Un logiciel de paie est une solution numérique, sur site ou en nuage, qui gère et automatise les paies des employés et d’autres processus de paie.
Les entreprises ont la tâche ardue et souvent fastidieuse de traiter les salaires tout au long de l’année, notamment de payer les employés à temps, de déclarer les impôts et de rester en conformité avec les lois et réglementations en vigueur. Le service des ressources humaines ou de la comptabilité est le principal responsable du suivi des informations relatives aux employés et de l’exactitude de leur rémunération, mais comme de plus en plus de processus liés au bureau et aux employés sont numérisés, il en va de même pour la paie.
Les logiciels de paie sont aujourd’hui utilisés par de nombreuses entreprises pour rationaliser ce processus, d’autant plus qu’ils permettent de suivre toutes les informations pertinentes, d’éviter les erreurs humaines et de documenter les données les plus importantes dans le cadre des obligations fiscales. Cet article présente les principes de base des logiciels de paie, explique pourquoi ils sont si utiles dans le monde du travail moderne et explique comment choisir le bon logiciel pour votre entreprise.
Les avantages les plus notables liés à l’utilisation d’un logiciel de paie sont la commodité et la précision qu’il offre à tous types d’entreprises.
Tout d’abord, ce type de logiciel permet de s’assurer que les employés sont payés. En effet, ceux-ci doivent être non seulement payés, mais aussi recevoir le montant exact, au bon moment et selon le mode de paiement qu’ils préfèrent. S’ils souhaitent un dépôt direct et que leur argent soit réparti dans des comptes spécifiques, les paiements automatisés transféreront les fonds vers leur compte bancaire, leur compte 401K, etc.
Outre le fait d’être payé à temps et d’avoir facilement accès à leurs fonds, les employés bénéficient d’autres avantages :
- Possibilité de consulter l’historique des paiements
Les employés doivent pouvoir consulter leurs finances pour savoir comment et quand ils sont payés, ce qui est facile lorsque le logiciel conserve toutes ces données importantes. Les employés peuvent voir la ventilation de leur paie, l’affectation de leurs retenues à la source, et plus encore. - Ajuster les informations personnelles et les informations de paiement
Lorsque quelqu’un déménage, commence à effectuer des opérations bancaires avec une nouvelle coopérative de crédit, se marie, ou quel que soit le changement, les employés n’ont pas nécessairement besoin de faire des demandes auprès du service des ressources humaines et peuvent simplement accéder au logiciel de paie et mettre à jour leurs informations eux-mêmes. - Obtenir rapidement des réponses aux questions
Les logiciels de paie éliminent les intermédiaires et fournissent des informations et des aperçus lorsque les employés ont une question. Ils n’ont donc pas besoin de patienter en fonction de l’emploi du temps de quelqu’un d’autre pour obtenir ces informations dans les plus brefs délais. - Réduire les interruptions de travail
Prendre contact avec le service des ressources humaines ou de la comptabilité en cours de journée ou fixer un rendez-vous avec quelqu’un fait perdre du temps à l’employé et au service de la paie, au détriment de leurs tâches professionnelles ou de leur temps libre. En accédant facilement aux informations relatives à la paie en ligne ou à l’aide d’une application, les employés peuvent gérer leur temps et obtenir ce dont ils ont besoin sans perdre leur rythme de travail.
Les employés ne sont pas uniquement les bénéficiaires des logiciels de paie – en fait, ils tirent encore plus d’avantages de cet outil. Les grands avantages sont les suivants : ce logiciel rend les équipes plus efficaces, suit les données avec plus de précision et fournit des outils supplémentaires en dehors du traitement des paiements. Voici quelques avantages spécifiques pour les entreprises :
- Amélioration du moral des employés
Les employés apprécient la transparence. Et lorsqu’ils ont accès à ce dont ils ont besoin, reçoivent à temps le paiement de ce qui leur est dû et peuvent vivre leur vie sans entrave, ils sont plus heureux sur leur lieu de travail. - Améliorer la sécurité
Les informations personnelles de vos employés sont privées, et au lieu d’essayer de gérer et de protéger des dossiers papier ou de partager ces informations confidentielles sur des canaux non sécurisés, tout le monde a accès à ce dont il a besoin sans compromettre les mesures de sécurité ou les données. - Approfondir la perspective commerciale
Lorsque les informations relatives à la paie sont numérisées, traitées à l’aide de logiciels avancés et automatisés, et intégrées à d’autres outils commerciaux, il est plus facile de comprendre les données financières des entreprises. La budgétisation, les coûts des services, les revenus des services et même les données en temps réel peuvent être utilisés pour la prise de décisions en temps voulu. - Améliorer les rapports
Les logiciels de paie permettent des calculs et une documentation plus précis lorsqu’il s’agit d’établir des rapports de conformité et de répondre à tous les besoins fiscaux.
Les logiciels de paie présentent de nombreux avantages qui sont non seulement pratiques, mais aussi de plus en plus indispensables aux entreprises modernes qui souhaitent réduire au minimum les erreurs et continuer à fonctionner efficacement. En utilisant un logiciel de paie, vous pouvez promouvoir les avantages suivants pour vos employés :
- Rapidité et précision de la paie
De nombreux facteurs influencent le paiement des employés, comme les fusions et acquisitions, les équipes, les nouvelles embauches, les salaires, les primes, etc. Le fait de disposer d’une ressource telle qu’un logiciel de paie permet aux organisations de verser les bons paiements aux bons employés à chaque fois, ce qui renforce la confiance entre les employés et les employeurs et garantit que les employés disposent de l’argent dont ils ont besoin pour couvrir leurs dépenses. - Transparence pour les entreprises
Les coûts de personnel augmentent pour les entreprises, et il peut être difficile de gérer ces coûts parmi le reste des dépenses de l’organisation. Un bon logiciel de paie s’intègre à d’autres services comme la comptabilité, ce qui permet aux entreprises de bénéficier d’une plus grande transparence et d’une meilleure perspective en matière de budgétisation, de rapports et d’affectation des ressources. - Flexibilité
Les logiciels de paie sont conçus pour s’adapter à votre secteur d’activité et à la taille de votre organisation. Ainsi, même si votre entreprise est confrontée à des changements de grande ampleur, ce type de logiciel devrait non seulement s’adapter à ces changements, mais aussi les faciliter. Par exemple, si une société ouvre un nouveau bureau dans un endroit complètement différent avec des réglementations fiscales différentes, le logiciel de paie devrait automatiser et s’adapter aux nouvelles règles pour ces employés. - Plus de temps pour les tâches de haut niveau
Au lieu de passer un temps précieux à traiter la paie en utilisant des méthodes dépassées, les entreprises peuvent se concentrer sur les aspects les plus importants de leurs activités, comme l’innovation et la satisfaction de la clientèle.
Les avantages énumérés ci-dessus dépendent tous du logiciel que vous utilisez, car tous les systèmes ne fonctionnent pas de la même manière ou ne répondent pas à des normes plus strictes. Le logiciel doit pouvoir exécuter toutes les fonctions utilisées par votre entreprise, être innovant, personnalisable en cas de besoin et convivial pour tout le monde. Lorsque vous essayez de déterminer quel logiciel de paie acheter, posez-vous les questions suivantes pour trouver celui qui convient le mieux à votre entreprise :
- Quelle est la taille de votre entreprise?
- Combien d’employés avez-vous?
- Vos employés sont-ils payés à l’heure ou à la tâche?
- À quelle fréquence payez-vous vos employés?
- Quel est votre budget pour le logiciel de paie?
- Qui gérera votre calendrier de paie?
- Le système est-il compatible avec toutes les régions où vous avez des employés?
- Le logiciel s’intègre-t-il aux autres systèmes de votre entreprise?
- Le logiciel est-il facile à configurer?
- Avez-vous de l’expérience avec des organisations comme la mienne?
- Le logiciel est-il facile à utiliser?
Encore une fois, il n’y a pas deux logiciels de paie identiques, mais il y a certaines fonctions de base que votre programme doit posséder. Si vous devez payer pour un logiciel, assurez-vous que vous en avez pour votre argent et qu’il prend en charge les tâches les plus laborieuses grâce aux fonctions suivantes :
- Calculer les salaires
Il s’agit d’une fonction fondamentale des logiciels de paie. Assurez-vous que le système que vous avez choisi peut calculer automatiquement les salaires des employés, qu’ils soient à temps plein, à temps partiel, etc. - Intégrer la paie au système de gestion du temps et des présences
Les meilleurs programmes vous aideront à intégrer vos processus de paie aux feuilles de temps et aux pratiques de gestion des présences. Cela vous permettra de vous assurer que tous les facteurs de gestion du temps sont numérisés et automatisés, que vos employés soient rémunérés à l’heure ou à la tâche. - Retenir les impôts et autres déductions
Vous devez pouvoir faire confiance au logiciel en ce qui concerne le calcul précis et la retenue automatique des impôts et autres déductions personnalisées pour les employés. Ces retenues sont généralement modifiables par les employés eux-mêmes, de sorte qu’ils peuvent adapter leurs paies en fonction de leurs besoins. - Payer les employés
Bien que vous puissiez toujours demander aux gestionnaires d’approuver les feuilles de temps et d’autres éléments de la paie, votre logiciel devrait être en mesure d’effectuer des paiements automatisés en fonction de votre configuration. Si vous payez vos employés tous les vendredis, vous devriez être en mesure d’effectuer ces paiements chaque semaine - Établir des rapports de paie
L’exécution de vos estimations et le recoupement de vos finances avec vos obligations fiscales peuvent être stressants, fastidieux, sources d’erreurs et chronophages. Les logiciels de paie peuvent générer des rapports de paie pour vous afin que vous puissiez obtenir les informations exactes dont vous avez besoin en un instant. - Accéder aux formulaires fiscaux importants
Les professionnels des ressources humaines et les autres employés doivent avoir accès aux informations et aux formulaires fiscaux. Ces systèmes de paie doivent également être dotés de fonctions de sécurité qui garantissent que seules les personnes concernées peuvent consulter les données confidentielles.
Il se peut que votre organisation privilégie certaines fonctionnalités par rapport à d’autres. Toutefois, en particulier si vous payez une somme importante pour utiliser le logiciel, n’acceptez rien de moins que les caractéristiques susmentionnées.
Les logiciels de paie transforment les processus pour les ressources humaines et les gestionnaires afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et bénéficie de la meilleure visibilité. Les employés voient leurs besoins satisfaits, sont payés à temps et peuvent accéder aux informations essentielles en cas de besoin. Pendant ce temps, le service des ressources humaines peut se concentrer sur des tâches plus exigeantes et plus importantes afin d’optimiser le fonctionnement de votre organisation.
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