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¿Qué es la gestión de contratistas?

La gestión de contratistas es un sistema de controles que garantiza que el trabajo y los servicios contratados respaldan los objetivos de la empresa, se alinean con los programas planificados y se adhieren a los objetivos de seguridad.

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Cosas que debes saber sobre la gestión de contratistas

Muchos sectores dependen de servicios externos para desarrollar sus operaciones. Los contratistas pueden proporcionar trabajo adicional cuando es necesario. Los servicios externos también permiten a las empresas contratar temporalmente para un proyecto en particular a individuos que tengan las habilidades y la experiencia requeridas. Muchas organizaciones utilizan contratistas de diversas formas. El desafío consiste en una buena gestión de los contratistas y sus servicios.  

Aquí es donde entra en juego la gestión de contratistas, que es el sistema que ayuda a las empresas a gestionar a los contratistas y los servicios contratados. Se ocupa de la selección, adquisición, uso y supervisión de los servicios contratados. La gestión de contratistas no se ocupa de la adquisición de bienes o suministros.

El trabajo contratado debe estar sujeto a un contrato predefinido y cumplir las normativas del país en cuestión. Para la creación del contrato se deben aplicar cinco pasos generales.
Pasos del proceso de gestión de contratistas

Planificación

El primer paso consiste en establecer los requisitos y los objetivos de un contrato. El contrato debe definir los aspectos básicos de todas las intervenciones necesarias y la supervisión de los contratistas en el sitio. Antes de contratar a un contratista, el empleador debe definir el contrato detallando las tareas y el marco de trabajo. Estos son algunos elementos que pueden incluirse en el contrato:

  • Ubicación del lugar de trabajo
  • Objetivo de los servicios contratados
  • Información sobre la capacidad del contratista
  • Procedimientos y procesos
  • Principales responsabilidades
  • Equipo necesario
  • Definición de las tarifas y los costes
  • Habilidades y cualificaciones necesarias
  • Permisos de trabajo
  • Especificación de los acuerdos de nivel de servicio
  • Cumplimiento de los requisitos de salud y seguridad durante toda la intervención
  • Equipos de protección individual correspondientes que se proporcionarán si son necesarios
  • Fechas de entrega

En otras palabras, todos los requisitos y expectativas deben mencionarse de forma clara y explícita en el contrato, que sienta las bases de tu enfoque de prevención con respecto a los contratistas. La planificación por adelantado puede hacer que la gestión de contratistas sea más sencilla y eficaz.

Búsqueda y selección

El siguiente paso es elegir a los contratistas adecuados en función de la empresa o del proyecto en concreto. El proceso de búsqueda y selección requiere equilibrar las habilidades necesarias con el presupuesto disponible para el trabajo del contratista. Considera la posibilidad de utilizar una matriz de evaluación para ponderar todos los costes en relación con las habilidades necesarias para el trabajo. El objetivo es elegir al mejor contratista para el trabajo.

Incorporación y cumplimiento

Una vez seleccionado el contratista, llega el momento de la incorporación. Esta fase implica la firma de contratos y el establecimiento de responsabilidades, cadenas de comunicación y pagos. También es importante en esta etapa garantizar que se cumplan las normativas de la empresa, el sector y el trabajo contratado.

Supervisión del rendimiento

Es importante supervisar y controlar el trabajo de los contratistas in situ para garantizar el cumplimiento de los requisitos del contrato, así como el adecuado desarrollo del proyecto. Durante esta etapa, es importante dar prioridad a la comunicación continua entre la empresa, los empleados que trabajan con el contratista y el personal del contratista.

Cierre del contrato

Al finalizar el contrato, la empresa puede evaluar el trabajo del contratista y cerrar el contrato oficialmente. 
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El software de gestión de contratistas es una herramienta digital que ayuda a las empresas a gestionar y organizar el trabajo que se externaliza a los trabajadores por contrato. El software avanzado puede gestionar una plantilla mixta que incluya tanto empleados como contratistas externos. El software de gestión de contratistas es una herramienta clave que muchas organizaciones utilizan actualmente para gestionar mejor los servicios contratados.

Hay varias características clave que debe tener un buen software de gestión de contratistas. A continuación se describen algunas de ellas:

  • Base de datos de contratistas
    Esta base de datos incluye los contratistas que se han utilizado anteriormente y sus contratos. Una base de datos central es importante para la gestión de contratistas.
  • Análisis e informes
    Los servicios de contratistas proporcionan a las empresas una gran cantidad de datos, pero solo son útiles si la empresa puede extraer información de ellos. Los análisis y los informes sirven para mostrar los datos que ayudan a las organizaciones a aprender de la experiencia y a obtener beneficios de la externalización.
  • Comunicación y colaboración
    Las características que facilitan la comunicación y la colaboración puede ser muy útiles para mantener abiertas las líneas de comunicación durante el proceso.
  • Gestión de documentos
    Es importante disponer de una ubicación central para los documentos, ya que permite a las empresas rastrearlos y encontrar fácilmente contratos anteriores.
  • Supervisión del rendimiento y KPI
    La supervisión del rendimiento es una parte importante del proceso de gestión de contratos, por lo que un software que incluya esta característica facilitará todo el proceso.
  • Incorporación y gestión del cumplimiento
    Las empresas ahorran mucho tiempo cuando el software ayuda con el proceso de incorporación y la gestión del cumplimiento.

La gestión de contratistas ofrece varias ventajas clave que las organizaciones pueden aprovechar. Estos son algunos de sus beneficios:

  • Permite ahorrar costes
    Los contratistas pueden proporcionar trabajo y recursos a veces a un coste menor que utilizando recursos internos.
  • Mejora la productividad
    Los servicios contratados pueden proporcionar un gran trabajo y mejorar la productividad. La dirección mejora entonces la productividad de los contratistas.
  • Mitiga el riesgo
    Hay un nivel de riesgo implícito en la contratación de contratistas, pero una buena gestión puede mitigarlo.
  • Garantiza que los contratistas trabajen de acuerdo con las políticas y los procedimientos
    El cumplimiento normativo es crucial y la gestión de contratistas ayuda a las empresas a garantizarlo.
  • Mejora el control de calidad
    La supervisión del progreso y el rendimiento puede ayudar a garantizar el nivel adecuado de calidad.
  • Mejora la eficiencia organizativa
    La gestión (especialmente la gestión con software avanzado) puede ayudar a mejorar la eficiencia, especialmente a nivel organizativo.
  • Fomenta las relaciones rentables
    La gestión de contratistas puede ayudar a que el proceso se desarrolle sin problemas, lo que permite a las empresas crear relaciones rentables en las que puedan volver a confiar en el futuro.

Estas son algunas de las prácticas recomendadas para la gestión de contratos.

Optimizar la red del proveedor

Una práctica recomendada es optimizar la red del proveedor. Las herramientas de análisis pueden ayudar a los equipos a acceder a información y datos esenciales para determinar con mayor facilidad a los proveedores con mejor rendimiento, lo que permite a las empresas optimizar el directorio de proveedores de servicios. Básicamente, el uso de datos para identificar a los contratistas de mejor rendimiento puede ayudar a las empresas a seleccionar a los mejores contratistas en el futuro.

Implementar la automatización

La automatización es el objetivo de la mayoría de los sectores. Automatizar el envío de órdenes de trabajo a través de plataformas centralizadas de automatización de servicios web y móviles puede tener ventajas significativas con respecto a los métodos tradicionales. Acelera los tiempos de respuesta del proveedor del servicio ante un problema. También reduce en última instancia el tiempo necesario para la resolución de las órdenes de trabajo más importantes. La automatización ahorra tiempo y recursos.

Implementar controles de costes

Las organizaciones pueden implementar controles de costes estableciendo límites para el trabajo recurrente o rutinario, así como para nuevos contratistas potenciales. Las empresas de alto rendimiento también pueden personalizar sus datos para mostrar análisis específicos de los costes y el rendimiento de contratistas anteriores, lo que les permite identificar fácilmente al mejor proveedor de servicios para cada sector.

Garantizar el cumplimiento por parte del contratista

Las herramientas de automatización de servicios pueden proporcionar a las organizaciones la capacidad de gestionar el cumplimiento mediante un único panel de información (que se puede actualizar posteriormente) que proporciona a la organización una visión completa de la situación de cada proveedor en términos de cumplimiento. Gracias a esta capacidad de monitorización, las empresas no se verán sorprendidas.

Iniciar revisiones de rendimiento basadas en datos

La gestión de contratistas puede proporcionar a las empresas datos que estas pueden utilizar para iniciar revisiones de rendimiento basadas en ellos. Hoy en día, las organizaciones pueden utilizar paneles cuantitativos, cuadros de mando y análisis como base de la gestión del rendimiento recurrente y basada en datos para garantizar la responsabilidad y mantener la transparencia.

Establecer KPI

La definición de KPI y su rastreo con la herramienta adecuada pueden ayudar a las empresas a tomar las medidas necesarias para garantizar la eficacia de su sistema de gestión de contratistas. Los KPI pueden incluir el inicio del contrato, los tiempos del ciclo de creación y el cumplimiento de los procesos.

Crear un repositorio de contratos

Normalmente, una vez que se firman los contratos, se guardan en algún tipo de sistema, que normalmente comprende una infraestructura tecnológica empresarial. Esto puede dificultar la gestión o la consulta de información sobre los contratos. También puede aumentar los costes y generar un riesgo de filtraciones de terceros. Para evitarlo, las empresas que establecen un repositorio de contratos en la nube crean una base de datos desde la que se puede acceder a los contratos en cualquier momento y lugar con menos costes y riesgos.

Estandarizar el proceso de creación de contratos

Los contratos suelen crearse aislados por unidades de negocio discretas sin ninguna información sobre las relaciones contractuales existentes o los factores de riesgo, lo cual podría generar complicaciones más adelante. En su lugar, puede resultar útil establecer un proceso estándar para la creación de contratos, que puede incluir una biblioteca de plantillas o cláusulas estándar. Los contratos estandarizados también pueden ahorrar tiempo a las organizaciones a la hora de crear contratos.

La gestión de contratistas seguirá evolucionando a medida que cambien las prácticas y la tecnología. Estas son algunas de las nuevas tendencias en la gestión de contratistas que probablemente no dejen de ganar popularidad.

Prevalencia del empleo por proyectos

El empleo por proyectos es un tipo de acuerdo de trabajo en el que se contrata a una persona para trabajar en un proyecto o conjunto de proyectos determinado durante un periodo de tiempo específico. No se trata de contratos permanentes. Suele resultar útil cuando se produce un aumento temporal de la carga de trabajo. Este tipo de empleo también ofrece flexibilidad a la organización, pues la fuerza de trabajo solo aumenta cuando es necesario y no se pierde dinero contratando empleados permanentes.

Mayor atención a los análisis y los datos de contratos

Los datos son un recurso muy valioso, pues permiten a las empresas obtener información sobre lo que funciona y lo que no. Para extraer esos conocimientos, muchas empresas se están centrando más en la recopilación y el análisis de datos de contratos. Esta tendencia ayuda a las empresas a obtener más información sobre los resultados que está teniendo para ellas la gestión de contratistas.

Avance de la IA

La inteligencia artificial se está infiltrando en casi todos los sectores, también en el ámbito de la contratación. La IA se puede integrar en el software de gestión de contratistas para ayudar a automatizar determinados procesos. Por ejemplo, se puede utilizar para automatizar el proceso de análisis de los datos sobre el rendimiento anterior de los contratistas, las certificaciones y los registros de cumplimiento.

Mayor importancia de los procesos de cualificación y aprobación previas

En los próximos años, lo más probable es que se haga hincapié en la cualificación previa o en la evaluación de la experiencia, las calificaciones y las capacidades de un contratista antes de adjudicar un contrato. La cualificación y la aprobación previas pueden ayudar a las organizaciones a encontrar contratistas que completen los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

Gestión de contratos de colaboración

La gestión de contratos de colaboración es el proceso de gestión de contratos con todas las partes interesadas necesarias. Este enfoque ayuda a los departamentos jurídico, de adquisiciones o financiero, entre otros, a crear y gestionar contratos. Muchas empresas están adoptando este proceso de gestión de contratos.

Contratos inteligentes basados en blockchain

Blockchain puede facilitar la creación de contratos inteligentes. Los contratos inteligentes se pueden programar para que se ejecuten automáticamente al cumplirse determinadas condiciones. De este modo, se reduce la necesidad de intervención humana y se optimiza el proceso de gestión de contratos, razón por la cual cada vez es más popular en este ámbito.
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