As leis e normas garantem uma atuação justa no mercado, protegem os direitos dos consumidores e criam um ambiente de trabalho seguro e equitativo. Dito isso, as leis por si só geralmente não são suficientes para impor mudanças, especialmente ao lidar com requisitos internos de negócios. Muitas vezes, o verdadeiro desafio para as empresas é compreender e aderir às necessidades complexas associadas à conformidade interna. A conformidade corporativa é o mecanismo por meio do qual as empresas garantem que elas e seus funcionários estão cumprindo os padrões legais e éticos que se esperam deles. Ela abrange tudo, desde políticas internas e programas de treinamento até estratégias de auditoria e aplicação de normas.
Basicamente, a conformidade corporativa lida com a implementação e manutenção de políticas e procedimentos de uma organização para garantir que todas as operações estejam alinhadas aos padrões éticos da empresa. Embora alguns aspectos da conformidade corporativa possam ser exigidos legalmente, muitos elementos são adotados voluntariamente para aprimorar a governança corporativa e a integridade operacional.
Embora, às vezes, ela possa parecer restritiva, ditando escopos operacionais de uma empresa, a conformidade corporativa é fundamental para proteger a empresa contra riscos internos e violações éticas. Ela reforça a integridade das operações de negócios em meio ao desenvolvimento e à aplicação de políticas e estruturas internas. Essas estruturas mantêm a reputação e a viabilidade operacional de uma empresa garantindo que todas as ações mantenham padrões éticos estabelecidos e objetivos estratégicos. Mais especificamente, a importância da conformidade corporativa se estende a:
Ao estabelecer diretrizes e procedimentos claros, os programas de conformidade corporativa descrevem as responsabilidades de funcionários individuais e da organização como um todo. Essa responsabilidade garante que todas as ações estejam alinhadas aos padrões legais e éticos, promovendo uma cultura de integridade e, ao mesmo tempo, protegendo a empresa contra a tomada de decisões possivelmente prejudiciais.
A transparência é fundamental para a conformidade, já que as políticas exigem uma visão clara de como as empresas operam e quais medidas elas estão adotando para garantir o alinhamento às expectativas estabelecidas. Isso incentiva as empresas a serem mais abertas sobre suas operações, seus processos de tomada de decisões e suas práticas comerciais. Quando devidamente empregadas, as iniciativas de conformidade corporativa apresentam às partes interessadas informações mais precisas sobre o funcionamento interno da organização. E, o que talvez seja ainda mais importante, elas também podem melhorar os relacionamentos com os clientes, que cada vez mais valorizam a honestidade e a transparência das empresas com as quais se envolvem.
A governança corporativa, que se concentra na eficácia da gestão e da tomada de decisões, é complementada por programas abrangentes de conformidade que garantem que todas as ações sejam juridicamente e eticamente sólidas. Quando alinhados, esses programas contribuem para operações corporativas mais eficientes e responsáveis.
Sabendo que fazem parte de uma organização que opera de acordo com diretrizes comportamentais éticas e legais, os funcionários podem desenvolver mais orgulho pelo trabalho que realizam. Esse tipo de ambiente positivo, em que a conduta ética é a norma, também contribui para uma sensação de valor entre a força de trabalho, o que muitas vezes resulta em maior lealdade e satisfação no trabalho.
Ao garantir a adesão às leis e normas ambientais, os programas de conformidade corporativa podem ajudar as empresas a reduzir sua pegada ecológica e promover práticas comerciais sustentáveis. Esse compromisso interno com a gestão ambiental é crucial para a saúde de longo prazo do planeta e se alinha às crescentes expectativas do público e dos consumidores quanto à responsabilidade corporativa.
Embora a conformidade corporativa esteja frequentemente mais diretamente associada a políticas internas voluntárias, ainda pode haver penalidades legais associadas à não conformidade em determinadas áreas. Ao garantir que uma empresa cumpra todas as normas relevantes, os programas de conformidade podem reduzir o risco de sanções legais.
Um programa abrangente de conformidade corporativa integra todas as facetas da conformidade em toda a organização. Essa integração se estende desde a gestão de normas externas e políticas internas até a realização de um treinamento completo dos funcionários. Ao garantir que todos os departamentos e membros da equipe estejam alinhados na conformidade com esses padrões, o risco de grandes falhas e violações é significativamente reduzido. Esse alinhamento é crucial para a integridade e eficiência gerais da empresa.
De um ponto de vista mais amplo, manter a conformidade permite que os funcionários realizem seus trabalhos de forma eficaz. Isso, por sua vez, permite que a empresa atinja suas metas e promova uma cultura de capacitação e crescimento aprimorado. Além disso, no caso de uma ação judicial, ter um sólido programa de conformidade corporativa pode ajudar bastante a organização no tribunal, pois ele demonstrar as medidas que a empresa adotou para manter a conformidade e cria um registro documental que os profissionais jurídicos podem seguir.
Como há muito em risco (e muito a ganhar), estabelecer um programa eficaz de conformidade corporativa requer uma abordagem deliberada. As principais etapas que as empresas devem considerar ao criar e manter programas bem-sucedidos de conformidade corporativa são:
Em sua essência, a conformidade corporativa visa a combater riscos. Para isso, primeiramente, as empresas precisam identificar áreas em que são mais vulneráveis à não conformidade. É necessário realizar avaliações regulares de riscos para antecipar-se a possíveis problemas, levando em conta fatores como resultados de auditorias, histórico de ações judiciais, tendências de aplicação de normas do setor e feedback dos funcionários. Essas avaliações ajudarão a priorizar recursos e adaptar o programa de conformidade para lidar com riscos específicos de forma mais eficaz.
A conformidade corporativa eficaz é uma responsabilidade de toda a empresa, e isso significa que ela começa com um compromisso da liderança. A diretoria e outros importantes tomadores de decisões não devem apenas aprovar, mas também participar ativamente do programa de conformidade. Eles devem ter autoridade para administrar regras e responsabilizar a equipe em todos os níveis. No entanto, mais do que apenas impor a conformidade, os líderes devem dar o exemplo: atuar como modelo de comportamento ético, incentivar a comunicação aberta sobre a conformidade e reforçar a integridade como um valor fundamental da organização.
Um código de conduta bem definido deve descrever claramente a finalidade, as expectativas de comportamento e as responsabilidades do programa. Além disso, é preciso estabelecer políticas e padrões detalhados, que abordam áreas específicas de conformidade relevantes para o setor, como práticas anticorrupção, conformidade fiscal e retenção de registros.
Quando todos têm voz, isso torna a organização mais forte. A tecnologia pode simplificar o processo por meio do qual os funcionários relatam problemas de conformidade, sejam eles baseados em preocupações operacionais ou requisitos legais. Isso pode incluir o envio de solicitações de conformidade, comunicar reclamações ou relatar incidentes. Além disso, manter um sistema confiável para rastrear o tratamento de cada relatório ou solicitação garante um processo justo, além de apresentar uma documentação essencial que pode ser consultada em caso de questionamento das ações da empresa.
Todos os indivíduos que representam a empresa em qualquer capacidade oficial são responsáveis pela conformidade. Isso significa que todos os funcionários — incluindo executivos da empresa e fornecedores terceirizados — devem ser totalmente treinados em leis, códigos, políticas e padrões. O ideal é que o treinamento seja personalizado para funções específicas (especialmente para áreas de alto risco) e seja totalmente documentado e acompanhado. As ferramentas de gestão de treinamento e políticas de conformidade podem simplificar esse processo, garantindo um treinamento abrangente e consistente em toda a empresa.
Um programa de conformidade corporativa não deve ser estático; esse é um processo dinâmico que requer avaliação e melhoria contínuas. O feedback regular dos funcionários, o monitoramento contínuo da eficácia da conformidade e a constante atualização sobre normas estaduais e federais ajudarão as organizações a manter a adesão mesmo diante de mudanças nas expectativas. Essa abordagem contínua para aprimorar a conformidade garante que o programa permaneça eficaz ao longo do tempo, adaptando-se ao ambiente regulatório e de negócios em constante evolução.
As empresas atuais representam um grande poder e, quando devidamente comprometidas com a conformidade com políticas e diretrizes internas estabelecidas, elas podem promover mudanças positivas. A ServiceNow, reconhecida como líder no Forrester Wave para plataformas de governança, risco e conformidade (GRC) do 4º trimestre de 2023, ajuda as organizações a priorizarem a conformidade corporativa.
A IRM (Integrated Risk Management, Gestão integrada de riscos) da ServiceNow é integrada à premiada Now Platform®, que oferece uma abordagem abrangente de conformidade corporativa. Use ferramentas integradas avançadas para simplificar processos inteiros importando normas e gerenciando políticas internas facilmente. Acesse dados em tempo real usando painéis dinâmicos para criar uma visão totalmente detalhada da conformidade em toda a organização. Utilize automações e fluxos de trabalho avançados para gerenciar ciclos de vida de políticas e, ao mesmo tempo, monitorar constantemente as evidências de violações. E, em meio a tudo isso, aproveite o suporte e a orientação que uma líder estabelecida de GRC é capaz de oferecer.
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