Vue d’ensemble de l’organisation

CARE combat la pauvreté mondiale et l’injustice sociale dans plus de 120 pays, en mettant particulièrement l’accent sur l’autonomisation des femmes et des filles. De l’aide d’urgence aux programmes d’éducation et de santé, CARE a un impact là où les infrastructures sont limitées et les ressources rares. C’est pourquoi l’organisation dépend d’une technologie à la fois flexible et accessible. 

Contexte 

Au Malawi, l’un des pays les plus densément peuplés et les plus pauvres d’Afrique, CARE a identifié un défi persistant qui affecte des milliers d’élèves : un suivi de la fréquentation peu fiable. Les écoles de tout le pays s’appuyaient sur des processus manuels d’appel sur papier qui prenaient beaucoup de temps pour les enseignants, étaient sujets à erreurs et ne permettaient pratiquement pas d’agir en temps réel. 

Dans les écoles soutenues par CARE, une classe compte en moyenne 89 élèves. En l’absence de données précises sur la fréquentation, les administrateurs avaient du mal à attribuer efficacement les ressources, à coordonner la livraison des repas et à identifier les élèves menacés de décrochage scolaire.

James Laja, enseignant et collecteur de données, a mis le doigt sur le cœur du problème : « Avec l’ancien système, la collecte des données de présence comportaient de nombreuses erreurs et leur transmission était lente. » Le coût humain était bien réel. Quand les repas étaient mal comptés, certains enfants se retrouvaient sans dîner. Lorsque les élèves en situation de vulnérabilité passaient entre les mailles du filet, la fenêtre d’intervention se rétrécissait. CARE avait besoin d’une solution qui fonctionne de manière fiable dans les environnements à faible connectivité sans surcharger les enseignants déjà débordés.

En tant que lauréat d’une subvention « Partnership for Good » (SPGG) de ServiceNow.org (SPGG), CARE s’est associé à KPMG pour concevoir et créer AttendAssist, une solution de gestion des présences basée sur l’IA et les messages texte, construite sur Moteur d’applications de ServiceNow. L’objectif était de remplacer les processus manuels par un système capable de prévoir et de suivre la fréquentation en temps réel, d’unifier les flux de travail entre les administrateurs et de maintenir l’engagement des élèves tout en assurant leur suivi, le tout dans des environnements à connectivité limitée. La plateforme à programmation schématisée de Moteur d’applications a été essentielle, et CARE l’a conçue sans engager une grande équipe d’ingénierie, ce qui signifie que d’autres organisations qui ont des ressources limitées peuvent en faire de même.

La solution

AttendAssist a été développé en mode natif sur Moteur d’applications, ce qui offre à CARE la flexibilité nécessaire pour configurer la solution en fonction de son environnement opérationnel précis et de ses exigences en matière de flux de travail. Au lieu d’adapter un outil prêt à l’emploi, l’équipe a créé une application spécialement conçue pour fonctionner de manière fiable dans les conditions propres aux écoles du Malawi.

Au cœur de la solution se trouve une technologie de reconnaissance d’images basée sur l’IA qui automatise l’identification des élèves en classe. Le résultat est frappant, comme l’a observé James : « Les élèves sont enthousiastes à l’idée d’être photographiés tous les jours, ce qui améliore la fréquentation. » Le système transmet simultanément des données précises, ce qui contraste nettement avec les processus manuels. En éliminant les appels manuels, le système libère les enseignants de la paperasse pour qu’ils puissent se concentrer sur ce qui compte : l’enseignement.

L’intégration des messages texte a été au cœur de la conception dès le début. Comme de nombreuses écoles opèrent dans des zones où l’accès à Internet est limité ou irrégulier, la solution utilise les messages texte pour transmettre les données de fréquentation et envoyer des notifications aux administrateurs et au personnel. Cela garantit que le système reste fonctionnel et utile, même dans les environnements où les ressources sont les plus limitées, sans nécessiter d’investissements en infrastructure que la plupart des écoles de la région ne pourraient pas prendre en charge.

Sur le plan administratif, AttendAssist unifie les flux de travail entre les administrateurs scolaires, offrant au personnel un seul endroit pour résoudre les écarts de fréquentation, coordonner la livraison des repas et signaler les préoccupations concernant certains élèves. Au lieu de s’appuyer sur des feuilles de calcul déconnectées ou des suivis manuels, les administrateurs peuvent désormais agir rapidement et de manière cohérente sur les informations de fréquentation, ce qui réduit les retards et les erreurs dans l’attribution des ressources, en répondant rapidement aux besoins critiques des écoles.

Pour de nombreuses familles issues de communautés à faibles revenus, l’école est un lieu où un enfant reçoit régulièrement un repas, ce qui n’est pas toujours possible à la maison; et la nutrition et l’éducation sont essentielles pour sortir de la pauvreté. Dans les écoles soutenues par CARE, 45 % des élèves viennent en classe sans avoir pris de déjeuner chez eux. Un décompte précis de la fréquentation garantit que le nombre exact de repas est préparé pour les élèves, sans gaspillage alimentaire ni pénurie.

Les résultats

L’impact d’AttendAssist a été mesurable et significatif. Naomi Malizani, une élève, a souligné : « AttendAssist est utile pour indiquer le nombre correct d’élèves présents, une amélioration essentielle par rapport à l’époque où le système indiquait parfois un nombre erroné d’élèves présents. »

Dans 111 écoles du Malawi, CARE a augmenté la fréquentation scolaire de près de 36 %, ce qui a profité directement à plus de 70 000 enfants. Les gains d’efficacité pour les enseignants sont tout aussi frappants. Une réduction de 90 % du temps consacré à l’appel signifie que des heures sont récupérées pour l’enseignement réel. Pour les enseignants qui gèrent plus de 50 élèves avec des ressources limitées, ce gain de temps est déterminant : il fait la différence entre une journée scolaire consacrée aux tâches administratives et une journée axée sur l’apprentissage.

CARE a également pu utiliser le flux de travail basé sur les messages texte pour réduire les erreurs d’attribution des ressources lors de la livraison des repas. Comme l’a expliqué James : « Une présence correcte des élèves facilite la préparation des repas, car les quantités sont calculées à partir de chiffres précis, ce qui élimine le gaspillage. » Grâce à cette précision, les repas sont livrés aux élèves qui en ont besoin, sans le gaspillage qui caractérisait les systèmes manuels.

En unifiant les flux de travail administratifs sur une plateforme unique, CARE a pu fournir aux superviseurs de district des rétroactions en temps réel sur les motifs de fréquentation et mobiliser rapidement un soutien auprès des écoles. Alors que les systèmes traditionnels nécessiteraient trois semaines pour effectuer des recensements dans toutes les écoles, AttendAssist permet à CARE et aux superviseurs de district d’obtenir les données de fréquentation de toutes les écoles en une seule journée et de fournir des rétroactions dans les 24 heures.

Perspectives d’avenir

CARE et ServiceNow explorent comment étendre AttendAssist à d’autres pays et contextes où le suivi manuel de la fréquentation constitue un obstacle à l’accès à l’éducation. La nature modulaire de la solution Moteur d’applications permet de l’adapter à différentes langues, conditions de connectivité et structures administratives sans nécessiter une reconstruction complète. À mesure que CARE continue à faire évoluer ses programmes numériques, ServiceNow.org reste un partenaire de plateforme capable de soutenir cette croissance, des déploiements scolaires individuels aux programmes régionaux et nationaux.

AttendAssist s’appuie sur des outils que les enseignants utilisent déjà au quotidien. Un enseignant prend une photo de la classe et l’envoie de la même manière qu’il enverrait n’importe quel autre message, de sorte que le système est utilisé plutôt que mis de côté. CARE soumet toute technologie qu’elle adopte à un critère similaire : elle doit répondre aux besoins des personnes qui l’utilisent et des communautés qu’elles servent.

Au-delà de la fréquentation, CARE entrevoit la possibilité d’appliquer la même architecture à d’autres défis opérationnels dans ses programmes d’éducation, de formation des effectifs et de santé, où les données en temps réel et les flux de travail automatisés pourraient permettre d’améliorer de la même manière l’attribution des ressources et l’efficacité du personnel. Le succès d’AttendAssist a démontré que les technologies de niveau entreprise, lorsqu’elles sont conçues de manière réfléchie, peuvent fonctionner efficacement dans certains des environnements les plus exigeants au monde. 

Résultat

Le déploiement par CARE d’AttendAssist sur Moteur d’applications est la preuve qu’une technologie adaptée au bon contexte peut apporter des changements significatifs à grande échelle.

En augmentant la fréquentation scolaire de près de 36 % et en réduisant de 90 % le temps consacré par les enseignants à l’appel dans 111 écoles en seulement neuf mois, CARE a montré ce qui devient possible lorsque l’IA et l’automatisation des flux de travail sont utilisées pour résoudre de véritables problèmes humains dans des environnements où les ressources sont limitées.

Pour les organisations travaillant dans le développement humanitaire, cet engagement démontre que ServiceNow AI Platform peut répondre à leurs besoins actuels et les aider à aller plus loin.