La automatización de ventas consiste en utilizar software para automatizar las tareas de ventas, como la introducción de datos, el rastreo de clientes potenciales y la comunicación con los clientes, con el objetivo de mejorar la eficiencia y la precisión, y liberar a los equipos de ventas para que se centren en iniciativas más estratégicas.
El éxito de los equipos de ventas depende de su capacidad para entablar relaciones con clientes nuevos y recurrentes, detectar y captar oportunidades de venta, y suavizar las áreas de fricción que pueden detener el flujo de la venta. Es un trabajo a tiempo completo. Lamentablemente, muchos profesionales de ventas se ven obligados a dedicar incontables horas a tareas de apoyo simples y repetitivas, lo que reduce su disponibilidad y les impide centrarse en lo que realmente importa.
La automatización de ventas lo cambia todo.
La automatización de ventas es una solución transformadora diseñada para liberar al personal de ventas de las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo, como la introducción de datos, el rastreo de clientes potenciales y la programación. Al automatizar estas actividades rutinarias, el personal de ventas puede redirigir sus esfuerzos a interactuar con los clientes, desarrollar soluciones personalizadas y cerrar acuerdos. Al mismo tiempo, la automatización de los procesos de ventas contribuye a eliminar los riesgos asociados a al error humano y otras faltas de precisión. Este cambio de paradigma no solo aumenta la productividad y la eficiencia de los equipos de ventas, sino que también mejora la experiencia del cliente, lo que se traduce en relaciones más sólidas y en un mayor crecimiento del negocio.
Fundamentalmente, la automatización de ventas consiste en gestionar y optimizar los datos a lo largo del proceso de ventas. Desde la interacción inicial con el cliente hasta las etapas finales del cierre de un acuerdo, las tecnologías de automatización de ventas optimizan y mejoran cada paso con precisión e inteligencia. En este artículo, analizaremos más en detalle las funcionalidades principales de la automatización de ventas e ilustraremos cómo, durante el proceso, los datos sin procesar se transforman en información operativa y acciones automatizadas que potencian el trabajo del personal de ventas.
En el núcleo de la automatización de ventas se encuentra la actualización en tiempo real de los datos que desencadenan diversas actividades de ventas, como las llamadas realizadas, los correos electrónicos recibidos o el avance por el embudo de ventas. El software de administración de la relación con los clientes (CRM) suele desempeñar un papel clave en este proceso, ya que es la base de datos fundamental para organizar y priorizar la información de los clientes. Cada dato de las interacciones con los clientes, ya sean correos electrónicos, notas de reuniones o detalles de contratos, se captura y registra automáticamente. De este modo, los representantes de ventas tienen acceso a la información más actualizada, y se elimina la introducción manual de datos y el riesgo de pasar por alto novedades importantes.
La automatización de ventas no termina en la recopilación de datos, sino que también abarca la sincronización de la información en todas las herramientas y plataformas que utiliza el equipo de ventas. Esta capacidad es esencial para mantener la coherencia y la precisión de los datos de clientes en las diferentes soluciones de software, ya que garantiza que cualquier interacción en una plataforma se refleje inmediatamente en todas las demás. Esta sincronización no solo ahorra tiempo, sino que también evita que se pierdan oportunidades porque la información está obsoleta o aislada.
Con la llegada de la IA a la automatización de ventas, el alcance de la automatización se ha ampliado, y ahora incluye el análisis de datos para predecir los resultados de ventas e identificar las acciones de ventas óptimas. Los algoritmos de IA analizan los datos de los procesos de ventas en busca de patrones, tendencias y anomalías. Los análisis predictivos pueden alertar a los equipos de ventas sobre los acuerdos que corren riesgo de estancarse, para que intervengan cuando sea necesario. En el CRM, los equipos de ventas pueden ciertos parámetros para automatizar la supervisión del progreso de las negociaciones y detectar cuándo una negociación se desvía del curso esperado y requiere de intervención.
Entre los avances recientes en la automatización de ventas se encuentra la IA generativa (también llamada GenAI), que amplía la capacidad de las herramientas de ventas, desde el simple análisis de datos hasta la creación de nuevo contenido. Este tipo de IA puede, por ejemplo, redactar correos electrónicos, generar informes de ventas, realizar estudios de mercado e incluso elaborar discursos de venta. Además, la IA generativa puede resumir rápidamente el historial de una negociación, incluidas las interacciones clave, las metas, los comentarios del cliente, etc. Gracias a esto, los equipos de ventas pasan a tener una visión completa y concisa que les permite ponerse al día rápidamente de la situación, algo especialmente útil si no han participado en las etapas iniciales del acuerdo.
Automatizar tareas concretas del proceso de ventas es más complicado de lo que parece. Por ello, la tecnología de automatización de ventas cubre un amplio abanico de características que interactúan las unas con las otras para llevar a cabo acciones rutinarias, incrementar la eficiencia y mejorar el rendimiento de las ventas.
Las siguientes son algunas de las características más valiosas asociadas a la automatización de ventas:
Probablemente, la característica más primordial de la automatización de ventas sea la capacidad de recopilar y actualizar de forma eficiente los datos de los clientes. Hablamos de introducir automáticamente los datos del cliente, de modo que información como los datos de contacto o el historial de interacciones no tenga que introducirse manualmente. La automatización de la introducción de datos ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores, y garantiza que los equipos de ventas tengan información precisa y actualizada al alcance de la mano.
La gestión de oportunidades y clientes potenciales consiste en analizar y priorizar este tipo de clientes de forma eficaz antes de convertirlos en oportunidades. El software de automatización de ventas identifica y puntúa rápidamente a los clientes potenciales más prometedores, y rastrea el recorrido de cada uno de ellos a través del embudo de ventas. Una vez que un cliente potencial se convierte en una oportunidad, debe gestionarse a través de las distintas etapas del ciclo de ventas. Las herramientas de automatización de ventas son fundamentales en este proceso, ya que proporcionan información sobre las oportunidades que avanzan según lo esperado y señalan aquellas que no. Esto permite a los equipos de ventas actuar en consecuencia, bien intentando reconducir a los clientes, ajustando la oferta o abordando cuestiones concretas.
Hoy en día, los clientes esperan que les den una respuesta de inmediato cuando se ponen en contacto con una empresa, por mucho que el personal de ventas no esté siempre disponible. Elementos como la automatización del correo electrónico, los bots de chat o los sistemas de programación de citas permiten ampliar las capacidades de la automatización de ventas también a la comunicación. Con estas herramientas, es posible responder rápidamente a las consultas e interacciones de los clientes y mantener la comunicación incluso cuando el equipo de ventas está centrado en otras tareas.
Automatizar el registro de actividad y la creación de registros permite rastrear y registrar automáticamente todas las interacciones con un cliente potencial (desde los correos electrónicos enviados hasta las reuniones programadas). Esto proporciona información general y transparente sobre el proceso de ventas, lo que mejora la coordinación entre los miembros del equipo. Además, al crearse automáticamente registros de los nuevos clientes potenciales, es posible capturar información de gran valor para futuras interacciones.
A la vanguardia de la automatización de ventas se encuentra la integración de la IA para el análisis avanzado de datos y la gestión de la cartera de oportunidades. Las herramientas de IA analizan los datos de ventas para identificar tendencias, predecir resultados y recomendar acciones cuando existen desviaciones con respecto a los KPI esperados. Esta capacidad predictiva permite a los equipos de ventas abordar de forma proactiva los posibles problemas del proceso de ventas, lo que optimiza el proceso de ventas y mejora las posibilidades de cerrar acuerdos con éxito.
Gracias a la automatización de las ventas en los dispositivos móviles, los representantes de ventas pueden trabajar en las negociaciones incluso fuera de la oficina. Los comandos de voz y texto permiten introducir fácilmente los datos del cliente y completar tareas, lo que mejora la productividad y la capacidad de respuesta. La funcionalidad móvil garantiza aporta eficiencia y capacidad de conexión a los profesionales de ventas estén donde estén.
Pese a que todavía está en pleno proceso de evolución, la automatización de ventas ya se utiliza en casi todos los sectores y mercados. Esta adopción se ha visto acelerada todavía más por la gran capacidad de aplicación que tiene la automatización inteligente en el proceso de ventas. Son muchas las áreas que pueden beneficiarse de la automatización de ventas, entre las que destacan las siguientes:
La automatización de ventas transforma la manera que tienen las empresas de gestionar sus cuentas y contactos. El hecho de que los sistemas se actualicen automáticamente con cada interacción con el cliente permite a los equipos de ventas mantener los registros actualizados sin necesidad de invertir grandes cantidades de tiempo.
Por ejemplo, es posible recopilar los nuevos datos de contacto obtenidos por teléfono o correo electrónico, así como optimizar la visibilidad del historial de actividades y las comunicaciones con los clientes, entre muchas otras cosas. Este enfoque centralizado pone en manos de los profesionales de ventas toda la información que necesitan y propicia mayores niveles de personalización y eficacia en las interacciones con los clientes.
La automatización del proceso de captación de clientes permite a los equipos de ventas evaluar a los nuevos clientes potenciales de forma eficiente y asignar los más prometedores directamente al personal de ventas. Para evaluar el potencial de los posibles clientes obtenidos a través de las actividades de marketing se utilizan criterios predefinidos. Además, los correos electrónicos y los flujos de trabajo automatizados mantienen activa la interacción con esos clientes a medida que avanzan por el embudo de ventas. Este enfoque optimizado aumenta la probabilidad de conversión al centrar los esfuerzos en los clientes potenciales de gran valor, en lugar de invertir tiempo y esfuerzo en contactos con pocas probabilidades de convertirse en clientes reales.
La automatización de ventas también abarca el análisis conversacional, ya que permite convertir las llamadas de ventas en transcripciones que, además de permitir realizar búsquedas, ayudan a crear un registro documentado de las conversaciones con los clientes. Los representantes y responsables de ventas pueden revisar las conversaciones para identificar las necesidades de los clientes potenciales y las tendencias generales del mercado, todo sin necesidad de transcribir manualmente las llamadas.
Los responsables de ventas también pueden aprovechar esta característica para conocer el rendimiento de los representantes de ventas, además de utilizar el análisis de palabras clave para identificar las áreas donde hay que mejorar. En un nivel más personal, las conversaciones de ventas se pueden revisar individualmente para detectar las áreas específicas que podría tener que mejorar cada persona, por lo que el análisis conversacional también es en una herramienta muy valiosa para la formación.
Al automatizar la creación y entrega de presupuestos, los representantes de ventas pueden proporcionar a los clientes potenciales información precisa y oportuna sobre los precios. Esto no solo acelera el ciclo de ventas, sino que también mejora la experiencia del cliente, ya que se eliminan los retrasos innecesarios. Las soluciones de automatización se pueden configurar para tener en cuenta una serie de variables al seleccionar productos y servicios para un presupuesto, y el precio se puede calcular automáticamente para ofrecer un precio personalizado que se ajuste a las circunstancias específicas del cliente.
La automatización de ventas en combinación con la IA desempeña un papel fundamental en la previsión y el análisis del rendimiento. La supervisión en tiempo real del estado de la cartera de oportunidades y las recomendaciones basadas en IA ayudan a los líderes de ventas a identificar los acuerdos que están en riesgo y a diseñar estrategias para ceñirse a las previsiones. Esta capacidad predictiva permite realizar proyecciones de ingresos más precisas y tomar decisiones estratégicas.
Para las empresas que ofrecen productos o servicios con un modelo de suscripción, la automatización de ventas respalda todo el ciclo de vida, desde la venta hasta la renovación. Conecta el aspecto financiero, las operaciones y la experiencia del cliente, garantizando así un proceso de gestión de suscripciones fluido y eficiente.
La gestión del territorio es más eficiente gracias a la automatización de ventas, ya que permite a los responsables de ventas asignar los recursos de forma óptima en las diferentes regiones, teniendo en cuenta factores como el segmento del cliente y la especialidad del personal de ventas. Las herramientas de automatización de ventas analizan y planifican las regiones para garantizar una cobertura equitativa y eficaz que maximice los ingresos y mantenga el equilibrio a lo largo del año.
La automatización de ventas tiene muchos casos de uso, pero dependen en gran medida del tipo de soluciones de automatización que se utilicen. En pocas palabras, la automatización de ventas no siempre se utiliza de la misma manera, y disponer de una plataforma de automatización adecuada es imprescindible para optimizar al máximo los procesos y aumentar la eficiencia de una empresa. Estas plataformas permiten coordinar la automatización y la optimización, ya que mejoran la precisión de los datos, eliminan riesgos y crean una experiencia del cliente más fluida.
A continuación, se muestran varias funciones clave de la automatización de ventas y el papel que desempeñan en este ecosistema de automatización:
El software de automatización de ventas de primer nivel puede optimizar y automatizar varios flujos de trabajo, como el envío de presupuestos para su aprobación, la programación de citas y el seguimiento de los clientes potenciales. Al automatizar estas tareas, el software garantiza que las acciones se tomen de forma rápida y coherente, lo que puede repercutir significativamente en la velocidad y la eficacia del proceso de ventas general. Los recordatorios y notificaciones automatizados sirven como asistentes virtuales que mantienen a los equipos de ventas informados sobre las próximas tareas y plazos. La automatización del flujo de trabajo hace que el proceso de ventas avance sin interrupciones desde la oportunidad hasta llegar al servicio posventa y la facturación, pasando por el presupuesto, el pedido y la gestión logística. Por ello, la posibilidad de automatizar los flujos de trabajo marca la diferencia entre una solución de automatización de ventas excepcional y las que simplemente son aceptables.
Las herramientas especializadas en el procesamiento de datos en tiempo real son fundamentales para mantener actualizados los registros de los clientes y para que los equipos de ventas tengan acceso a la información más reciente. Esta funcionalidad permite recopilar y actualizar al instante las interacciones con los clientes a través de varios canales, lo que ofrece una visión completa del recorrido del cliente y da a los representantes de ventas los datos que necesitan para personalizar la experiencia.
Las herramientas de IA predictiva llevan la automatización de ventas a un nuevo nivel al analizar los datos históricos y las actividades de ventas actuales para pronosticar los resultados futuros. Estas herramientas predicen qué clientes potenciales tienen más probabilidades de convertirse en clientes reales, identifican las oportunidades de ventas que están en situación de riesgo e indican las próximas acciones recomendadas al personal de ventas. La IA predictiva permite a los equipos de ventas priorizar el trabajo de una manera más eficaz y optimizar las estrategias de ventas, lo que aumenta sus probabilidades de cumplir los objetivos.
Las tecnologías de IA generativa (también llamada GenAI) tienen un valor incalculable para automatizar tareas complejas que requieren un conocimiento detallado del idioma y el contexto. Tal vez lo más importante sea la capacidad de la IA generativa para aprender de las interacciones y mejorar con el tiempo, ya que esto hace que los sistemas de automatización de ventas se vuelvan cada vez más eficientes y efectivos. Al automatizar las actividades que solían realizar agentes humanos, la IA generativa permite a los profesionales de ventas centrarse en desarrollar relaciones más sólidas con los clientes.
Las herramientas de seguridad de datos del marco de trabajo de automatización de ventas garantizan la seguridad de todas las transacciones de datos y que el acceso esté controlado y cumpla los estándares normativos. Al proteger contra las filtraciones de datos y el acceso no autorizado, estas herramientas salvaguardan la información confidencial, generan confianza en los clientes y mantienen intacta la reputación de la empresa.
Una plataforma de automatización de ventas totalmente integrada va más allá de los límites tradicionales de la automatización de ventas y servicios para abarcar otros procesos de negocio críticos (como el proceso de cobro, las adquisiciones y la gestión del inventario). Al ofrecer una solución integral que se conecta con otros sistemas empresariales, las plataformas integradas proporcionan un flujo de información fluido entre departamentos y visibilidad desde el principio hasta el final de los procesos de negocio. Las áreas de ventas, servicios, finanzas y operaciones quedan totalmente alineadas, lo que favorece la fluidez de las transacciones, reduce los errores y mejora la experiencia general del cliente. Además, el hecho de gestionar los procesos desde una ubicación centralizada neutraliza la amenaza que supone el aislamiento de datos.
La implementación de la automatización de ventas puede mejorar significativamente la eficiencia y la eficacia de los procesos de ventas, pero no está exenta de desafíos. Las organizaciones deben analizar cuidadosamente varios factores para garantizar que la adopción sea satisfactoria y que las soluciones de automatización de ventas se utilicen de manera óptima. Estas consideraciones son cruciales para evitar los errores más frecuentes y maximizar el retorno de la inversión en la tecnología de automatización de ventas. Entre los puntos clave que se deben tener en cuenta al seleccionar e implementar una solución de automatización de ventas se incluyen los siguientes:
El grado de complejidad de las herramientas de automatización de ventas puede variar considerablemente de una a otra y, con ello, la curva de aprendizaje de los equipos de ventas. Una solución excesivamente compleja puede requerir demasiada formación, lo que puede provocar retrasos en la adopción y reticencia por parte del personal de ventas. Es importante elegir una solución que equilibre las características avanzadas con la facilidad de uso. Proporcionar una formación y un apoyo adecuados puede ayudar a mitigar estos desafíos y garantizar que la transición al nuevo sistema sea más fluida.
El éxito de una solución de automatización de ventas depende en gran medida de su adopción por parte del equipo de ventas. Es más probable que las partes interesadas adopten soluciones que sean cómodas de usar y que se integran a la perfección con los flujos de trabajo y sistemas existentes. Involucra al equipo de ventas en el proceso de selección, ya que su aceptación es fundamental para garantizar que la solución se aprovecha al máximo. Además, elegir una solución que pueda implementarse de forma gradual puede facilitar el proceso de adaptación del equipo.
Aunque la automatización de ventas puede mejorar significativamente la eficiencia, existe el riesgo de mermar el toque humano, que suele ser crucial en las interacciones de ventas. Automatizar las comunicaciones en exceso puede generar experiencias poco personales para el cliente, y por ello es importante encontrar un equilibrio entre la automatización y la interacción humana. Al fin y al cabo, la automatización debe utilizarse para mejorar, no sustituir, las experiencias personalizadas del servicio de atención al cliente.
Al igual que cualquier otra solución de software, los sistemas de automatización de ventas requieren un mantenimiento continuo para seguir siendo seguros y eficaces. Por ejemplo, hay que actualizarlos periódicamente, gestionar los datos y solucionar problemas. Los posibles costes y la necesidad de contar con un equipo específico de soporte de TI son aspectos importantes que tener en cuenta. Las empresas deben evaluar su capacidad para gestionar el mantenimiento del sistema y estudiar soluciones que ofrezcan un soporte completo y plataformas fáciles de gestionar. En el SaaS empresarial, los proveedores del software se hacen cargo de muchas de las tareas de mantenimiento para que las organizaciones puedan centrarse en otras cuestiones esenciales.
El coste inicial y la complejidad de la implementación de una solución de automatización de ventas pueden constituir grandes obstáculos para algunas organizaciones. Es importante evaluar el coste total de propiedad, es decir, no solo la inversión inicial, sino también los gastos recurrentes, como los de formación, mantenimiento, personalización y actualización. Las soluciones que ofrecen modelos de precios escalables pueden ser más accesibles para empresas de todos los tamaños, ya que permiten empezar con una configuración básica y ampliarla a medida que evolucionan las necesidades sin salirse del presupuesto. Todas las soluciones requieren algún tipo de inversión inicial, y calcular el ROI permite hacerse una idea más clara de la rapidez con la que se amortizará la inversión.
Cada vez más, la automatización de ventas se percibe como una inversión inteligente para las empresas que buscan mejorar las operaciones de ventas. A grandes rasgos, estas son algunas de las ventajas clave que suelen asociarse con la implementación de la automatización de ventas:
- Mejora de los ingresos a través de la identificación de nuevas oportunidades de negocio
Los análisis de los datos de ventas y las interacciones con los clientes permiten identificar oportunidades de ventas adicionales y cruzadas, lo que abre las puertas a nuevas fuentes de ingresos. - Aumento de la productividad de los empleados
Gracias a la automatización de las tareas rutinarias, los equipos de ventas pueden centrarse en actividades de mayor valor, como interactuar con los clientes y cerrar acuerdos, lo que aumenta la productividad general del equipo. - Facilidad de acceso a la información del cliente
Puesto que los sistemas de automatización de ventas consolidan los datos de los clientes en un solo lugar, a los representantes de ventas les es más fácil acceder a la información de los clientes, gestionarla y dar un tinte más personal a las interacciones. - Mejora de la previsión y la formación
La integración de la IA y la automatización proporciona a los responsables de ventas información muy valiosa para ofrecer formaciones personalizadas. Además, los líderes de ventas pueden crear previsiones más precisas gracias al análisis de los datos de los procesos y las llamadas de ventas. - Mejora de la experiencia del cliente
La automatización de ventas permite a las empresas ofrecer una experiencia más personalizada y oportuna. Los procesos automatizados y las interacciones personalizadas no solo proporcionan a los clientes información que les es relevante, sino que también lo hacen en el momento en que la necesitan, lo que aumenta la satisfacción y fomenta la fidelidad. - Mejora de la gestión de clientes potenciales
Los sistemas automatizados mejoran el rastreo y la gestión de los clientes potenciales, ya que los equipos de ventas tienen plena visibilidad sobre su estado, lo que les permite definir mejor las prioridades. - Presupuestos más rápidos y precisos
Las herramientas de automatización pueden generar presupuestos rápidamente basándose en criterios predefinidos y datos de los clientes, lo que reduce los errores y acelera el proceso de elaboración de presupuestos. - Respuestas más rápidas
La automatización permite responder más rápido a las consultas y solicitudes de los clientes, lo que mejora su satisfacción y aumenta las probabilidades de cerrar una venta. - Mejora de la eficacia de las ventas
Al eliminar las tareas repetitivas y minimizar los errores en los datos, las estrategias de ventas se pueden ejecutar de una manera más precisa y eficaz.
Los equipos de ventas están formados por profesionales de gran valor, por lo que no conviene desperdiciar sus capacidades en tareas repetitivas y rutinarias. La automatización de ventas asume estas responsabilidades esenciales, pero tediosas, liberando a los profesionales que mantienen activo el flujo de ventas. Al optimizar los flujos de trabajo, proporcionar información en tiempo real y dotar a las interacciones con los clientes de un mayor nivel de personalización, las herramientas de automatización de ventas son un recurso indispensable para cualquier empresa que quiera mejorar la eficiencia y la eficacia en el área de ventas. La Gestión de pedidos y ventas de ServiceNow marca un hito importante en la automatización de ventas, ya que ofrece un conjunto de capacidades diseñadas para ayudar aún más a los equipos de ventas y mejorar el recorrido del cliente.
La Gestión de pedidos y ventas ayuda a las organizaciones a gestionar los ciclos de vida de las ventas y los pedidos en una única plataforma fácil de usar que conecta a los equipos de front office, middle office y back office. Gracias a estas capacidades, las empresas pueden gestionar procesos complejos de ventas y gestión de pedidos de una forma más eficiente, gestionar los cambios comerciales posventa, mantener actualizados los contratos y las autorizaciones del cliente, y adaptarse sin esfuerzo a los cambios en las necesidades empresariales, lo que genera más ingresos con mayor rapidez, reduce los costes de las operaciones y mejora la experiencia del cliente. Si quieres beneficiarte de lo último en la tecnología de automatización de ventas, ServiceNow te abre la puerta a un proceso de generación de ingresos totalmente optimizado.
Haz clic aquí para ponerte en contacto con un representante de ServiceNow hoy mismo y automatizar los procesos que hacen avanzar tu negocio.
La Gestión de pedidos y ventas agrupa aplicaciones y competencias clave que crecen contigo a medida que cambian tus necesidades.