La gestion des actifs matériels (GAM) désigne les processus, les outils et les stratégies de gestion des composants physiques des ordinateurs et des systèmes associés.
« Actif matériel » est un terme générique qui désigne tout actif technologique tangible et physique de l’entreprise, notamment ceux qui sont actuellement utilisés, ceux qui sont stockés et les équipements de soutien.
Compte tenu de cette définition, les actifs matériels sont généralement regroupés en quatre catégories principales :
Les appareils des utilisateurs finaux désignent tout matériel de l’entreprise utilisé directement par les employés dans leur travail quotidien. Cela comprend les ordinateurs, les tablettes, les téléphones intelligents, les cartes SIM, et plus encore. Les actifs matériels englobent également les appareils personnels utilisés pour effectuer des tâches professionnelles au sein d’une organisation.
Le matériel réseau et télécom est un équipement de soutien qui facilite la communication numérique et analogique. Il s’agit notamment des routeurs, des équilibreurs de charge, des commutateurs et des systèmes de téléconférence et de vidéoconférence.
L’équipement des centres de données désigne tout le matériel qui permet aux centres de données de fonctionner de façon efficace, y compris les serveurs, les utilitaires et les dispositifs de sécurité.
Les périphériques sont des équipements de soutien importants que l’on trouve aujourd’hui dans tous les environnements de bureau. Il peut s’agir de numériseurs, d’imprimantes, d’écrans, de claviers, de casques, de projecteurs et même de câbles et d’adaptateurs.
Gardez à l’esprit que la main-d’œuvre d’aujourd’hui ne se limite pas exclusivement au bureau; elle s’étend aux travailleurs à distance qui opèrent depuis leur domicile. La gestion des actifs matériels doit être en mesure de répondre aux besoins des travailleurs à distance et de prendre en compte les équipements physiques qu’ils utilisent pour effectuer leur travail.
Comme indiqué précédemment, la gestion des actifs matériels couvre toute la durée de vie utile de l’actif matériel. Ce cycle de vie peut être décrit en six étapes :
Les besoins matériels d’une organisation sont définis par divers facteurs, notamment les priorités, les données clients et commerciales, les incidents, la conformité et le budget. Mais tout cela se résume en réalité à deux questions spécifiques : Quel matériel est nécessaire pour répondre aux besoins de l’entreprise? Et quel est le budget disponible?
Le traitement de ces questions, l’identification des solutions matérielles et la soumission des demandes se font au cours de l’étape de demande de la gestion des actifs matériels.
Une fois les budgets terminés et le matériel sélectionné, l’étape suivante du cycle de vie consiste à répondre aux demandes de matériel. Pour ce faire, les entreprises doivent savoir quels fournisseurs sont disponibles, quels niveaux d’assistance technique et de garantie elles proposent et si leur matériel est compatible avec d’autres actifs TI au sein de l’entreprise.
Pour les entreprises qui opèrent dans le cadre d’une politique PAP (Prenez vos appareils personnels), l’étape d’exécution permet de s’assurer que tous les appareils personnels utilisés pour le travail disposent d’un accès autorisé et sécurisé aux systèmes internes, sont enregistrés par l’entité organisationnelle et sont pris en compte pour la production de rapports financiers.
Une fois l’actif étiqueté pour la maintenance et l’organisation futures, il est prêt à être configuré et déployé. Pour le matériel de l’utilisateur final, cette étape peut inclure la déconnexion de l’appareil par un employé, ainsi que la lecture et l’acceptation de toute politique d’utilisation acceptable établie.
Cette étape inclut également le transport de l’actif du stockage vers la zone de travail désignée (notamment les environnements de télétravail), la configuration de l’actif et son intégration avec toute autre technologie pertinente.
Une fois le matériel déployé, les gestionnaires d’actifs doivent faire tout leur possible pour limiter les risques et garantir des performances matérielles efficaces. Cela implique la création d’une vue complète de l’ensemble du patrimoine d’actifs matériels par le biais d’une surveillance continue.
La surveillance du matériel déployé permet aux responsables de surveiller de plus près les actifs vieillissants, d’empêcher les actifs de s’afficher à des endroits inattendus sur le réseau et d’éliminer les risques liés aux logiciels obsolètes. L’intégration aux flux de travail informatiques et aux opérations de sécurité améliore les capacités et la précision de la surveillance.
Le matériel nécessite naturellement une maintenance régulière pour garantir son efficacité continue. Cette étape du cycle de vie englobe toute maintenance, mise à jour ou mise à niveau planifiée, ainsi que toutes les tâches de réparation d’urgence non planifiées.
Au cours de ce processus, les équipes de gestion des actifs matériels sont chargées de vérifier l’état du matériel en question afin de déterminer si l’actif doit être recyclé, réaffecté ou mis hors service.
Lorsque l’actif atteint la fin de sa durée de vie, qu’il est irréparable ou qu’il présente des vulnérabilités de sécurité non réparables, la dernière étape consiste à le mettre hors service afin qu’il ne soit plus actif. Par ailleurs, dans le cas d’un équipement PAP, le matériel doit être mis hors service si l’employé qui en est propriétaire quitte l’entreprise.
Le statut de l’actif doit être mis à jour dans les systèmes de l’entreprise et toutes les informations de l’entreprise doivent être effacées de l’appareil. Après quoi, ce dernier peut être retourné, vendu, donné, recyclé ou détruit de manière appropriée.
Le matériel d’entreprise n’est pas toujours un investissement très sûr. Il perd rapidement de la valeur, s’use continuellement et exige une maintenance régulière ainsi que des réparations occasionnelles. Une gestion efficace des actifs matériels permet de contrer ces inconvénients. Les avantages de la gestion des actifs matériels sont les suivants :
Le fait de disposer d’un catalogue précis de tout le matériel de l’entreprise, utilisé comme stocké, facilite le suivi des équipements et l’identification du matériel manquant. Le balisage, l’attribution de la propriété et le suivi de l’emplacement des actifs fournissent aux entreprises les informations dont elles ont besoin pour atténuer les risques associés à une connaissance incomplète des actifs. Cela permet également aux équipes de gestion des actifs matériels d’identifier le matériel inactif et donc le plus susceptible de faire l’objet de tentatives de vol.
Sans stratégie de gestion des actifs matériels établie, la responsabilité du traitement et du suivi des équipements incombe souvent aux employés. En l’absence de pratiques exemplaires en matière de gestion des actifs matériels, les membres du personnel risquent d’avoir recours à des processus inefficaces ou chronophages. Une bonne gestion des actifs garantit non seulement un catalogage et une distribution précis des équipements essentiels, mais elle permet également aux employés d’utiliser leur temps de manière plus efficace, en anticipant les problèmes liés aux actifs avant qu’ils ne surviennent et en permettant aux organisations d’automatiser de nombreux processus de gestion des actifs.
Les pratiques exemplaires en matière de gestion du matériel et des calendriers de maintenance et de mise à niveau bien organisés permettent de s’assurer que les employés utilisent correctement les équipements de l’entreprise et en tirent le meilleur parti. En même temps, des inventaires précis des actifs protègent les organisations contre les dépenses excessives, réduisent les dépenses globales et permettent de tirer le meilleur parti de leurs investissements matériels.
Il est difficile pour les équipes de sécurité de protéger ce qu’elles ne peuvent pas voir. Une gestion des actifs matériels efficace fournit une liste complète de tous les actifs matériels, accompagnée des informations pertinentes sur les versions. Cela permet aux équipes de sécurité de créer des stratégies de couverture complètes, tout en identifiant les actifs qui peuvent être vulnérables aux menaces émergentes. En collaboration avec l’ITAM, la gestion des actifs matériels permet également d’identifier les actifs matériels non approuvés et de garantir la conformité avec les politiques et réglementations établies.
Mais surtout, la gestion des actifs matériels offre aux entreprises une visibilité et un contrôle complets sur le cycle de vie des actifs. Pour chaque équipement, les gestionnaires d’actifs ont facilement accès aux détails du produit et du fournisseur, à l’historique d’utilisation, à la propriété et aux tâches actuelles, et bien plus encore. En s’appuyant sur ces données, les gestionnaires des actifs matériels peuvent alors prendre des décisions plus éclairées concernant les contrats avec les fournisseurs, la maintenance, les remplacements, et plus encore.
Dans l’ensemble, ces avantages constituent un atout indéniable pour les organisations qui investissent dans une gestion efficace des actifs matériels. Les systèmes et stratégies de gestion des actifs matériels de haute qualité sont rapidement rentabilisés, tant sur le plan du temps que sur celui de l’argent.
Les économies de coûts font partie intégrante de tous les avantages associés à la gestion des actifs matériels. Voici comment elle contribue à réduire les dépenses des entreprises :
- Baisse des coûts de maintenance
- Précision accrue des budgets matériels
- Diminution des dépenses matérielles
- Processus d’élimination plus efficaces
- Réduction des tâches manuelles
La gestion du matériel est un élément essentiel à la réussite de l’entreprise, mais souvent négligé. Aujourd’hui, les entreprises peuvent mettre l’accent sur la GAM avec Gestion des actifs matériels de ServiceNow. Grâce à des technologies d’automatisation avancées, à des tableaux de bord simples d’utilisation et à de puissants outils d’audit et d’analyse, toutes les entreprises peuvent bénéficier d’une visibilité et d’un contrôle approfondis de leurs actifs physiques pour une efficacité et une productivité accrues.
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