C’est la firme de recherche technologique renommée Gartner qui a utilisé pour la première fois l’expression « système intégré de gestion du lieu de travail » en 2004 pour décrire un programme de classe entreprise capable de gérer plusieurs domaines fonctionnels. Le concept d’intégration, tel que décrit par Gartner, est « une plateforme de technologie unique, un référentiel de données unique ». L’essor de l’Internet à la fin des années 1990 et au début des années 2000 a rendu l’intégration et l’utilisation de telles plateformes encore plus possibles et encore plus essentielles.
Les logiciels IWMS idéaux intègrent une série de domaines fonctionnels dans un lieu de travail qui, à l’origine, n’étaient pas combinés et ne fonctionnaient pas simultanément, mais qui doivent désormais absolument fonctionner ensemble.
Il s’agit de l’exploitation et de la maintenance des installations sur le lieu de travail, y compris la gestion des services aux employés, la gestion des déplacements, la planification des ressources, la conception assistée par ordinateur, la modélisation des données du bâtiment, et la gestion de l’espace. Les plans d’étage ou autres cartes peuvent être facilement accessibles dans une vue facile à comprendre pour toute analyse ou collecte d’informations nécessaire. L’Internet des objets (IdO) peut également fournir des capteurs pour produire des données sur l’occupation et analyser l’occupation possible de l’espace et tout changement idéal des coûts.
La gestion des projets d’investissement comprend généralement la conception et la mise en œuvre d’agrandissements ou de rénovations de bâtiments, le remplacement d’installations et la réalisation de plans, le tout coordonné sur un IWMS pour soutenir la conception, la gestion des investissements, les coûts, l’approvisionnement, la planification, les soumissions, l’analyse du chemin critique et la documentation.
Il est essentiel d’assurer le confort et la sécurité des occupants des bâtiments. Les installations doivent être entretenues et les solutions IWMS permettent de tenir à jour une base de données des renseignements nécessaires, comme les demandes de maintenance, l’inventaire, les fournisseurs, les garanties, les ordres de travail et les coûts associés. La maintenance préventive peut également être analysée et appliquée pour éviter des coûts futurs plus élevés. Les occupants peuvent soumettre des demandes à l’aide d’un portail libre-service, et les responsables des installations peuvent ensuite classer les demandes par ordre de priorité.
La gestion des biens immobiliers exige des ensembles de données combinés sur les propriétés gérées, notamment la superficie, les coûts, les actifs, les modalités de location et l’occupation. La gestion d’un bien immobilier dans un IWMS offre une visualisation des différents espaces dans le but de présenter et de tenir un registre des différentes options et dispositions possibles. Cela permet la communication entre les locataires potentiels et actuels, ainsi qu’avec toute autre personne interagissant avec la propriété, y compris les prestataires de maintenance et les entrepreneurs externes.
Un IWMS peut également gérer les informations en cas d’acquisition, de gestion de portefeuille, de gestion des baux, de comptabilité et d’administration fiscale.
Les entreprises ont tendance à adopter des pratiques plus durables, et les logiciels IWMS s’adaptent à cette tendance. Les installations sont capables de mesurer, d’analyser et de réduire la consommation de ressources et les déchets, notamment l’utilisation de l’eau, de l’énergie et l’émission de gaz à effet de serre. Les IWMS permettent aux gestionnaires d’installations de tirer profit des fonctionnalités pour augmenter les pratiques durables, recueillir les mesures de performance et planifier une meilleure gestion de l’énergie.
Un système intégré de gestion du lieu de travail peut servir de point d’accès unique pour différentes plateformes logicielles. Les plateformes IWMS peuvent également constituer un excellent outil pour simplifier les flux de travail au sein des équipes et entre elles, ce qui facilite l’optimisation complète des opérations et aide les systèmes informatiques existants.
Pour réussir la mise en œuvre d’un IWMS à l’échelle du lieu de travail et des différents systèmes fonctionnels, il est crucial d’avoir une stratégie appropriée. Voici plusieurs étapes essentielles pour créer et mettre en œuvre une telle stratégie.
Prenez le temps d’identifier les membres dont l’équipe a besoin, en fonction des besoins en ressources connus, pour la mise en œuvre et l’utilisation continue du logiciel IWMS. L’idéal est de mettre en place de petits groupes de travail fonctionnels qui travaillent en tandem pour simplifier les processus de mise en œuvre. La communication est toujours nécessaire, mais il y aura moins de personnes impliquées à chaque étape du processus.
Le processus de mise en œuvre comporte une série de besoins qui doivent être identifiés de façon préventive et au fur et à mesure que le processus progresse. Plusieurs occasions pourraient être saisies pour simplifier les processus, tout en utilisant les flux de travail connectés présentement utilisés. Prenez le temps d’identifier les ressources facilement accessibles et les ressources dont vous pourriez avoir besoin présentement et dans le futur.
Les objectifs à long et à court terme sont essentiels à toutes les phases de la mise en œuvre. Vous devez tenir compte des types de données que vous avez l’intention de collecter et de stocker, des informations que ces données vous fourniront et de la façon dont vous comptez utiliser ces données. Une fois ces normes définies, commencez à établir des objectifs. Quelques objectifs possibles pourraient être des jalons de l’équipe pendant le déploiement des programmes IWMS, la chronologie des changements d’infrastructure informatique au besoin et les jalons de la collecte de données tout au long du processus.
Vous avez identifié les besoins, notamment les ressources et les objectifs. Diverses considérations sont nécessaires. Tout d’abord, examinez dans quelle mesure les systèmes informatiques doivent être étendus et intégrés pour prendre en charge le logiciel IWMS. Pensez aux options de coût pour la mise en œuvre et aux changements qui pourraient prendre en charge l’infrastructure logicielle IWMS. Tenez compte des systèmes logiciels supplémentaires qui seraient nécessaires pour mettre en œuvre et soutenir continuellement l’IWMS, ainsi que des coûts associés. Réfléchissez à l’optimisation possible des processus pour les déploiements initiaux et futurs de l’IWMS et à la manière dont cela pourrait affecter les processus actuels et futurs.
Il est généralement conseillé de mettre en œuvre l’IWMS et les mises à niveau par étapes. Les mises à niveau ciblent généralement un domaine particulier et sont créées pour améliorer les processus ou corriger un élément du système.
Il y a beaucoup de facteurs à prendre en compte lors de la sélection d’un IWMS, y compris ses capacités d’intégration, son interface utilisateur, sa convivialité et sa qualité.
Un logiciel peut être exceptionnel, mais une interface utilisateur peu pratique peut nuire à l’expérience et à la qualité. Les logiciels IWMS ne font pas exception. Réfléchissez sérieusement à la qualité du logiciel : demandez-vous s’il présente de nombreux défauts ou bogues, et dans quelle mesure il offre l’expérience, la présentation, la convivialité, la collecte de données et la production de rapports de données que votre lieu de travail exige. Il est également important d’examiner l’interface utilisateur pour déterminer si elle peut être facilement comprise par tous les types d’utilisateurs de l’organisation, y compris les nouveaux utilisateurs.
La migration complète d’une plateforme peut entraîner une perte de données, de la frustration et des échecs. Un IWMS idéal peut s’intégrer aux autres plateformes utilisées pour créer une expérience complète sur une seule plateforme, pour une meilleure expérience utilisateur, tout en continuant à utiliser les fonctionnalités d’autres plateformes qui sont utiles aux organisations.
Les flux de travail numériques peuvent éliminer les silos à l’échelle des organisations. La conception de flux devient possible, ce qui comprend des flux de travail automatisés sans code, un développement informatique accéléré, des services intégrés et des actions de flux précises pour une productivité et une organisation globales, idéales pour une plus grande réussite et la satisfaction des exigences nécessaires.
Les logiciels de gestion des installations assistée par ordinateur (CAFM) ont tendance à se concentrer sur une vue unique de la gestion de l’espace et des actifs, entièrement optimisée pour la gestion des installations et offrant un certain degré d’intégration avec les demandes de services sur le lieu de travail. Cela serait idéal pour les petites entreprises et les installations qui n’ont pas besoin de logiciels de gestion plus complexes et qui ont tendance à uniquement maintenir les services et suivre les demandes. Les programmes CAFM ont également tendance à s’étendre sur plusieurs plateformes plutôt que sur une seule.
Les solutions IWMS sont idéales pour les grandes entreprises et les organisations de niveau entreprise qui supervisent plusieurs domaines de gestion. Ces systèmes existent sur une plateforme unique qui facilite la gestion des demandes, la planification de stratégies idéales, la gestion de l’énergie et des ressources, les projets d’investissement, l’immobilier, la gestion des baux et la maintenance des installations.
L’avenir des IWMS passera par une évolution visant à répondre aux attentes toujours croissantes des dirigeants et des organisations. Tout comme l’accélération des attentes lors des débuts d’Internet, les attentes seront désormais encore plus élevées à mesure que la technologie se développe et se déploie dans toutes les directions. La technologie est présentement axée sur le développement de plateformes compatibles avec le nuage, mobiles, accessibles et connectées à des appareils IdO. La pertinence et la disponibilité de ces appareils en particulier ne cessent d’augmenter, et leur applicabilité est de plus en plus importante pour les utilisateurs d’IWMS, particulièrement pour la collecte de données automatisées et intelligentes à partir d’appareils intelligents.
Il existe également une forte demande pour des interfaces utilisateur plus intuitives qui peuvent offrir toutes les fonctionnalités nécessaires sans difficulté et sans avoir à parcourir trop de pages et de liens. Idéalement, les plateformes IWMS évolueront pour proposer constamment de nouvelles interfaces et de nouvelles méthodes de collecte de données, peu importe leur complexité. Les plateformes IWMS deviendront plus évolutives, plus élégantes, plus flexibles et riches en possibilités. ServiceNow offre déjà un aperçu de cet avenir.
Les systèmes intégrés de gestion du lieu de travail sont des solutions indispensables pour les organisations modernes qui cherchent à optimiser leurs opérations, à améliorer la productivité et à gérer efficacement les ressources. Ces systèmes offrent plus qu’une simple occasion de simplifier les processus; ils permettent de prendre des décisions éclairées, favorisant ainsi l’efficacité et les économies de coûts à tous les niveaux. ServiceNow, le principal fournisseur de solutions de gestion des TI, offre des capacités IWMS avancées grâce à Prestation de services de lieu de travail
Accédez à des interfaces utilisateur intuitives, à des capacités d’intégration transparentes et à des fonctionnalités complètes pour la gestion des installations, l’aménagement de l’espace, les demandes de maintenance et les portefeuilles immobiliers. Qu’il s’agisse de simplifier les flux de travail ou de fournir des aperçus exploitables, les offres IWMS de ServiceNow fournissent aux entreprises les outils dont elles ont besoin pour prospérer dans l’environnement dynamique d’aujourd’hui.
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