Déclaration de confidentialité des services

ServiceNow, Inc., y compris ses filiales et sociétés affiliées (collectivement, « ServiceNow », « nous » ou « notre »), respecte la vie privée des personnes.

La présente déclaration de confidentialité des services (« Avis sur les services ») s’applique à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des informations obtenues dans le cadre de la fourniture et de l’utilisation de nos applications logicielles et applications mobiles (le « Service d’abonnement ») dans la mesure où nous agissons en tant que responsable du traitement des données (par exemple, en ce qui concerne les informations relatives à la gestion des comptes et à la facturation).  Il s’applique également à notre traitement des données à caractère personnel dans le cadre des services auxiliaires fournis par ou via d’autres plateformes en dehors du service d’abonnement (y compris, par exemple, Now Learning, Now Community, Now Support, l’App Store, le portail des partenaires et tout autre site de l’écosystème ServiceNow) dans la mesure où nous agissons en tant que responsable du traitement des données. Dans le présent avis relatif aux les services, toutes ces offres pour lesquelles nous agissons en tant que responsable du traitement sont collectivement désignées sous le nom de « Services ».

Pour plus de clarté, cela signifie que le présent avis sur les services ne s’applique pas lorsque nous traitons des données à caractère personnel en tant que sous‑traitant pour le compte de nos clients dans le cadre de la fourniture du service d’abonnement. Nous ou nos clients ou partenaires pouvons également fournir des applications et des intégrations hébergées par des services tiers. Le présent avis sur les services ne s’applique pas à ces services tiers, même si ces informations sont recueillies à l’aide de notre Service.

Cet avis relatif aux services ne s’applique pas non plus à l’information ou aux données recueillies par ServiceNow à d’autres fins non liées au Service. Veuillez consulter notre Déclaration de confidentialité relative aux Sites Web et aux événements pour obtenir des détails sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée en ce qui concerne les données traitées en rapport avec nos sites Web, nos événements et nos activités de marketing, ou notre Déclaration de confidentialité du candidat qui couvre nos pratiques en matière de protection de la vie privée en rapport avec la demande d’emploi d’une personne chez ServiceNow.

Aux fins du présent avis sur les services :

• « Client » signifie l’entité qui achète notre service (ou qui obtient un essai gratuit de notre Service, le cas échéant).
• « Accord client » signifie l’accord définitif entre le Client et ServiceNow en vertu duquel le client a acheté l’accès au Service.
• « Données client » signifie les données électroniques téléchargées dans le Service d’abonnement par ou pour le Client ou ses Utilisateurs.
• « Données de compte » signifie une carte de crédit ou des informations de facturation, ainsi que les informations de contact des représentants du Client ou du Partenaire.
• « Applications mobiles » signifie les applications téléchargées par un utilisateur autorisé de nos applications logicielles sur un appareil mobile.
• « Données d’utilisation » signifie les données dérivées de l’utilisation du service par les utilisateurs. Pour éviter toute ambiguïté, les données d’utilisation n’incluent pas les données client et n’en font pas partie.
• « Utilisateur » signifie une personne autorisée à accéder et à utiliser les services.
• « Partenaire » signifie une entité qui vend des produits et des services de ServiceNow ou qui fournit des services ou des technologies aux clients de ServiceNow en rapport avec le service.

Comment nous recueillons des informations

Nous recueillons plusieurs types d’informations auprès de nos clients, utilisateurs et partenaires, et à leur sujet, dans le cadre de l’hébergement, de la fourniture, de l’entretien, du soutien et de l’amélioration de nos services.  

Nous pouvons agir à titre de responsable du traitement des données en ce qui concerne les données personnelles téléchargées sur nos plateformes. Toutefois, pour éviter toute ambiguïté, nous agissons en tant que sous‑traitant de données lorsque nous traitons les données client pour le compte de nos clients dans le cadre de la fourniture du service d’abonnement à ces derniers.

À titre de responsable du traitement des données, nous pouvons traiter les données à caractère personnel que les utilisateurs choisissent de soumettre à ces plateformes, qui peuvent inclure le nom, les coordonnées, les détails de connexion, les titres de poste, les photographies et l’historique de la formation. Lorsque les utilisateurs ou les personnes choisissent de fournir des rétroactions sur les services à notre équipe de recherche, nous pouvons traiter les coordonnées, prendre des photos, recueillir des enregistrements audio et vidéo des utilisateurs. 

Nous recueillons également des données de compte auprès de nos clients ou partenaires.  Les données de compte comprennent les informations de carte de crédit ou de facturation et les informations de contact des représentants du client ou du partenaire, le titre du poste, ou les informations sur les services achetés ou configurés. 

Nous pouvons obtenir des informations supplémentaires par l’intermédiaire d’applications mobiles que les clients ou leurs utilisateurs téléchargent sur leur appareil mobile. En plus des données à caractère personnel fournies par les utilisateurs, nous recueillons également certaines autres données à caractère personnel par l’entremise de nos applications mobiles. Par exemple, nos applications mobiles peuvent également nous fournir des informations relatives à l’utilisation de ces mêmes applications par l’utilisateur, y compris des informations concernant l’appareil et le système d’exploitation de l’utilisateur, la langue choisie, la localisation et le fuseau horaire. Les applications mobiles peuvent également recueillir des informations concernant l’interaction d’un utilisateur avec celles‑ci. ServiceNow peut ensuite les utiliser pour fournir et améliorer ces applications mobiles ou services.

De plus, nous recueillons des données d’utilisation provenant directement de l’utilisation des services par l’utilisateur. Il peut s’agir de schémas d’utilisation, de la durée de la session, de données de trafic, de données de localisation, de localisation approximative, de journaux et d’autres données de communication, et des ressources auxquelles l’utilisateur accède, ainsi que d’informations sur l’appareil et la connexion Internet de l’utilisateur, y compris son système d’exploitation et son type de navigateur. 

Enfin, nous pouvons traiter certaines données de connexion de l’utilisateur pour certains services.

Comment nous utilisons les informations

Nous pouvons traiter des données à caractère personnel pour un certain nombre de raisons.  Nous pouvons traiter les données de compte à des fins de facturation, de gestion de compte et de contrat. Nous pouvons traiter les données d’utilisation à des fins de maintenance générale, de soutien, de sécurité et d’amélioration du service. Nous pouvons traiter les données de connexion des utilisateurs pour gérer les comptes individuels liés aux activités de formation/apprentissage.

Lorsque nous avons l’autorisation et l’accord préalables d’un client, nous pouvons traiter ses données client dans le but d’entraîner les modèles d’intelligence artificielle (« IA ») et d’apprentissage machine (« AM ») de ServiceNow. En outre, nous pouvons également traiter d’autres données à caractère personnel qui ne sont pas des données client (y compris les données saisies par les utilisateurs dans d’autres plateformes de ServiceNow), dans le but d’entraîner ces modèles d’IA et d’apprentissage machine.  

Nous pouvons également déployer des fonctionnalités d’IA et d’apprentissage machine au sein des services pour améliorer l’expérience utilisateur, et l’utilisation de ces fonctionnalités peut impliquer le traitement de données personnelles soumises à ces fonctionnalités. Par exemple, nous pouvons traiter les données soumises dans Now Support pour générer des solutions suggérées pour nos utilisateurs ou produire des résultats de recherche plus pertinents. Nous recommandons aux utilisateurs de ne pas soumettre d’informations sensibles ou confidentielles à Now Support.

Nous pouvons utiliser des fournisseurs de services tiers pour déployer ou aider au déploiement de fonctionnalités d’IA ou d’apprentissage machine ou pour former nos modèles, ce qui peut impliquer le transfert de données personnelles à ces tiers. 

Lors de l’inscription au service, ServiceNow créera un profil au nom de l’utilisateur qui permettra à ce dernier d’accéder à tous les autres sites désignés par ServiceNow en utilisant le même nom d’utilisateur et le même mot de passe pour tous les sites. Les données à caractère personnel recueillies lors de l’inscription ou de l’utilisation de l’un de ces sites et que l’utilisateur choisit de rendre publiques peuvent être visibles par d’autres utilisateurs des sites. En outre, les données à caractère personnel de l’utilisateur peuvent être utilisées par les autres sites dans le but d’améliorer l’expérience de l’utilisateur et la qualité de nos services.

Nous pouvons également traiter les données de compte et d’autres données à caractère personnel que nous recevons des utilisateurs ou des représentants des clients ou des partenaires à d’autres fins, notamment pour :

• exploiter, maintenir et améliorer les services (y compris en demandant une rétroaction dans certaines circonstances); 
• développer de nouveaux produits et de nouvelles fonctionnalités;
• fournir aux utilisateurs, aux clients et aux partenaires les informations, les produits ou les services qu’ils nous demandent;
• remplir nos obligations et faire valoir nos droits découlant de tout contrat conclu entre nous;
• effectuer des analyses sectorielles, de l’analyse comparative, des analyses et d’autres fins commerciales;
• faire respecter nos droits légaux ou défendre une réclamation, ou encore protéger les droits et la propriété de ServiceNow et d’autres personnes;
• se conformer à des obligations légales et financières.

Base juridique

Dans la mesure où nous traitons des données à caractère personnel, y compris des données de compte ou des données d’utilisation ou certaines données de connexion de l’utilisateur, cela se fait sur la base de notre intérêt commercial légitime en ce sens (en tenant compte des droits fondamentaux à la vie privée de toute personne concernée), ou en vertu du respect d’une obligation légale, ou dans le cadre de l’exécution d’un contrat, ou encore sur la base d’un consentement, en fonction de l’activité spécifique en cause.

Lorsque nous traitons des données à caractère personnel pour entraîner des modèles d’IA ou d’apprentissage machine, ce traitement est effectué sur la base des intérêts légitimes de ServiceNow et de notre client, afin d’améliorer ces modèles d’IA et d’AM et, par conséquent, de fournir un service plus précis et plus fiable aux clients et aux utilisateurs de ServiceNow.  Le cas échéant, nous prenons également des mesures pour réduire au minimum la quantité de données à caractère personnel traitées à cette fin.

Comment nous divulguons les informations recueillies

Nous pouvons divulguer les données à caractère personnel couvertes par le présent avis sur les services aux catégories de destinataires suivantes :

• À nos filiales et sociétés affiliées, au besoin, aux fins décrites ci‑dessus.
• À nos sous‑traitants, partenaires et prestataires de services auxquels nous faisons appel pour soutenir nos services et nos partenaires qui fournissent des services en notre nom et au nom de nos clients (y compris les prestataires de services d’IA et d’AM, le cas échéant).
• À un acheteur potentiel (et à ses agents et conseillers) dans le cadre d’une proposition de fusion, d’acquisition ou de toute forme de vente ou de transfert de tout ou partie de nos actifs (y compris en cas de réorganisation, de dissolution ou de liquidation), auquel cas les données à caractère personnel que nous détenons sur nos clients, nos utilisateurs et nos partenaires figureront parmi les actifs transférés à l’acheteur ou à l’acquéreur.
• À tout organisme compétent chargé de l’application de la loi, à toute agence réglementaire ou gouvernementale, à tout tribunal ou à toute autre tierce partie pour : (i) se conformer à toute ordonnance d’un tribunal, à une demande d’un organisme compétent chargé de l’application de la loi ou à toute autre obligation légale; (ii) faire respecter ou appliquer les conditions de l’accord client ou de tout contrat auquel ServiceNow est partie; (iii) faire respecter ou appliquer les conditions de l’accord de partenariat avec nos partenaires; (iv) protéger les droits, la propriété ou la sécurité de ServiceNow, de ses sociétés affiliées, de ses employés et de ses agents ou des clients de ServiceNow, des utilisateurs ou d’autres personnes; et (v) se défendre contre une réclamation légale. 
• À tout autre utilisateur du site ou de tout autre site de l’écosystème de ServiceNow, lorsque l’utilisateur choisit de rendre cette information publique.
• À toute autre personne à votre demande ou avec votre consentement à la divulgation.

Nous divulguons également des renseignements agrégés ou anonymisés qui ne peuvent être raisonnablement utilisés pour vous identifier. ServiceNow traite, tient à jour et utilise ces renseignements uniquement de manière anonymisée et ne tentera pas de les identifier de nouveau, sauf dans la mesure permise par la loi.

Transferts internationaux

Nous pouvons conserver et traiter les données couvertes par le présent avis de services dans : (i) tout pays dans lequel nous disposons d’installations; et (ii) tout pays dans lequel nous engageons des prestataires de services. Une liste des bureaux mondiaux de ServiceNow est disponible ici.

Pour les transferts internationaux de données à caractère personnel depuis l’EEE, le Royaume‑Uni ou la Suisse, nous mettons en œuvre les mesures nécessaires pour nous assurer que nous fournissons des garanties appropriées pour les données transférées, y compris en utilisant des clauses contractuelles types ou un autre mécanisme de transfert de données licite.

Sécurité et notification des violations

ServiceNow maintient des mesures techniques et organisationnelles appropriées conçues pour protéger les données couvertes par le présent avis sur les services contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte, l’altération, la divulgation et l’accès non autorisés. Le personnel de ServiceNow et les prestataires de services ayant accès à ces données sont tenus de les garder confidentielles et sécurisées. 

Conservation

Nous conservons les données à caractère personnel uniquement pendant la période où nous avons un besoin d’entreprise légitime continu de le faire (par exemple, pour fournir à l’utilisateur un service qu’il ou le client ou le partenaire a demandé ou pour se conformer aux exigences légales, fiscales ou comptables applicables, ou pour conserver un registre des préférences de consentement).

Vos choix en matière de confidentialité

Lorsque nous agissons en tant que responsable du traitement, nous offrons aux utilisateurs certains choix concernant les données à caractère personnel qu’ils nous fournissent conformément aux lois applicables. En fonction de son lieu de résidence, l’utilisateur peut disposer des droits suivants :

• Si un utilisateur souhaite accéder, corriger, mettre à jour ou demander la suppression de données personnelles, il peut communiquer avec nous pour demander l’exercice de ces droits.
• Selon l’endroit où vous vivez, vous pouvez avoir d’autres droits spécifiques en matière de confidentialité en vertu des lois applicables, y compris le droit de vous opposer au traitement, de demander une restriction de traitement, de demander une copie portable des données personnelles ou de déposer une plainte auprès de nous relativement au traitement des renseignements personnels d’un utilisateur. Nous traiterons vos demandes d’exercer ces droits conformément aux lois applicables en matière de protection des données.
• Les utilisateurs ont le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de protection des données s’ils ne sont pas satisfaits de notre collecte et de notre utilisation de leurs données à caractère personnel.
• En vertu des lois applicables, les utilisateurs peuvent avoir le droit de contester lorsque nous prenons une décision par rapport à leur demande concernant leurs données à caractère personnel. 

Nous répondrons à ces demandes conformément aux exigences des lois applicables en matière de protection des données. Veuillez noter qu’afin de répondre à la demande d’un utilisateur, il se peut que nous lui demandions de fournir certaines informations pour vérifier son identité. De plus, selon votre lieu de résidence, vous pouvez utiliser un agent autorisé pour exercer vos droits. Nous pouvons demander une preuve que l’utilisateur a fourni à cet agent l’autorisation de soumettre des demandes en son nom et de demander à l’utilisateur de vérifier son identité directement auprès de nous.  Si vous êtes un agent autorisé à faire une demande, veuillez communiquer avec nous à l’adresse privacy@servicenow.com.

Pour exercer certains droits en vertu des lois applicables, les utilisateurs peuvent soumettre un formulaire ici. Les utilisateurs peuvent également nous contacter pour exercer ces droits ou d’autres droits en utilisant les coordonnées figurant dans la section « Coordonnées » ci‑dessous.

Renseignements supplémentaires pour les personnes résidant en Californie et dans certains autres États américains

Si vous êtes résident de l’État de Californie, qui a adopté la California Consumer Privacy Act de 2018, telle que modifiée par la California Privacy Rights Act de 2020 (telle que modifiée, la CCPA), ou si vous êtes résident d’un autre État américain où ServiceNow est assujetti à des exigences similaires (les « autres États »), cette section s’applique à vous.

Comment nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels

En plus du tableau ci‑dessous :

Pour plus d’informations sur les sources et les catégories des informations à caractère personnel que nous recueillons, veuillez consulter la section « Comment nous obtenons des informations » ci‑dessus. 

Pour savoir comment et à quelles fins nous utilisons les renseignements personnels, veuillez consulter la section « Comment nous utilisons les informations recueillies » ci‑dessus. 

Pour obtenir des renseignements sur la façon dont nous divulguons des renseignements personnels (y compris aux fournisseurs de services), veuillez consulter la section « Comment nous divulguons les informations recueillies » ci‑dessus.

Renseignements personnels sensibles

Nous ne recueillons ni n’utilisons de renseignements personnels sensibles pour déduire des caractéristiques à votre sujet dans le cadre de nos services.

Nous ne partageons ni ne vendons les renseignements personnels collectés à partir des services. ServiceNow ne vend pas, ne partage pas et n’utilise pas à des fins de publicité ciblée les renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre des services. Pour les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous par d’autres canaux, y compris nos sites Web ou nos événements, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à certains tiers de manière qui pourrait être considérée comme une « vente » ou un « partage » de vos renseignements personnels ou l’utilisation de vos renseignements personnels à des fins de publicité ciblée. Pour en savoir plus, consultez notre déclaration de confidentialité sur le site Web et les événements.

Vos droits en matière de confidentialité

Si vous résidez en Californie ou dans l’un des autres États, vous avez les droits suivants :

• Vous avez le droit de savoir quels renseignements personnels nous avons recueillis à votre sujet et d’accéder à ces renseignements personnels. Vous pouvez exercer ce droit en visitant notre lien « Vos choix en matière de confidentialité », en composant notre numéro sans frais 1 858 345‑1444 ou en communiquant avec nous à l’adresse privacy@servicenow.com.
• Vous avez le droit de corriger les renseignements personnels inexacts que nous avons recueillis à votre sujet. Vous pouvez exercer ce droit en visitant notre lien « Vos choix en matière de confidentialité », en composant notre numéro sans frais 1 858 345‑1444 ou en communiquant avec nous à l’adresse privacy@servicenow.com.
• Vous avez le droit de demander que nous supprimions les renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet. Vous pouvez exercer ce droit en visitant notre lien « Vos choix en matière de confidentialité », en composant notre numéro sans frais 1 858 345‑1444 ou en communiquant avec nous à l’adresse privacy@servicenow.com.
• Vous avez le droit de demander la portabilité de vos renseignements personnels. Vous pouvez exercer ce droit en visitant notre lien « Vos choix en matière de confidentialité », en composant notre numéro sans frais 1 858 345‑1444 ou en communiquant avec nous à l’adresse privacy@servicenow.com.
• Vous avez le droit de faire appel si nous refusons votre demande d’exercer vos droits d’accès, de correction, de suppression ou de portabilité. Vous pouvez exercer ce droit en communiquant avec nous à l’adresse privacy@servicenow.com.
• Pour les résidents de la Californie : Si vous avez des inquiétudes quant au résultat d’un appel, vous avez le droit de communiquer avec le Bureau du procureur général de l’État de Californie.
• Vous avez le droit de ne pas faire l’objet de discrimination en raison de l’exercice de vos droits en vertu de la CCPA ou des lois ayant des exigences similaires. Nous ne ferons aucune discrimination à votre égard pour l’exercice de vos droits en vertu de la CCPA ou des lois ayant des exigences similaires.

Lorsque vous exercez ces droits, nous pouvons vous demander des renseignements supplémentaires (comme une adresse de courriel) qui sont raisonnablement nécessaires pour remplir votre demande ou vérifier votre identité, selon les exigences ou les limites permises par la loi en vigueur. Selon votre lieu de résidence, vous pouvez utiliser un agent autorisé pour exercer ces droits. Nous pouvons demander des preuves qui ont permis à cet agent de soumettre des demandes en votre nom et vous demander de vérifier l’identité de l’agent directement auprès de nous.  Si vous êtes un agent autorisé à faire une demande, veuillez communiquer avec nous à l’adresse privacy@servicenow.com.

Pour plus d’informations sur nos pratiques en matière de conservation des données, veuillez consulter la section « Conservation » ci‑dessus.

Généralités

Modifications apportées à cet avis sur les services

Nous nous réservons le droit de mettre à jour ou de modifier cet avis sur les services de temps à autre. Par souci de clarté, toute mise à jour ou modification de cet avis sur les services n’entraînera pas de changement ou de modification de l’accord client.

Coordonnées

Nous disposons d’une équipe dédiée à la protection de la vie privée qui est responsable de la mise en œuvre de notre programme mondial de protection de la vie privée. Pour toute question ou tout commentaire sur le présent avis sur les services ou sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée, veuillez contacter privacy@servicenow.com. Les clients ou les utilisateurs qui ont besoin d’aide pour mettre à jour, modifier ou supprimer des informations du service doivent enregistrer un ticket sur notre portail de soutien à la clientèle.

Pour toute demande écrite, veuillez nous contacter à l’adresse suivante :

ServiceNow, Inc.
À l’attention de : Confidentialité
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054

Notre principal établissement dans l’Union européenne à des fins de RGPD est en Irlande, et notre autorité de supervision principale est la Irish Data Protection Commission (« DPC »).