde, les entreprises sont encore en train de se remettre des changements rapides et inattendus qui ont suivi l’apparition de la pandémie de COVID-19, avec tout un tas de conséquences regrettables : pertes de bénéfices, nouvelles réglementations strictes et même faillites et fermetures.
Face à ces enjeux, que peuvent faire les entreprises pour mieux se préparer à l’avenir, identifier les incertitudes susceptibles de se produire et planifier des actions pour y répondre ? La réponse, c’est la planification de scénarios. La planification flexible permet à la direction de créer des scénarios de simulation et d’évaluer les compromis possibles, de sorte que lorsque des événements inattendus ou d’autres facteurs imposent un changement, l’entreprise a déjà réfléchi aux imprévus et planifié une réponse. Toutefois, la planification de scénarios est bien plus qu’un simple plan de continuité d’activité ou un sous-ensemble des FinOps. C’est une approche entièrement intégrée qui permet aux entreprises de répondre aux incertitudes du monde des affaires moderne et de s’y adapter.
Le principe de base est le suivant : si une entreprise peut identifier les incertitudes critiques et créer des contingences de travail pour une gamme de scénarios divers, elle sera plus à même de survivre, voire de prospérer, lorsqu’elle sera réellement confrontée à ces scénarios.
La planification de scénarios donne aux décideurs des entreprises un aperçu de l’avenir qui, loin de constituer un futur unique et immuable, forme une série de scénarios éventuels. Cela leur permet d’identifier les nombreuses conséquences possibles et d’estimer l’impact de ces scénarios. Ils peuvent ensuite évaluer l’efficacité des différentes réponses proposées, en identifiant les actions les plus susceptibles d’aboutir à des résultats positifs pour l’entreprise, ses employés et ses clients.
Plutôt que de se précipiter et d’improviser face à des événements inattendus, les entreprises peuvent se référer à des scénarios de réponse pertinents et réagir rapidement et de manière décisive. Cela permet aux dirigeants de faire rapidement les compromis nécessaires et de prendre des décisions éclairées, en évaluant toutes les combinaisons de décisions possibles et leur impact sur le budget, les ressources, les priorités et les délais.
Les entreprises qui sont en mesure de s’adapter rapidement et de prospérer dans un monde en constante évolution sont celles qui travaillent en permanence à la planification de scénarios. Cependant, ces entreprises sont souvent l’exception qui confirme la règle. Ainsi, les entreprises qui investissent dans la planification de scénarios et créent des stratégies d’urgence sont plus susceptibles de voir des résultats positifs face à un changement brutal ou d’autres scénarios futurs. Cela leur offre un avantage évident par rapport aux entreprises qui attendent que le changement se produise pour commencer à élaborer un plan.
La planification des scénarios nécessite des informations et de la transparence. Pour se préparer à l’inattendu, les entreprises doivent avoir une vision claire de leurs budgets, de leurs prévisions et autres variables, et identifier précisément leurs principaux moteurs de croissance. Lorsque ces informations sont facilement accessibles, les dirigeants d’entreprise et autres leaders disposent d’un cadre pour prendre les décisions non urgentes et celles qui doivent être prises en période de crise.
Comme nous l’avons déjà mentionné, la planification de scénarios permet aux entreprises de planifier l’avenir. Plus précisément, elle fournit un schéma permettant d’effectuer des analyses de simulation pour de nombreux scénarios différents. Cela permet aux décideurs de prévoir avec précision l’impact de ces scénarios sur leurs budgets, leurs priorités et leurs ressources. En outre, elle permet aux entreprises d’adapter les éléments qui doivent l’être quand cela est nécessaire, sans la confusion ou les temps d’arrêt qui accompagnent généralement un tel changement de stratégie.
Mais la planification de scénarios va bien au-delà de la simple gestion. Sa mise en œuvre efficace s’appuie fortement sur les connaissances et les recommandations du personnel de différents services. En réunissant ces acteurs clés, les entreprises améliorent leur approche de la gestion des connaissances et optimisent la collaboration, ainsi que la collecte et la distribution des informations essentielles, dans l’ensemble de l’entreprise.
Pour assurer la pérennité d’une entreprise, la planification de scénarios implique de nombreuses approches différentes. Voici quatre types de planification de scénarios couramment utilisés :
La planification de scénarios opérationnels est la forme de planification de scénarios la plus utilisée. Dans ces scénarios, l’entreprise identifie et explore l’impact immédiat d’une situation spécifique. Les implications à court terme sont examinées et des plans sont élaborés pour favoriser des résultats positifs.
Dans la planification de scénarios normatifs, les entreprises commencent par déterminer le résultat visé. Cette forme de planification de scénario fait légèrement bouger les lignes en commençant par une déclaration d’objectifs, mais elle met l’accent sur la façon dont l’organisation espère fonctionner à l’avenir, plutôt que sur ce qu’elle veut accomplir. La planification de scénarios normatifs est un complément précieux à d’autres formes de planification de scénarios. Elle exprime et résume clairement les changements nécessaires et les activités à cibler pour atteindre le scénario proposé.
Les scénarios quantitatifs permettent de modifier rapidement les modèles financiers en changeant un nombre limité de variables avec des relations fixes. Ces modèles présentent les meilleures et les pires versions pour chaque scénario et permettent de prévoir les rendements annuels de l’entreprise.
Les scénarios de gestion stratégique se concentrent sur l’environnement des produits et services commerciaux plus que sur l’entreprise elle-même, ils nécessitent donc une vision complète du secteur, du marché et de l’économie.
La planification des scénarios se déroule généralement en quatre étapes :
La première étape de la planification de scénarios consiste à déterminer les défis auxquels est confrontée l’entreprise. Cela implique de réunir toutes les parties prenantes pour travailler et réfléchir, dans le but d’identifier les changements potentiels, possibles et probables qui pourraient avoir un impact sur l’entreprise.
Une fois les forces motrices identifiées et examinées, l’étape suivante consiste à affiner la liste pour se concentrer sur deux des forces les plus susceptibles d’avoir un impact. Ces « incertitudes critiques » sont celles qui peuvent présenter le plus grand impact potentiel, et s’y préparer pourrait générer d’excellents résultats. Les incertitudes possibles peuvent inclure les priorités, les coûts, la disponibilité ou les ressources.
Une fois les deux principales incertitudes identifiées, il est temps de transformer ces incertitudes en scénarios. Tracez les incertitudes sur un graphique simple, l’une comme axe des x et l’autre comme axe des y. Les deux extrêmes de chaque incertitude sont représentés par les extrémités de chaque axe. Il en résultera quatre quadrants différents, allant du moins souhaitable au plus souhaitable pour l’entreprise.
L’équipe se réunit à nouveau pour discuter des implications de chaque scénario. Elle doit ensuite identifier sur le graphique où se trouve l’entreprise actuellement. Ensuite, l’équipe doit tracer un nouveau point représentant l’endroit sur le graphique où elle pense que l’entreprise se trouvera après un laps de temps donné (par exemple, un an). Enfin, l’équipe discute de la meilleure façon de se préparer à cet avenir et répertorie toutes les options envisageables.
Le processus ci-dessus doit permettre à la plupart des entreprises de commencer à planifier des scénarios. Pour garantir une approche efficace, nous vous conseillons de suivre les bonnes pratiques suivantes :
Les scénarios sont plus utiles et plus faciles à planifier lorsqu’ils restent simples. Concentrez-vous sur deux incertitudes critiques à la fois. D’autres scénarios pourront être établis une fois les deux problèmes les plus critiques entièrement étudiés.
L’avantage de la planification de scénarios est qu’elle permet aux entreprises de se préparer à un certain nombre de situations, plutôt que de se préparer uniquement au meilleur des cas. Lors de l’élaboration d’une stratégie, assurez-vous donc qu’elle est pertinente, quel que soit le scénario.
Vous n’êtes pas obligés de limiter votre planification de scénarios à l’avenir immédiat. Avec les bonnes informations et les bonnes hypothèses, les entreprises peuvent préparer des scénarios à long terme. Cela leur permet de créer des stratégies efficaces pour guider leurs business pendant plusieurs années, et de développer une culture de l’avenir, ce qui peut être un avantage en soi.
Les experts en finance et en analyse sont essentiels à la plupart des approches de planification de scénarios, mais les équipes de planification doivent également inclure des responsables de tous les services et tous les niveaux de l’entreprise. L’intégration d’autres équipes permettra de mieux comprendre et de s’assurer que les scénarios sont aussi bien définis que possible.
Une partie importante de la planification de scénarios repose sur des hypothèses éclairées. Pour être pertinente et applicable, elle doit être étayée par des données fiables. Avec davantage de données, il est possible de créer des modèles plus précis et de définir des objectifs plus facilement, d’établir des références et de déterminer quels sont les produits et services les plus fondamentaux.
Les scénarios doivent être aussi fluides que les futurs potentiels qu’ils représentent. Lorsque les conditions changent et rendent les scénarios obsolètes, ceux-ci doivent être remplacés par des scénarios pertinents pour les nouvelles circonstances anticipées.
Personne ne sait ce que nous réserve l’avenir. Mais avec la bonne approche de la planification de scénarios, les entreprises, quelles qu’elles soient, peuvent mieux se préparer à affronter les événements inattendus et les circonstances changeantes qui pourraient, sinon, faire s’effondrer leur activité. ServiceNow Scenario Planning (une amélioration de ServiceNow Portfolio Workbench) fournit les outils et les fonctionnalités dont les entreprises ont besoin pour consolider les priorités et les budgets et définir les stratégies importantes pour avancer efficacement, quels que soient les scénarios qui se réalisent finalement. ServiceNow Scenario Planning exploite la puissance de la Now Platform®, en s’appuyant sur des données d’application ServiceNow fiables et en temps réel et sur les ressources stratégiques et opérationnelles disponibles, pour une précision inégalée des prévisions.
Et ce n’est que le début. ServiceNow Scenario Planning permet aux entreprises de réaliser les tâches suivantes :
- Analyse du backlog de projet et de demande
- Simulation de plusieurs scénarios en fonction des coûts, des ressources et de l’alignement stratégique
- Enregistrement des scénarios
- Comparaison de plusieurs scénarios de portefeuilles de projets
- Confirmation du scénario qui correspond le mieux aux objectifs de l’entreprise
- Suivi de l’avancement des projets approuvés et de la demande
- Replanification des portefeuilles si nécessaire
- Et bien plus encore.
Il est certainement plus facile de juger après coup, mais avec les données et les ressources appropriées, anticiper l’avenir devient tout aussi fiable. Élaborez les stratégies qui permettront à votre entreprise de traverser toutes les situations, avec Scenario Planning de ServiceNow.
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