La gestión híbrida de proyectos es una forma de gestión de proyectos que combina varios enfoques de gestión en una única metodología.
La gestión híbrida de proyectos ha ganado una gran popularidad en los últimos años. Al combinar varias metodologías de gestión de proyectos, la gestión híbrida de proyectos incorpora ventajas de otras metodologías más habituales. Si bien el término gestión híbrida de proyectos alude a cualquier nueva metodología creada a partir de la combinación de dos o más ya existentes (como el método de ruta crítica, Six Sigma, PRINCE2, asignación de resultados, etc.), en la práctica, el enfoque híbrido suele aunar métodos Agile con el modelo en cascada más tradicional.
Como resultado, las organizaciones que emplean una metodología híbrida Agile suelen beneficiarse de la adaptabilidad, la velocidad y las capacidades sencillas de Agile, combinadas con la estructura rígida y la claridad del modelo en cascada.
Existen muchos factores que pueden vincularse con la mayor necesidad de gestión híbrida de proyectos. Tres de los más importantes son:
- Mayor complejidad del proyecto
En casi todos los sectores, la complejidad de los proyectos aumenta, lo que exige mejores principios de gestión para encauzarlos eficazmente hasta alcanzar su finalización. - Aumento de la competencia en el mercado
Conforme surgen nuevas tecnologías y nuevos actores se incorporan al mercado, si se desea mantener la competitividad, las empresas de todo el mundo han de afanarse en anticipar y responder proactivamente a los problemas emergentes. - Evolución de las expectativas del cliente
El creciente enfoque centrado en el cliente ha hecho aumentar las expectativas del cliente, particularmente en relación con la velocidad, la facilidad de uso y la personalización. Ahora, las empresas deben ser capaces de responder más rápido que nunca antes al abordar las necesidades cambiantes de sus clientes.
Al combinar las metodologías Agile y en cascada, la gestión híbrida de proyectos ofrece varias ventajas definidas. Entre estas se incluyen las siguientes:
La gestión híbrida de proyectos combina lo mejor de ambos mundos y permite una personalización significativa específica del proyecto, por lo que se puede aplicar fácilmente a prácticamente cualquier equipo, independientemente del tamaño, en casi cualquier sector. Esta compatibilidad mejorada a menudo hace que sea la metodología de referencia para las organizaciones que necesitan ser capaces de abordar una variedad de tipos de proyectos.
La gestión híbrida de proyectos traza claramente todos los proyectos de principio a fin, aclarando su alcance completo y delimitando las responsabilidades de aquellos que se encargan de llevarlo a buen término. Los empleados, los gestores y los interesados pueden ver inmediatamente dónde se encuentra el proyecto en cada momento, qué pasos se deben completar para avanzar y quién participa en cada etapa del proyecto.
Junto con la identificación de responsabilidades, el aspecto de la planificación de la gestión híbrida de proyectos permite a las empresas crear planes detallados y estimaciones precisas de costes. Las etapas se adjuntan a resultados específicos y a un proceso de revisión claro, y los sprints predefinidos permiten la entrega de nuevas características de manera rápida y predecible.
La gestión híbrida de proyectos aprovecha al máximo la mayor adaptabilidad de Agile, por lo que permite a los equipos reevaluar fácilmente los proyectos a mitad del desarrollo, con lo que se pueden efectuar modificaciones si es necesario para abordar mejor los problemas emergentes y las prioridades cambiantes.
En términos de flujo de trabajo, la gestión híbrida de proyectos consta de cinco pasos:
Los componentes son las unidades específicas del proyecto; los bloques de construcción individuales que representan los requisitos del producto.
En función de los componentes específicos, un proyecto tendrá al menos una trayectoria, aunque puede tener varias.
Los trabajos pendientes detallan las tareas vitales que se deben realizar en cada componente. Las tareas se determinan a partir del trabajo pendiente.
La gestión híbrida de proyectos toma prestado el concepto de sprint de las metodologías Agile. Estos sprints representan el trabajo real que se realiza en cada tarea, incluidas la investigación, el desarrollo, las pruebas y el lanzamiento. Cada sprint suele durar de cuatro a ocho semanas, aunque puede tardarse más o menos tiempo, en función del proyecto.
En la etapa final, el proyecto se completa y se lanza. Esta etapa también incluye la recopilación e incorporación de comentarios de clientes tras el lanzamiento.
La gestión híbrida de proyectos adopta dos roles esenciales de sus metodologías constituyentes. A partir de los enfoques tradicionales en cascada, toma la idea de un gestor de proyecto; de Agile, adopta el rol de maestro de Scrum.
¿Cómo interactúan estos dos roles en la gestión híbrida de proyectos? La responsabilidad general de gestionar el proyecto recae sobre el gestor de proyecto, que se encarga de conducirlo exitosamente y supervisa su planificación eficaz. Es quien define los objetivos en determinados plazos, descomponiendo los objetivos principales en objetivos secundarios, asociados con componentes específicos.
Una vez que se han establecido los objetivos, el gestor de proyecto trabaja para definir las tareas de cada componente. El gestor de proyecto designa a un maestro de Scrum para gestionar cada sprint y proporcionar detalles sobre cómo deben implementarse. El maestro de Scrum puede crear sus propios equipos para ayudar a satisfacer las necesidades del proyecto.
Si bien el gestor de proyecto asume la responsabilidad general de este, debe colaborar estrechamente con el maestro de Scrum para desglosar eficazmente las fases del proyecto en tareas claramente definidas, establecer plazos razonables y crear un cronograma de trabajo para el proyecto. El maestro de Scrum toma una posición de punto por la duración de cada sprint y, a continuación, una vez que este se completa, el gestor de proyecto toma medidas para revisar los resultados. Tras esto, el gestor de proyecto pasa sus conclusiones y recomendaciones al maestro de Scrum, que se encarga de realizar las mejoras necesarias al proceso antes de comenzar el siguiente sprint.
Una forma simplificada de observar la relación entre el gestor de proyecto y el maestro de Scrum es pensar en el primero como el responsable principal de las tareas de front-end, mientras que el maestro de Scrum se encarga de las tareas esenciales de back-end. Por tanto, un gestor de proyecto se encargaría de cosas como recopilar y organizar los comentarios de los clientes, definir componentes y establecer requisitos; el maestro de Scrum, por su parte, debería lidiar con los sprints de desarrollo, gestionar los registros de tareas pendientes y lanzar productos terminados.
Es probable que cada empresa enfoque de forma distinta la gestión híbrida de proyectos en función de sus objetivos, necesidades y limitaciones. Dicho esto, sin una dirección clara, combinar metodologías Agile y en cascada puede resultar complicado. Aquí, describimos un enfoque comprobado para la gestión híbrida de proyectos:
Es posible que las empresas que ya tienen una metodología preferida de gestión de proyectos no quieran renovar todo de golpe. En cambio, puede que prefieran comenzar con poco, revisar y evaluar lo que funciona de su enfoque actual y lo que no.
Debatir con miembros del equipo acerca de cualquier problema, molestia o ineficiencia que puedan haber experimentado con la metodología de gestión de proyectos establecida proporcionará una valiosa perspectiva de las deficiencias por abordar. Además, también ayudará a los miembros del equipo a implicarse en el éxito del nuevo enfoque. Identifica algunas cuestiones prioritarias en las que enfocarse primero, entendiendo que los problemas menos urgentes se resolverán en el futuro.
Las metodologías Agile y en cascada son altamente efectivas si se aplican a los tipos de proyectos adecuados. Aprovecha esto al revisar el proyecto y determina dónde sería más apropiado el enfoque en cascada y dónde el método Agile.
Comienza identificando partes del proyecto que sean fijas, rígidas y claramente definidas, con resultados, requisitos y recursos estrictos. Para estos aspectos, aplica la metodología en cascada. A continuación, identifica las partes del proyecto que no están claramente definidas: resultados, requisitos o recursos algo flexibles, que podrían cambiar a medida que avanza el proyecto o que aún no se han establecido firmemente. Para estas partes, utiliza la metodología Agile.
Puede ser útil en esta etapa revisar proyectos recientes, identificar áreas problemáticas y considerar cómo revisar la metodología utilizada en esas áreas podría mejorar el flujo de trabajo general.
Como ya se ha mencionado, cada empresa aborda la gestión híbrida de proyectos de manera ligeramente distinta. Esto significa que cada organización necesitará formar a sus equipos sobre la metodología correcta para sus proyectos específicos, incluso si los miembros del equipo tienen experiencia previa con metodologías en cascada, Agile o híbridas.
Las formaciones deben tratar a cada miembro del equipo como principiantes; evitar jerga y acrónimos, y nunca asumir que el equipo tiene una comprensión innata de cualquier aspecto de la metodología. Incluye en la formación una descripción general de lo que el modelo híbrido puede resolver y qué tipo de resultados debería esperar el equipo gracias a la transición.
Esta es la etapa en la que una organización finalmente puede comenzar a aplicar metodologías híbridas. Incorpora componentes híbridos en las áreas que se identificaron previamente y analiza de cerca la eficacia de la estrategia combinada. Es natural que los proyectos híbridos que se ejecutan por primera vez afronten problemas, por lo que contar con una documentación clara sobre lo que funciona y lo que puede mejorarse ayudará a garantizar que las futuras iniciativas jueguen con la ventaja de la experiencia previa.
Además, asegúrate de seguir la estrategia combinada durante todo el proyecto. Cambiar un enfoque de gestión de proyectos a mitad de proyecto resulta confuso para los miembros del equipo e invalida cualquier dato que pueda recopilarse con respecto al proyecto híbrido.
Cambiar a una nueva metodología de gestión de proyectos puede resultar estresante. Anima a los miembros del equipo a conversar sobre la experiencia, solicita comentarios durante el proyecto y celebra una reunión de revisión oficial una vez que el proyecto se haya completado.
Es importante reconocer que cualquier enfoque híbrido posiblemente será un trabajo en curso; los miembros del equipo que implementen el enfoque híbrido serán el recurso más valioso para comprender la cuestión y sus sugerencias resultarán muy útiles. Estas personas pueden ayudar a los gestores y responsables de toma de decisiones a identificar y resolver problemas en la estrategia combinada. Trabaja con el equipo para refinar continuamente el enfoque híbrido.
Incluso si el proyecto se desenvuelve sin problemas, la mayoría de las empresas consideran que deben realizar al menos algunos pequeños ajustes a su estrategia híbrida para cada nuevo proyecto. Aprende, ajusta y desarrolla la experiencia para ver dónde son más beneficiosas las metodologías específicas y utiliza el estilo que resulte más efectivo según cada nuevo caso práctico.
Wagile y Agifall son modelos de gestión híbrida de proyectos, cada uno de los cuales deriva su nombre de una combinación de los términos Agile y Waterfall (en cascada).
Agifall es un enfoque que emplea etapas de investigación y planificación más exhaustivas para crear tareas y luego depende de los sprints para verlas realizadas con éxito. Agifall es, básicamente, la metodología Agile, pero con más énfasis en la investigación inicial.
Wagile es un término utilizado para describir un enfoque en el que un proyecto incorpora ciertos aspectos de la metodología Agile en el proceso en cascada. Lamentablemente, el término ha desarrollado una connotación algo negativa; se entiende que una organización trata de aplicar los principios de Agile, como los resúmenes diarios y las iteraciones cortas, sin realizar cambios significativos en la forma en que se desarrolla el proyecto en sí. Con todo, algunas empresas encuentran el éxito al aplicar el enfoque Wagile, organizando cada sprint en cascadas más pequeñas de tareas secundarias que deben completarse en un orden específico.
La elección de la metodología de gestión híbrida de proyectos adecuada no es una tarea que se realice una sola vez; es una decisión que debe tomarse y volverse a tomar con cada nuevo proyecto. Para determinar cuál es el enfoque correcto en cada caso, considera lo siguiente:
¿Cuán flexibles son los objetivos del proyecto? Si algunos de los objetivos pueden redefinirse conforme avanza el proyecto o si la empresa está abierta a aprovechar nuevas oportunidades conforme se presenten, entonces el enfoque Agile puede ser más efectivo en ciertos momentos. Por otro lado, si los objetivos ya están establecidos firmemente antes de que comience el proyecto y el equipo debe mantenerse centrado en estos objetivos durante todo el proceso, entonces la metodología en cascada ayudará a mantener todo y a todos en el camino correcto.
Los plazos estrictos a menudo exigen una planificación y estructura estrictas. La metodología en cascada permite una gestión más eficiente y centrada, lo que ayuda a los equipos más grandes a cumplir con plazos estrictos. Los métodos Agile son más eficaces con plazos flexibles, lo que permite que los equipos hagan más en periodos de tiempo más breves y, al mismo tiempo, permite que se concentren en otras prioridades.
No desdeñes el rol que los equipos juegan en la selección de elementos de metodologías Agile o en cascada. Según el tamaño del equipo y sus anteriores experiencias, pueden inclinarse más hacia una opción u otra; siempre debes solicitar comentarios a los miembros del equipo, de modo que la decisión final se adapte a las necesidades y capacidades de las personas involucradas en el proyecto en sí.
Un enfoque híbrido para la gestión de proyectos permite a las empresas disfrutar de la velocidad y flexibilidad de Agile con la rigidez y claridad del enfoque en cascada. Sin embargo, para aplicar completamente estos beneficios, las organizaciones necesitan una alineación total en todos los niveles con respecto al objetivo, cómo se planifica y entrega el trabajo, y cómo se logran los resultados. ServiceNow, líder del sector en gestión y automatización del flujo de trabajo, tiene la solución: gestión híbrida de proyectos en IT Business Management.
La gestión híbrida de proyectos se ofrece a través de la licencia ITBM Professional de ServiceNow y ofrece soluciones, recursos y herramientas esenciales, de fácil acceso en una única plataforma. La gestión híbrida de proyectos toma conceptos ágiles e híbridos que trascienden la ejecución y crea un enfoque híbrido completo y descendente que abarca estos conceptos en todos los niveles. Esto ayuda a crear una organización más alineada, donde la estrategia impulsa las prioridades y en la que los departamentos empresariales pueden responder a los cambios del entorno operativo y reaccionar ante las cambiantes expectativas de los clientes.
Después de todo, un enfoque híbrido puede ofrecer lo mejor de ambos mundos, pero sin las herramientas adecuadas, es solo algo teórico; obtén más información sobre ITBM de ServiceNow y aprovecha al máximo tus proyectos híbridos.
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