Um sistema de gestão de recursos humanos é um conjunto de ferramentas de software desenvolvido para auxiliar funcionários e profissionais de RH, oferecendo suporte às principais funções de RH.
Seja qual for o seu negócio ou o produto ou serviço que você oferece, seu sucesso depende dos seus funcionários. É por meio das habilidades, do compromisso e das informações de sua força de trabalho que você consegue se conectar com os clientes e lidar com os obstáculos entre você e o sucesso. Os departamentos de recursos humanos existem para ajudar organizações de todos os tipos a apoiar melhor as pessoas que são a base da empresa.
Infelizmente, as mudanças na dinâmica de negócios e a crescente necessidade de dimensionar as funções de RH à medida que as organizações crescem criam ambientes de RH cada vez mais complexos. O sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) certo pode ajudar a garantir que sua força de trabalho tenha o suporte necessário para permanecer comprometida, produtiva e satisfeita diante das expectativas em evolução. Ao introduzir ferramentas de colaboração aprimoradas, painéis de dados centralizados e recursos avançados de automação de fluxo de trabalho, o HRMS otimiza a gestão de RH para colocar o sucesso dos funcionários no centro e em primeiro lugar.
Conforme mencionado acima, o HRMS dá suporte e expande a funcionalidade do RH. Em muitos casos, isso é possível graças aos recursos de automação do sistema.
Ao automatizar de maneira inteligente muitos processos essenciais de RH, as soluções HRMS capacitam os profissionais de RH a lidarem com mais eficiência com tarefas críticas e, ao mesmo tempo, concentrarem a maior parte de sua atenção em questões estratégicas. Os recursos de autoatendimento também ajudam a aliviar os departamentos de RH sobrecarregados, permitindo que os funcionários assumam um controle mais direto de suas funções de RH.
Muitas soluções de HRMS também funcionam como plataformas centralizadas por meio das quais todas as comunicações e análises de RH podem operar. Elas ajudam a otimizar a colaboração RH/funcionário, fornecem às organizações um melhor monitoramento de funcionários e extraem dados de RH armazenados para criar relatórios sofisticados com o toque de um botão.
Simplificando, a automação de RH libera o departamento das demandas de tarefas manuais e repetitivas, enquanto ferramentas adicionais de suporte de RH permitem que você tenha um controle mais firme de como seus funcionários são gerenciados. Com o HRMS, as empresas percebem melhorias em toda a administração, ganhando vantagens competitivas, economizando dinheiro, priorizando tarefas de RH com mais eficiência e melhorando as métricas dos funcionários ao longo do tempo.
As soluções HRMS mais eficientes abordam quase todos os aspectos da funcionalidade de RH, incluindo a análise de funcionários. Como tal, às vezes elas são equiparadas aos sistemas de informações de recursos humanos (HRIS). Mas, embora possa haver alguma sobreposição entre os dois, HRMS e HRIS não são estritamente sinônimos.
As soluções HRIS são desenvolvidas especificamente para acompanhamento e organização de informações dos funcionários, como nomes, benefícios salariais, números de previdência social, avaliações e muito mais. O HRIS ajuda a garantir a precisão da manutenção de registros e da geração de relatórios.
As soluções HRMS ajudam a gerenciar as funções dos funcionários, como recrutamento, integração, gestão de talentos, experiência do funcionário, e muito mais. Os principais sistemas de gestão de RH também incluem opções de gestão de dados, análise e geração de relatórios, criando sobreposição com a funcionalidade de HRIS.
O HRMS e o HRIS operam em conjunto e, muitas vezes, os provedores combinam os dois como um único serviço de RH.
Em resposta à crescente necessidade de um suporte de RH mais abrangente, existem muitas opções de HRMS disponíveis atualmente, oferecendo funcionalidades básicas semelhantes. Essas áreas incluem:
Uma grande responsabilidade no RH é garantir que os funcionários tenham o apoio, o reconhecimento e os recursos necessários para permanecer totalmente comprometidos. No HRMS, o compromisso com o funcionário promove conexões positivas entre os funcionários e a liderança e oferece soluções para adquirir treinamento adicional, criar relacionamentos com o mentor, gerenciar programas de reconhecimento e muito mais.
Em conjunto com o compromisso com o funcionário, a experiência do funcionário leva em conta os benefícios, a acessibilidade aos recursos, as opções de feedback e a transparência do local de trabalho para proporcionar à sua força de trabalho maior satisfação em seus empregos. Ao mesmo tempo, o RH pode aplicar dados e aprendizados de HRMS em tempo real para identificar e eliminar problemas que podem afetar negativamente a experiência do funcionário.
A gestão da folha de pagamento é uma parte complexa, mas essencial, dos recursos humanos, que vai muito além do simples envio de pagamentos. O HRMS automatiza muitos aspectos da folha de pagamento, incluindo o cálculo de rendimentos, a retenção de deduções, a facilitação de depósitos diretos e o acesso fácil dos funcionários à documentação de pagamento (como demonstrativos de salário) sem precisar solicitar ajuda ao departamento de RH.
Os processos de RH precisam ser exatos e oportunos para que possam apoiar efetivamente as metas da empresa. Ao mesmo tempo, espera-se que esses processos permaneçam dentro dos orçamentos estabelecidos. No HRMS, a automação elimina muitos dos gargalos que podem atrasar os processos de RH para uma localização. Da mesma forma, o erro humano não é um problema. A otimização de processos cria uma solução eficiente e econômica e é a principal funcionalidade do HRMS.
A funcionalidade de gestão de talentos está relacionada ao recrutamento e desenvolvimento de candidatos interessados em posições dentro da empresa. Ela se aplica não apenas a contratações externas, mas também aos funcionários atuais que fazem indicações de colegas ou que se candidatam a outras posições dentro da organização. As soluções de gestão de talentos podem incluir tudo o que está associado a recrutamento, contratação, integração e movimentação interna.
O RH existe para ajudar os funcionários a se esforçarem ao máximo. No HRMS, a gestão da força de trabalho ajuda a rastrear e otimizar o desenvolvimento dos funcionários e fornece aos gerentes informações mais claras sobre o horário e a frequência disponibilizando uma plataforma para realização e revisão das avaliações de funcionários. A gestão da força de trabalho também se relaciona diretamente com o registro de incidentes, planejamento de remuneração, políticas de férias e folga e gestão de objetivos. Essa área se estende até mesmo à gestão da força de trabalho temporária, ajudando a gerenciar funcionários que não trabalham em tempo integral, como estagiários e prestadores de serviços.
Dependendo do provedor, nem todos os HRMS oferecem as mesmas ferramentas ou recursos. Para ajudar a garantir que sua empresa tenha o que precisa para dar suporte à força de trabalho, considere priorizar os seguintes recursos essenciais ao analisar possíveis soluções HRMS:
As ferramentas de HRMS facilitam a precisão de remuneração e benefícios, fornecendo recursos que os departamentos de RH podem usar para configurar e rastrear a elegibilidade e colaborar com os provedores para estabelecer planos e fazer pagamentos.
Uma plataforma HRMS centralizada pode ser configurada para incluir portais do funcionário, nos quais os funcionários podem acessar os próprios dados, atualizar informações, gerenciar benefícios, encontrar respostas para perguntas comuns, solicitar suporte e muito mais.
Outro benefício de centralizar a gestão de RH é coletar todos os dados relevantes em um único local, tornando a análise e a geração de relatórios um processo muito mais simples. As principais soluções de HRMS vão além, ajudando os profissionais de RH a estabelecer KPIs e métricas de funcionários, criar painéis financeiros, rastrear dados operacionais e garantir total transparência nos processos de RH. Isso também pode ajudar a promover a conformidade regulatória.
Os funcionários ficam mais felizes e produtivos quando estão desenvolvendo seus conjuntos de habilidades. No HRMS, as ferramentas de gestão de aprendizagem reúnem os cursos disponíveis, os testes e as opções de certificação, além de possibilitar a definição e o acompanhamento do treinamento de conformidade.
As ferramentas de planejamento da força de trabalho são cruciais para entender e preparar seus funcionários para cenários atuais e futuros. Elas incluem previsão e orçamento, estabelecimento de prioridades de recrutamento, identificação de lacunas de habilidades e muito mais.
Os silos de dados no RH podem ser extremamente prejudiciais, dificultando a localização e a recuperação de informações vitais dos funcionários. Centralizar os registros por meio do HRMS cria uma única fonte da verdade para manutenção dos dados dos funcionários. Isso melhora a eficácia da geração de relatórios, da auditoria e do acompanhamento de conformidade, reduzindo também muitos dos custos associados a cada um deles.
As soluções HRMS geralmente oferecem às empresas um controle melhor sobre a gestão de recompensas de funcionários. Bônus, comissões de vendas, pagamento de horas extras etc. podem ser todos tratados dentro do HRMS, considerando também quaisquer impostos ou outras deduções.
Um HRMS centralizado deve ser facilmente acessível para usuários de todos os níveis de habilidade tecnológica. Além disso, os usuários devem ser capazes de personalizar seus próprios painéis para incluir as informações mais relevantes e estabelecer notificações baseadas em funções. Quanto mais intuitiva for a interface, maiores serão as taxas de adoção do HRMS.
As opções de HRMS fornecem ferramentas para criar e publicar descrições de cargos, gerenciar currículos, acompanhar candidatos, realizar verificações de histórico e orientar novas contratações por meio do processo de integração. Quando a nova contratação estiver posicionada, as ferramentas de HRMS poderão complementar a gestão de desempenho e metas e os testes de competência.
As soluções HRMS fornecem ferramentas para programar funcionários de acordo com a disponibilidade e outras variáveis. Os recursos automatizados permitem que as solicitações de folga sejam processadas instantaneamente, os saldos de folga sejam atualizados em tempo real e o registro de horas possa ser integrado diretamente à folha de pagamento.
Em conjunto e aplicadas da maneira correta, essas funcionalidades têm o potencial de melhorar significativamente seus negócios. As principais vantagens do HRMS incluem:
- Melhoria das informações de dados de RH
- Eficiência otimizada do processo
- Gestão aprimorada de horários de RH
- Melhoria da experiência e do compromisso com o funcionário
- Redução dos custos de back-end
- Melhoria na conformidade regulatória
- Melhor implantação e acompanhamento da força de trabalho
- Recrutamento e integração mais rápidos e eficazes
O HRMS certo pode fazer uma grande diferença na forma como você apoia e administra as funções de RH em toda a sua organização. Mas, para que a gestão de recursos humanos seja realmente eficaz, deve capacitar os funcionários com os recursos e serviços de RH de que necessitam, exatamente quando precisam.
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