La gestion des licences SaaS est le processus par lequel une équipe examine ses produits SaaS pour s’assurer qu’elle a recours aux options les plus simplifiées.
La gestion des licences SaaS peut être une tâche complexe, et elle ne fait que se complexifier à mesure qu’une entreprise se développe. La gestion des licences SaaS apporte une solution en favorisant l’appropriation, l’agilité, la visibilité et la responsabilité des fournisseurs de SaaS et de logiciels dans toute votre entreprise. Elle donne la priorité à l’agilité et à la puissance, sous la houlette des services informatiques et des achats. Elle permet surtout de se concentrer sur l’acheteur moderne, qui attend davantage des technologies et des applications grand public des entreprises avec lesquelles il choisit de faire affaire.
La gestion des licences SaaS est un sous-ensemble de Gestion des actifs logiciels (SAM), dédié aux applications et services basés sur le nuage. Et parce que les entreprises d’aujourd’hui sont de plus en plus centrées sur le nuage, les produits SaaS nouveaux et établis nécessitent de meilleures options de suivi et de gestion. La gestion SaaS apporte la solution.
Le SaaS peut offrir un certain nombre de possibilités : le remplacement des logiciels locaux et hérités par des solutions SaaS peut entraîner une augmentation de la productivité, une communication et une collaboration plus simplifiées et efficaces, une amélioration de la satisfaction des employés et la capacité des entreprises à attirer de meilleurs talents.
Cependant, l’avènement et l’accélération des applications SaaS dans les entreprises s’accompagnent de nouveaux défis, qui confèrent aux gestionnaires d’actifs logiciels, aux services financiers et aux services d’approvisionnement un certain nombre de responsabilités croissantes. La sécurisation des données de l’entreprise, le respect de la conformité, la gestion des dépenses technologiques et SaaS, et la contribution à l’efficacité du travail des employés ne sont que quelques-unes de ces responsabilités. En plus de ces tâches, la gestion des licences SaaS comporte d’autres défis, notamment les suivants :
L’informatique de l’ombre consiste pour les employés à acheter et à déployer des applications SaaS à l’insu du service informatique, ce qui est malheureusement trop courant. Il peut y avoir une rupture de communication entre les équipes, et une équipe peut payer pour un SaaS dont une autre équipe dispose déjà, ou que le service informatique n’approuve pas pour des raisons de conformité.
Certains employés ou équipes peuvent acheter des licences SaaS à l’unité et renoncer à la possibilité de bénéficier de remises potentielles au niveau de l’entreprise. Les équipes individuelles peuvent également acheter des applications SaaS qui peuvent servir un objectif similaire à celui d’une autre équipe, ce qui peut entraîner des redondances et nuire à la collaboration.
Le service informatique n’a pas la possibilité d’évaluer de manière approfondie une application achetée par des équipes extérieures au service informatique. Cela peut exposer les entreprises à des risques de sécurité et à des problèmes de conformité avec des réglementations comme le RGPD, l’HIPAA et le CCPA.
Pas moins de 38 % des licences SaaS ne sont pas utilisées, et de nombreux utilisateurs SaaS se connectent à un produit moins d’une fois par mois. Une mauvaise compréhension des applications et de leur utilisation peut entraîner un gaspillage de ressources. Certains produits SaaS se renouvellent automatiquement et un manque de gestion des licences peut entraîner une augmentation des coûts et des licences : une entreprise pourrait, sans le savoir, conserver un abonnement à un produit qu’elle n’utilise pas. À l’inverse, les entreprises peuvent surutiliser les applications SaaS si l’accès des utilisateurs est insuffisant ou si l’abonnement n’est pas correctement adapté. Chacune de ces situations présente des risques qui lui sont propres.
Sans une gestion SaaS adéquate, les entreprises peuvent se rendre compte qu’elles sous-utilisent leurs licences ou qu’elles paient pour des licences qui sont devenues obsolètes et qui continuent à ne pas être utilisées. Par exemple, les employés qui ne travaillent plus pour l’entreprise peuvent parfois conserver une licence qui leur a été attribuée après leur départ. Dans le même temps, les employés actuels qui ne se sont pas connectés à une application pendant un certain temps et qui n’ont pas effectué d’activité significative dans l’application peuvent encore coûter à l’entreprise une attribution de licence inutile. À l’inverse, une surutilisation se produit lorsque le nombre de licences utilisées dépasse le nombre de licences achetées. Il s’agit essentiellement d’une violation du contrat de licence, qui peut entraîner des pénalités, la révocation des licences ou d’autres poursuites judiciaires.
Chaque utilisateur du logiciel-service obtient sa propre licence.
Une entreprise paie pour l’utilisation d’une application SaaS, mise en service ou non.
Un tarif forfaitaire est généralement facturé de manière récurrente, généralement tous les mois ou tous les ans.
Le prix augmente à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées.
Les entreprises peuvent se retrouver avec des licences supplémentaires si elles ne sont plus utilisées, ce qui peut résulter d’achats ponctuels conduisant à des achats excessifs. Les licences peuvent également devenir excessives si les entreprises ne tirent pas parti des accords d’entreprise et ne suivent pas l’utilisation et l’installation des applications SaaS.
Il arrive parfois que des licences soient achetées sans jamais être utilisées, même si l’intention d’utiliser ces applications existe. Un manque de gestion des utilisateurs peut entraîner un nombre trop important d’utilisateurs si certains doivent être désactivés, ce qui peut s’avérer coûteux si l’application est facturée à l’utilisateur.
Les utilisateurs qui quittent l’entreprise doivent également se voir retirer l’accès à l’application, car cela peut constituer un risque pour la sécurité lorsque des personnes extérieures à l’organisation ont toujours accès à des applications destinées uniquement aux employés.
Certaines applications facturent un supplément pour des fonctionnalités haut de gamme. Demandez-vous si chaque personne qui utilise l’application a besoin d’accéder à certaines fonctionnalités si celles-ci ne sont pas nécessaires à l’exercice de ses fonctions.
Toutes les applications SaaS ne sont pas achetées en même temps, ce qui peut entraîner des problèmes de renouvellement si elles ne sont pas organisées en conséquence. La plupart des applications vous avertissent d’un renouvellement imminent, mais ce n’est pas le cas de toutes. Il est important de suivre les renouvellements, quelle que soit leur date. Le manque d’organisation peut également entraîner des coûts inutiles si une licence n’est plus nécessaire ou si des négociations de prix sont possibles.
Certaines applications offrent des fonctionnalités par niveaux, et tous les utilisateurs n’ont pas besoin d’accéder à toutes les fonctionnalités. Pour des raisons de sécurité, il est conseillé d’accorder à l’utilisateur le minimum d’accès à une application dont il a besoin pour effectuer son travail. Il est également important de laisser l’équipe des TI vérifier un produit avant son achat afin de garantir qu’il respecte bien les protocoles de sécurité.
Il existe des pratiques exemplaires importantes à prendre en compte lors de la gestion des licences SaaS.
Toute stratégie SaaS dépendra de votre capacité à identifier et à répertorier avec précision les actifs SaaS existants. Ainsi, avant de pouvoir élaborer votre stratégie, vous devez comprendre l’état des licences SaaS au sein de votre organisation. Recherchez toutes les licences actuellement utilisées, puis déterminez qui est autorisé à les utiliser, s’il existe des licences en double, s’il y a des cas d’informatique de l’ombre et quels sont les coûts d’achat, les frais de service et les contrats de maintenance associés.
Toutes les organisations ne disposent pas du savoir-faire nécessaire pour suivre et gérer les coûts SaaS, et il peut y avoir un manque de visibilité sur les logiciels utilisés et les appareils sur lesquels ils sont utilisés. Prenez le temps de les analyser afin de mieux comprendre les coûts passés, présents et futurs potentiels liés à l’utilisation des applications SaaS. Il est particulièrement important de suivre l’utilisation future, car cela peut aider une organisation à planifier et à budgétiser ses besoins en matière d’applications SaaS.
La gestion des licences SaaS modifie fondamentalement l’approche de l’informatique et des achats, qui passe d’une approche centralisée et réactive à une gestion autonome et éclairée de la pile de fournisseurs SaaS en constante évolution. Pour une mise en œuvre optimale, le type et la qualité des données sont essentiels. Vous trouverez ci-dessous les quatre flux de données SaaS nécessaires pour obtenir une image précise de votre pile de logiciels-services.
Quatre flux de données SaaS :
- Données financières relatives aux paiements : Un nettoyage en profondeur du grand livre général et des données relatives aux dépenses est nécessaire pour dresser un tableau complet de l’empreinte totale des fournisseurs avec lesquels l’entreprise travaille actuellement. Les données réelles sont intéressantes, mais les informations budgétaires peuvent également être intégrées pour dresser un tableau comparatif entre le budget et les données réelles.
- Données sur les contrats des fournisseurs : Les contrats peuvent prendre différentes formes, depuis les accords d’entreprise, les cahiers des charges, les accords sur le niveau de service et les examens de sécurité jusqu’à un simple reçu par courriel dans la boîte de réception. Il est essentiel de connaître votre situation avec chaque fournisseur pour gérer cette relation, atténuer les risques, augmenter la valeur et contrôler les coûts.
- Licences des fournisseurs et données de consommation : Les facteurs de tarification changent constamment dans le secteur des logiciels, passant d’une tarification basée sur les licences à une tarification basée sur la consommation, pour aboutir à une combinaison de plusieurs facteurs dans la plupart des contrats actuels. Comprendre l’utilisation qui en est faite influe sensiblement sur la valeur d’entreprise : en avez-vous pour votre argent?
- Connaissances tribales (feuille de calcul) : La plupart des entreprises disposent d’une forme de tableur ou de base de données d’informations. Des dates de renouvellement à la propriété, en passant par les licences et les coûts approximatifs, toutes sortes d’informations se retrouvent dans ce tableur. Si une colonne existe, c’est qu’elle doit avoir suffisamment de valeur pour être suivie. C’est pourquoi il est important de compiler ces données sur une seule plateforme.
La gestion des licences SaaS suggère qu’après avoir regroupé tous les flux de données SaaS sur une plateforme intégrée, toutes les parties prenantes de l’entreprise, qu’il s’agisse du service informatique, du service achats, des propriétaires de logiciels ou des responsables budgétaires, doivent être impliquées.
Il peut être difficile de se souvenir de la date de renouvellement ou d’expiration des licences. Définissez des rappels pour tout, des dates de renouvellement des licences aux périodes de maintenance, afin de garantir la conformité, la mise à jour et la sécurité de l’ensemble.
Toutes les parties concernées doivent être conscientes de l’importance de la gestion des licences SaaS et des raisons pour lesquelles elle doit être suivie et surveillée avec soin. Il ne suffit pas de décrire le processus en soi. Les équipes de TI doivent prendre les rênes de la gestion des applications SaaS en décrivant les processus et les procédures, en les expliquant aux parties concernées et en s’assurant que tout est conforme.
Cela peut se produire en raison d’un manque de communication entre l’administrateur d’une application SaaS et le service de facturation, qui peut continuer à payer pour une application sans savoir qu’elle a été résiliée. Il est également possible qu’un chef d’équipe s’abonne à un essai gratuit d’une application et saisisse ses informations de carte de crédit, puis oublie cet essai.
Une équipe peut être abonnée à une application, mais ne pas utiliser toutes ses fonctionnalités. Cela permet de réduire le niveau d’abonnement ou de limiter les rôles des utilisateurs si certains membres de l’équipe n’utilisent pas l’application. Il existe peut-être d’autres applications plus adaptées sur le plan financier et celui des fonctionnalités.
Il est possible que les équipes utilisent différentes applications dont les fonctionnalités se recoupent. Les équipes informatiques doivent régulièrement évaluer les applications SaaS utilisées par chaque équipe, qu’elles soient gratuites ou payantes, éliminer les redondances et sélectionner une application qui répond aux besoins de chaque équipe.
Les entreprises dépensent plus de cent mille dollars en applications SaaS. En fait, elles dépensent plus en applications SaaS qu’en ordinateurs portables pour leurs employés.
Personne qui détient les droits d’administration sur l’application SaaS. Elle ajoute des utilisateurs, supprime des utilisateurs ou modifie les autorisations au sein de l’organisation.
Principal acheteur ou décideur qui choisit l’application SaaS. Il s’agit généralement d’un chef d’équipe.
Personne qui détient le contrat de l’application SaaS.
Tout membre de l’équipe qui utilise l’application. Le niveau d’accès de chaque utilisateur est généralement défini par l’administrateur TI. Il est généralement attribué lors de l’intégration ou lors d’un changement de statut de l’employé.
Supervise la gestion, le déploiement, la maintenance et l’utilisation des actifs logiciels.
Surveille les applications SaaS dans le nuage lors de leur déploiement, leur utilisation et leur fermeture.
Les employés doivent être intégrés de façon efficace lorsqu’ils rejoignent l’organisation. Le processus d’intégration peut être mené de manière ponctuelle, ce qui peut être difficile à gérer. L’accès doit être accordé dès le premier jour afin de les aider à être productifs et d’éviter tout temps d’arrêt inutile.
Il est toujours possible qu’un employé évolue au sein d’une organisation et change de service ou de poste. Les employés auront besoin d’accès et de responsabilités différents, ce qui signifie qu’ils devront se voir accorder certains accès privilégiés. Certains peuvent également ne plus avoir besoin du statut d’administrateur, ce qui signifie qu’il doit être révoqué.
Lorsqu’un employé quitte une organisation ou est licencié, il est essentiel de désactiver immédiatement tous ses accès aux licences SaaS. L’accès à une licence SaaS peut permettre à une personne d’accéder à des données sensibles de l’entreprise, il est donc essentiel de révoquer instantanément tous les accès.