Un système de suivi des candidats est un type de logiciel utilisé par les recruteurs pour filtrer, gérer et effectuer le suivi des candidats au fur et à mesure qu’ils traversent le processus d’embauche.
Bien que chaque organisation soit différente, elle dépend grandement des mêmes fondements : des employés de qualité supérieure. Sans les bonnes personnes pour soutenir et faciliter les processus de l’entreprise, agir comme agents de liaison auprès de votre clientèle et fournir une orientation stratégique au sein de vos équipes et services, votre entreprise risque de se retrouver dans une impasse. Malheureusement, il peut être difficile de trouver les meilleurs candidats et de les guider tout au long du processus d’embauche, surtout lorsque vous faites face à un grand nombre de candidats et de postes potentiels.
Un système de suivi des candidats offre des capacités conçues pour optimiser la façon dont les employeurs et les recruteurs abordent l’acquisition de talents. Grâce aux solutions de systèmes de suivi des candidats, les entreprises de toute taille peuvent plus aisément localiser, accueillir et retenir les talents essentiels au succès de l’entreprise. Combinant la fonctionnalité des données avec une suite complète d’outils de suivi et de gestion, les meilleurs systèmes de suivi des candidats fonctionnent comme des ressources de recrutement tout-en-un et peuvent même automatiser de nombreux aspects du processus d’embauche.
Le terme « système de suivi des candidats » décrit une vaste gamme d’outils de recrutement, des bases de données simples aux solutions complètes et de bout en bout. Cela dit, de nombreux outils de système de suivi des candidats suivent un ensemble de processus similaires et comprennent des fonctionnalités de base similaires :
La fonction la plus fondamentale d’un système de suivi des candidats est de stocker les renseignements sur les candidats pour faciliter leur récupération. Lorsqu’un candidat soumet un CV, le système de suivi des candidats analyse les informations qu’il contient pour en extraire les données pertinentes, qui sont ensuite automatiquement intégrées dans une base de données centralisée. Ces informations comprendront probablement le nom du candidat, son expérience de travail et ses coordonnées, qui peuvent ensuite être recherchées ou consultées par les recruteurs.
L’un des plus grands gaspilleurs de temps pour les recruteurs est de parcourir des milliers de CV pour éliminer les candidats dont les compétences les rendent mal adaptés au poste. Les outils d’un système de suivi des candidats aident à automatiser ce processus. En utilisant des paramètres personnalisés (tels que l’historique de travail, les ensembles de compétences, les certifications, les exigences salariales, etc.), le système de suivi des candidats peut être configuré pour rejeter automatiquement les candidatures qui ne répondent pas aux exigences minimales d’admissibilité. Les candidats qui répondent aux critères établis sont autorisés à passer à l’étape suivante du recrutement.
Après avoir éliminé les candidats non qualifiés et non admissibles, le système de suivi des candidats peut alors classer les candidats restants. Pour ce faire, il compare l’historique de travail et l’expérience des candidats à la description de poste. Les candidats sont automatiquement classés par ordre de priorité en fonction de leur correspondance avec le choix idéal proposé. Les recruteurs peuvent définir des paramètres de classement afin de mieux préciser leurs principales options pour le poste. Cela leur permet d’optimiser leur temps en effectuant un suivi auprès des candidats qui sont les plus susceptibles de répondre aux besoins de l’entreprise.
Enfin, les solutions de système de suivi des candidats optimisent davantage la gestion de la base de données des candidats en améliorant la fonction de recherche de CV. Le système de suivi des candidats peut automatiquement étiqueter les CV avec des mots-clés pertinents liés à l’emplacement, à l’historique d’emploi, à l’expérience, aux compétences et plus encore. Les recruteurs peuvent facilement trier leurs options disponibles en recherchant des termes spécifiques dans le système.
Comme pour la plupart des outils d’entreprise, la principale raison d’utiliser un système de suivi des candidats est d’améliorer l’exactitude et l’efficacité de certaines fonctions au sein de votre entreprise. Plus précisément, les systèmes de suivi des candidats automatisent et simplifient de nombreux aspects essentiels du recrutement. Cela offre certains avantages clés, notamment :
L’objectif de tout gestionnaire d’embauche est non seulement de trouver quelqu’un pour pourvoir un poste vacant, mais aussi de trouver la personne qui convient le plus au poste. En agissant comme un filtre pour empêcher les CV non qualifiés d’atteindre le recruteur, le système de suivi des candidats affine le bassin de candidats pour n’inclure que les meilleurs. Les capacités d’IA peuvent aider les entreprises à mieux comprendre le candidat idéal, ce qui aide les gestionnaires d’embauche à trouver la bonne personne pour le poste. Les candidats présélectionnés ont plus de chances de devenir des employés très performants, améliorant ainsi le score net d’embauche de l’entreprise.
Les candidats ne sont pas des automates avançant machinalement dans le processus de recrutement; ce sont des personnes dynamiques et uniques qui ont souvent besoin d’assistance, de soutien et d’encouragement tout au long de leur parcours vers l’emploi. Les outils d’un système de suivi des candidats permettent aux candidats potentiels d’obtenir le soutien dont ils ont besoin au moment opportun, ce qui améliore l’engagement et élimine le risque de négligence du candidat.
Le recrutement est un investissement. Lorsqu’il est effectué correctement, les bénéfices apportés par le nouvel employé compensent les coûts. Malheureusement, des processus chronophages, des erreurs humaines et une mauvaise collaboration entre les parties prenantes ralentissent le processus, ce qui entraîne une augmentation des coûts par embauche et du temps d’embauche. Les systèmes de suivi des candidatures augmentent la visibilité, améliorent la collaboration et éliminent les goulots d’étranglement du processus, permettant à votre organisation de bénéficier d’un meilleur retour sur son investissement en recrutement.
L’embauche n’est pas techniquement terminée tant que le nouvel employé n’est pas complètement à jour et qu’il offre une valeur optimale à l’entreprise. Un système de suivi des candidatures aide non seulement à optimiser le processus d’embauche, mais aussi à simplifier l’intégration en fournissant automatiquement aux nouveaux employés toute la documentation et le soutien dont ils ont besoin pour aller de l’avant.
Les avantages énumérés ci-dessus dépendent des capacités et des caractéristiques du système de suivi des candidats. Lorsque vous approchez d’une solution de système de suivi des candidats, tenez compte des éléments essentiels suivants et de ce qu’ils peuvent apporter à la table :
Recherche avancée
L’efficacité d’une base de données dépend de votre capacité à y récupérer des informations. Les fonctions de recherche intégrées et les affichages filtrés vous permettent de trouver les données dont vous avez besoin avec un minimum d’effort.Analyse de CV
Un système de suivi des candidats permet aux responsables du recrutement d’extraire les informations les plus pertinentes des CV, à grande échelle.Recherche de candidats
Même avant que les candidats potentiels postulent pour le poste, les outils de système de suivi des candidats peuvent optimiser l’approvisionnement des candidats grâce à une gestion améliorée de la marque, à des affichages de poste automatisés, à des pages de demandes intégrées et plus encore.Tri des CV
Dans de nombreux cas, la majorité des CV soumis ne répondent pas aux exigences minimales du poste. Les systèmes de suivi des candidats peuvent être configurés pour éliminer automatiquement ces CV en fonction d’une variété de facteurs liés aux compétences et à la certification.Automatisation
Le recrutement traditionnel exige beaucoup d’interventions humaines, impliquant de nombreux processus manuels et approbations. L’automatisation des systèmes de suivi des candidats prend en charge plusieurs de ces tâches chronophages, permettant aux équipes de recrutement et aux autres parties prenantes de se concentrer sur des enjeux plus stratégiques.Analyse et production de rapports
Il a été dit qu’il n’y a aucune amélioration sans mesure. Les outils de système de suivi des candidats doivent comprendre des fonctions d’analyse et de production de rapports robustes, afin que vos employés puissent identifier les problèmes possibles et faire le suivi des avantages offerts par le système.Soutien à l’intégration
Les meilleurs systèmes de suivi des candidatures offrent également un soutien à l’intégration, aidant les nouvelles recrues à devenir opérationnelles le plus rapidement possible.
Bien que les systèmes de suivi des candidats offrent un soutien précieux pour repérer, trier, suivre et gérer les candidats potentiels tout au long du processus de recrutement, ils présentent parfois certaines limites. Sans surveillance adéquate, ces contraintes risquent de faire passer les meilleurs talents inaperçus ou de les classer à tort comme inadmissibles. Ces éléments peuvent comprendre :
Les CV peuvent être offerts en plusieurs types et styles différents. Si la candidature comprend des polices uniques ou présente des informations dans une structure que le système de suivi des candidats ne connaît pas, ce dernier peut rejeter le CV sans être en mesure de tenir compte des facteurs principaux (comme l’expérience de travail et les ensembles de compétences).
Comme pour tout système informatique, les outils de système de suivi des candidats ne peuvent fonctionner qu’avec des types de documents précis reconnus. Si le candidat soumet un curriculum vitæ avec une extension de fichier non reconnue ou non prise en charge, ce dernier peut également être rejeté automatiquement.
Si la visualisation permet aux utilisateurs humains de mieux comprendre les données, elle peut avoir l’effet inverse sur les systèmes non humains. Les outils d’un système de suivi des candidats peuvent être incapables de traduire entièrement les données graphiques dans leurs systèmes.
Il y a plusieurs façons de dire les mêmes choses, et si les candidats utilisent une terminologie différente pour décrire leur historique de travail, leurs compétences, leurs certifications ou d’autres renseignements pertinents, le système de suivi des candidats peut avoir de la difficulté à analyser et à classer par ordre de priorité le curriculum vitæ.
Vos employés définissent votre réussite. Par conséquent, la façon dont vous abordez le recrutement et l’intégration a une incidence importante sur votre entreprise. Le suivi des candidats fournit un soutien essentiel à la base de données tout en permettant d’automatiser les étapes importantes des processus d’embauche. Mais toutes les solutions de système de suivi des candidats ne sont pas égales. Pour un soutien optimal et une automatisation intelligente, envisagez ServiceNow.
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