Présentation de l’organisation

CARE lutte contre la pauvreté et les inégalités sociales dans plus de 120 pays, avec un engagement particulier en faveur de l’autonomisation des femmes et des jeunes filles. De l’aide d’urgence aux programmes éducatifs et sanitaires, CARE intervient là où les infrastructures sont limitées et les ressources rares. C’est pourquoi l’organisation a besoin de technologies à la fois flexibles et accessibles. 

Contexte 

Au Malawi, l’un des pays les plus pauvres et les plus densément peuplés d’Afrique, CARE a identifié un problème récurrent qui touchait des milliers d’élèves : le manque de fiabilité du suivi de l’assiduité scolaire. Dans les écoles du pays, l’appel reposait sur des processus manuels et papier qui étaient chronophages pour les enseignants, sujets aux erreurs et pratiquement impossibles à gérer en temps réel. 

Dans les écoles soutenues par CARE, les classes comptent en moyenne 89 élèves. Faute de données fiables sur l’assiduité, les administrateurs avaient du mal à répartir efficacement les ressources, à coordonner la distribution des repas et à repérer les élèves susceptibles d’abandonner leur scolarité.

James Laja, enseignant et collecteur de données, résume ainsi le problème central : « Avec l’ancien système, la collecte des données d’assiduité comportait de nombreuses erreurs et leur transmission prenait du temps. » Le coût humain était bien réel. Lorsque le nombre de repas était mal évalué, certains enfants étaient privés de déjeuner. Lorsqu’un élève à risque passait entre les mailles du filet, les possibilités d’intervention se réduisaient considérablement. CARE avait besoin d’une solution fiable, capable de fonctionner dans les environnements à faible connectivité sans alourdir la charge d’enseignants déjà fortement sollicités.

Lauréate d’une subvention ServiceNow.org Partnership for Good Grant (SPGG), CARE s’est associée à KPMG pour concevoir et développer AttendAssist, une solution de suivi de l’assiduité qui repose sur l’IA et les SMS, créée sur ServiceNow App Engine. L’objectif était de remplacer les processus manuels par un système capable de prévoir et de surveiller l’assiduité en temps réel, d’unifier les workflows administratifs et de garantir le suivi des élèves ainsi que leur implication, tout en restant opérationnel dans des environnements où la connectivité est faible. La plateforme low-code App Engine a joué un rôle essentiel. CARE a pu développer cette solution sans avoir à engager une importante équipe d’ingénierie, démontrant ainsi que d’autres organisations aux ressources limitées peuvent en faire autant.

La solution

AttendAssist a été développé nativement sur App Engine, ce qui a permis à CARE d’adapter la solution à son environnement opérationnel et à ses exigences de workflow spécifiques. Plutôt que de modifier un outil prêt à l’emploi, l’équipe a créé une application sur mesure pour répondre aux conditions auxquelles sont confrontées les écoles du Malawi.

Au cœur de la solution se trouve une technologie de reconnaissance d’images basée sur l’IA, qui automatise l’identification des élèves en classe. Les résultats sont remarquables, comme l’explique James Laja : « Les élèves sont enthousiastes à l’idée d’être photographiés chaque jour, ce qui a contribué à améliorer l’assiduité ». Le système transmet des données précises en temps réel, ce qui contraste fortement avec les processus manuels. En supprimant l’appel traditionnel, le système libère les enseignants des tâches administratives afin qu’ils puissent se concentrer sur l’essentiel : l’enseignement.

Dès le départ, l’intégration des SMS a également constitué un élément central de la conception. Comme de nombreuses écoles se situent dans des zones où l’accès à Internet est restreint ou instable, la solution utilise les SMS pour transmettre les données de présence et envoyer des notifications aux administrateurs et au personnel. Le système reste ainsi pleinement fonctionnel, même dans les environnements marqués par des contraintes de ressources, sans nécessiter d’investissements d’infrastructure que la plupart des écoles de la région ne pourraient pas assumer.

Sur le plan administratif, AttendAssist centralise les workflows des responsables d’établissement. Le personnel dispose ainsi d’un point central pour traiter les anomalies d’assiduité, coordonner la distribution des repas et signaler les situations préoccupantes concernant certains élèves. Au lieu de s’appuyer sur des feuilles de calcul dispersées ou des suivis manuels, les administrateurs peuvent désormais agir rapidement et de manière cohérente à partir des informations de fréquentation, ce qui réduit les délais et les erreurs dans l’allocation des ressources, en répondant rapidement aux besoins critiques des écoles.

Pour de nombreuses familles vivant dans des communautés défavorisées, l’école est le seul endroit où un enfant est assuré de recevoir un repas régulier. Or, la nutrition et l’éducation sont toutes deux essentielles pour sortir durablement de la pauvreté. Dans les écoles soutenues par CARE, 45 % des élèves arrivent en classe sans avoir pris de petit-déjeuner chez eux. Un décompte précis des élèves présents permet de préparer le nombre exact de repas nécessaire, afin d’éviter à la fois le gaspillage alimentaire et l’insuffisance de nourriture.

Les résultats

AttendAssist a offert des bénéfices mesurables et significatifs. Naomi Malizani, une élève, souligne que « AttendAssist est vraiment utile, car il indique le bon nombre d’élèves présents, contrairement à l’ancien système qui pouvait parfois se tromper. »

Dans 111 établissements du Malawi, CARE a augmenté l’assiduité de près de 36 %, au bénéfice direct de plus de 70 000 enfants. Les enseignants constatent eux aussi des améliorations considérables en termes d’efficience. Le temps consacré à l’appel a été réduit de 90 %, ce qui leur a permis de récupérer des heures pour l’enseignement proprement dit. Pour les enseignants qui gèrent plus de 50 élèves avec des ressources limitées, ce gain de temps est transformateur : il fait la différence entre une journée accaparée par les tâches administratives et une journée consacrée à l’apprentissage.

CARE a également pu utiliser le workflow basé sur les SMS pour réduire les erreurs d’allocation des ressources dans le cadre de la distribution des repas. Comme l’explique James Laja, « la fiabilité des données d’assiduité facilite la préparation des repas, puisque les quantités sont calculées à partir de chiffres exacts, ce qui élimine le gaspillage. » Cette précision garantit que les repas sont distribués aux élèves qui en ont besoin, sans les pertes associées aux anciens systèmes manuels.

En unifiant les workflows administratifs sur une seule plateforme, CARE a également pu fournir aux superviseurs de district des informations en temps réel sur les tendances d’assiduité et mobiliser rapidement de l’aide auprès des écoles concernées. Alors qu’il fallait auparavant jusqu’à trois semaines pour effectuer le recensement des élèves présents dans l’ensemble des établissements, AttendAssist permet désormais à CARE et aux superviseurs de district d’obtenir les données d’assiduité de toutes les écoles en une seule journée et de fournir un retour d’information dans les 24 heures.

Prochaines étapes

CARE et ServiceNow étudient actuellement la possibilité d’étendre AttendAssist à d’autres pays et contextes où les méthodes manuelles de suivi de l’assiduité constituent encore un obstacle à l’accès à l’éducation. Grâce à son architecture modulaire fondée sur App Engine, la solution peut être adaptée à différentes langues, à différents niveaux de connectivité et à différentes structures administratives sans nécessiter une refonte complète. À mesure que CARE étend ses programmes digitaux, ServiceNow.org continue de lui fournir une plateforme capable d’accompagner cette croissance, qu’il s’agisse de déploiements dans des établissements individuels ou de programmes régionaux et nationaux.

AttendAssist s’appuie sur des outils que les enseignants utilisent déjà au quotidien. Il leur suffit de prendre une photo de la classe et de l’envoyer comme n’importe quel autre message. Le système est ainsi adopté naturellement plutôt que mis de côté. CARE applique le même principe à toutes les technologies qu’elle met en œuvre : elles doivent répondre aux besoins réels des personnes qui les utilisent et des communautés qu’elles soutiennent.

Au-delà du suivi de l’assiduité, CARE voit également le potentiel d’appliquer cette même architecture à d’autres défis opérationnels dans ses programmes d’éducation, de formation professionnelle et de santé, partout où les données en temps réel et l’automatisation des workflows peuvent améliorer l’allocation des ressources et l’efficience des équipes. Le succès d’AttendAssist démontre qu’une technologie de niveau entreprise, lorsqu’elle est conçue avec discernement, peut fonctionner efficacement dans certains des environnements les plus exigeants au monde. 

Conclusion

Le déploiement d’AttendAssist sur App Engine par CARE illustre qu’une technologie adaptée au contexte peut produire des changements significatifs à grande échelle.

En augmentant l’assiduité de près de 36 % et en réduisant de 90 % le temps consacré à l’appel dans 111 écoles en seulement 9 mois, CARE a montré ce qu’il est possible d’accomplir lorsque l’IA et l’automatisation des workflows sont mises au service de problématiques humaines concrètes dans des environnements aux ressources limitées.

Pour les organisations engagées dans le développement humanitaire, cette initiative confirme que la ServiceNow AI Platform peut répondre à leurs besoins actuels tout en les aidant à aller plus loin.