HRIS는 기록 관리뿐만 아니라, 인사 프로세스를 간소화하고 자동화하고 최적화하여 조직 전반의 효율성을 높입니다. 이러한 기능은 핵심 HR 기능을 단일 시스템으로 통합함으로써 가능해집니다. 이를 통해 행정 업무 부담이 줄어들고 HR 팀은 보다 전략적인 인력 관리 활동에 집중할 수 있습니다. 

또한 HRIS는 데이터의 정확성을 높이고 규제 준수를 보장하고, 셀프 서비스 포털을 통해 직원이 HR 서비스를 손쉽게 이용할 수 있도록 합니다. 현대의 HRIS는 대부분 클라우드 기반으로, 어디서든 접근할 수 있고, 조직 성장에 따라 확장 가능하며, 새로운 기능과 규정 준수 요구 사항을 손쉽게 업데이트할 수 있습니다. 

따라서 잘 설계된 HRIS는 다음과 같은 핵심 인사 기능을 지원합니다.

• 채용 및 온보딩 
  채용 공고 관리, 지원자 추적, 채용 워크플로우 단순화를 지원합니다. 신입 사원이 채용되면, 시스템이 서류 작업과 복리후생 등록 등 필수 직원 온보딩 작업을 자동화합니다. 
• 보상 및 복리후생 관리
  HRIS는 급여 처리와 복리후생 관리를 자동화하여 수작업 오류를 줄이고 직원이 정확한 보상을 받을 수 있도록 보장합니다. 셀프 서비스 도구를 사용하면 HR 전문가의 도움 없이도 복리후생 선택 사항을 직접 확인하고 관리할 수 있습니다. 
• 근태 추적
  시스템은 근무 일정, 결근, 근무 시간을 중앙에서 관리하고, 근무 시간에 따라 급여를 계산할 수 있도록 지원합니다. 내장된 자동화 기능을 통해 초과근무 규정, 휴일 수당 등 모든 정책과 산업 규정을 준수하도록 보장합니다 
• 규정 준수 관리
  HR 팀은 HRIS를 활용하여 직원 인증을 추적하고, 노동법 변경 사항을 모니터링하고, 규정 준수 보고서를 생성하는 등 법률 및 규제 요구 사항을 최신 상태로 유지할 수 있습니다. 
• 인력 분석 및 보고
  HRIS는 내장된 분석 기능을 통해 인력 트렌드와 직원 성과에 대한 실시간 인사이트를 제공합니다. 이를 통해 경영진은 데이터 기반의 의사결정을 내릴 수 있습니다.

HR 기술에는 서로 겹치는 용어와 기술이 많으며, 그중에서도 특히 혼동되는 세 가지는 HRIS(인사 관리 정보 시스템), HRMS(인사 관리 시스템), HCM(인적 자본 관리)입니다. 이 용어들은 종종 동일하게 사용되지만, 실제로는 기능의 범위가 다릅니다.

• HRIS
  인사 관리 정보 시스템은 직원 기록 관리, 급여, 복리후생, 규정 준수 관리 등 핵심 HR 기능에 초점을 맞춥니다. 이는 인력 데이터 관리와 주요 HR 프로세스 자동화의 기반이 됩니다.
• HRMS
  인사 관리 시스템은 모든 기능을 포함하면서, 인재 채용, 성과 관리, 학습 및 개발 등 추가 기능을 제공합니다. 일부 공급업체는 HRMS를 더 확장된 기능을 가진 고급 시스템으로 정의하기도 합니다.
• HCM
  인적 자본 관리는 이 세 가지 중 가장 포괄적인 개념으로, HRIS와 HRMS의 모든 기능을 포함하면서 전략적 인력 계획, 승계 관리, 고급 HR 분석 기능까지 제공합니다. HCM은 단순한 행정 관리 HR 업무에 그치지 않고, 직원의 전체 생애 주기를 최적화하여 인력 관리를 강화하는 데 초점을 둡니다.

또한 HR 소프트웨어를 평가할 때 이 용어들의 차이는 벤더의 제품 구성에 따라 달라질 수 있다는 점도 주목할 만한 가치가 있습니다. HRIS와 HRMS를 동일하게 사용하는 제공업체도 있고, HCM을 전체 인력 관리 솔루션으로 정의하는 제공업체도 있습니다. 따라서 조직은 핵심 기능과 전략적 기능 간의 균형을 고려하여 자사에 가장 적합한 시스템을 신중히 선택해야 합니다.

HRIS는 HR 업무를 단순화하고 인력 관리를 강화하도록 설계된 다양한 도구를 제공합니다. 가장 진보된 HRIS 솔루션은 기업의 변화하는 요구에 맞춰 유연하게 대응하며, HR 팀이 개별 직원의 근무 주기를 보다 쉽게 효율적으로 관리할 수 있도록 지원합니다.

이를 가능하게 하기 위해, 고급 HRIS 소프트웨어는 다음과 같은 중요한 기능과 역량을 포함합니다. 

지원자 추적 및 채용 관리

HRIS는HR 팀의 채용 공고 등록, 지원자 추적, 후보자 평가 관리를 지원해 채용 프로세스를 간소화합니다. 많은 시스템에는 자동 이력서 선별, 면접 일정 관리, 이력 확인 통합 기능이 포함되어 있어 채용 담당자가 반복적인 수작업 대신 우수 인재 발굴에 집중할 수 있습니다.

급여 처리 및 보상 관리

급여 계산, 세금 공제, 복리후생 기여금을 자동화하여 오류 가능성을 줄이고, 직원이 정확하게 제때 급여를 받을 수 있도록 지원합니다. 일부 시스템은 회사 정책에 따라 직접 입금이나 급여 카드, 조기 임금 접근 등 유연한 급여 옵션을 제공합니다.

성과 추적 및 직원 개발

HRIS 솔루션은 직원 성과 추적, 목표 설정, 성과 평가 관리를 위한 도구를 제공합니다. 실시간 피드백 및 코칭을 지원하는 플랫폼도 있고, 학습 및 개발 프로그램과 통합되어 경력 성장을 돕는 플랫폼도 있습니다.

근태 추적

HRIS는 내장된 근무 시간 추적 기능을 통해 근무 시간, 결근, 초과근무 등을 관리합니다. 이러한 도구는 급여 시스템과 직접 연동되어 정확한 급여 산정이 가능하며, 기업이 GRC(거버넌스, 리스크 및 컴플라이언스)를 효율적으로 관리하도록 지원합니다.

교육 및 학습 관리

HRIS 플랫폼은 LMS(학습 관리 시스템) 통합 또는 내장된 교육 모듈을 통해 직원 교육을 지원합니다. 이러한 기능을 통해 온보딩 프로그램을 구성하고, 인증을 추적하고, 지속적인 직원 개발 기회를 제공합니다.

HR 분석 및 보고

HRIS 소프트웨어는 HR 데이터를 중앙 집중화하여, 인력 트렌드 분석, 직원 참여도 측정, 핵심성과지표 추적을 위한 보고 도구를 제공합니다. 일부 시스템은 실시간 대시보드와 예측 분석 기능을 제공하여 데이터 기반 의사결정을 지원합니다.

복리후생 관리

HRIS는 자격 요건을 추적하고 보험사와 통합하여 직원 복리후생 관리를 단순화합니다. 직원은 셀프 서비스 포털을 통해 복리후생 옵션을 확인하여, 선택하고, 개인정보를 직접 업데이트할 수 있습니다.

HRIS 인증은 인사 관리 정보 시스템을 관리하고 최적화하는 전문 역량을 공식적으로 입증하는 자격 증명입니다. 인증마다 세부 내용은 다르지만, 대부분 시스템 관리, 데이터 관리, HR 분석, 프로세스 자동화와 같은 핵심 영역을 다룹니다. HRIS 인증을 취득하면 인사 기술을 구성, 구현, 활용하여 인력 관리와 HR 운영 효율성을 향상하는 데 필요한 전문 지식을 보유하고 있음을 증명할 수 있습니다.

이 인증은 소프트웨어 공급업체나 업계 기관에서 제공하며, 특정 플랫폼 중심 또는 HRIS 전반의 역량을 다루는 형태로 구성됩니다. HRIS 인증을 보유하면 HR 전문가와 IT 전문가 모두 경력 경쟁력과 성장 가능성을 높일 수 있습니다.

HRIS는 다양한 기능을 제공하지만, 그중에서도 가장 큰 장점은 조직의 HR 운영을 현대화할 수 있는 역량입니다. HRIS는 HR 데이터를 중앙화하여 정보 접근성을 높이는 한편 업무 자동화를 통해 HR 전문가가 복잡한 워크플로우를 보다 효율적으로 유연하게 관리할 수 있도록 지원합니다.

HRIS의 이점

HRIS를 도입하면 HR 운영을 간소화하고 조직의 효율성을 높이는 다양한 이점을 얻을 수 있습니다. 주요 이점은 다음과 같습니다.

• 정확하고 접근하기 쉬운 데이터
  HRIS는 직원 정보를 통합 관리하여 모든 기록의 일관성을 유지합니다.
• 시간 효율성 향상
  반복 업무 자동화를 통해 HR 팀의 행정적 부담을 크게 줄입니다.
• 직원 경험 개선
  HRIS는 직원이 스스로 개인 정보 업데이트, 급여 명세 확인, 휴가 신청, 복리후생 등록 등을 할 수 있는 셀프 서비스 도구를 제공하여 직원 경험을 개선합니다.
• 규정 준수 용이성
  HRIS 솔루션은 변화하는 노동법 및 산업 규정 준수를 지원합니다.
• 보고 기능 개선
  통합 분석 및 보고 기능을 통해 인력 트렌드, 이직률, 채용 효율성, 성과 메트릭 등에 대한 인사이트를 제공합니다.
• 확장성 강화
  기업이 성장함에 따라 HR 요구도 함께 증가합니다. 클라우드 기반 HRIS는 인력 변화, 기업 확장 또는 비즈니스 우선순위 변화에 따라 유연하게 확장하거나 축소할 수 있는 유연성을 제공합니다.

HRIS의 과제

HRIS는 HR 운영을 크게 개선할 수 있습니다. 하지만 HRIS를 구현하고 관리하는 과정에는 몇 가지 과제가 존재합니다. 이러한 잠재적 문제를 조기에 해결하면 운영 중단 위험을 방지할 수 있습니다.

• 규정 준수
  HRIS는 기업이 노동법과 산업 규정을 준수하도록 지원하지만, 변화하는 법적 요구 사항에 대응할 수 있도록 세심한 관리가 필요합니다. 특히 글로벌 단위로 운영되는 조직에서는 이러한 관리가 더욱 중요합니다. 규정 준수 위험을 줄이기 위해 기업은 운영 지역의 법규에 맞춰 규정을 자동으로 업데이트하고, 내장된 규정 준수 추적 기능을 제공하는 HRIS를 선택해야 합니다.
• 보안 및 개인정보 보호
  HRIS에는 급여, 개인 정보, 성과 기록 등 민감한 정보가 포함됩니다. 보안이 제대로 설정되지 않으면 이러한 시스템은 데이터 유출이나 기타 형태의 무단 접근에 취약해질 수 있습니다. 포괄적인 사이버 보안 전략과 엄격한 사용자 접근 제어는 이러한 민감한 데이터와 그에 의존하는 사람들을 보호하는 데 도움이 됩니다.
• HRIS 전환 시 과제
  수작업 프로세스나 독립 실행형 HR 도구에서 통합 HRIS로 전환하는 과정은 복잡하고 시간이 많이 소요되며, 업무에 일시적인 혼선을 초래할 수 있습니다. 특히 클라우드 기반 시스템으로 이전할 경우 이러한 어려움이 더욱 커질 수 있습니다. 전환을 원활하게 진행하기 위해 기업은 단계적인 도입 방식을 적용하고, 기존 시스템과 효과적으로 통합될 수 있도록 HRIS 공급업체와 긴밀히 협력해야 합니다.

HRIS는 다양한 HR 기능을 단일 중앙화된 플랫폼으로 통합하여, 급여, 복리후생 관리, 근태 추적, 기타 HR 프로세스 전반에 걸쳐 데이터 플로우가 더 원활하게 이루어지도록 지원합니다. 기업은 여러 개의 분리된 시스템을 개별적으로 관리하는 대신, HRIS를 사용하여 직원 정보를 실시간으로 저장, 업데이트, 조회합니다.

신입사원이 온보딩될 때, 해당 직원의 정보는 한 번 입력되면 급여나 복리후생 등록과 같은 관련 모든 모듈에 자동으로 공유됩니다. 직원이 회사 내에서 승진, 급여 인상, 근무 일정 변경 등의 변화를 겪게 되면, 이러한 변경 사항은 중복 데이터 입력 없이 시스템 전체에 자동으로 반영됩니다. 셀프 서비스 포털이 포함된 HRIS 솔루션은 직원이 HR 담당자에게 문의하지 않고도 개인정보를 업데이트하고, 휴가를 신청하고, 주요 HR 문서를 열람할 수 있도록 지원합니다.

적합한 HRIS를 선택하는 것은 조직의 효율성, 규정 준수 그리고 장기적인 인력 전략에 영향을 미치는 중요한 결정입니다. 많은 선택지가 존재하기 때문에, 기업은 선택한 시스템이 현재의 운영 요구 사항과 향후 성장 계획 모두에 부합하는지 반드시 확인해야 합니다.

앞서 언급했듯이 HRIS의 주요 목적은 핵심 HR 기능을 현대화하는 것입니다. 이를 염두에 두고 HRIS를 평가할 때 고려해야 할 주요 요소는 다음과 같습니다.

• 확장성 및 유연성
  HRIS는 현재 인력 규모와 예상되는 성장을 모두 수용할 수 있어야 합니다. 클라우드 기반 시스템은 더 높은 확장성을 제공하여, 기업이 대규모 시스템 개편 없이 인력을 확충하거나 새로운 시장에 진입할 수 있도록 지원합니다. 구조 조정, 신규 사업부 설립, 해외 확장 등 조직의 변화를 처리할 수 있는 솔루션을 찾아야 합니다.
• 통합 기능
  HRIS는 기존 엔터프라이즈 시스템과 원활하게 통합되어야 합니다. 일반적으로 사용되는 비즈니스 애플리케이션과 사전 통합된 시스템은 구현 시간을 단축하고 데이터 사일로 발생을 방지합니다. 또한 시스템이 사용자 지정 워크플로우를 위한 API 기반 통합을 지원하는지 고려해야 합니다.
• 데이터 보안 및 규정 준수
  HRIS 플랫폼은 민감한 직원 데이터를 저장하므로, 보안은 최우선 과제입니다. 강력한 암호화, 역할 기반 접근 통제, 확립된 데이터 개인정보 보호 규제를 준수하는 시스템을 선택해야 합니다. 자동화된 규정 준수 추적 및 감사 로그 기능은 위험을 완화하고 관리하는 데 추가적인 도움을 줄 수 있습니다.
• 자동화 및 AI 기반 워크플로우를
  자동화는 수작업 HR 업무를 줄이고 오류를 최소화합니다. 고급 AI(인공 지능)에 기반한 자동화 워크플로우를 갖춘 시스템은 승인 절차를 처리하고, 생성형 AI를 활용해 보고서를 생성하고, 규정 준수 위험을 식별함으로써 HR 효율성을 높일 수 있습니다. 또한 AI 기능은 예측 분석을 지원하여 HR 리더가 보다 정보에 입각한 인력 관련 의사결정을 내릴 수 있도록 지원합니다.
• 사용자 경험 및 셀프 서비스 기능
  직관적인 인터페이스는 시스템 도입률을 높이고 교육 시간을 최소화합니다. 셀프 서비스 포털은 직원이 자신의 HR 여정을 보다 주도적으로 관리할 수 있도록 지원합니다. 또한 모바일 접근성을 제공하는 시스템은 직원과 관리자가 언제 어디서나 HR 기능에 접근할 수 있도록 지원합니다.
• 지속적인 지원 및 벤더 신뢰성
  지원이 잘 구축된 HRIS는 원활한 구현과 장기적인 시스템 안정성을 보장합니다. 벤더는 전담 고객 지원, 정기 업데이트, 교육 자원을 제공하여 조직이 시스템의 가치를 극대화할 수 있도록 지원해야 합니다. 기업은 벤더 실적, 대응 속도, 제품 개선에 대한 지속적인 투자 의지를 평가해야 합니다.

HRIS를 비즈니스에 도입하는 것은 HR 운영에 효과적인 디지털 전환을 적용하기 위한 중요한 단계입니다. 그러나 성공적인 구축을 위해서는 세심한 계획이 필요합니다. 원활한 전환을 위해 HRIS를 구현할 때는 다음 단계를 고려해야 합니다.

1. 목표와 요구 사항을 정의
   HRIS가 해결해야 하는 주요 과제를 파악하는 것부터 시작합니다. 인력 규모, 규정 준수 요구 사항, 통합 요건, 비즈니스 성장 예측 등을 고려해야 합니다. 조직의 요구 사항을 명확히 이해하면 시스템 선택과 구현 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다.
2. 경영진의 지지 확보
   예산 승인을 받고 전사적 도입을 촉진하기 위해서는 경영진의 지원이 필수입니다. 효율성 향상, 규정 준수 강화, 장기적인 ROI(투자 수익률) 개선을 강조하는 강력한 비즈니스 케이스를 제시해야 합니다.
3. 구현 팀 구성
   HR, IT, 재무 및 기타 관련 부서의 구성원들로 구성된 교차 기능 팀을 구성합니다. 명확한 역할과 책임을 부여하고, 팀이 데이터 마이그레이션, 보안 조치, 시스템 구성 등을 관리할 전문성을 갖추도록 해야 합니다.
4. 적합한 HRIS 선택
   기업의 요구 사항을 기반으로 HRIS 솔루션을 평가합니다. 선택한 시스템이 비즈니스 목표에 부합하고 향후 인력 확장을 지원할 수 있는지 확인해야 합니다.
5. 데이터 마이그레이션 준비
   마이그레이션 전에 기존 HR 데이터를 정리하고 표준화하면 오류와 불일치를 방지할 수 있습니다. 직원 기록, 급여 정보, 규정 준수 문서 및 기타 관련 데이터를 정확하게 이전할 수 있도록 마이그레이션 계획을 수립해야 합니다.
6. 보안 및 규정 준수 설정 구성
   HRIS가 산업별 데이터 보호 규정을 충족하는지 확인해야 합니다. 민감한 직원 정보를 보호하기 위해 보안 조치를 시행하고 정기적인 시스템 감사를 수행해야 합니다.
7. 전체 배포 전 테스트 수행
   조직은 파일럿 테스트를 통해 시스템 결함과 사용성 문제를 사전에 식별할 수 있습니다. 급여 처리, 복리후생 등록, 직원 셀프 서비스 기능 등의 테스트 시나리오를 실행하여 시스템의 정확성과 가용성을 검증해야 합니다.
8. 직원 및 HR 팀 교육
   직원이 HRIS 사용 방법을 이해하지 못하면 시스템 도입에 거부감을 느낄 수 있습니다. 직원과 HR 전문가가 새 시스템을 쉽게 익히고 활용할 수 있도록 상호작용형 학습 세션, 사용자 가이드, 지속적인 지원 자료를 제공해야 합니다.
9. 성과 모니터링 및 지속적인 최적화
   HRIS가 실제로 운영되면, 시스템 성능을 정기적으로 추적하고 사용자 피드백을 수집해야 합니다. 지속적으로 업데이트하고 개선하면 시스템이 변화는 비즈니스 요구 맞춰 발전하는 데 도움이 됩니다.

현대적인 HRIS는 운영을 간소화하고 인력 데이터를 중앙화하며 직원 경험을 향상합니다. ServiceNow는 이러한 기능을 넘어, 지능형 자동화, 원활한 통합, AI 기반 인사이트를 통해 HR 서비스를 최적화하고자 하는 기업에 강력한 솔루션을 제공합니다. Now Platform®은 통합된 인적 자원 관리 접근 방식을 제공하여 조직이 효율성을 높이고, 규정 준수를 보장하고, 직원의 전체 여정을 지원할 수 있도록 합니다.

ServiceNow HR 서비스 제공은 셀프 서비스 도구, 자동화 워크플로우, AI 지원을 갖춘 중앙화된 직원 서비스 경험을 제공함으로써 이러한 기능을 확장합니다. 직원 센터는 여러 부서에 걸친 HR 서비스 접근을 단순화하는 한편 직원 여정 관리는 직원과 관리자가 경력 전환을 원활하게 관리할 수 있도록 지원합니다. Case and Knowledge Management는 HR 팀이 프로세스를 표준화하고 신속하고 정확한 지원을 제공할 수 있도록 돕습니다. 문제 자동 해결은 AI를 활용하여 반복적인 HR 문의를 효율적으로 처리합니다. 그러나 그것은 시작에 불과합니다.

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