La planificación de escenarios describe las herramientas, los procesos y las estrategias utilizados para identificar posibles incertidumbres futuras para la empresa y prepararse ante ellas.
Dicen que todo se entiende mejor a posteriori. Esta es una afirmación incuestionable para la gestión de las empresas. Las fluctuaciones inesperadas del mercado, los eventos emergentes y los cambios continuos dentro de los sectores pueden alterar drásticamente incluso los planes mejor elaborados. Los líderes no tienen que retroceder mucho para buscar un buen ejemplo de esa afirmación: pensemos en el año fiscal de 2020. El impacto imprevisto y sorprendente de la primera pandemia verdaderamente global de la era moderna hizo tambalearse al mundo empresarial. Organizaciones de todo el planeta siguen recuperándose de los cambios rápidos e inesperados derivados del impacto inicial de la COVID-19: pérdida de ingresos, nuevos requisitos normativos complejos e incluso la quiebra y el cierre como consecuencias desafortunadas.
Con tanto en juego, ¿cómo pueden las empresas planificar mejor para el futuro, identificando y preparándose para una serie de incertidumbres que pueden o no ocurrir realmente? La respuesta se puede encontrar en la planificación de situaciones. La planificación flexible permite a los gestores crear situaciones hipotéticas y evaluar las ventajas y desventajas, de modo que, cuando los eventos emergentes u otros factores fuerzan la aplicación de cambios, la empresa ya tenga en marcha contingencias bien pensadas y planificadas. Sin embargo, la planificación de situaciones es más que simplemente un plan de continuidad empresarial o un subconjunto de FinOps; es un enfoque completamente integrado para abordar y adaptarse a la incertidumbre del entorno empresarial moderno.
La premisa básica es la siguiente: si una organización puede definir incertidumbres críticas y crear contingencias de trabajo para una amplia variedad de situaciones, será más capaz de sobrevivir, o incluso prosperar, cuando se enfrenta a esas situaciones en la realidad.
Para las empresas, la planificación de situaciones permite a los responsables de la toma de decisiones vislumbrar el futuro, pero no un futuro único e inmutable, sino a varias situaciones futuras posibles. Esto les permite identificar muchos resultados diferentes y estimar el impacto que pueden tener esas situaciones. A continuación, pueden evaluar la eficacia de las diferentes respuestas propuestas e identificar las líneas de actuación que tienen más probabilidades de generar resultados positivos para la organización, sus empleados y sus clientes.
En lugar de tener que dar tumbos e improvisar ante eventos emergentes, las organizaciones pueden consultar los planes sobre situaciones relevantes y responder de manera rápida y decisiva. Esto permite a los líderes analizar las ventajas y las desventajas, y tomar decisiones informadas con rapidez, evaluando todas las combinaciones de decisiones posibles y su impacto en relación con el presupuesto, los recursos, las prioridades y los plazos.
Las empresas pueden adaptarse rápidamente y prosperar en un mundo en constante cambio si practican de forma continua la planificación de situaciones. Sin embargo, las empresas que aplican este enfoque siguen siendo una excepción a la regla. Por lo tanto, las organizaciones que invierten en la planificación de situaciones y crean estrategias de contingencia en el trabajo tienen más probabilidades de obtener resultados positivos ante un cambio abrupto y otras situaciones futuras. Esto proporciona una clara ventaja sobre aquellas empresas que esperan hasta que la situación se presenta para comenzar a formular un plan.
La transparencia y los conocimientos son el núcleo de la planificación de situaciones. Con el fin de prepararse para lo inesperado, las empresas deben tener una visión clara de los presupuestos, las previsiones y otras variables, e identificar con precisión los impulsores claves de su crecimiento empresarial. Cuando se puede acceder a esta información con mayor facilidad, los ejecutivos empresariales y otros líderes disponen de un marco de trabajo que pueden utilizar tanto para las decisiones no urgentes como para aquellas que deben tomarse en momentos de crisis potenciales.
Como se ha mencionado anteriormente, la planificación de situaciones ofrece a las empresas la posibilidad de planificar de cara al futuro. Más específicamente, proporciona un formato para realizar análisis hipotéticos de muchas situaciones diferentes. Esto proporciona a los responsables de la toma de decisiones la capacidad de prever con precisión el impacto que dichas situaciones podrían tener en los presupuestos, las prioridades y los recursos. Al mismo tiempo, permite a las organizaciones hacer cambios donde y cuando sea necesario, sin la confusión o el tiempo de inactividad que normalmente conllevan los cambios de estrategia.
Además, la planificación de situaciones se extiende más allá del ámbito de la gestión. Su implementación eficaz depende en gran medida de los conocimientos y las recomendaciones del personal de varios departamentos. Al reunir a estas partes clave, las empresas mejoran su enfoque de gestión del conocimiento, colaboran mejor y agilizan tanto la recopilación como la distribución de información esencial en toda la organización.
La planificación de situaciones engloba muchos enfoques diferentes para preparar la empresa de cara al futuro. Estos son los cuatro tipos de planificación de situaciones más comunes:
La planificación de situaciones relacionadas con las operaciones es el enfoque más utilizado. En estas situaciones, una empresa identifica y explora el impacto inmediato de una situación específica. Se analizan las implicaciones a corto plazo y se diseñan los planes necesarios para obtener resultados positivos.
En la planificación de situaciones normativas, las empresas comienzan con un resultado preferido. Esta forma de planificación de situaciones desdibuja ligeramente los límites con una declaración de objetivos, pero centrándose en cómo espera la organización operar en el futuro, en lugar de centrarse simplemente en qué quiere lograr. La planificación de situaciones normativas es una valiosa incorporación a otras formas de planificación de situaciones que expresa y resume claramente los cambios necesarios, y las actividades que hay que llevar a cabo para llegar a la situación propuesta.
Las situaciones cuantitativas permiten cambios rápidos en los modelos financieros mediante la alteración de un número limitado de variables con relaciones fijas. Estos modelos presentan las mejores y peores versiones para cada situación, y son útiles para predecir el rendimiento empresarial anual.
Al centrarse más en el entorno de los productos y servicios empresariales que en la empresa en sí misma, los escenarios de gestión estratégica requieren tener una vista completa del sector, el mercado y la economía.
La planificación de escenarios suele ser un proceso de cuatro pasos:
El primer paso en la planificación de situaciones es que la empresa determine a qué se enfrenta. Esto implica reunir a todos los participantes para colaborar y compartir ideas con el objetivo de identificar los cambios potenciales, posibles y probables que podrían afectar a la empresa.
Una vez que se han identificado y debatido las fuerzas impulsoras, el siguiente paso es reducir la lista de situaciones a las dos que sean potencialmente más impactantes. Estas “incertidumbres críticas” son aquellas que pueden representar el mayor impacto potencial y que producirían los mejores resultados si se planifican bien. Las posibles incertidumbres pueden incluir la prioridad, los costes y la disponibilidad o los recursos.
Cuando se han delimitado las dos incertidumbres más críticas, es el momento de convertirlas en situaciones. Haz un gráfico sencillo que incluya estas incertidumbres, donde una de ellas sea el eje “x” y la otra el eje “y”; los extremos de cada eje representarán los dos extremos de cada incertidumbre. Esto dará como resultado cuatro cuadrantes diferentes, que abarcan desde los resultados menos deseables para la empresa hasta los más deseables.
El equipo vuelve a reunirse para analizar las implicaciones de cada situación. A continuación, debe identificar el lugar en el gráfico donde piensa que se encuentra actualmente la empresa y trazar un nuevo punto que represente dónde cree que estará la organización después de un tiempo establecido (por ejemplo, un año). Por último, el equipo estudiará cuál es la mejor manera de prepararse para ese futuro y catalogará cualquier opción que valga la pena considerar.
El proceso anterior debería permitir a la mayoría de las organizaciones iniciarse en la planificación de situaciones. Para ayudar a garantizar un enfoque eficaz, se pueden seguir estas prácticas recomendadas:
Las situaciones son más útiles y fáciles de planificar cuando no son demasiado complicadas. Céntrate en dos incertidumbres críticas a la vez, no más. Se pueden seguir analizando otras situaciones una vez que se hayan explorado completamente los dos problemas más críticos.
Lo bueno de la planificación de situaciones es que permite a las organizaciones prepararse para una amplia variedad de circunstancias, en lugar de hacerlo únicamente para la mejor situación posible. Al crear una estrategia, asegúrate de que sea relevante sin importar qué situación se presente.
No es necesario limitar la planificación de situaciones al futuro inmediato. Con la información correcta y algunas suposiciones fundamentadas, las empresas pueden prepararse para situaciones futuras a más largo plazo. La planificación de situaciones a largo plazo no solo permite la creación de estrategias eficaces que puedan guiar a las empresas durante muchos años, sino que también da lugar a una cultura de previsión del futuro, lo que puede ser un beneficio en sí mismo.
Aunque los expertos en finanzas y análisis son esenciales para la mayoría de los enfoques de planificación de situaciones, los equipos de planificación deben incluir también a líderes de todos los departamentos y niveles de la organización. La incorporación de más grupos aportará conocimientos y ayudará a garantizar que las situaciones sean lo más completas posible.
Una parte sustancial de la planificación de situaciones se basa en conjeturas fundamentadas, que deben estar respaldadas por datos fiables para ser relevantes y aplicables. Contar con más datos permite crear modelos más precisos y conformar objetivos mejor fundamentados, establecer líneas de base y determinar qué productos y servicios son los más importantes.
Las situaciones deben ser tan fluidas como los futuros que representan. Cuando las condiciones cambian y las planificaciones de situaciones quedan obsoletas, estas se deben retirar y reemplazar por otras que sean relevantes para las circunstancias que se prevean.
Nadie sabe con certeza lo que nos depara el futuro. Sin embargo, con el enfoque adecuado para la planificación de situaciones, las organizaciones de todo tipo pueden estar mejor preparadas para afrontar los eventos emergentes y las circunstancias cambiantes que, de otro modo, podrían hundir su negocio. Scenario Planning de ServiceNow (una mejora de Portfolio Workbench de ServiceNow) proporciona las herramientas y competencias que las empresas necesitan para consolidar las prioridades, los presupuestos y la importancia estratégica necesarios para avanzar de manera eficaz, independientemente de qué situaciones acaben produciéndose. Scenario Planning de ServiceNow aprovecha la potencia de Now Platform® y se basa en datos de aplicaciones de ServiceNow fiables y en tiempo real, además de en los recursos estratégicos y operativos disponibles, para lograr una precisión inigualable en las previsiones.
Y esto es solo el principio. Scenario Planning de ServiceNow ofrece a las organizaciones las siguientes competencias:
- Análisis del trabajo pendiente en relación con los proyectos y la demanda
- Simulación de varios escenarios según los costes, los recursos y la alineación estratégica
- Posibilidad de guardar escenarios
- Comparación de varios escenarios de la cartera de proyectos
- Confirmación del escenario mejor alineado con los objetivos de la organización
- Rastreo del progreso de los proyectos y la demanda aprobados
- Replanificación de las carteras según sea necesario
- Y mucho más.
Es cierto que todo se entiende mejor a posteriori, pero con los datos y recursos correctos, mirar hacia el futuro puede ser igual de fiable. Desarrolla las estrategias que permitan a tu empresa superar cualquier situación que le depare el futuro con la ayuda de Scenario Planning de ServiceNow.
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