Le suivi des actifs utilise le GPS, les code-barres ou la RFID pour surveiller les actifs TI comme les ordinateurs et les serveurs. Il garantit une gestion efficace, un suivi précis de l’emplacement et une maintenance régulière, optimisant ainsi l’efficacité organisationnelle et le contrôle des coûts.
L’enregistrement physique des actifs mobiles à l’aide d’un stylo et d’un papier était autrefois la norme. Tout, de l’inventaire au suivi des personnes ayant emprunté un article, en passant par la date d’emprunt et la date de retour prévue, était enregistré et géré manuellement.
Naturellement, les ordinateurs ont facilité le processus de suivi des actifs. Cependant, cela nécessitait toujours une intervention humaine manuelle et un comptage physique des actifs à saisir dans le système de gestion des actifs. Les logiciels de planification des ressources de l’entreprise (ERP) ont innové en introduisant l’automatisation dans la gestion des ressources organisationnelles.
Bien qu’ils soient encore couramment utilisés aujourd’hui, les ERP présentent un certain inconvénient : Ils ne permettent pas de suivre les articles individuels de façon efficace. Ils conviennent idéalement au suivi d’un volume important de biens, comme les stocks au détail. Les lecteurs optiques portables sont devenus plus courants, allégeant ainsi une partie de la charge de travail. Malheureusement, la plupart des lecteurs nécessitaient une connexion physique à un ordinateur, comme un système de point de vente (POS). Elle permettait d’interagir avec le logiciel ERP, mais entraînait toujours des lacunes en matière de flexibilité. L’informatique mobile a une nouvelle fois changé la donne, en proposant des appareils portables qui permettent à l’utilisateur de se déplacer en direction ou à partir des actifs, sans être limité par une connexion physique. Ces appareils mobiles intègrent des systèmes informatiques dotés de leurs propres capacités de mémoire et peuvent souvent fonctionner en l’absence de connexion réseau, stockant et téléchargeant les données balayées à la convenance de l’utilisateur.
Les téléphones intelligents et leurs capacités de caméra haute résolution offrent aujourd’hui des possibilités plus innovantes grâce à des applications simples qui peuvent lire tous types de code-barres et envoyer les informations vers un référentiel centralisé en nuage.
Ces identifiants uniques sont présents presque partout où des stocks existent, et les progrès réalisés dans le domaine de la technologie de numérisation mobile ont renforcé leur utilité. Les code-barres sont la méthode de suivi des actifs la plus couramment utilisée. Les code-barres ont également tendance à être moins coûteux; ils sont polyvalents, faciles à utiliser, rapides et généralement très précis. Cela dit, ils nécessitent une ligne de visée sans obstacle et une orientation manuelle, et ne sont pas toujours d’assez bonne qualité pour permettre une lecture fluide.
L’identification par radiofréquence (RFID) consiste à utiliser une balise ou une puce qui transmet à un récepteur les informations sur un article. Les balises RFID peuvent être lues à distance, elles peuvent lire plusieurs articles et sont plus flexibles. Cependant, elles ont tendance à coûter plus cher, à présenter des contraintes technologiques comme des plages limitées, à manquer certains signaux de lecture, à subir des interférences radio et à enregistrer de manière incorrecte les articles à proximité plutôt que l’article qui doit être lu.
Les appareils de suivi par système de localisation GPS se connectent à un actif et envoient régulièrement sa position à un serveur central. Cette opération est entièrement gérée de manière automatique : aucune interaction humaine n’est nécessaire pour suivre l’emplacement de l’actif. En raison du coût croissant des appareils GPS, ils sont généralement utilisés pour suivre des actifs de grande valeur, plutôt que des produits à faible coût ou en grande quantité. Les appareils GPS fournissent des données de localisation en temps réel, sont passifs et émettent des alertes de mouvement en cas de changement de position inattendu. Cependant, ils sont coûteux, moins précis à l’intérieur (en raison des interférences de signal entre l’appareil et le satellite), ne fournissent que des données de localisation plutôt que des informations relatives au traitement d’un actif et peuvent être retirés.
Le reniflage Wi-Fi est une technologie qui s’appuie sur les réseaux existants pour déterminer l’emplacement des actifs sans connexion directe. Cette méthode est particulièrement efficace en milieu urbain puisqu’elle peut collecter des données provenant de multiples sources. Son efficacité dans les espaces fermés et sa faible consommation d’énergie en font un outil précieux de suivi des actifs, offrant des avantages par rapport à d’autres méthodes comme le GPS.
L’identifiant cellulaire utilise les signaux des tours cellulaires pour la localisation extérieure, offrant une alternative plus simple et écoénergétique au GPS et au reniflage Wi-Fi. Bien qu’il soit moins précis que d’autres méthodes de suivi, l’identifiant cellulaire constitue une solution de rechange fiable, notamment dans les zones où le GPS et les technologies similaires rencontrent des difficultés. Sa capacité à trianguler les positions à partir des transmissions des tours cellulaires améliore les capacités globales de suivi des actifs.
En général, deux types de systèmes matériels sont utilisés pour le balayage de code-barres : les appareils physiques renforcés et les téléphones intelligents.
Les appareils renforcés sont de petits ordinateurs portables conçus pour effectuer des tâches spécifiques. Ils sont suffisamment durables pour résister aux manipulations habituelles, aux environnements difficiles, aux vibrations, aux conditions météorologiques extrêmes, à l’eau et à la poussière. Ils possèdent souvent une plus grande autonomie de batterie et peuvent être équipés de blocs-batteries extensibles pour prendre en charge des travaux sur le terrain de plus longue durée. En combinant du matériel et des logiciels personnalisés, ces appareils sont généralement plus chers que les téléphones intelligents, mais sont toujours populaires pour de nombreuses entreprises. Cela s’explique en partie par les avantages d’un balayage plus rapide, d’une durabilité accrue, d’une sécurité améliorée et d’un fonctionnement rationalisé par rapport aux nombreuses variations et problèmes potentiels liés à l’utilisation des appareils grand public.
Les téléphones intelligents sont beaucoup plus accessibles que les appareils renforcés spécialisés. Dans de nombreux cas, le personnel des entrepôts et d’autres services de suivi disposent déjà de leurs propres appareils sur lesquels les applications logicielles appropriées peuvent être chargées. Le balayage par téléphone intelligent a également tendance à être moins cher, plus léger, plus facile à afficher, et il est généralement privilégié par ceux qui utilisent ces appareils.
Il existe plusieurs secteurs qui suivent différents types d’actifs, d’inventaires des actifs et de mouvements des actifs d’un emplacement à un autre. Selon les besoins de chaque entreprise, d’autres types de gestion des actifs peuvent constituer la meilleure option en fonction des connexions réseau, du besoin de mobilité et du besoin de suivi.
Le suivi des actifs et la gestion des actifs sont des concepts étroitement liés. En fait, ces deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils ont chacun un objectif distinct au sein d’une organisation. La gestion des actifs désigne une stratégie globale visant à superviser l’ensemble du cycle de vie des actifs physiques, de leur acquisition à leur mise hors service. Elle vise à optimiser les performances des actifs en réduisant les temps d’arrêt et en maximisant le retour sur investissement.
Le suivi des actifs, quant à lui, est un élément particulier de la gestion des actifs qui consiste à surveiller et à localiser chaque actif. Il offre une visibilité sur plusieurs aspects, notamment l’emplacement, les déplacements et l’état des actifs. Il offre des aperçus plus détaillés qui peuvent aider les organisations à prendre des décisions concernant les actifs physiques.
Ainsi, alors que la gestion des actifs définit l’infrastructure et les processus de gestion des actifs, le suivi des actifs utilise la technologie pour suivre les emplacements physiques et surveiller les performances. Le suivi des actifs joue un rôle central dans la mise en œuvre de pratiques efficaces de gestion des actifs en fournissant des données précises et une visibilité en temps réel sur les opérations, ce qui contribue en fin de compte à une meilleure attribution des ressources et à une meilleure gestion des coûts.
L’identification et l’emplacement des actifs sont deux éléments d’une stratégie efficace de suivi des actifs. L’identification des actifs désigne le processus d’identification de chaque actif unique dans les stocks d’une organisation. Cette identification est généralement réalisée à l’aide d’une des méthodes de suivi, notamment les code-barres, les étiquettes RFID ou les numéros de série. Cet élément a pour objectif de garantir que les organisations puissent suivre et gérer leurs actifs avec précision, ainsi que différencier les éléments similaires.
L’emplacement des actifs consiste à déterminer l’emplacement physique des actifs à un moment donné. Cet aspect est particulièrement important pour les organisations dont les actifs sont répartis sur plusieurs sites ou qui déplacent fréquemment leurs actifs d’un site à l’autre. Pour cet élément du suivi, les actifs peuvent être suivis à l’aide de méthodes comme le GPS ou le reniflage Wi-Fi.
La principale différence entre l’identification et l’emplacement des actifs réside dans leurs fonctionnalités respectives. L’identification des actifs aide les organisations à reconnaître et à cataloguer leurs actifs, garantissant ainsi une propriété et une responsabilité appropriées. En revanche, l’emplacement des actifs offre une visibilité sur la répartition spatiale des actifs, permettant aux organisations de suivre leurs mouvements et de prévenir les pertes ou les vols.
- Précision améliorée
- Responsabilité accrue et réduction des coûts
- Réduction des coûts administratifs
- Service à la clientèle amélioré
- Maintien de la conformité et des certifications
- Planification pour la croissance future
- Efficacité améliorée
- Maintenance de l’équipement
- Prévention des pertes/vols
Comme fonction de l’ITAM, le suivi des actifs permet de maintenir un inventaire précis des actifs sur l’ensemble des emplacements, des entrepôts et des bureaux distants, tout en réduisant considérablement le risque d’erreur humaine lors de la saisie manuelle des données. Il simplifie et justifie également les processus d’audit d’inventaire, contribue à la gestion du coût des actifs en utilisant l’inventaire actuel pour réduire la quantité de nouveaux achats, améliore la prestation des services informatiques et les délais de réponse aux incidents, et réduit les risques de non-conformité.
Les logiciels de suivi des actifs offrent aux entreprises une plateforme centralisée pour gérer tous les aspects du suivi des actifs. En numérisant les différents processus de l’ITAM, vous pouvez éliminer le recours aux feuilles de calcul manuelles ou aux documents papier, qui présentent un risque d’inexactitude et d’inefficacité. Les solutions logicielles fournissent plutôt des mises à jour et des notifications en temps réel, ce qui vous permet de suivre facilement les mouvements et les besoins de maintenance de vos actifs.
Le logiciel ServiceNow intègre des technologies avancées comme le suivi par GPS pour fournir des visualisations de l’emplacement des actifs. Vous pouvez même améliorer le service à la clientèle grâce à des délais de service et de livraison précis. Cette approche simplifiée du suivi des actifs permet aux organisations de se concentrer sur d’autres activités essentielles tout en garantissant une gestion efficace et sécurisée de tous les actifs.