Un sistema de gestión de recursos humanos es un conjunto de herramientas de software diseñadas para ayudar a los empleados y a los profesionales de RR. HH. mediante el apoyo de funciones principales de RR. HH.
Independientemente de tu sector de actividad y sea cual sea el producto o servicio que ofrezcas, tu éxito depende de tus empleados. Son las habilidades, el compromiso y los conocimientos de tu plantilla lo que te permite conectar con los clientes y abordar los obstáculos que te separan del éxito. Los departamentos de recursos humanos existen para ayudar a las organizaciones de todo tipo a apoyar mejor a las personas que son la base de la empresa.
Por desgracia, las cambiantes dinámicas empresariales y la creciente necesidad de escalar las funciones de RR. HH. a medida que las organizaciones crecen crean entornos de RR. HH. cada vez más complejos. El sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) adecuado puede ayudar a garantizar que tu fuerza laboral tenga el apoyo que necesita para mantenerse comprometida, productiva y satisfecha frente a las cambiantes expectativas. Mediante la introducción de herramientas de colaboración mejoradas, paneles de información centralizados y características avanzadas de automatización del flujo de trabajo, el HRMS optimiza la gestión de RR. HH. para poner en primer plano el éxito de los empleados.
Como se mencionó anteriormente, el HRMS apoya y amplía la funcionalidad de RR. HH. En muchos casos, esto es posible gracias a las características de automatización dentro del sistema.
Mediante la automatización inteligente de muchos procesos esenciales de RR. HH., las soluciones de HRMS permiten que los profesionales de RR. HH. aborden de manera más eficiente las tareas críticas a la vez que enfocan la mayor parte de su atención en las preocupaciones estratégicas. Las competencias de self service también ayudan a aliviar a los departamentos de RR. HH. saturados, ya que permiten a los empleados tomar un control más directo de sus funciones de RR. HH.
Muchas soluciones de HRMS también funcionan como plataformas centralizadas a través de las cuales pueden funcionar todas las comunicaciones y los análisis de RR. HH. Esto ayuda a optimizar la colaboración entre RR. HH. y los empleados, proporciona a las organizaciones una mejor supervisión de los empleados y extrae datos almacenados de RR. HH. para crear informes sofisticados con solo pulsar un botón.
En pocas palabras, la automatización de RR. HH. libera a tu departamento de RR. HH. de las exigencias de las tareas manuales y repetitivas, mientras que las herramientas adicionales de soporte de RR. HH. te otorgan un mayor control de la gestión del personal. Con un HRMS, las empresas ven mejoras generales, obtienen ventajas competitivas, ahorran dinero, priorizan de manera más eficaz las tareas de RR. HH. y mejoran las métricas de los empleados con el paso del tiempo.
Las soluciones de HRMS más eficaces abordan casi todos los aspectos de la funcionalidad de RR. HH., incluido el análisis de empleados. Como tal, a veces se equiparan con los sistemas de información de recursos humanos (HRIS). Aunque puede haber cierta superposición entre los dos, HRMS y HRIS no son estrictamente sinónimos.
Las soluciones de HRIS están diseñadas específicamente para rastrear y organizar la información de los empleados, como nombres, beneficios salariales, números de la Seguridad Social, revisiones y mucho más. Un HRIS ayuda a garantizar la precisión de la conservación de registros y la generación de informes.
Las soluciones de HRMS ayudan a gestionar las funciones de los empleados, como contratación, incorporación, gestión del talento, experiencia de los empleados y mucho más. Los principales sistemas de gestión de RR. HH. también incluyen opciones de administración de datos, análisis y generación de informes, lo que crea una superposición con la funcionalidad de HRIS.
HRMS y HRIS funcionan en conjunto; los proveedores suelen vincularlos como un único servicio de RR. HH.
En respuesta a la creciente necesidad de un soporte más completo de RR. HH., hay muchas opciones de HRMS disponibles actualmente que proporcionan una funcionalidad central similar. Estas áreas incluyen:
Una responsabilidad importante en RR. HH. es garantizar que los empleados tengan el apoyo, la apreciación y los recursos que necesitan para permanecer completamente comprometidos. El compromiso del personal con el HRMS promueve conexiones positivas entre los empleados y la directiva, y ofrece soluciones para adquirir formación adicional, crear relaciones de mentoría, gestionar programas de reconocimientos y más.
En conjunto con el compromiso del personal, la experiencia de los empleados considera los beneficios de los empleados, la accesibilidad de los recursos, las opciones de comentarios de los empleados y la transparencia en el lugar de trabajo para proporcionar a tu fuerza laboral una mayor satisfacción en sus trabajos. Al mismo tiempo, RR. HH. puede aplicar datos y enseñanzas de HRMS en tiempo real para identificar y eliminar problemas que puedan afectar negativamente a la experiencia de los empleados.
La gestión de nóminas es una parte compleja pero esencial de los recursos humanos que trasciende la mera emisión del pago. HRMS automatiza muchos aspectos de la nómina, incluidos el cálculo de ingresos, la retención de deducciones, la facilitación de depósitos directos y el acceso sencillo de los empleados a la documentación de pagos (como las cuentas de resultados) sin tener que solicitar ayuda al departamento de RR. HH.
Los procesos de RR. HH. deben ser precisos y oportunos si se pretende que apoyen eficazmente los objetivos de la empresa. Al mismo tiempo, se espera que estos procesos se mantengan dentro de los presupuestos establecidos. La automatización en HRMS elimina muchos de los cuellos de botella que pueden ralentizar los procesos de RR. HH. hasta niveles de avance mínimos. Asimismo, el error humano deja de ser un problema. La optimización de procesos crea una solución eficiente y rentable, y es una funcionalidad primaria de HRMS.
La funcionalidad de gestión del talento se relaciona con la contratación y el desarrollo de candidatos que están interesados en puestos dentro de la empresa. Esto se aplica no solo a los empleados externos, sino también a aquellos empleados actuales que hacen recomendaciones de empleados o solicitan otros puestos dentro de la organización. Las soluciones de gestión del talento pueden incluir todo lo relacionado con la selección, la contratación, la incorporación y el movimiento interno.
RR. HH. existe para ayudar a los empleados a dar lo mejor de sí mismos. La gestión de la fuerza laboral en HRMS ayuda a rastrear y optimizar el desarrollo de los empleados, además de proporcionar a los gestores conocimientos más claros sobre las horas de trabajo de los empleados y la asistencia, y ofrecer una plataforma para realizar y revisar las evaluaciones de los empleados. La gestión de la fuerza laboral también se relaciona directamente con el registro de incidentes, la planificación de compensaciones, las políticas de vacaciones y tiempo libre, y la gestión de objetivos. Esta área incluso se extiende a la gestión de la fuerza laboral contingente, lo que ayuda a administrar empleados que no estén a tiempo completo, como becarios y contratistas.
Según el proveedor, no todos los HRMS ofrecen las mismas herramientas o competencias. Para ayudar a garantizar que tu empresa tenga lo que necesita para apoyar a tu fuerza laboral, considera priorizar las siguientes características esenciales cuando valores posibles soluciones de HRMS:
Las herramientas de HRMS facilitan la compensación y los beneficios precisos, ya que proporcionan recursos que los departamentos de RR. HH. pueden utilizar para configurar y rastrear la elegibilidad, y colaborar con los proveedores para establecer planes y realizar pagos.
Se puede configurar una plataforma centralizada de HRMS para incluir portales de empleados donde los trabajadores pueden acceder a sus propios datos, actualizar su información, administrar sus beneficios, encontrar respuestas a preguntas comunes, solicitar asistencia y mucho más.
Otra ventaja de centralizar la gestión de RR. HH. es que recopila todos los datos relevantes de RR. HH. en una sola ubicación, lo que hace que el análisis y la generación de informes sean mucho más simples. Las principales soluciones de HRMS llevan esto un paso más allá, y ayudan a los profesionales de RR. HH. a establecer KPI y métricas de los empleados, crear paneles de información financiera, rastrear los datos operativos y garantizar la transparencia total en los procesos de RR. HH. Esto también puede ayudar a promover el cumplimiento normativo.
Los empleados son más felices y productivos cuando desarrollan sus conjuntos de habilidades. Las herramientas de gestión de aprendizaje en HRMS reúnen las opciones de cursos, pruebas y certificaciones disponibles, y permiten establecer y rastrear la formación obligatoria.
Las herramientas de planificación de la fuerza laboral son fundamentales para comprender y preparar a tu personal para las situaciones actuales y futuras. Esto incluye la previsión y la definición de presupuestos, el establecimiento de prioridades de contratación, la identificación de carencias de habilidades y mucho más.
Los aislamientos de datos en RR. HH. pueden ser extremadamente perjudiciales al dificultar la localización y recuperación de información vital de los empleados. La centralización de los registros de los empleados a través de HRMS crea una única fuente de información para mantener los datos de los empleados. Esto mejora la eficacia de la generación de informes, la auditoría y el rastreo del cumplimiento, a la vez que reduce muchos de los costes asociados con cada uno.
Las soluciones de HRMS a menudo proporcionan a las empresas un mejor control sobre la gestión de las recompensas de los empleados. Las bonificaciones, comisiones de ventas, pagos por horas extra, etc. se pueden abordar dentro del HRMS y al mismo tiempo considerar cualquier impuesto u otras deducciones.
Un HRMS centralizado debe ser de fácil acceso para los usuarios con cualquier nivel de habilidad tecnológica. Además, los usuarios deben poder personalizar sus propios paneles para incluir la información más relevante y establecer notificaciones basadas en roles. Cuanto más intuitiva sea la interfaz, mayores serán las tasas de adopción de HRMS.
Las opciones de HRMS proporcionan herramientas para crear y publicar descripciones de puestos, administrar currículos, rastrear candidatos, realizar revisiones de antecedentes y guiar a los nuevos empleados a través del proceso de incorporación. Una vez que el nuevo empleado se encuentra en su puesto, las herramientas de HRMS pueden llevar las cosas más allá con la gestión de objetivos y el rendimiento y las pruebas de competencia.
Las soluciones de HRMS proporcionan herramientas para planificar el tiempo de los empleados en torno a la disponibilidad y otras variables. Las competencias automatizadas hacen posible que las solicitudes de tiempo libre se procesen instantáneamente y que los saldos se actualicen en tiempo real, y las tarjetas de tiempo se puedan integrar directamente con la nómina.
En conjunto y aplicadas correctamente estas funcionalidades tienen el potencial de mejorar significativamente tu empresa. Entre las principales ventajas de HRMS se incluyen:
- Conocimientos de datos de RR. HH. mejorados
- Optimización de la eficiencia de los procesos
- Gestión mejorada del tiempo de RR. HH.
- Mejora de la experiencia y el compromiso del personal
- Reducción de los costes de back-end
- Mejora del cumplimiento normativo
- Mejor implementación y rastreo de la fuerza laboral
- Contratación e incorporación más rápidas y eficaces
El HRMS correcto puede marcar una gran diferencia en la forma en que apoyas y administras las funciones de RR. HH. en tu organización. Sin embargo, para que la gestión de recursos humanos sea realmente eficaz, debe capacitar a los empleados con los recursos y servicios de RR. HH. que necesitan, exactamente cuando los necesitan.
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