Desde a navegação por fluxos de trabalho desconhecidos e políticas da empresa até o ajuste a uma cultura de local de trabalho diferente, iniciar um novo trabalho pode ser uma experiência assustadora. E, para o departamento de recursos humanos (RH) e os líderes da empresa, conseguir novas contratações totalmente integradas, produtivas e em conformidade com os requisitos legais pode ser igualmente exigente.
O processo de integração de funcionários oferece uma abordagem estruturada para lidar com esses desafios. Ao oferecer um plano abrangente de adaptação das novas contratações, as empresas fornecem uma positiva e impactante experiência do funcionário, com o objetivo de definir o tom certo para toda a jornada do funcionário.
Quase todas as empresas de cada setor incorporam alguma forma de procedimento de integração, mas as especificidades do processo de integração naturalmente diferem de uma organização para outra. O que permanece consistente é a importância de ter um processo de integração eficaz capaz de acelerar rapidamente as novas contratações, não apenas em termos de produtividade, mas também em relação à cultura e aos valores da empresa.
Com exceção dos processos de contratação e entrevista, a integração é o primeiro contato que uma pessoa recém-contratada tem com sua empresa. Mais do que isso, é a primeira interação que eles têm como funcionários de fato.
Essa primeira impressão é essencial; se a experiência não atender às expectativas do profissional, ou se o processo de integração for confuso, desorganizado ou se não houver um cronograma ou procedimento formais, esse tom negativo pode contaminar todo o período de contratação. Por outro lado, um processo de integração eficaz ajuda seu novo funcionário a se acomodar no trabalho, a entender e a se sentir à vontade com a cultura da empresa, a estabelecer relações benéficas e a esclarecer seus objetivos e expectativas.
Por fim, um processo de integração otimizado reduz a carga de trabalho do RH ao integrar novos funcionários, permitindo que esse departamento essencial se concentre mais em outras tarefas.
Existem muitos detalhes envolvidos no processo de integração. Para entender melhor e definir tudo o que está envolvido, muitas organizações adotaram a estrutura dos “5 Cs”. Este modelo descreve cinco áreas essenciais que contribuem para um processo de integração eficaz
A conformidade envolve a conclusão das tarefas legais e administrativas necessárias ao integrar uma nova contratação. Isso inclui o processamento de documentos, a configuração de selos de segurança, o provisionamento de equipamentos essenciais e o esboço das políticas da empresa. Mesmo as empresas sem um programa formal de integração devem garantir a conformidade para operar legalmente. Independentemente disso, muitas organizações perdem oportunidades de causar uma excelente primeira impressão, concentrando-se no primeiro dia exclusivamente em formulários e logística.
O esclarecimento garante que os novos funcionários tenham uma sólida compreensão de suas funções, responsabilidades e expectativas de desempenho. As novas contratações precisam saber o que se espera deles e como navegar pelas regras e políticas da empresa. Fornecer essa clareza pode ser difícil, especialmente quando os gerentes estão ocupados e não conseguem responder a perguntas frequentes.
Confiança refere-se ao nível de garantia que os novos funcionários têm sobre a possibilidade de sucesso. Embora a confiança seja um estado de espírito, as empresas podem influenciá-la criando experiências de integração que motivam, em vez de sobrecarregar. Um ambiente que destaca o valor dos novos contratados e os capacita a compartilhar suas perspectivas únicas pode aumentar o desempenho e a retenção. Construir confiança desde o início prepara o ambiente para uma experiência positiva e de longo prazo para os funcionários.
Desenvolver conexões significativas possibilita que os novos contratados se sintam integrados à equipe e à organização. Quando os funcionários se sentem conectados com seus colegas e gerentes, eles têm mais probabilidade de interagir, buscar ajuda e contribuir ativamente. Simplificando, relacionamentos próximos no trabalho melhoram a satisfação e os níveis do compromisso dos funcionários. A integração deve priorizar atividades de construção de relacionamentos, pessoalmente ou virtualmente, para evitar sentimentos de isolamento e promover um senso de comunidade.
O período de integração é crítico para compartilhar a cultura da empresa com histórias, rituais e reuniões com a liderança. Também é uma oportunidade para moldar e refinar a cultura à medida que novas contratações trazem novas perspectivas. Oferecer recursos sobre cultura e criar canais para feedback garante que os novos contratados se sintam integrados e possam contribuir para moldar o futuro da organização.
Não há um processo único e padronizado para todas as empresas em todos os setores e mercados. Em vez disso, as empresas têm a tarefa de desenvolver um processo de integração que atenda às necessidades específicas delas e às necessidades dos novos contratados. Ainda assim, o processo muitas vezes segue um caminho generalizado. Esse caminho inclui as seguintes fases:
O processo de integração começa exatamente onde termina o processo de contratação, com o potencial contratado aceitando formalmente a oferta de emprego. Quando o novo funcionário se compromete a entrar na sua equipe, agora é responsabilidade do gerente de contratação notificar o departamento de RH sobre a contratação, definir uma data de início junto com o funcionário e providenciar uma carta de oferta para que o funcionário assine e devolva.
O RH é então responsável por garantir que o novo funcionário receba todos os formulários e documentação relevantes explicando os termos da contratação.
Muitas vezes, as organizações enfrentam vários obstáculos ao integrar novos funcionários. Os esforços para fazer com que eles se sintam bem-vindos, confiantes e rapidamente produtivos podem ser afetados por um processo de integração desorganizado ou inconsistente. Para garantir uma integração eficaz, o RH deve trabalhar junto com equipes de aprendizado e desenvolvimento, chefes de departamento e outras partes interessadas para criar modelos baseados em funções. Em seguida, os gerentes podem usar esses modelos para criar planos de integração específicos do funcionário.
Depois de resolver a maioria das tarefas importantes de governança nos primeiros um ou dois dias, a gerência pode dedicar a maior parte do restante da primeira semana para ajudar o recém-contratado a se adaptar à função e à empresa. Depois de aproximadamente uma semana de trabalho, o gerente do funcionário deve agendar uma reunião com ele para perguntar sobre ideias, feedback ou perguntas.
Neste ponto, o RH deve verificar se o funcionário recebeu e preencheu todos os formulários e documentação necessários e se tem acesso a todos os recursos necessários para que ele tenha um desempenho produtivo.
Com o funcionário agora se estabelecendo na nova função dentro da empresa e desenvolvendo uma rotina de trabalho, a gerência agora deve ser capaz de avaliar a qualidade do trabalho do funcionário. Marque uma reunião com o funcionário para discutir métricas de desempenho relevantes, fornecer feedback, abordar quaisquer questões e responder a quaisquer preocupações que ele possa ter.
Nessa fase, é importante estabelecer um hábito de melhoria contínua. Em vez de permitir que o funcionário se sinta confortável demais com sua tarefa já familiar, faça com que ele cresça ainda mais. Inscreva-o em cursos de treinamento mais avançados sempre que possível e que seja apropriado, e apoie-o na busca por opções de ensino relevantes para o mercado de trabalho.
Depois de três meses, o funcionário deve se sentir confortável com suas tarefas, entender suas métricas de desempenho, estar familiarizado com a cultura e os valores da empresa e saber como trabalhar com seus gerentes e membros da equipe. Nesse ponto, muitas organizações sentem que o processo de integração chegou ao fim.
Para definir esse marco, agende uma reunião com o funcionário para verificar seu progresso e reunir mais feedback. Depois de passar pelo processo de integração, esses funcionários provavelmente terão percepções valiosas que podem ajudar você a refinar e melhorar o processo para futuras contratações. Algumas organizações também preferem agendar uma reunião de recapitulação e revisão após seis meses, para concluir o processo de integração.
Quando a orientação individual não é uma possibilidade, sessões especiais de treinamento em grupo podem ser igualmente eficazes. Muitas vezes conduzidas por especialistas externos ou especialistas internos comprovados, os treinamentos formais podem proporcionar aos funcionários informações detalhadas sobre habilidades ou áreas de conhecimento específicas. Esses treinamentos oferecem experiência profunda, expõem os funcionários a diversas perspectivas e atendem a necessidades específicas de desenvolvimento.
Também é importante observar que a integração é tão importante para os funcionários remotos quanto para os funcionários internos. Ao contratar funcionários que talvez não trabalhem no escritório, certifique-se de que eles tenham recebido todo o hardware necessário e agende videoconferências para abordar políticas importantes, alinhar metas e realizar apresentações com a liderança e os membros da equipe. Durante os primeiros dias de contratação, certifique-se de que alguém esteja on-line e disponível para responder perguntas de novos funcionários à medida que elas surgirem.
O trabalho remoto cria vários obstáculos em potencial, particularmente no que diz respeito aos aspectos sociais e interpessoais da cultura da empresa. Liderança, RH e membros da equipe provavelmente terão que se esforçar mais para garantir que o novo funcionário se sinta parte da equipe.
Em sua essência, a integração eficaz é uma estratégia para preparar o funcionário para uma experiência positiva, benéfica e de longo prazo. Porém, embora essa descrição possa parecer simples, na verdade, é um processo complexo e integrado que depende da colaboração de toda a empresa. Mais especificamente, as equipes de tecnologia da informação (TI) e os departamentos de RH devem trabalhar juntos para garantir que a integração de funcionários forneça a cada profissional recém-contratado tudo o que ele precisa para fazer a transição e se tornar um membro estabelecido e produtivo na equipe.
Estas são as cinco etapas para promover parcerias positivas entre TI e RH na integração de funcionários:
Para terem sucesso, as estratégias para o ambiente de trabalho precisam de uma mudança cultural entre TI, RH e instalações. O ideal é definir novas habilidades e talentos em conjunto com equipes de estruturação para incentivar a ideação e aprimorar os fluxos de trabalho entre as equipes.
Você precisará aumentar seu nível de desempenho, talento e responsabilidades nos serviços compartilhados. As organizações estão reprojetando modelos descentralizados de prestação de serviços para promover melhores relacionamentos de trabalho e criar alinhamento com os objetivos de experiência. O escopo da “capacitação de pessoas” também está ultrapassando as atividades de transação de rotina.
A transformação do local de trabalho é uma combinação de tecnologia, talento e mudança. As empresas devem treinar e capacitar uma equipe que supervisiona a tecnologia para implementar com sucesso a nova tecnologia. As equipes de ciência de dados e outras equipes com habilidades mais profundas estão sendo consistentemente adicionadas à TI para focarem, não apenas na interface do usuário, mas na maneira como a tecnologia faz com que as pessoas se sintam. O foco na arquitetura de software, aplicações e sistemas de RH para dispositivos móveis cria um componente conectivo no local de trabalho e, portanto, na experiência de integração de funcionários.
As empresas estão gradualmente adotando soluções baseadas em nuvem, em conjunto com outras tecnologias, para fornecer sistemas digitais de nível empresarial. Para a TI e o RH, cada vez mais será prioridade garantir que as tecnologias não apenas resolvam os problemas de negócios, mas também atendam às expectativas dos funcionários durante o processo de integração.
A integração pode ser um processo difícil e confuso para novos funcionários. Ao mesmo tempo, essas novas contratações não querem parecer confusas ou carentes, por isso, às vezes hesitarão em fazer perguntas aos seus gerentes ou a outros membros da equipe.
As opções de autoatendimento para funcionários, oferecidas por meio de uma plataforma de experiência digital unificada, podem apresentar soluções consistentes e fáceis de acessar para as perguntas mais comuns dos funcionários. Essa unificação traz várias vantagens em relação a sites dispersos, linhas diretas, portais e outros canais que tradicionalmente atendem aos novos funcionários, pois oferece uma experiência de RH mais uniforme e um único local onde os funcionários podem encontrar soluções para suas necessidades.
A automação é uma parte essencial para melhorar a experiência de integração, melhorar a precisão dos dados, aumentar a eficiência e estabelecer fluxos de trabalho vitais, ao mesmo tempo em que reduz erros. Ainda assim, automatizar tarefas e atender a consultas individuais não são as únicas etapas para transformar a experiência de integração de funcionários.
Mais do que em qualquer outro momento, o período de integração tem o potencial de definir o tom da relação entre o funcionário e a empresa. O RH e a TI podem se unir para redefinir esses momentos de grande impacto durante a integração, oferecendo um processo positivo e centrado na experiência do funcionário, apoiado pela automação e outras tecnologias relevantes.
Nenhum funcionário recém-contratado entende completamente todos os aspectos do seu cargo ou suas responsabilidades no primeiro dia de trabalho; ele aprende à medida que trabalha e melhora à medida que aprende. Da mesma forma, a colaboração entre RH e TI para melhorar a integração de funcionários deve ser um processo contínuo e iterativo.
Para garantir uma tendência crescente, defina canais de feedback em que os funcionários novos e antigos podem compartilhar preocupações e dar sugestões. De simples pesquisas de satisfação a fóruns ativos, essas opções ajudam a garantir que você tenha as informações necessárias para otimizar a experiência de integração.
A integração não precisa ser um processo difícil. Aqui estão várias empresas que criaram soluções eficazes de integração:
A Asurion revela potencial tecnológico para mais de 300 milhões de pessoas em todo o mundo através de uma gama de serviços altamente qualificados. Ela opera num mercado de trabalho incrivelmente competitivo. Para atrair e reter talentos, ela deve investir em excelentes equipes de recrutamento e trabalhar para enfatizar a importância de oferecer experiências extraordinárias para novos contratados com o processo de integração.
A Asurion escolheu o Enterprise Onboarding and Transitions da ServiceNow para atender a essas necessidades. Fornecemos à Asurion uma central de serviços ao funcionário centralizada que oferece aos gerentes de contratação check-lists intuitivas de integração, ajuda a gerenciar e atribuir tarefas e distribui conteúdo direcionado para recém-contratados. Novos funcionários podem acessar opções de autoatendimento para encontrar soluções para problemas comuns.
Nossa própria equipe de RH usa a solução Prestação de serviços de RH da ServiceNow. Queremos oferecer aos nossos funcionários uma experiência excelente, pois sabemos que a integração positiva cria um forte vínculo entre nossos funcionários e a empresa. Com o Enterprise Onboarding and Transitions da ServiceNow, migramos do trabalho manual para sistemas automatizados, o que nos permitiu acelerar e simplificar nossos processos de integração.
Agora a integração não é apenas mais eficiente; é mais rápida. A nova experiência de contratação foi reduzida de três dias para algumas horas, o que permite que os novos funcionários tenham tudo o que precisam desde o início, para que possam se adaptar mais rapidamente aos primeiros dias de ansiedade e se tornarem colaboradores confiantes e experientes.
O Enterprise Onboarding and Transitions da ServiceNow é um poderoso projeto para trazer novas contratações para sua organização. Os benefícios do Enterprise Onboarding incluem:
- Aprimoramento da experiência do funcionário
Um processo de integração otimizado tem um impacto significativo na percepção de um novo funcionário sobre sua empresa. Ao proporcionar uma experiência acolhedora e envolvente, a integração empresarial ajuda os novos funcionários a se sentirem valorizados e bem preparados.
- Maior produtividade em toda a empresa
Quando novos funcionários recebem as ferramentas, os recursos e o treinamento de que precisam desde o primeiro dia, eles podem contribuir para suas funções mais rapidamente. O Enterprise Onboarding reduz o tempo de inatividade e acelera o tempo para produtividade.
- Crie para os momentos que importam
O Enterprise Onboarding permite que você planeje intencionalmente os principais momentos da jornada de integração. De atividades de boas-vindas a sessões de feedback, todas as interações podem ser cuidadosamente planejadas para deixar uma impressão duradoura.
- Conteúdo direcionado
Entregar informações personalizadas é essencial para manter novos contratados engajados. O Enterprise Onboarding permite fornecer conteúdo relevante com base na função, no departamento ou no local do funcionário.
No centro da solução de integração da ServiceNow, estão seus poderosos recursos de automação. Baseada na ServiceNow AI Platform e apoiada pela melhor IA do setor, essa abordagem expande os benefícios tradicionais de integração. A automação de IA na integração possibilita:
- Oferecer uma integração de candidatos mais completa e abrangente
Antes mesmo de os funcionários começarem a trabalhar, a automação pode melhorar a integração de candidatos. Um processo de candidatura integrado e amigável reduz a ansiedade dos recém-contratados. Os candidatos podem preencher facilmente formulários, enviar documentos e receber atualizações através de um portal dedicado, tornando a transição mais fácil e interativa.
- Otimize os fluxos de trabalho
Fluxos de trabalho automatizados na integração de funcionários fornecem orientação clara para novos contratados, iluminam o caminho deles e os ajudam a concluir tarefas introdutórias essenciais. Depois que os funcionários ou representantes de RH tiverem cumprido suas responsabilidades, o sistema inicia facilmente as próximas etapas: gerenciar acompanhamentos, notificar as partes interessadas apropriadas e acompanhar o progresso automaticamente.
- Centralize e simplifique o trabalho burocrático
O trabalho burocrático manual pode sobrecarregar rapidamente novos funcionários, atrasando o processo de integração. A automação permite que os documentos sejam preenchidos, assinados eletronicamente e armazenados em uma única plataforma on-line, eliminando a necessidade de cópias físicas.
- Garanta a precisão e a conformidade
Manter a conformidade com os regulamentos locais e federais é fundamental. Os sistemas automatizados de integração reduzem o risco de erros, mantendo o controle de todos os formulários e tarefas necessários, garantindo que nada seja perdido. Check-lists integradas ajudam as equipes de RH a monitorar o progresso e manter a conformidade.
- Forneça informações completas para novos contratados
A automação ajuda a fornecer aos novos funcionários todas as informações necessárias para começar. Desde políticas da empresa e declarações de visão até metas específicas da função, tudo pode ser compartilhado por uma plataforma on-line centralizada.
- Gere relatórios criteriosos
O acompanhamento manual do processo de integração pode ser demorado e aumenta a probabilidade de erros. Os sistemas automatizados simplificam esse processo gerando relatórios em tempo real sobre o progresso de cada nova contratação. As equipes de RH podem facilmente ver quais tarefas foram concluídas e onde são necessários acompanhamentos, tornando o processo de integração totalmente transparente.
Não há como negar que a criação de um processo de integração que atenda às necessidades de novos contratados e da organização é uma tarefa desafiadora, especialmente para os departamentos de RH que precisam conciliar outras responsabilidades. No entanto, com as estratégias certas, as empresas podem garantir uma experiência de integração mais simples e eficiente, fundamental para o sucesso a longo prazo. Aqui estão algumas etapas importantes a serem consideradas:
A integração manual é demorada e propensa a erros, especialmente para equipes de RH já sobrecarregadas. Investir em um software de RH com recursos de integração pode simplificar o processo, pois ele automatiza tarefas de rotina e consolida recursos essenciais em um só lugar. Essa tecnologia não apenas reduz a carga administrativa, mas também melhora a experiência de integração de novos funcionários, garantindo que se sintam apoiados desde o início.
Os gerentes desempenham um papel fundamental na preparação de novos funcionários para suas funções e na definição de expectativas claras. A preparação adequada pode aumentar a confiança e o desempenho de uma nova contratação. Para dar suporte aos funcionários e prepará-los para o sucesso:
- Alinhe a descrição do trabalho e o plano de integração
Forneça aos novos contratados uma descrição detalhada do cargo, explicando as tarefas específicas, responsabilidades e expectativas de desempenho. Essa descrição deve servir como base para a experiência de integração e proporcionar um entendimento claro de qual é objetivo do trabalho deles.
- Transmissão de informações e insights essenciais
Comunique claramente o que se espera das novas contratações, como seu desempenho será medido e o que representa o sucesso em sua função. Explique a cultura da empresa com exemplos e ações para que eles saibam o que esperar do ambiente de trabalho.
- Estabelecer feedback e apoio contínuos
Agende verificações regulares para dar feedback, discutir o progresso e solucionar dúvidas ou preocupações. Essas sessões devem ser usadas para dar suporte a novos contratados, avaliar a eficácia do treinamento e ajustar o processo de integração conforme necessário.
A integração eficaz não termina após o primeiro dia e nem na primeira semana. Determine a duração do seu processo de integração; normalmente, essa duração é de pelo menos seis meses e, idealmente, até a conclusão do primeiro ano do funcionário. Planeje treinamento contínuo, verificações de desempenho e avaliações de progresso para manter os novos contratados envolvidos e apoiados.
O período entre a aceitação de uma oferta de vaga e a data de início do funcionário pode ser usado para preparar o cenário para um primeiro dia positivo. Crie uma check-list das tarefas administrativas que devem ser concluídas com antecipação. Envie um e-mail de boas-vindas com detalhes práticos, como data de início, código de vestimenta e o que esperar. Informe a equipe atual sobre a chegada da nova contratação para ajudá-la a se preparar para a transição.
Nenhum processo de integração é perfeito. Colete feedback dos novos contratados, identifique áreas de melhoria e ajuste sua abordagem conforme necessário. Este processo iterativo garante que seu processo de integração permaneça relevante e eficaz, além de demonstrar aos funcionários que a empresa está comprometida com a melhoria contínua. Não hesite em fazer mudanças que beneficiem novos contratados e a organização, seja ajustando módulos de treinamento ou refinando estratégias de comunicação.
A integração de novos funcionários às equipes é crucial para criar um senso de pertencimento. Os gerentes devem tomar medidas ativas para garantir que os novos contratados se sintam conectados em todo esse processo. Para facilitar essa integração:
- Organize atividades de formação de equipes
Agende atividades informais de formação de equipes, como coffee breaks virtuais ou almoços presenciais, para incentivar a interação e promover relacionamentos. Esses eventos ajudam os novos contratados a se sentirem mais confortáveis e engajados com os colegas.
- Coloque novos contratados com membros experientes
Atribua um mentor ou “amigo” que possa orientar o novo funcionário com a dinâmica de equipe e a cultura da empresa. Essa pessoa pode responder perguntas e ajudar o novo contratado a se sentir mais seguro durante a transição.
- Faça das reuniões um espaço seguro
Incentive os novos contratados a compartilhar ideias criando um ambiente acolhedor e não crítico. Enfatize o valor de novas perspectivas e convide-os a expressar suas opiniões. A segurança psicológica nas reuniões pode ajudar novos funcionários a contribuir antes.
Às vezes, apesar de você ter dado o seu melhor, a integração pode não ser tão eficaz quanto o planejado. Nesses casos, considere realizar uma reintegração para lidar com as lacunas e colocar os funcionários de volta no caminho certo. Aqui estão alguns cenários em que a reintegração pode ser útil:
- O funcionário apresenta baixo desempenho
Se um novo funcionário consistentemente tiver dificuldades de atender às expectativas ou se parece estar repetindo erros, revise com ele a descrição do trabalho, redefina as metas dele e forneça treinamento ou orientação adicionais.
- O funcionário não está motivado ou interessado
Indícios de desinteresse ou falta de entusiasmo podem indicar que o funcionário se sente sobrecarregado ou desconectado. A reintegração pode incluir suporte personalizado para estimular novamente seu interesse na função.
- O funcionário está confuso
Se um novo contratado ficar repetindo perguntas básicas sobre suas responsabilidades ou procedimentos da empresa, isso pode significar que ele não recebeu orientação inicial suficiente. Ofereça treinamento de atualização e esclareça quaisquer pontos de confusão.
- O funcionário fica isolado
Se um novo contratado parecer isolado ou tiver dificuldade em se conectar com a equipe, organize outras atividades de reunião de equipe e considere colocá-lo com um colega simpático para facilitar uma melhor integração.
A integração eficaz de funcionários é o primeiro e mais importante passo que você pode dar para garantir a produtividade, o engajamento e a retenção de longo prazo dos novos contratados. A Prestação de serviços de RH da ServiceNow simplifica esse processo, capacitando as organizações a automatizar tarefas administrativas, garantir a conformidade e fornecer uma experiência de integração coesa. Oriente os novos contratados por meio de um portal unificado e amigável. Use fluxos de trabalho automatizados para gerenciar a burocracia e o provisionamento. Veja exatamente onde os funcionários estão no processo por meio do acompanhamento de progresso em tempo real. E, com tudo isso, empregue soluções inteligentes e automação aprimorada por IA para manter tudo funcionando corretamente e avançando.
Comece a jornada do funcionário do jeito certo; faça uma demonstração da ServiceNow hoje mesmo! E, para mais informações sobre a integração eficaz com a ServiceNow, leia o Playbook de sucesso do serviço Enterprise Onboarding da ServiceNow.