Déclaration de confidentialité des candidats

La présente déclaration de confidentialité des candidats (la « déclaration du candidat ») décrit ServiceNow, Inc., y compris ses filiales et sociétés affiliées (collectivement, « ServiceNow » ou « nous »), les pratiques de confidentialité qui s’appliquent à notre collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels de nos candidats (« vous » et « vos ») à un emploi, y compris les opportunités de stage avec ServiceNow par l’intermédiaire de nos portails de candidature, sites Web ou autres canaux de recrutement (collectivement, les « sites de candidature »).

Aux fins de la présente déclaration du candidat :

• Un « candidat à un emploi » désigne un candidat actuel ou ancien à un emploi ou à un engagement chez nous.
• Les « données du candidat » désignent les informations que nous traitons dans le cadre de votre candidature et dans le cadre du processus d’entrevue.

Comme décrit plus en détail ci‑dessous, nous recueillons plusieurs types d’informations auprès de vous et à votre sujet qui relèvent généralement des catégories suivantes : identifiants, renseignements professionnels ou liés à l’emploi, informations sur les comptes financiers, informations commerciales, informations sur les études, informations visuelles et informations concernant l’activité sur Internet, entre autres.

1.  Informations que vous nous fournissez en tant que données du candidat

Dans le cadre de votre candidature, nous pouvons traiter les informations que vous nous fournissez en tant que candidat, lorsque la loi l’autorise ou l’exige, ou lorsque cela peut être nécessaire ou autorisé pour un rôle, y compris, mais sans s’y limiter :

Informations que nous recueillons auprès de tiers

Nous pouvons obtenir des informations vous concernant auprès d’autres sources, dans la mesure permise par la loi applicable, si nécessaire ou autorisé pour un rôle, dans le cadre de votre candidature et du processus d’entrevue. Par exemple, nous obtenons des informations par vos contacts avec nous auprès de tiers, comme des références, des cabinets de recherche en emploi, des fournisseurs de services de vérification d’identité et de vérification des antécédents ou de services d’accommodement médical ou d’invalidité, ainsi que d’autres sites Web sur Internet (sous réserve des politiques de confidentialité de ces tierces parties). Par exemple, vous pouvez choisir de nous donner accès à certains renseignements personnels stockés par des tiers sur des sites de médias sociaux professionnels (par exemple LinkedIn).

2.  Informations que nous recueillons lorsque vous naviguez sur le site de l’application

Lorsque vous naviguez sur le site de notre application, nous pouvons également recueillir auprès de vous certaines informations concernant votre visite sur nos sites Web à l’aide de « témoins » et d’autres technologies de suivi similaires.

Pour en savoir plus, veuillez consulter notre politique relative aux témoins.

Enfants

Nous ne recueillons pas sciemment d’informations à caractère personnel auprès de personnes âgées de moins de 16 ans. Si vous avez moins de 16 ans, n’essayez pas de remplir nos formulaires ou de nous envoyer des informations à caractère personnel vous concernant. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels auprès d’un enfant de moins de 16 ans, nous supprimerons rapidement ces informations.

Nous pouvons utiliser les informations que nous recueillons à votre sujet à des fins de recrutement et de gestion des ressources humaines à l’échelle mondiale, dans la mesure autorisée par la loi applicable ou dans la mesure où cela peut être nécessaire ou autorisé pour un rôle, y compris, mais sans s’y limiter :

• pour exercer et soutenir les fonctions et les activités liées aux ressources humaines, y compris le traitement et l’évaluation de votre candidature, l’évaluation de votre admissibilité à travailler, la prise de décisions d’embauche, ainsi que la gestion et l’amélioration de nos processus de recrutement et d’embauche;
• pour respecter les obligations en vertu des lois sur l’emploi et les avantages sociaux;
• pour gérer la sécurité et la santé au travail;
• pour gérer la participation des employés aux avantages sociaux, à la rémunération, aux ressources humaines ainsi qu’aux plans et aux programmes de formation;
• pour communiquer avec vous au sujet de votre candidature;
• pour vous informer de futures opportunités d’emploi (sauf si vous nous dites que vous ne souhaitez pas qu’on communique avec vous à de telles fins);
• pour respecter les obligations juridiques et les politiques internes, y compris celles liées aux lois sur le contrôle des exportations;
• pour gérer et mener des activités commerciales, y compris l’attribution des actifs et des ressources humaines de l’entreprise; la gestion de projets, la gestion des enregistrements et la compilation de pistes d’audit ou d’autres outils de production de rapports; la gestion des fusions, des acquisitions, des ventes, des réorganisations ou des mises au rebut et de l’intégration avec l’acheteur;
• pour gérer le portail de carrières en ligne et effectuer des vérifications des antécédents et d’autres vérifications préalables à l’emploi;

si vous êtes embauché, les renseignements du candidat peuvent être utilisés dans le cadre de votre emploi (par exemple, pour établir un dossier d’emploi, gérer la participation de l’employé aux avantages sociaux ainsi qu’aux plans et aux programmes de formation ou mener des activités d’intégration, y compris l’octroi d’un accès aux systèmes internes).

En règle générale, nous n’exigeons pas que les candidats fournissent des renseignements personnels sensibles (comme des informations sur la race, l’origine ethnique, la religion ou l’orientation sexuelle), mais vous pouvez fournir ces informations volontairement à votre discrétion.  Si vous acceptez de fournir ces informations, elles ne seront normalement utilisées qu’à des fins de surveillance de la diversité ou de mise à votre disposition d’un environnement de travail adapté (par exemple, si vous avez besoin de mesures d’adaptation en cas de handicap) et ne seront pas prises en compte dans le processus d’embauche ou de sélection.

Nous vous demandons des informations sur votre citoyenneté ou nationalité, et pour certains rôles (par exemple, les rôles liés au gouvernement fédéral des États‑Unis) ou certaines régions. Cependant, nous pouvons vous demander des informations liées à la santé ou à vos croyances religieuses sincères (par exemple, votre statut de vaccination contre la COVID‑19 ou toute demande d’accommodement) pour confirmer que nous respectons nos obligations juridiques (par exemple, les exigences relatives à la COVID‑19 spécifiques à la juridiction).  Ces informations seront visibles dans le processus de recrutement, car elles sont nécessaires pour déterminer l’admissibilité à un rôle spécifique.

Dans certains pays et pour certains rôles, nous pouvons être amenés à vérifier vos antécédents criminels, mais uniquement lorsque c’est requis ou autorisé par les lois en vigueur.  Dans ce cas, toutes les informations que nous traitons à cet égard seront traitées dans la plus stricte confidentialité et utilisées uniquement dans le but d’évaluer votre admissibilité à un emploi ou à des tâches spécifiques chez nous.

Nous pouvons divulguer des renseignements personnels contenus dans les données du candidat aux catégories de destinataires suivantes :

• Filiales et sociétés affiliées (y compris celles situées en dehors de l’Union européenne et de la Suisse) dans le cadre de l’identification des rôles pour lesquels vous pouvez être admissible et autrement aux fins décrites dans la présente déclaration du candidat.
• Fournisseurs de services qui fournissent des services en notre nom, y compris pour les utilisations décrites ci‑dessus. Nous autorisons nos fournisseurs de services à utiliser ou à divulguer les données des candidats seulement si c’est nécessaire pour fournir des services en notre nom et uniquement conformément à nos instructions, ou pour nous conformer aux exigences juridiques. Nous demandons également à nos fournisseurs de services de protéger de manière appropriée la confidentialité et la sécurité des données des candidats.
• Acheteur potentiel (et ses agents et conseillers) dans le cadre d’une proposition de fusion, d’acquisition ou de toute forme de vente ou de transfert de la totalité ou d’une partie de nos actifs (y compris en cas de réorganisation, de dissolution ou de liquidation), auquel cas les données des candidats que nous détenons figureront parmi les actifs transférés à l’acheteur ou à l’acquéreur. En cas de vente, de fusion ou d’acquisition, nous déploierons des efforts raisonnables pour demander au cessionnaire d’utiliser les données des candidats d’une manière conforme à la présente déclaration du candidat.
• Tout organisme compétent chargé de l’application de la loi, à toute agence réglementaire ou gouvernementale, à tout tribunal ou à toute autre tierce partie pour : i) nous conformer à une ordonnance du tribunal, à une demande d’un organisme d’application de la loi compétent ou à une autre obligation légale; ii) faire respecter ou appliquer les conditions d’utilisation de notre site Web ou les conditions d’un autre accord; et iii) protéger les droits, la propriété ou la sécurité de ServiceNow ou d’autres personnes, ou toute autre obligation juridique.
• Toute autre personne avec votre consentement à la divulgation.

Si vous résidez dans l’espace économique européen, nous ne recueillons normalement des renseignements personnels auprès de vous que si nous avons votre consentement à cet effet, lorsque c’est nécessaire pour l’exécution d’un contrat (comme votre contrat de travail), pour nous conformer aux lois applicables (notamment concernant la santé et la sécurité, les impôts ou d’autres lois) ou lorsque le traitement est dans notre intérêt légitime (comme l’évaluation de votre aptitude à un rôle spécifique chez ServiceNow) et n’est pas remplacé par vos intérêts en matière de protection des données ou vos libertés et droits fondamentaux. Lorsque nous recueillons des catégories spéciales de renseignements personnels auprès de vous, nous le faisons normalement avec votre consentement explicite ou lorsque nous avons l’obligation de traiter ces informations en vertu de la loi applicable (par exemple, le droit du travail). Si vous avez des questions concernant la base juridique sur laquelle nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels ou si vous avez besoin d’informations complémentaires concernant la base juridique sur laquelle nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels, veuillez nous contacter aux coordonnées ci‑dessous.

Nous et nos fournisseurs de services pouvons transférer vos données de candidat vers des juridictions autres que celle dans laquelle vous les avez fournies, y compris aux États‑Unis. La présente déclaration du candidat s’applique partout où vos données sont traitées.

Si vous êtes un visiteur de l’espace économique européen (« EEE »), nous protégerons vos renseignements personnels lorsqu’ils sont transférés en dehors de l’EEE comme suit :

• traitement sur un territoire qui, selon la Commission européenne, offre un niveau de protection adéquat des renseignements personnels; ou
• mise en œuvre des mesures de protection appropriées pour protéger vos renseignements personnels, y compris par l’utilisation de clauses contractuelles types ou d’un autre mécanisme de transfert légal approuvé par la Commission européenne.

Si vous avez besoin d’informations supplémentaires sur nos transferts internationaux de renseignements personnels, veuillez nous contacter aux coordonnées ci‑dessous.

Nous maintenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données des candidats contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte, l’altération, la divulgation et l’accès non autorisés. Nos employés ayant accès aux données des candidats sont tenus de préserver la confidentialité et la sécurité de ces informations.

Communication

En soumettant un formulaire sur nos sites de candidature, vous consentez à être contacté par ServiceNow concernant votre candidature et le processus de recrutement. Nous pouvons vous contacter par courriel, appel téléphonique ou messagerie instantanée.

À tout moment, si vous souhaitez retirer votre consentement à recevoir des communications de notre part, vous pouvez nous envoyer un courriel à l’adresse privacy@servicenow.com ou communiquer avec nous aux coordonnées figurant dans la rubrique « Coordonnées » ci‑dessous.

À moins qu’une période de conservation plus longue ne soit requise par la loi, nous conservons les données des candidats lorsque nous avons un besoin commercial légitime continu de le faire ou tant que ces données sont nécessaires pour atteindre les objectifs décrits dans la présente déclaration du candidat. De plus, nous pouvons également conserver les données des candidats pour envisager de vous proposer d’autres offres d’emploi lorsque cette conservation est autorisée par la loi, sauf si vous ne nous autorisez pas à conserver vos données de candidat à de telles fins.

Nous pouvons supprimer les données des candidats à tout moment si la loi l’autorise ou l’exige. Si nous n’avons aucune obligation juridique ni aucun besoin commercial légitime de traiter vos renseignements personnels, nous les supprimerons ou les anonymiserons.

Nous vous accordons certains droits concernant vos données de candidat :

• Si vous souhaitez consulter, corriger, mettre à jour ou faire supprimer des renseignements personnels que nous recueillons, traitons ou partageons, et que vous ne pouvez pas le faire dans l’outil d’application que nous utilisons, vous pouvez envoyer un courriel à l’adresse privacy@servicenow.com. Vous pouvez également contacter votre recruteur ou votre représentant des ressources humaines.
• Certaines juridictions (par exemple, l’espace économique européen) accordent à leurs résidents des droits spécifiques en matière de confidentialité en vertu des lois applicables. Nous traiterons vos demandes d’exercice de ces droits, y compris si vous vous opposez au traitement de vos renseignements personnels, si vous nous demandez de restreindre ou de cesser le traitement de vos renseignements personnels ou si vous demandez la portabilité de vos renseignements personnels, conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Sous réserve des lois applicables, vous avez le droit de demander l’accès à vos données de candidat et de recevoir des informations à leur sujet, de les mettre à jour et de corriger les inexactitudes qu’elles contiennent, et de nous demander de limiter ou de cesser le traitement de ces données, ou de faire effacer, supprimer ou transférer les données (selon les cas ou les conditions prévues par la loi applicable). Vous pouvez nous envoyer un courriel à l’adresse privacy@servicenow.com ou communiquer avec nous aux coordonnées figurant à la rubrique « Coordonnées » ci‑dessous.
• De plus, si nous traitons vos données de candidat avec votre consentement, vous pouvez nous contacter pour retirer votre consentement à tout moment.
• Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de protection des données si vous n’êtes pas satisfait de la collecte et de l’utilisation de vos renseignements personnels.  Pour en savoir plus, contactez votre autorité locale de protection des données. Les coordonnées des autorités de protection des données de l’espace économique européen, de la Suisse et de certains pays non européens (y compris les États‑Unis et le Canada) sont disponibles ici.
• Vous avez le droit de ne pas faire l’objet de discrimination pour avoir exercé ces droits.
• Si vous êtes un agent autorisé souhaitant exercer des droits au nom d’une personne concernée, veuillez nous contacter en utilisant les informations de la section « Coordonnées » ci‑dessous et nous fournir une copie de l’autorisation écrite de la personne concernée vous désignant comme son agent.  Nous pouvons notifier la personne concernée et lui demander de vérifier de manière indépendante son identité avant de répondre à la demande de l’agent autorisé.

Nous répondrons à ces demandes conformément aux exigences des lois applicables en matière de protection des données.  Veuillez noter qu’afin de répondre à votre demande, nous pouvons vous demander de fournir certaines informations pour vérifier votre identité.

Nous nous réservons le droit de mettre à jour ou de modifier la présente déclaration du candidat de temps à autre. Si nous apportons des changements importants à la présente déclaration du candidat, nous en informerons les candidats à l’emploi par un avis en ligne approprié ou par d’autres moyens (qui peuvent inclure, si nous disposons de vos coordonnées, une notification par courriel) et obtiendrons votre consentement, si et lorsque la loi applicable l’exige. 

Pour poser des questions ou faire des commentaires sur la présente déclaration du candidat et sur nos pratiques en matière de confidentialité, ou si vous souhaitez mettre à jour, modifier ou supprimer vos informations ou exercer tout autre droit, veuillez nous contacter aux coordonnées suivantes :

Les candidats à l’emploi qui se trouvent en dehors de l’espace économique européen peuvent nous contacter à l’adresse suivante : 

ServiceNow, Inc.
Attn: Confidentialité
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054

Courriel : privacy@servicenow.com.

Pour les candidats à l’emploi situés dans l’espace économique européen, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :

ServiceNow Ireland Limited (the data controller)
Attn: Privacy
60 Dawson Street,
Dublin
Irlande

Courriel : privacy@servicenow.com.

Pour en savoir plus sur les pratiques générales de ServiceNow en matière de confidentialité, consultez la déclaration de confidentialité de ServiceNow à l’adresse https://www.servicenow.com/fr‑ca/privacy‑statement‑frca.html.