Les technologies de l’information sont omniprésentes et jouent un rôle de plus en plus central dans les opérations commerciales. Mais à mesure que les organisations adoptent les capacités croissantes de l’automatisation, de l’intelligence artificielle (IA) et d’autres avancées, la gestion du volume considérable et de la diversité des actifs au sein de l’infrastructure informatique est devenue plus difficile que jamais. Sans stratégie globale, les entreprises s’exposent à des risques d’inefficacité et de vulnérabilité en matière de sécurité.
Pour lutter contre les dangers liés à la prolifération des technologies informatiques, les organisations de tous types se tournent vers la gestion des actifs de TI (ITAM).
La gestion des actifs logiciels consiste à suivre et à optimiser l’acquisition, l’octroi de licences et l’utilisation des applications logicielles. Ce type d’ITAM traite de la conformité aux accords de licence et aux normes réglementaires, réduisant ainsi le risque d’audits ou d’amendes. Il s’agit par exemple de gérer les logiciels installés sur les appareils des points de terminaison et de surveiller l’utilisation des applications d’entreprise afin d’éliminer les licences sous-utilisées.
La gestion des actifs matériels se concentre sur les équipements informatiques physiques, comme les serveurs, les ordinateurs portables, les appareils mobiles et le matériel réseau. Elle consiste à suivre le cycle de vie de chaque équipement afin de s’assurer qu’il est correctement comptabilisé et utilisé de manière efficace et appropriée. Les équipes informatiques utilisent cette stratégie pour gérer les stocks physiques, surveiller les performances du matériel, planifier les mises à niveau ou les remplacements de matériel et garantir la mise hors service adéquate des actifs.
La gestion des actifs en nuage supervise les services et ressources basés sur le nuage, notamment les logiciels-services (SaaS), l’infrastructure-service (IaaS) et la plateforme-service (PaaS). Ce type d’ITAM aide les organisations à surveiller la consommation des services en nuage, à gérer les coûts et à garantir la conformité avec les contrats des fournisseurs de services en nuage. La gestion des actifs en nuage recoupe souvent la gestion des actifs logiciels. Il s’agit par exemple du suivi de l’utilisation du stockage en nuage et de la gestion des machines virtuelles hébergées par des fournisseurs tiers.
Alors que l’ITAM se concentre sur les actifs propres aux TI, des domaines connexes comme la gestion des actifs immobilisés (également appelée gestion des actifs d’entreprise ou EAM) permettent de suivre les actifs physiques plus généraux au sein d’une organisation. Il s’agit notamment du mobilier de bureau, des armoires réseau et des climatiseurs des salles de serveurs. Bien qu’il ne s’agisse pas strictement d’actifs TI, ils sont souvent gérés par les équipes informatiques lorsqu’ils soutiennent directement l’infrastructure informatique. L’EAM aide les organisations à surveiller l’état des actifs, à gérer leur dépréciation et à planifier leur maintenance, garantissant ainsi l’efficacité opérationnelle des actifs informatiques et non informatiques.
L’ITAM englobe la gestion des actifs matériels, la gestion des actifs en nuage et la gestion des actifs logiciels, chacune traitant différents aspects de l’écosystème informatique d’une organisation :
Gestion des actifs matériels
Le volet matériel de l’ITAM se concentre sur le cycle de vie des actifs physiques, tels que les serveurs, les ordinateurs portables, les appareils mobiles, les imprimantes et autres équipements utilisés pour le traitement des données et la communication. Il comprend le suivi de l’achat, du déploiement, de la maintenance et de l’élimination éventuelle de ces éléments physiques afin de garantir leur dénombrement précis.Gestion des actifs logiciels
Elle concerne la gestion des actifs logiciels, notamment les licences, la conformité et l’utilisation. La SAM est généralement plus complexe, car elle nécessite une surveillance continue pour garantir l’octroi de licences appropriées, le respect des normes réglementaires et la capacité à s’adapter à l’évolution des exigences.Gestion des actifs en nuage
Elle se concentre principalement sur la gestion des coûts des actifs en nuage fournis par les entreprises d’infrastructure infonuagique, également appelées « hyperscalers », comme Amazon Web Services, Google Cloud Services, etc. Elle est parfois appelée « Gestion des coûts en nuage », « Opérations financières » ou « FinOps ». Elle peut inclure certains types de logiciels SaaS et est donc étroitement liée à la gestion des actifs logiciels, mais la gestion des actifs en nuage vise à optimiser l’utilisation des services en nuage. Qu’est-ce que l’ITAM, l’ITAD et la GSTI?
La gestion des actifs de TI se penche sur la gestion des actifs TI tout au long de leur cycle de vie afin d’optimiser leur valeur et leurs performances. Cependant, il est important de comprendre comment l’ITAM se compare à des pratiques connexes comme la mise hors service des actifs informatiques (ITAD) et la gestion des services informatiques (GSTI), car chacune d’entre elles joue un rôle distinct, mais complémentaire :
ITAD
La mise hors service des actifs informatiques (ITAD) est une pratique spécialisée dans l’élimination sécurisée et respectueuse de l’environnement des actifs TI obsolètes ou indésirables. L’ITAM et l’ITAD fonctionnent ensemble lorsque les actifs arrivent en fin de cycle de vie, en aidant les organisations à récupérer leurs coûts par la remise à neuf, la revente ou le recyclage, tout en garantissant un nettoyage adéquat des données et la conformité réglementaire.GSTI
La gestion des services informatiques (GSTI) est la pratique qui consiste à fournir et à gérer des services informatiques de manière efficace afin de soutenir les objectifs d’affaires. Alors que l’ITAM se concentre sur les actifs, la GSTI englobe un éventail plus large de processus, tels que la gestion des changements et l’assistance aux utilisateurs. La GSTI utilise souvent des infrastructures comme l’ITIL (Information Technology Infrastructure Library) pour normaliser la prestation de services et comprend notamment la gestion des actifs et des configurations dans ses processus. Le contrôle des changements constitue un lien essentiel entre la gestion des services informatiques et la gestion des actifs de TI. Une modification de la configuration d’un système initiée par la gestion des services informatiques peut avoir un impact significatif sur les licences des actifs. Par exemple, l’augmentation du nombre de processeurs pour maintenir un service en fonctionnement peut modifier le modèle de licence des applications exécutées sur ce système et, par conséquent, le coût pour l’organisation. Une connexion entre la GSTI et l’ITAM permet de repérer ce type de problèmes pendant le cycle de changement et avant qu’ils n’aient un effet sur les résultats financiers.
En d’autres termes, l’ITAM gère le cycle de vie des actifs TI, l’ITAD s’occupe de leur mise au rebut en fin de vie et la GSTI garantit la prestation efficace des services informatiques.
L’Organisation internationale de normalisation (ISO) dispose d’une famille officielle de normes pour l’ITAM : ISO 19770 composée de cinq parties :
- ISO/IEC 19770-1 : Précise les pratiques exemplaires pour l’ITAM au sein d’une entreprise. Les organisations ont la possibilité de prouver qu’elles effectuent des procédures d’ITAM conformément aux normes afin de satisfaire aux exigences de gouvernance et de prendre en charge les activités de TI.
- ISO/IEC 19770-2 : Aide les entreprises à identifier les logiciels sur un appareil donné; norme pour les étiquettes d’identification de logiciels.
- ISO/IEC 19770-3 : Détaille les droits associés à un logiciel et la méthode de mesure de la consommation.
- ISO/IEC 19770-4 : Permet de produire des rapports standardisés sur l’utilisation des ressources. Ceci est particulièrement important lors de la gestion de licences plus complexes et de logiciels et matériels basés sur le nuage.
- ISO/IEC 19770-5 : Aperçu des normes et du vocabulaire ISO pour l’ITAM.
Bien que les entreprises puissent définir différemment le cycle de vie des actifs TI, la plupart suivent des étapes semblables aux suivantes :
- Demande
- Exécution
- Déploiement
- Surveillance
- Maintenance
- Mise hors service
En bref, le cycle commence lorsqu’un besoin est identifié et qu’une demande est formulée. Des facteurs importants sont définis, tels que les actifs nécessaires, la manière de les obtenir, leur utilisation et leur financement. Au cours de la phase d’exécution, la construction, l’achat, la location ou l’octroi de licences pour l’actif ont lieu. Vient ensuite la phase de déploiement, qui supervise l’installation de l’actif dans l’écosystème informatique. Après le déploiement, la phase de surveillance permet de s’assurer que les actifs fonctionnent bien, puis vient la phase de service, au cours de laquelle les actifs sont entretenus et mis à niveau afin de prolonger leur durée de vie. Enfin, lorsque les actifs ne sont plus nécessaires, ils sont mis hors service et éliminés. Cela comprend la transition des utilisateurs vers d’autres ressources, la mise à jour des dossiers, l’annulation des contrats, la résiliation des licences et la planification du remplacement des actifs.
Lorsqu’il s’agit de matériel informatique, l’« inventaire » peut constituer une phase distincte. La gestion des actifs de TI suit et, dans de nombreux cas, exécute la plupart des étapes de ce cycle de vie, mais elle s’intègre également à d’autres systèmes pour aider à remplir son rôle. Parmi ces systèmes, on peut citer les outils d’achat, la GSTI, les logiciels de gestion des installations, etc.
Le suivi et la gestion des équipements essentiels permettent de garantir une gestion efficace des actifs. Un emplacement centralisé et détaillé où les utilisateurs autorisés peuvent demander des actifs en prêt est nécessaire et doit comprendre des éléments comme la personne pour laquelle l’actif est demandé, l’emplacement où l’actif demandé doit être fourni, le modèle de l’actif demandé, la plage de dates couvrant la durée d’utilisation de l’actif et la raison pour laquelle l’actif est demandé. Avec l’avènement de l’IA générative, les systèmes de demande peuvent désormais être améliorés pour aider à relier une demande à la bonne ressource grâce à des demandes en langage naturel, dans le contexte de la personne qui fait la demande, et sans avoir à effectuer de recherche dans des catalogues, etc.
Des données de prêt d’équipement efficaces font que chaque actif est comptabilisé et qu’une entreprise a toujours une idée claire de qui utilise quoi et pendant combien de temps. Très souvent, ces données sont gérées lors de l’approvisionnement ou de la mise hors service. Cela dit, la découverte des actifs, grâce à un outil de découverte de gestion des opérations informatiques, peut fournir des informations supplémentaires sur les appareils dont vous disposez (potentiellement au-delà de ce que vous pensez avoir), sur la façon dont ces appareils sont configurés et sur les personnes qui les utilisent. La découverte et la gestion des stocks doivent aller de pair; mettez en œuvre l’automatisation afin que, lorsque vous découvrez des actifs, toutes les informations pertinentes soient automatiquement saisies dans une base de données pour faciliter leur consultation.
Il est extrêmement important de savoir qui devrait détenir les actifs, qui les détient réellement et quels sont exactement les actifs disponibles. Mais il est tout aussi important de savoir exactement où se trouvent ces actifs. Le suivi de l’emplacement des actifs, souvent à l’aide de la RFID, du GPS ou de la lecture de code-barres, peut aider à vérifier que les actifs se trouvent bien là où ils sont censés être. En cas de perte d’un actif, ces outils de suivi de la localisation sont précieux pour retrouver et sécuriser l’actif en question. C’est l’un des principaux moyens par lesquels la gestion des actifs contribue à atténuer les risques dans une organisation.
Le référentiel ITAM est la base de données centrale qui sert à stocker et à conserver les données financières, physiques et contractuelles essentielles. Mais au-delà de son simple rôle de stockage de ces données, un référentiel ITAM efficace doit être capable d’effectuer des tâches liées à la gestion des actifs de TI. Les référentiels doivent être étroitement intégrés aux outils connexes, notamment l’inventaire, l’utilisation des logiciels, la gestion des services de soutien informatique, la gestion des changements, ainsi que la gestion des achats et des configurations. Il est courant qu’un référentiel ITAM soit lié ou associé à une base de données de gestion de la configuration (CMDB).
Une gestion efficace des actifs de TI dépend de votre capacité à suivre les mesures pertinentes. Pour ce faire, vous devez définir les indicateurs clés de performance (ICP) qui méritent d’être prioritaires. Le suivi des bons indicateurs permet d’améliorer les performances des actifs, de réduire les coûts de réparation et de maintenance, et d’optimiser l’utilisation et l’efficacité. Les indicateurs de suivi courants sont les suivants :
- Coûts
- Nombre d’actifs
- Logiciels sous licence/sans licence
- Licences sous-utilisées/surutilisées
- Garanties expirées
Les systèmes de gestion des actifs peuvent s’intégrer à d’autres outils afin de dresser un tableau complet, comme l’intégration à des solutions d’expérience employé numérique (DEX).
La réussite de l’ITAM repose en grande partie sur des données précises et à jour sur les actifs, qui peuvent provenir de multiples sources réparties entre bases de données, serveurs, plateformes et solutions. L’importation des données vers un emplacement centralisé est une étape cruciale pour dresser un tableau précis du parc d’actifs.
La gestion du logiciel-service surveille l’achat, l’intégration, l’octroi de licences, le renouvellement et l’intégration des applications utilisées par une entreprise.
L’infrastructure-service est un modèle dans lequel les ressources informatiques, traditionnellement hébergées dans un centre de données, sont plutôt hébergées dans un environnement en nuage. La gestion de l’IaaS passe par la surveillance du stockage, de la capacité et de l’utilisation de la puissance de calcul d’un environnement en nuage.
La plateforme-service fournit un environnement de développement et de déploiement en nuage, qui permet le déploiement d’applications basées sur le nuage et de toutes tailles. La gestion prévoit l’achat de ressources auprès d’un fournisseur et le paiement à l’utilisation, ainsi que la surveillance de l’utilisation afin de respecter le budget ou l’accord d’utilisation.
La gestion des actifs met de l’ordre dans votre organisation. Les actifs sont généralement suivis à différents endroits par différentes personnes. Aucune personne ne les possède à titre exclusif et il n’existe pas d’outil unique qui centralise les informations sur les actifs. L’ITAM permet de consolider les données et fournit des systèmes qui effectuent le travail sans avoir à rechercher sans cesse les artefacts, à surveiller leur utilisation et à interpréter les dépendances.
Les informations restent à jour, ce qui aide les équipes à éliminer le gaspillage et à accroître l’utilisation. Les contrôles garantissent également la sécurité et la conformité aux politiques juridiques, ou peuvent être associés à des solutions de gestion intégrée des risques, réduisant ainsi les risques liés aux sanctions réglementaires.
Les outils de gestion des actifs sont extrêmement utiles lorsque les équipes adoptent les principes DevOps (développement et exploitation) et SRE (ingénierie pour la fiabilité des sites). On observe une dépendance accrue à l’égard des services d’infrastructure et de plateforme; une gestion efficace des actifs permet de gérer la consommation.
La gestion des actifs prend en charge les processus de GSTI et ITIL comme la gestion des changements, des incidents et des problèmes. Grâce à des informations pertinentes et facilement accessibles, les équipes peuvent agir plus rapidement et mieux anticiper les impacts avant qu’ils ne se produisent. De plus, cela facilite le travail des RH (intégration et départs), des finances pour le suivi des actifs, de la sécurité pour la correction des vulnérabilités et de la gestion des opérations en aidant à découvrir et à mapper certains actifs critiques et leurs dépendances.
Vous pouvez parfois avoir plusieurs licences, instances ou ressources qui sont soit surutilisées, soit pas du tout. La consolidation et l’examen constant des actifs peuvent fournir des informations sur toutes les ressources et permettre de déterminer si elles coûtent plus cher que nécessaire.
Les trois composantes
- Physique : Ces informations sont généralement recueillies en ayant recours à des processus plus manuels, comme les lecteurs de code-barres ou les systèmes RFID. Cette composante tient compte de ce qui est déployé, de ce qui peut se trouver en réserve et de ce qui doit être mis hors service.
- Financière : Généralement contrainte par les systèmes d’achat ou les commandes, la composante financière de la base de données ITAM indique le numéro du bon de commande, la quantité, la marque et le modèle, l’amortissement, le nom du fournisseur et le centre de coûts. Le suivi de cette composante est très utile, car elle donne un aperçu du coût total de possession, du retour sur investissement et les budgets qui peuvent être alloués aux projets et services.
- Contractuelle : Les données collectées à partir des données de contrats proviennent du revendeur, du fournisseur ou du système de gestion des contrats. Ces informations comprennent la version finale d’un contrat avec des détails comme le droit de licence, le nombre d’appareils, le prix d’achat, l’UGS du fournisseur, les niveaux de service et la maintenance.
- Commencez par susciter l’adhésion de la direction
- Lancez une équipe pour piloter le projet
- Définissez les actifs critiques
- Définissez les ressources infonuagiques
- Déterminez les méthodes de découverte et d’intégration des données
- Adoptez une approche basée sur le cycle de vie
- Soyez proactif dans vos efforts de suivi et effectuez un suivi continu pour éviter un déploiement excessif
- Décidez si vous devez utiliser une CMDB
- Automatisez autant que possible
- Intégrez les données et mettez-les à disposition de l’ensemble du service de TI
- Connaissez vos licences logicielles
- Recueillez la rétroaction pour une amélioration continue
- Faites participer les autres équipes à la rétroaction
L’ITAM peut aider votre organisation à prospérer pour plusieurs raisons.
L’une des stratégies clés pour réduire les coûts consiste à optimiser les dépenses en logiciels, en infrastructures et en services de plateforme. Les organisations peuvent réduire leurs dépenses jusqu’à 30 % en suivant les pratiques exemplaires pour optimiser les licences logicielles et l’utilisation des actifs.
Des entreprises continuent de suivre leurs actifs à l’aide de feuilles de calcul, mais il est fort probable que ces dernières ne soient pas toujours exactes. En outre, comme les feuilles de calcul créent des silos de données, il est difficile pour l’ensemble des utilisateurs autorisés d’accéder aux mêmes informations à jour.
Les actifs sont toujours en mouvement et le suivi manuel peut devenir insurmontable. Gérer des problèmes comme le vol, le remplacement et la mise hors service des actifs TI, les nouvelles expéditions, etc., peut créer le chaos dans un environnement TI qui exige une attention particulière aux détails.
L’informatique de l’ombre désigne les applications, licences et autres actifs TI achetés et utilisés sans que l’équipe de TI soit au courant. Un logiciel d’ITAM centralisé permet à l’équipe de TI de rester informée et empêche les dépenses excessives, les risques et la non-conformité. L’informatique de l’ombre est une réalité à laquelle sont confrontées presque toutes les entreprises d’aujourd’hui; votre façon de la gérer aura une incidence sur le niveau de contrôle dont vous disposez encore pour réduire les risques et les dépenses.
La gestion des actifs de TI est essentielle pour optimiser la valeur, réduire le gaspillage et minimiser les risques liés à l’infrastructure technologique actuelle. Pour gérer la complexité de l’ITAM de façon efficace, les organisations ont besoin d’une approche simplifiée et intégrée. L’ITAM de ServiceNow offre une solution complète qui automatise les flux de travail liés aux actifs et centralise la gestion de ServiceNow AI Platform, leader du secteur. L’approche ServiceNow rassemble plusieurs disciplines de gestion des actifs sur la même plateforme que celle que vous utilisez déjà pour exploiter vos services informatiques. ServiceNow fournit également la connectivité avec d’autres équipes impliquées dans les processus liés aux actifs, comme les achats, les installations, etc.
Avec ServiceNow, vous bénéficiez d’une visibilité totale sur le matériel, les logiciels, les actifs en nuage et bien plus encore. Automatisez les processus du cycle de vie des actifs pour réduire les coûts opérationnels, accroître la productivité et atténuer les risques. Prenez le contrôle des ressources infonuagiques, adaptez-les à la consommation réelle et réduisez les dépenses inutiles. Tirez parti des flux de travail automatisés intégrés pour améliorer la conformité, atténuer les risques liés aux audits des fournisseurs et traiter de manière proactive les vulnérabilités. Du suivi de l’utilisation des licences logicielles à la gestion des stocks de matériel dans tous les sites de l’entreprise, ServiceNow aligne les investissements informatiques sur les besoins de votre entreprise.
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