Tutto questo è possibile grazie alla gestione del procurement.
La gestione del procurement è funzionale all'obiettivo primario di questo processo: consentire di acquisire i beni e i servizi necessari alle operazioni aziendali al miglior prezzo possibile. I team addetti al procurement sono quindi tenuti a gestire una serie di compiti diversi, tra cui:
- Creazione di ordini di acquisto (PO, Purchase Order) per la documentazione e l'autorizzazione delle transazioni, assicurando la precisione e la definizione dei ruoli di responsabilità nell'ambito delle spese.
- Definizione dei termini di contratto in modo da stabilire accordi a lungo termine con i fornitori, per assicurarsi che i prezzi rimangano stabili e la fornitura coerente.
- Acquisizione di forniture e servizi necessari per l'azienda e negoziazione del contratto migliore in termini di equilibrio tra costi, qualità e tempi di consegna.
- Eliminazione di strutture o attrezzature superflue per ottimizzare le risorse, recuperare i costi ed evitare sprechi o spese inutili per l'immagazzinamento.
- Allineamento degli acquisti ai requisiti del progetto per garantire che le decisioni relative al procurement rispettino i requisiti operativi.
- Assicurare la massima visibilità sulle decisioni legate al procurement attraverso una documentazione trasparente delle spese.
Il primo passo per gestire il procurement consiste nel determinare quali sono le esigenze aziendali e quando devono essere soddisfatte. In questa fase rientrano la definizione delle specifiche di prodotti o servizi, la valutazione della domanda e l'utilizzo di dati storici per prevedere i requisiti futuri.
La scelta dei fornitori con cui collaborare è un aspetto molto importante per le aziende. Questo significa che i team di procurement devono valutare i fornitori in base a fattori diversi, come i prezzi, i livelli del servizio, le funzionalità per la produzione e la conformità alle normative. Questa fase è strettamente legata alla gestione dei rischi di terzi (TPRM, Third-Party Risk Management) e può includere la ricerca di nuovi fornitori o l'emissione di richieste di informazioni, proposte o preventivi (RFx, Requests for information, proposals, or quotations), al fine di confrontare le opzioni disponibili.
Questa fase spesso coincide con quella di selezione dei fornitori, dato che le aziende, prima di finalizzare gli accordi, devono valutare i possibili rischi e la conformità alle normative. I team addetti al procurement conducono attività di due diligence per verificare le credenziali dei fornitori e garantire il rispetto delle normative di settore, valutando al contempo la stabilità finanziaria del potenziale partner. L'onboarding prevede l'inserimento dei nuovi fornitori nei sistemi di procurement.
Dopo aver scelto il fornitore, i team addetti al procurement hanno la responsabilità di contrattare un'ampia serie di dettagli, come i prezzi, i programmi di consegna, i termini del servizio e molto altro. Le negoziazioni dirette consentono di trovare un accordo vantaggioso per entrambi e di definire chiaramente le aspettative.
Un ordine di acquisto è un documento ufficiale che autorizza le transazioni concordate nella fase precedente, indicando la quantità dei prodotti o servizi, il relativo costo, le specifiche e i termini di acquisto. Il PO rende chiare le interazioni fra acquirente e fornitore e costituisce il documento primario a cui occorre fare riferimento per l'elaborazione dell'ordine.
Al momento della consegna, i team addetti al procurement esaminano le spedizioni per controllare che siano conformi alle specifiche stabilite e agli standard di qualità previsti. Un processo di "corrispondenza a tre vie", che confronta l'ordine di acquisto, la fattura e la ricezione dei documenti, aiuta a verificare l'accuratezza dei beni o servizi ricevuti. Se emergono delle discrepanze, le imprese potrebbero rifiutare l'ordine oppure richiedere la collaborazione del fornitore per risolvere il problema.
Dopo aver verificato che i beni o i servizi sono stati consegnati come previsto, la contabilità fornitori elabora la fattura. Questa fase assicura che i pagamenti siano correlati ai termini del contratto e che tutta la documentazione venga presa in considerazione prima del rilascio dei fondi.
I registri dettagliati delle attività di procurement svolgono un ruolo fondamentale per l'esecuzione degli audit, la conformità fiscale e i processi decisionali per gli acquisti da effettuare in futuro. I team addetti al procurement utilizzano i dati sulle prestazioni anche per valutare l'affidabilità dei fornitori e garantire una qualità costante, che consenta di consolidare le partnership nel lungo periodo.
Attraverso la gestione del procurement, le imprese possono acquisire i beni e i servizi di cui hanno bisogno, nel modo più efficiente ed economico, in conformità ai criteri aziendali. In parole povere, l'obiettivo di questo processo è ottimizzare il procurement.
Una strategia di procurement efficace ha un impatto di ampia portata: migliora la situazione economica a breve termine dell'azienda (grazie al risparmio sui costi) e svolge al contempo un ruolo chiave nella pianificazione finanziaria a lungo termine, dato che offre una maggiore visibilità sulle spese e sulle prestazioni dei fornitori. La gestione del procurement fornisce inoltre un quadro chiaro dei problemi che possono presentarsi nell'ambito delle attività logistiche e supporta quindi la gestione dei rischi nella filiera.
Vantaggi offerti dalla gestione del procurement
Come abbiamo già visto, una gestione efficace del procurement offre diversi vantaggi, di carattere sia generale che specifico. Vediamo quali sono:
- Riduzione delle spese
La gestione del procurement consente di negoziare contratti più vantaggiosi, consolidare le relazioni con i fornitori e ridurre gli acquisti superflui. - Riduzione del rischio
I processi di procurement riducono al minimo i rischi legati all'affidabilità dei fornitori, alle controversie contrattuali e alle violazioni in termini di conformità. - Maggiore qualità
La standardizzazione delle pratiche di procurement assicura l'acquisizione di beni e servizi di alta qualità. - Visibilità migliorata
La gestione centralizzata del procurement aumenta la trasparenza delle decisioni di acquisto, delle prestazioni dei fornitori e delle spese complessive. - Ottimizzazione della compliance e della gestione dei rischi
L'amministrazione del procurement supporta la gestione della conformità, in quanto assicura il rispetto dei criteri aziendali, delle normative di settore e degli obblighi contrattuali. I processi standardizzati contribuiscono inoltre ad assicurare il rispetto delle approvazioni, delle qualifiche dei fornitori e dei requisiti di audit, riducendo il rischio di violazione delle normative e sanzioni finanziarie. - Maggiore agilità
In molte organizzazioni, il procurement è in continua evoluzione: da funzione reattiva di back-office sta diventando un elemento proattivo e strategico della crescita aziendale. Un processo di procurement gestito al meglio consente di prendere decisioni più rapide, adattarsi ai cambiamenti del mercato e cogliere nuove opportunità.
I team preposti svolgono un ruolo attivo nella gestione delle relazioni con i fornitori, nella supervisione delle transazioni e nell'adattamento delle strategie di procurement a supporto degli obiettivi aziendali. Le loro responsabilità si concentrano soprattutto sulle operazioni di acquisti, ma è nei compiti di supporto, come l'analisi degli schemi ricorrenti di spesa, la valutazione dei rischi e la collaborazione con gli stakeholder interni per aumentare l'efficienza del procurement, che si basano effettivamente sulle attività di gestione.
Ecco alcune delle principali responsabilità in capo ai team di procurement:
- Ottimizzazione delle relazioni con i fornitori
- Standardizzazione dei workflow di procurement
- Rilevamento delle prestazioni relative alle attività di procurement
- Gestione della conformità e dei rischi
- Verifica del rispetto dei contratti
- Supporto alla pianificazione finanziaria
- Selezione di diversi fornitori per evitare la dipendenza da un singolo fornitore
I processi di procurement manuali sono dispendiosi in termini di tempo, soggetti a errori e difficili da adeguare alle esigenze aziendali. La soluzione a questo problema? Semplice: l'automazione. L'automazione dei compiti associati al procurement, come l'approvazione degli ordini di acquisto, l'elaborazione delle fatture e la riconciliazione dei pagamenti, riduce il carico di lavoro amministrativo e accelera le transazioni. L'automazione AI, che sfrutta l'intelligenza artificiale (AI) avanzata, consente di ottimizzare ulteriormente le soluzioni di automatizzazione. Inoltre, la digitalizzazione aumenta la precisione dei processi; le organizzazioni che utilizzano software digitali per il procurement possono monitorare più facilmente le spese e ottenere informazioni preziose per prendere in futuro decisioni consapevoli.
I team addetti al procurement devono mantenere un elenco di fornitori approvati, valutare i fornitori in base a fattori come i prezzi, l'affidabilità e la qualità del servizio e riesaminare periodicamente i contratti per avere la certezza che i termini concordati siano vantaggiosi. Un approccio efficace alla gestione dei fornitori consolida le relazioni a lungo termine con e offre al contempo la flessibilità necessaria per cambiare l'azienda prescelta, se non è in grado di garantire prestazioni soddisfacenti.
Grazie alla formazione continua, i professionisti del procurement possono adattarsi ai cambiamenti del settore e migliorare le proprie competenze nelle aree pertinenti. Offre quindi un'opportunità per migliorare le prestazioni dei team e può essere utile soprattutto nei periodi in cui l'azienda riscontra una carenza di personale o è soggetta a vincoli di budget. In questi casi, infatti, l'automazione e l'ottimizzazione dei processi consentono di risolvere in parte eventuali problemi. Ti consigliamo quindi di stanziare investimenti nei programmi di formazione, perché consentono al personale dei processi di procurement di restare aggiornati su tutte le tendenze, le tecnologie emergenti e le modifiche alle normative di settore e al contempo sviluppare e migliorare le conoscenze dei team. Per promuovere ulteriormente il risparmio sui costi, puoi assumere degli esperti che abbiano competenze nella gestione della filiera e nell'analisi dei processi di procurement.
I fornitori vogliono lavorare con le aziende che conoscono e di cui si fidano. Se si consolidano le relazioni, si possono ottenere prezzi migliori, un'elevata qualità del servizio e una maggiore affidabilità nelle consegne. I team addetti al procurement devono comunicare sempre in modo trasparente con i fornitori, per definire chiaramente le aspettative e collaborare allo sviluppo di soluzioni in caso di problemi. Inoltre, se sono disponibili fornitori di backup, è possibile aumentare la resilienza dell'azienda in caso di interruzioni della filiera. Le revisioni periodiche delle prestazioni consentono alle imprese di valutare l'affidabilità dei fornitori e prendere decisioni basate sui dati in merito alle partnership da stipulare in futuro.
Nella gestione del procurement, la coerenza è un aspetto essenziale. Un framework di procurement standardizzato definisce delle linee guida chiare per la gestione delle attività di acquisto e di altri compiti correlati. Pertanto deve stabilire delle procedure precise da seguire nella selezione dei fornitori, nella negoziazione dei contratti, nell'approvazione degli acquisti e nella gestione dei registri contabili. Un framework corretto consente di ridurre le inefficienze e mettere a punto un processo di procurement più organizzato.
L'analisi delle spese consente di tenere traccia dei costi sostenuti, ne mette in luce le tendenze e presenta le opportunità di risparmio. Esaminando la cronologia degli acquisti, le prestazioni dei fornitori e i prezzi dei contratti, i team addetti al procurement possono negoziare accordi più vantaggiosi e ottimizzare le strategie di budget.
Il reparto addetto al procurement non deve operare in modo isolato: per conseguire risultati ottimali, deve interagire con i team preposti alle operazioni finanziarie, alla gestione dell'inventario, al coordinamento della filiera e a qualsiasi altro ambito pertinente. Il collegamento fra gli strumenti di procurement e le piattaforme per la gestione della contabilità e la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) riduce i silo di dati e ottimizza i workflow. L'integrazione dei dati relativi al procurement all'interno delle soluzioni per la creazione di report finanziari dà alle aziende la possibilità di monitorare le spese in tempo reale, eliminare i processi superflui e prendere decisioni di acquisto consapevoli e basate su informazioni complete. Per un procurement ottimale, tutti i relativi dati e le informazioni sulla logistica devono risultare disponibili nei sistemi interessati.
La suite di strumenti per l'automazione della filiera e delle attività finanziarie offerta da ServiceNow supporta l'efficienza del procurement in ogni fase. La soluzione Sourcing and Procurement Operations semplifica i workflow, rende automatiche le procedure di approvazione e migliora la gestione fornitori. Operazioni ciclo di vita fornitori migliora le relazioni con i fornitori attraverso un'esperienza digitale unificata. Operazioni contabilità fornitori accelera i processi di pagamento, riduce gli errori e consente di ottenere sconti sui pagamenti anticipati. Automation Engine consente ai team addetti al procurement di concentrarsi sui compiti ad alto valore anziché su quelli ripetitivi di carattere gestionale. In tutto questo, ServiceNow offre una visibilità in tempo reale e favorisce la collaborazione senza limiti, in modo che tutti i dipendenti abbiano a disposizione i dati e le informazioni necessarie per prendere le decisioni migliori a vantaggio dell'azienda.
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