La gestión de la cartera Agile es un enfoque para gestionar proyectos y programas relacionados, interrelacionados y dependientes mediante la aplicación de la metodología Agile.
La metodología Agile se creó como respuesta a los problemas inherentes al enfoque de desarrollo de software en “cascada” tradicional. Las metodologías en cascada son lineales y secuenciales, y dividen el ciclo de vida de desarrollo en varias fases que solo pueden comenzar una vez que se complete la fase anterior. Sin embargo, Agile presenta una metodología de entrega por la que varios equipos pueden operar de manera colaborativa y simultánea. Al realizar tareas relevantes de forma simultánea con ciclos o iteraciones repetidas, los equipos pueden ofrecer a los usuarios finales más valor y mucho más rápido. Esto se debe a que Agile se basa en los conceptos de entrega continua y mejora continua.
La gestión de carteras Agile aplica los principios Agile a la gestión de carteras de proyectos. En lugar de seguir un enfoque más tradicional y vertical en el que el trabajo se planifica por etapas durante períodos prolongados, la gestión de carteras Agile permite a las organizaciones responder rápidamente a comentarios imprevistos sobre proyectos, productos, programas o inversiones, y realizar correcciones de rumbo abruptas cuando sea necesario.
Debido a que la gestión de carteras Agile se basa en la metodología de desarrollo de software Agile, mantiene una estructura similar y comparte muchos componentes esenciales. Los factores vitales en la gestión de carteras Agile incluyen lo siguiente:
Los comentarios constantes y el lanzamiento de versiones de menor envergadura y más frecuentes que abordan problemas o cambios específicos permiten a las organizaciones operar con mayor flexibilidad. En lugar de trabajar solo en subconjuntos de funciones específicos y lanzar cambios incrementales, el enfoque iterativo convierte los proyectos en trabajos en curso que mejoran constantemente con cada versión.
La metodología Agile deja la gestión del cambio en las manos de los equipos de desarrollo. Esto acelera el avance del proyecto y permite un mayor número de ciclos en menos tiempo. También libera a los equipos de gestión de cambios para que puedan centrarse en problemas inesperados que puedan surgir.
Las organizaciones que emplean metodologías Agile pueden realizar experimentos pequeños y económicos constantemente para determinar la viabilidad de cada proyecto. Estos experimentos sirven para supervisar y probar elementos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, y ofrecen a los equipos los conocimientos que necesitan para adaptarse a los problemas que surjan, dar un giro para cumplir los objetivos cambiantes o incluso detener los proyectos que dejen de ser viables.
Las metodologías Agile permiten que los gestores de cartera reasignen fondos a medida que cambian las prioridades del proyecto. La experimentación continua, como se ha mencionado antes, ayuda a los equipos a determinar qué proyectos son más valiosos para la empresa y, por lo tanto, cuáles se deben priorizar.
En esencia, Agile sirve para maximizar la cantidad de trabajo que no se realiza. O, en otras palabras, se trata de sacar el máximo partido del trabajo que se realiza. Al reducir la planificación innecesaria, determinar qué métricas son importantes y cuáles no, y validar el proyecto y sus características en función de esas métricas, Agile permite a los equipos identificar y eliminar características extrañas y complejidades innecesarias, lo que da como resultado un enfoque más simplificado.
La metodología Agile solo es efectiva cuando los equipos pueden colaborar sin problemas, y esto solo es posible si los objetivos, el progreso y los problemas potenciales relevantes son evidentes para todos los involucrados. La transparencia en la gestión de carteras Agile garantiza que los equipos sepan qué están haciendo, qué está haciendo el resto y cómo progresan los proyectos en general.
Al prescindir de la centralización y la secuencialización en la gestión de carteras, las empresas obtienen muchas ventajas. Algunos de los beneficios son los siguientes:
La mejora continua de la metodología Agile significa que los comentarios valiosos no necesitan esperar a futuros ciclos de revisión. Por el contrario, se pueden aplicar ideas innovadoras en cualquier momento. Además, las empresas que adoptan la gestión de proyectos Agile disfrutan de un proceso mejorado de experimentación y validación, lo que les permite tomar decisiones mejor fundamentadas con respecto a qué proyectos mantener y cuáles descartar.
Esto da como resultado proyectos y productos más valiosos y en mejores condiciones para generar un retorno de la inversión positivo.
La transparencia siempre ha sido un componente esencial de la gestión de proyectos. Tradicionalmente, el precio de lograrla era que el gestor de proyectos dedicara su valioso tiempo y esfuerzo, ya que debía crear informes detallados de estado cada vez que se necesitaran actualizaciones. La gestión de proyectos Agile libera a los gestores para que dediquen su tiempo a más tareas, además de proporcionar a todos los miembros del equipo un propósito compartido y una visualización del progreso en tiempo real.
Los paneles de información de gestión de proyectos Agile permiten a las organizaciones ver claramente el estado actual de varios proyectos y otros datos relevantes para la cartera. Las proyecciones y estimaciones generales también se pueden refinar en función de datos reales para centrarse en estimaciones específicas con el fin de considerar mejor toda la información disponible. Esto hace posible una transparencia completa de las carteras de la empresa, incluso cuando existe una cantidad cada vez mayor de proyectos.
La gestión de las carteras Agile responsabiliza de las tareas a los equipos, en lugar de a las personas. Los equipos deben conocer los objetivos del proyecto, así como los objetivos generales de la organización. Sin embargo, Agile hace mucho más que contribuir a que todo el mundo esté en sintonía: permite a los equipos crear su propia cultura, a la vez que se alinean con el resto de la organización en términos de visión estratégica. Una vez que se han establecido los objetivos y que se ha definido correctamente el valor empresarial, los equipos pueden determinar por sí mismos cuál es el mejor camino para lograr esos objetivos. Además, si los objetivos estratégicos cambian, Agile ofrece a los equipos la flexibilidad para poder dar un giro y centrar sus esfuerzos en nuevas prioridades.
La metodología Agile es ágil. Dota a los equipos y las organizaciones de la capacidad de responder rápidamente y de corregir el rumbo rápidamente de acuerdo con los cambios en las necesidades. El hecho de que el tiempo de respuesta sea menor permite que los proyectos se actualicen con nuevos datos obtenidos de las respuestas de los clientes. El valor impulsa los resultados y los objetivos dependen de la demanda del mercado, en lugar de basarse simplemente en la entrega del proyecto. Un tiempo de respuesta menor también permite a las organizaciones minimizar muchos de los riesgos asociados con la entrega del proyecto. Recibir comentarios de los clientes constantemente contribuye a que los proyectos se mantengan en línea con las necesidades y expectativas del cliente, y permite que se incorporen solicitudes de cambio automáticamente como trabajo pendiente del proyecto. Además, si se toma la decisión de reorientar o incluso de eliminar un proyecto, estos cambios se pueden implementar rápidamente, antes de que se hayan dedicado demasiados recursos a objetivos que ya no son relevantes.
El enfoque Agile de gestión de carteras puede ayudar a las empresas de casi todos los sectores a alcanzar sus objetivos de proyecto de manera más eficiente. Sin embargo, para hacerlo, deben abordar correctamente la gestión de carteras Agile y establecer cuidadosamente la infraestructura adecuada para respaldar esta nueva metodología de proyectos. Estas son algunas de las prácticas recomendadas de gestión de carteras Agile:
Las ventajas de la transparencia que ofrece la metodología Agile para ciertos proyectos se conocen bien, pero se debe ir más allá. Los principios Agile también se pueden aplicar a la comunicación entre carteras, lo que permite a toda la organización coordinarse mejor en relación con ciertas cuestiones, como los objetivos y el rumbo empresariales. Al acabar con los aislamientos de la organización, la gestión de carteras Agile contribuye a unificar la empresa.
Aunque la gestión de carteras Agile es un enfoque que permite a las empresas avanzar en varios proyectos a la vez, lo mejor sigue siendo centrarse únicamente en un número relativamente pequeño de proyectos simultáneos. Esto ayuda a evitar que el equipo se desgaste y permite adaptar mejor la capacidad a la demanda. La metodología Agile puede ayudar a las organizaciones a identificar los proyectos que merecen más tiempo y esfuerzo.
La gestión de carteras Agile no es la más indicada para quienes deseen hacer un seguimiento de cada solicitud; obliga a los equipos a ser estratégicos con su tiempo y a priorizar los recursos. Para aplicar con éxito la gestión de carteras Agile, se deben simplificar los proyectos y la cantidad de trabajo tanto como sea posible.
Puede parecer obvio, pero para priorizar los proyectos en consonancia con la gestión de proyectos Agile, el factor principal que se debe considerar es el valor del proyecto. La experimentación rápida permite que los equipos aprueben proyectos y recopilen datos relevantes en las primeras fases, y que determinen qué proyectos tienen más probabilidades de generar ganancias positivas antes de comprometerse completamente con uno que pueda no resultar valioso.
Al igual que la metodología Agile ha mejorado la manera en que las empresas abordan el desarrollo de software, sus principios se pueden aplicar a la gestión de carteras para ofrecer a las organizaciones una vía más rápida, sencilla y transparente hacia el éxito del proyecto. No obstante, para lograrlo se debe trabajar con las herramientas y los recursos adecuados. ServiceNow, líder en gestión de TI, tiene la solución.
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