La gestion des affaires juridiques couvre l’ensemble des tâches issues des processus juridiques internes de l’organisation et des systèmes externes de gestion des affaires.
Traditionnellement, la gestion des affaires juridiques impliquait la gestion de toutes les activités et stratégies liées à l’engagement de conseillers juridiques externes et à la facturation électronique. Mais dans de nombreux cas, ce n’était tout simplement pas suffisant. Aujourd’hui, l’approche moderne de la gestion des affaires juridiques couvre toute la gamme des tâches découlant des processus juridiques internes de l’organisation, y compris la recherche, les réclamations, la conformité, les différends, les litiges, les contrats, la propriété intellectuelle et les aspects les plus fréquemment associés aux systèmes de gestion des affaires juridiques externes. En abordant toutes les affaires juridiques comme des affaires internes, l’organisation peut mieux établir les priorités et attribuer le travail. Dans certains cas, elle peut ainsi confier à ses avocats les plus talentueux ou à des équipes de services partagés dédiées des tâches qui auraient autrement été confiées à des conseillers juridiques externes.
La gestion des affaires internes décrit les processus et les outils qui aident les équipes des opérations juridiques à optimiser la prestation de service juridique.
En structurant la prise en charge des demandes juridiques, les données pertinentes du service juridique peuvent être recueillies dès le départ, ce qui réduit les échanges inefficaces et chronophages entre les employés et les équipes juridiques. Et en créant un espace de travail central unique dans lequel il est possible de passer en revue les demandes et de faciliter les tâches complexes, ces équipes peuvent offrir une exécution plus rapide et plus précise.
En résumé, la gestion des affaires juridiques permet aux organisations de mieux gérer et résoudre les problèmes juridiques internes, et ce, de manière rapide, fiable et cohérente.
Parfois, les termes gestion des affaires juridiques et gestion des cas sont utilisés comme synonymes. Mais en réalité, ils décrivent des approches et des acteurs différents.
La gestion des affaires juridiques, comme décrite ci-dessus, est une approche exhaustive de la gestion des tâches juridiques englobant à la fois les affaires juridiques internes et externes. La plupart des questions juridiques trouvent généralement leur origine dans des affaires internes, et l’organisation peut utiliser cet aperçu pour faire appel à un conseiller externe si nécessaire. Les stratégies les plus efficaces reposent fortement sur le logiciel de « gestion des affaires juridiques » pour simplifier, coordonner et soutenir ces tâches. Mais la majorité des logiciels de gestion des affaires juridiques ont été conçus en fonction d’une approche axée sur les fournisseurs externes. Ces systèmes ne sont donc pas parfaits pour capturer la genèse interne derrière une affaire juridique et, en outre, permettre à l’organisation d’impliquer les parties prenantes internes pour résoudre les problèmes en premier et ne faire appel à des avocats externes qu’en cas de besoin. Mais surtout, la gestion des affaires juridiques décrit ces processus en relation avec toute entreprise ou organisation.
En revanche, la gestion des cas fait référence aux tâches et aux stratégies utilisées par les cabinets d’avocats et d’autres organismes juridiques. La gestion des cas offre des solutions de soutien aux avocats qui doivent être en mesure d’organiser et de parcourir les grandes quantités de documents utilisés dans le cadre d’un litige. Mais bien que les outils de gestion des cas soient extrêmement précieux pour les organisations juridiques, ils ne sont pas conçus pour être utilisés dans d’autres secteurs.
Les affaires juridiques internes sont indissociables des entreprises modernes. En effet, les enjeux juridiques mal gérés peuvent créer de graves problèmes dans l’ensemble des organisations, ouvrir la porte aux sanctions et établir des précédents incorrects qui peuvent continuer à créer des problèmes pour les années à venir.
Malheureusement, les organisations modernes sont confrontées à plusieurs défis dans la mise en œuvre d’une bonne gestion des affaires juridiques au sein des opérations juridiques. Il s’agit notamment des mesures suivantes :
En l’absence d’une source de vérité unique ou d’une plateforme centralisée, les personnes qui traitent les affaires juridiques internes sont obligées de prendre leurs propres décisions concernant les processus. Et bien que certaines équipes juridiques puissent profiter de cette liberté, celle-ci crée des obstacles en matière de collaboration entre les équipes. Une gestion efficace des affaires juridiques exige que toutes les personnes impliquées dans des affaires juridiques dans l’ensemble de l’organisation utilisent des processus standardisés. Si ce n’est pas le cas, il n’est tout simplement pas possible d’obtenir une réelle visibilité.
Lorsque les organisations ne disposent pas de processus juridiques standardisés, elles créent également des silos d’information. Ces silos sont des obstacles à une collaboration efficace, empêchant les équipes d’accéder à des renseignements pertinents ou à jour, et éliminant la possibilité de créer une compréhension commune des cas et d’autres problèmes.
Lorsqu’il s’agit de régler des problèmes juridiques, les échéances sont rarement flexibles. Malheureusement, de nombreux membres de l’équipe juridique ont tendance à utiliser leurs propres calendriers et systèmes de rappel. Cela crée une déconnexion à l’échelle de l’organisation en termes d’échéances critiques.
Les outils manuels, sous forme de feuilles de calcul, de dossiers et de documents papier, ne peuvent pas être mis automatiquement à jour avec les informations les plus récentes. Lorsque les organisations se fient à ces outils et processus manuels, elles doivent constamment trier et mettre à jour les données dans un champ de documents potentiellement illimité pour assurer l’accès à des informations fiables.
La documentation juridique compte parmi les données les plus sensibles que les organisations modernes possèdent. Sans mesures de sécurité fiables et standardisées qui assurent que l’accès est offert uniquement aux personnes autorisées, les organisations courent des risques importants.
ServiceNow est depuis longtemps le chef de file des solutions basées sur le nuage pour les processus opérationnels internes. Aujourd’hui, profitez de cette expertise dans la création de solutions coordonnées, en temps réel et basées sur des données appliquées à la gestion des affaires juridiques internes, avec la solution Prestation de service juridique.
Prestation de service juridique permet de gérer de manière optimale les affaires juridiques internes. Modernisez les opérations juridiques internes. Utilisez des flux de travail automatisés, prêts à l’emploi et avancés pour accroître l’efficacité et la productivité. Profitez d’une visibilité détaillée de la performance du service juridique. Et offrez aux professionnels les options de soutien et de libre-service disponibles en tout temps dont ils ont besoin pour s’assurer que les affaires juridiques sont traitées correctement et efficacement.
Prestation de service juridique de ServiceNow rassemble tous les outils, processus et ressources essentiels associés aux affaires juridiques internes sur une seule plateforme. Ainsi, les enjeux qui entravent une gestion efficace des affaires internes sont résolus.
Prestation de service juridique crée des processus unifiés pour chaque étape. En s’appuyant sur des applications de base qui peuvent être orchestrées efficacement, même dans un environnement sans code ou à programmation schématisée, les organisations peuvent atteindre la standardisation pour chaque tâche, de sorte que les professionnels disposent toujours d’une méthodologie établie et éprouvée pour gérer des affaires juridiques complexes. Les outils intégrés garantissent que tout le personnel impliqué utilise les mêmes ressources puissantes, tandis que les calendriers partagés permettent à chacun de travailler dans le respect des mêmes délais et d’avoir une visibilité claire et constante sur l’état d’avancement des tâches. De plus, Prestation de service juridique est entièrement basée sur le nuage et accessible en ligne. Ces processus demeurent donc disponibles, peu importe où et quand les utilisateurs y ont accès, à partir de tous les appareils.
Les silos d’information sont l’ennemi numéro un d’une gestion efficace des affaires juridiques. Prestation de service juridique de ServiceNow permet aux équipes juridiques de capturer automatiquement les renseignements pertinents dès le départ et de les rendre disponibles au moment et à l’endroit voulus. Appuyée par des analyses et des rapports puissants et intelligents, Prestation de service juridique fournit aux équipes des opérations juridiques des aperçus exploitables pour affiner et optimiser les services juridiques. Ces aperçus et les données connexes sont facilement accessibles grâce à des tableaux de bord visuels intuitifs.
Les tableaux de bord, les flux de travail et les processus standardisés rassemblent les membres du personnel juridique, favorisant ainsi une collaboration transparente à tous les niveaux. ServiceNow Council Center offre des vues d’ensemble des charges de travail, y compris les affectations, les tâches non assignées, les demandes et les approbations, qui peuvent être filtrées par catégorie, par priorité et par état actuel. Les renseignements sommaires permettent aux équipes de passer rapidement en revue les problèmes et de se mettre au courant, et les liens vers les outils et les articles de la base de connaissances pertinents contribuent à des efforts de résolution rapides et coordonnés.
Prestation de service juridique repose sur des autorisations explicites pour tous les utilisateurs lorsqu’ils accèdent à l’information. Les tâches sont réparties sur une base à accès limité et sont automatiquement supprimées une fois terminées.
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