Déclaration de confidentialité relative aux candidats

La présente Déclaration de confidentialité relative aux candidats (« Déclaration relative aux candidats ») définit les pratiques en matière de confidentialité de ServiceNow, Inc. y compris ses filiales et sociétés affiliées (collectivement, « ServiceNow », « nous » ou « notre »), qui s’appliquent à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation d’informations personnelles de nos candidats (« vous » et « votre ») pour un emploi, y compris les stages, chez ServiceNow via nos portails de recrutement, sites Web ou autres procédures de recrutement (collectivement, les « Sites de recrutement »).

Dans le cadre de cette Déclaration relative aux candidats :

• « Candidat à l’emploi » désigne un candidat actuel ou un ancien candidat à un emploi ou un engagement chez nous.
• « Données du candidat » désigne les informations que nous traitons en rapport avec votre demande d’emploi ou pour des entretiens.

Comme décrit plus en détail ci‑dessous, nous collectons auprès de vous et à votre sujet plusieurs types d’informations qui appartiennent généralement aux catégories suivantes : identifiants, informations professionnelles ou liées à votre emploi, informations sur les comptes financiers, informations commerciales, informations sur votre parcours de formation, informations visuelles et informations sur votre activité Internet, entre autres.

1.  Informations que vous nous fournissez comme Données du candidat

Dans le cadre de votre candidature, nous pouvons traiter les informations que vous nous fournissez en tant que candidat, lorsque la loi l’autorise ou l’exige, ou lorsque cela est nécessaire ou autorisé pour un rôle, y compris, mais sans s’y limiter :

Informations que nous recueillons provenant de tiers

Nous pouvons obtenir des informations vous concernant auprès d’autres sources, dans la mesure autorisée par la loi en vigueur, si cela est nécessaire ou autorisé pour un rôle, dans le cadre de votre candidature et du processus d’entretien. Par exemple, nous obtenons des informations auprès de tiers tels que des référents, des sociétés de recrutement, des prestataires de services de vérification d’identité et d’antécédents ou des prestataires de services d’aménagements médicaux/relatifs au handicap, et d’autres sites Web (si cela est conforme aux politiques de confidentialité de ces tiers). Par exemple, vous pouvez choisir de nous donner accès à certaines informations personnelles stockées par des tiers sur des réseaux sociaux professionnels (par exemple, LinkedIn).

2.  Informations que nous recueillons lorsque vous naviguez sur le Site de recrutement

Lorsque vous naviguez sur notre Site de recrutement, nous pouvons également recueillir certaines informations relatives à votre utilisation de nos sites Web à l’aide de « cookies » et d’autres technologies similaires de suivi.

Pour plus de détails, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies.

Enfants

Nous ne collectons pas sciemment d’informations personnelles sur toute personne âgée de moins de 16 ans. Si vous avez moins de 16 ans, veuillez ne pas tenter de remplir nos formulaires ou de nous envoyer vos informations personnelles. Si nous constatons que nous avons recueilli les données personnelles d’un enfant de moins de 16 ans, nous supprimerons immédiatement ces informations.

Nous pouvons utiliser les informations que nous recueillons sur vous à des fins de recrutement et de gestion des ressources humaines au niveau mondial, lorsque la loi en vigueur l’autorise, ou lorsque cela est nécessaire ou autorisé pour un rôle, y compris, mais sans s’y limiter :

• L’exécution de fonctions et activités liées aux ressources humaines, y compris le traitement et l’évaluation de votre candidature, l’évaluation de votre éligibilité à un poste, la prise de décisions en matière d’embauche, ainsi que la gestion et l’amélioration de nos processus de recrutement et d’embauche.
• L’exécution des obligations découlant des lois relatives à l’emploi et aux avantages sociaux
• La gestion de la sécurité et de la santé au travail
• La gestion de la participation des employés aux avantages, aux compensations, aux ressources humaines et aux plans et programmes de formation.
• La communication au sujet de votre candidature
• Pour vous informer des opportunités d’emploi futures (sauf si vous ne souhaitez pas être contacté à ce sujet)
• Le respect des obligations légales et des directives internes, y compris celles liées aux lois sur le contrôle des exportations
• La gestion et la conduite des activités professionnelles, y compris l’affectation des actifs et des ressources humaines de l’entreprise ; la gestion de projets, la gestion de dossiers et la compilation des pistes d’audit ou d’autres outils de création de rapports ; la gestion des fusions, acquisitions, ventes, réorganisations ou cessions et intégration avec l’acheteur
• La gestion du portail en ligne des carrières et la vérification des antécédents et d’autres vérifications préalables à l’emploi

Si vous êtes embauché, les informations relatives à la candidature peuvent être utilisées dans le cadre de votre emploi (par exemple, pour établir un dossier d’emploi ; administrer la participation des employés aux avantages et aux plans et programmes de formation ; ou mener des activités d’intégration, y compris l’accès aux systèmes internes).

En général, nous n’exigeons pas des candidats à un emploi qu’ils fournissent des informations personnelles sensibles (telles que des renseignements sur l’origine ethnique, la religion ou l’orientation sexuelle), mais vous pouvez fournir ces informations volontairement, à votre convenance.  Si vous acceptez de fournir ces informations, elles ne seront en principe utilisées qu’à des fins de suivi de la diversité en entreprise, et seulement pour contribuer à vous fournir un environnement de travail approprié (par exemple, si vous avez besoin d’un aménagement pour personnes handicapées) et ne seront pas un facteur dans le processus d’embauche ou de sélection.

Nous vous demandons des informations sur votre citoyenneté/nationalité, et pour certains rôles (par exemple, les postes en contact avec le gouvernement fédéral des États‑Unis) ou certaines régions, nous pouvons vous demander des informations relatives à votre santé ou à vos croyances religieuses sincères (par exemple, statut de vaccination contre la COVID‑19 ou demande d’aménagements), afin de confirmer que nous sommes en conformité avec nos obligations légales (par exemple, les exigences spécifiques de la juridiction concernée en matière de COVID‑19).  Ces informations seront visibles dans le processus de recrutement, car elles sont nécessaires pour déterminer l’éligibilité à un rôle spécifique.

Dans certains pays et pour certaines fonctions, il se peut que nous devions procéder à des contrôles d’antécédents criminels et à un dépistage de drogues, mais seulement lorsque les lois applicables l’exigent ou le permettent.  Si tel est le cas, toute information que nous traitons à cet égard sera considérée comme strictement confidentielle et utilisée uniquement dans le but d’évaluer votre éligibilité à un emploi ou à des fonctions spécifiques chez nous.

Nous pouvons divulguer des informations personnelles contenues dans les Données du candidat aux destinataires suivants :

• Les filiales et sociétés affiliées (y compris celles situées en dehors de l’Union européenne et de la Suisse) pour déterminer les rôles auxquels vous pourriez être éligible et à d’autres fins décrites dans la présente Déclaration relative aux candidats.
• Les fournisseurs de services qui sont en charge de prestations en notre nom, y compris pour les utilisations décrites ci‑dessus. Nous n’autorisons nos fournisseurs de services à utiliser ou à divulguer les Données du candidat que lorsque cela est nécessaire pour fournir des services en notre nom et uniquement conformément à nos instructions ou pour se conformer aux exigences légales. Nous exigeons également que nos fournisseurs de services protègent de façon appropriée la confidentialité et la sécurité des Données du candidat.
• Un acheteur potentiel (et ses agents et conseillers) dans le cadre d’une possible fusion ou acquisition, ou de toute forme de vente ou de transfert de tout ou partie de nos actifs (y compris en cas de réorganisation, de dissolution ou de liquidation), auquel cas les Données du candidat que nous détenons feront partie des actifs transférés à l’acheteur ou à l’acquéreur. En cas de vente, de fusion ou d’acquisition, nous déploierons des efforts raisonnables pour ordonner au cessionnaire d’utiliser les Données du candidat conformément à la présente Déclaration relative aux candidats.
• Tout organisme compétent chargé de l’application de la loi, organisme de réglementation, agence gouvernementale, tribunal ou autre tiers pour : (i) respecter toute décision de justice, toute demande d’un organisme compétent chargé de l’application de la loi ou toute autre obligation légale ; (ii) faire respecter ou appliquer les conditions d’utilisation de notre site web ou tout autre accord ; et (iii) protéger les droits, la propriété ou la sécurité de ServiceNow ou d’autres, ou toute autre obligation légale.
• Toute autre personne qui a reçu votre consentement à la divulgation.

Si vous faites partie de l’Espace économique européen, nous ne collectons normalement des informations personnelles vous concernant que si vous y consentez, lorsque cela est nécessaire pour l’exécution du contrat (notamment de votre contrat de travail), afin de nous conformer aux lois applicables (sur la santé et la sécurité, les impôts ou d’autres lois) ou lorsque ce traitement répond à nos intérêts légitimes (par exemple, l’évaluation de votre adéquation à un rôle spécifique chez ServiceNow) et respecte vos intérêts en matière de protection des données ou vos droits et libertés fondamentaux. Lorsque nous collectons auprès de vous des informations personnelles appartenant à des catégories spéciales, nous le faisons normalement uniquement avec votre consentement explicite ou lorsque nous avons l’obligation en vertu de la loi applicable (par exemple, pour respecter le droit du travail) de traiter ces informations. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’informations supplémentaires sur la base juridique sur laquelle nous collectons et utilisons vos informations personnelles, contactez‑nous à l’aide des coordonnées fournies ci‑dessous.

Nous et nos fournisseurs de services pourrons transférer vos Données du candidat à des juridictions autres que celle à laquelle vous les avez transmises, y compris les États‑Unis. La présente Déclaration relative aux candidats s’applique partout où vos données sont traitées.

Si vous êtes un visiteur de l’Espace économique européen (« EEE »), nous protégeons vos informations personnelles lorsqu’elles sont transférées en dehors de l’EEE en :

• les traitant sur un territoire que la Commission européenne considère comme assurant un niveau adéquat de protection des informations personnelles ; ou
• mettant en œuvre des mesures de protection appropriées pour protéger vos informations personnelles, y compris en utilisant des clauses contractuelles standard ou une autre solution de transfert légale approuvées par la Commission européenne.

Si vous avez besoin de plus de renseignements sur nos transferts internationaux des informations personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section « Coordonnées » ci‑dessous.

Nous recourrons à des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données du candidat de toute destruction accidentelle ou illégale, perte, altération, divulgation et accès non autorisés. Nos employés ayant accès aux Données du candidat sont tenus de garder ces informations confidentielles et sécurisées.

Communication

En envoyant un formulaire sur nos Sites de recrutement, vous acceptez d’être contacté par ServiceNow dans le cadre de votre candidature et du processus de recrutement. Nous sommes susceptibles de vous contacter par e‑mail, par téléphone ou par messagerie instantanée.

Si vous ne souhaitez plus recevoir de communication de notre part, vous pouvez à tout moment nous contacter par e‑mail à l’adresse privacy@servicenow.com ou en utilisant les coordonnées indiquées dans la section « Coordonnées » ci‑dessous.

À moins qu’une période de conservation plus longue ne soit requise par la loi, nous conservons les Données du candidat lorsque nous avons un besoin professionnel légitime de le faire ou aussi longtemps que ces données sont nécessaires pour atteindre les objectifs décrits dans la présente Déclaration relative au candidat. En outre, nous pouvons également conserver les Données du candidat afin d’étudier son profil pour d’autres offres d’emploi sous réserve que la loi l’autorise, sauf si vous ne nous avez pas permis de conserver vos Données de candidat pour que nous les utilisions à de telles fins.

Nous pouvons supprimer les Données du candidat à tout moment si la loi l’autorise ou l’exige. Lorsque nous n’avons aucune obligation légale ou aucun besoin professionnel légitime de traiter vos informations personnelles, nous les supprimerons ou les rendrons anonymes.

Nous vous accordons certains droits concernant vos Données du candidat :

• Si vous souhaitez consulter, corriger, mettre à jour ou demander la suppression des informations personnelles que nous collectons, traitons ou partageons, mais que vous n’êtes pas en mesure de le faire avec l’outil de candidature que nous utilisons, vous pouvez envoyer un e‑mail à privacy@servicenow.com. Vous pouvez également contacter votre recruteur ou votre responsable des ressources humaines.
• Certaines juridictions (par exemple, l’Espace économique européen) accordent à leurs résidents des droits spécifiques en matière de confidentialité en vertu de la loi applicable. Nous traiterons vos demandes relatives à l’exercice de ces droits, y compris si vous vous opposez au traitement de vos informations personnelles, si vous nous demandez de restreindre ou de cesser le traitement ou demandez la transférabilité de vos informations personnelles, conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Sous réserve des lois applicables, vous avez le droit de demander l’accès aux informations sur vos Données du candidat et de les recevoir, de mettre à jour et de corriger les inexactitudes de ces Données du candidat, et de nous contraindre à restreindre ou cesser le traitement de ces données ; ou de les faire effacer, supprimer ou transférer (selon les limites d’application et de permission de la loi). Vous pouvez nous envoyer un e‑mail à privacy@servicenow.com ou en utilisant les coordonnées indiquées dans la section « Coordonnées » ci‑dessous.
• De plus, si nous traitons vos Données du candidat avec votre consentement, vous pouvez nous contacter à tout moment pour retirer votre consentement.
• Vous avez le droit d’adresser une plainte auprès d’une autorité de protection des données si notre collecte et notre utilisation de vos informations personnelles vous posent problème.  Pour en savoir plus, veuillez contacter les autorités locales responsables de la protection des données. Les coordonnées des autorités de protection des données dans l’Espace économique européen, en Suisse et dans certains pays non européens (y compris les États‑Unis et le Canada) sont disponibles ici.
• Vous avez le droit de ne pas faire l’objet de discrimination lorsque vous exercez ces droits.
• Si vous êtes un agent autorisé qui souhaite exercer des droits pour le compte d’une personne concernée, contactez‑nous à l’aide des informations de la section « Coordonnées » ci‑dessous et fournissez une copie de l’autorisation écrite de la personne qui vous désigne en tant qu’agent.  Nous pouvons informer la personne concernée et lui demander de vérifier son identité de manière indépendante avant de répondre à la demande de l’agent autorisé.

Nous répondrons à ces demandes conformément aux exigences des lois applicables en matière de protection des données.  Veuillez noter que pour répondre à votre demande, il se peut que nous ayons besoin de certaines informations pour vérifier votre identité.

Nous nous réservons le droit de mettre à jour ou de modifier ponctuellement le contenu de la présente Déclaration relative aux candidats. Si nous apportons des changements importants à la présente Déclaration relative aux candidats, nous en informerons les candidats par notification en ligne ou d’autres moyens appropriés (qui peuvent inclure, si nous avons vos coordonnées, une notification par e‑mail) et nous obtiendrons votre consentement, si et quand requis par la loi.

Pour toute question ou tout commentaire au sujet de la présente Déclaration relative aux candidats et de nos pratiques en matière de confidentialité, ou si vous avez besoin d’actualiser, de rectifier ou de supprimer vos informations ou d’exercer tout autre droit, contactez‑nous comme suit :

Les candidats qui résident hors de l’Espace économique européen peuvent nous contacter à l’adresse suivante : 

ServiceNow, Inc.
Attn : Privacy
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054

E‑mail : privacy@servicenow.com.

Les candidats au sein de l’Espace économique européen peuvent nous contacter à l’adresse suivante :

ServiceNow Nederland B.V. (responsable du contrôle des données)
Attn : Legal Department
Hoekenrode 3
1102 BR Amsterdam
Pays‑Bas
E‑mail : privacy@servicenow.com

Pour plus d’informations sur les pratiques générales de ServiceNow en matière de confidentialité, veuillez consulter la Déclaration de confidentialité de ServiceNow à l’adresse https://www.servicenow.com/fr/privacy‑statement.html