Déclaration de confidentialité relative aux services

ServiceNow, Inc., y compris ses filiales et sociétés affiliées (collectivement « ServiceNow » ou « nous »), respecte la vie privée des personnes.

La présente Déclaration de confidentialité relative aux services (« Avis pour les services ») s’applique à la collecte, l’utilisation et la divulgation des informations que nous obtenons dans le cadre de la fourniture et de l’utilisation de nos applications logicielles et de nos Applications mobiles (« le Service d’abonnement »), dans la mesure où nous agissons en tant que responsable du traitement des données (par exemple, pour tout ce qui concerne la gestion des comptes et les informations de facturation).  Elle s’applique également à la manière dont nous traitons les données personnelles dans le cadre des services auxiliaires fournis via ou par d’autres plateformes en dehors du Service d’abonnement (y compris, par exemple, Now Learning, Now Community, Now Support, l’App Store, le Portail partenaire et tout autre site de l’écosystème ServiceNow), dans la mesure où nous agissons en tant que responsable du traitement des données. Dans le présent Avis pour les services, toutes les offres pour lesquelles nous agissons en qualité de responsable du traitement des données sont collectivement désignées sous le terme de « Services ».

Pour éviter toute ambiguïté, cela signifie que le présent Avis pour les services ne s’applique pas lorsque nous traitons des données personnelles en tant que sous‑traitant pour le compte de nos clients dans le cadre de la fourniture du Service d’abonnement. Nous ou nos Clients ou Partenaires pouvons également fournir des applications et des intégrations hébergées par des services tiers. Le présent Avis pour les services ne couvre pas ces services tiers, même si ces informations sont collectées à l’aide de notre Service.

Par ailleurs, le présent Avis pour les services ne s’applique pas aux informations ou aux données collectées par ServiceNow à des fins autres que le Service ou non liées à celui‑ci. Veuillez consulter notre Déclaration de confidentialité pour le Site web et les Événements pour en savoir plus sur nos pratiques en matière de confidentialité concernant les données traitées en lien avec nos sites web, événements et activités marketing, ou notre Déclaration de confidentialité relative aux candidats, qui couvre nos pratiques en matière de confidentialité en lien avec les candidatures à des postes chez ServiceNow.

Dans le cadre du présent Avis pour les services :

• Le terme « Client » désigne l’entité qui achète notre Service (ou qui obtient un essai gratuit de notre Service, le cas échéant).
• Le terme « Accord client » désigne l’accord définitif entre le Client et ServiceNow en vertu duquel le Client a acheté l’accès au Service.
• Le terme « Données client » désigne les données électroniques envoyées sur le Service d’abonnement par ou pour un Client ou ses Utilisateurs.
• Le terme « Données de compte » désigne les informations relatives aux cartes de paiement ou à la facturation, ainsi que les coordonnées des représentants du Client ou du Partenaire.
• Le terme « Applications mobiles » désigne les applications téléchargées par un utilisateur autorisé de nos applications logicielles, sur un appareil mobile.
• Le terme « Données d’utilisation » désigne les données issues de l’utilisation du Service par les Utilisateurs. Pour éviter toute ambiguïté, les Données d’utilisation n’incluent pas les Données client et n’en font pas partie.
• Le terme « Utilisateur » désigne toute personne autorisée par le Client à accéder aux Services et à les utiliser.
• Le terme « Partenaire » désigne toute entité qui vend des produits et des services de ServiceNow ou qui fournit des services ou une technologie aux clients de ServiceNow en rapport avec le Service.

Comment nous obtenons les informations

Nous collectons plusieurs types d’informations auprès de nos Clients, Utilisateurs et Partenaires ou à leur sujet dans le cadre de l’hébergement, de la fourniture, de la maintenance, de l’assistance et de l’amélioration de nos Services.  

Nous pouvons agir en tant que responsable du traitement des données pour ce qui est des données personnelles envoyées sur nos plateformes. Cependant, afin d’éviter toute ambiguïté, nous agissons en tant que sous‑traitant lorsque nous traitons des Données client pour le compte de nos Clients dans le cadre de la fourniture du Service d’abonnement auxdits Clients.

Il peut arriver que nous traitions en tant que responsable du traitement les données personnelles que les Utilisateurs choisissent de soumettre sur ces plateformes, ce qui peut inclure leur nom, leurs coordonnées, leurs informations de connexion, l’intitulé de leur poste, leurs photographies et leur parcours scolaire. Lorsque des Utilisateurs ou des personnes choisissent de fournir des commentaires sur les Services à notre équipe de recherche, il peut arriver que nous traitions les coordonnées, prenions des photographies et recueillions des enregistrements audio et/ou vidéo des Utilisateurs. 

Nous collectons également des Données de compte auprès de nos Clients ou Partenaires.  Les Données de compte comprennent les informations relatives aux cartes de paiement ou à la facturation, ainsi que les coordonnées des représentants du Client ou du Partenaire, l’intitulé de poste ou les informations sur les Services achetés ou configurés. 

Nous pouvons obtenir des informations supplémentaires via les Applications mobiles que les Clients ou leurs Utilisateurs téléchargent sur leur appareil mobile. Outre les données personnelles fournies par les Utilisateurs, nous collectons également certaines autres données personnelles via l’utilisation de nos Applications mobiles. Par exemple, nos Applications mobiles peuvent également nous fournir des informations en lien avec leur utilisation par l’Utilisateur, y compris des informations concernant l’appareil de l’Utilisateur, le système d’exploitation, la langue, la localisation et le fuseau horaire. Il se peut également que les Applications mobiles collectent des informations sur l’interaction de l’Utilisateur avec celles‑ci, informations que ServiceNow peut utiliser pour fournir et améliorer l’Application mobile et/ou les Services.

En outre, nous collectons des Données d’utilisation directement via l’utilisation des Services par l’Utilisateur. Cela peut inclure les habitudes d’utilisation, les durées de session, les données de trafic, les données de localisation, la localisation approximative, des journaux et autres données de communication, les ressources auxquelles l’Utilisateur accède, ainsi que des informations sur l’appareil de l’Utilisateur et sa connexion Internet, dont son système d’exploitation et le type de navigateur utilisé. 

Enfin, il peut arriver que nous traitions certaines données de connexion de l’utilisateur pour certains Services.

Comment nous utilisons les informations

Nous pouvons traiter des données personnelles pour un certain nombre de raisons.  Nous pouvons traiter les Données de compte pour gérer la facturation, les comptes et les contrats. Nous pouvons traiter les Données d’utilisation à des fins de maintenance générale, d’assistance, de sécurité et d’amélioration du Service. Nous pouvons traiter les données de connexion des Utilisateurs pour gérer les comptes individuels liés aux activités de formation/d’apprentissage.

Lorsque nous disposons de l’autorisation et de l’accord préalables d’un Client, nous pouvons traiter ses Données client dans le but d’entraîner les modèles d’intelligence artificielle (« IA ») et de machine learning (« ML ») de ServiceNow. En outre, nous pouvons traiter des données personnelles autres que les Données client (y compris les données saisies par les Utilisateurs sur d’autres plateformes ServiceNow) dans le but d’entraîner ces modèles d’IA et de ML.  

Il peut également arriver que nous déployions des fonctionnalités d’IA et de ML au sein des Services afin d’améliorer l’expérience, et l’utilisation de ces fonctionnalités peut nous amener à traiter les données personnelles qui leur sont communiquées. À titre d’exemple, nous pouvons traiter les données soumises dans le cadre de Now Support afin de proposer des solutions à nos Utilisateurs ou de générer des résultats de recherche plus pertinents. Nous recommandons aux Utilisateurs de ne pas communiquer d’informations sensibles ou confidentielles à Now Support.

Il peut arriver que nous fassions appel à des fournisseurs de services tiers pour déployer ou aider à déployer des fonctionnalités d’IA ou de ML ou pour entraîner nos modèles, ce qui peut impliquer le transfert de données personnelles à ces tiers. 

Lorsque l’Utilisateur s’inscrit au Service, ServiceNow crée un profil pour le compte de l’Utilisateur, qui lui permettra d’accéder à tout autre site désigné par ServiceNow en utilisant le même nom d’utilisateur et le même mot de passe pour tous les sites. Les données personnelles sont susceptibles d’être collectées au moment de l’inscription et/ou de l’utilisation de ces sites lorsque l’Utilisateur choisit de les rendre publiques et elles peuvent être visibles par les autres utilisateurs de ces sites. Par ailleurs, les données personnelles de l’Utilisateur peuvent être utilisées par ces autres sites pour améliorer l’expérience de l’Utilisateur et la qualité de nos services.

Nous pouvons également traiter les Données de compte et d’autres données personnelles que nous recevons des Utilisateurs ou des représentants de Clients ou Partenaires à d’autres fins, notamment pour :

• faire fonctionner, gérer et améliorer les Services (y compris en demandant des commentaires, dans certaines circonstances) ; 
• développer de nouveaux produits et fonctionnalités ;
• fournir aux Utilisateurs, Clients et Partenaires les informations, produits ou services qu’ils nous demandent ;
• remplir nos obligations et faire valoir nos droits découlant de tout contrat conclu entre nous ;
• effectuer des analyses sectorielles, un benchmarking, des analyses de données et à d’autres fins professionnelles ;
• faire valoir nos droits, nous défendre en cas d’accusation ou protéger les droits et la propriété de ServiceNow et d’autres personnes ;
• nous conformer aux obligations légales et financières.

Base juridique

Dans la mesure où nous traitons des données personnelles, y compris des Données de compte, des Données d’utilisation ou certaines données de connexion des Utilisateurs, nous le faisons sur la base de l’intérêt légitime de l’entreprise (en tenant compte des droits fondamentaux des personnes concernées quant à la vie privée) et/ou sur la base du respect d’une obligation légale et/ou sur la base de l’exécution d’un contrat et/ou sur la base du consentement, en fonction de l’activité spécifique concernée.

Lorsque nous traitons des données personnelles pour entraîner des modèles d’IA ou de ML, ce traitement est effectué soit sur la base des intérêts légitimes de ServiceNow et de notre Client, soit avec le consentement des personnes concernées, afin d’améliorer nos modèles d’IA et de ML et, par conséquent, de fournir un service plus précis et plus fiable aux Clients et Utilisateurs de ServiceNow.  Le cas échéant, nous prenons également des mesures pour réduire au minimum la quantité de données personnelles traitées à cette fin.

Comment nous divulguons les informations collectées

Nous sommes susceptibles de divulguer aux catégories de destinataires suivantes les données personnelles concernées par le présent Avis pour les services :

• Nos filiales et sociétés affiliées, si cela est nécessaire pour servir les fins décrites ci‑dessus.
• Les prestataires, Partenaires et fournisseurs de services que nous utilisons pour nous aider dans nos Services, et les Partenaires qui fournissent des services en notre nom et pour le compte de nos Clients (y compris les fournisseurs de services d’IA et de ML, le cas échéant).
• Un acheteur potentiel (et ses agents et conseillers) en lien avec toute fusion, acquisition ou autre forme de vente ou de transfert proposée de tout ou partie de nos actifs (y compris dans le cas d’une réorganisation, dissolution ou liquidation), auquel cas les données personnelles que nous détenons au sujet de nos Clients, de nos Utilisateurs et de nos Partenaires figureront parmi les actifs transférés à l’acheteur ou à l’acquéreur.
• Tout organisme compétent chargé de l’application de la loi, organisme de réglementation, agence gouvernementale, tribunal ou autre tiers pour : (i) respecter toute décision de justice, toute demande d’un organisme compétent chargé de l’application de la loi ou toute autre obligation légale ; (ii) faire respecter ou appliquer les conditions de l’Accord client ou tout autre contrat auquel ServiceNow est partie ; (iii) faire respecter ou appliquer les conditions de l’accord de partenariat avec nos Partenaires ; (iv) protéger les droits, la propriété ou la sécurité de ServiceNow, de ses sociétés affiliées, employés et agents et/ou des Clients, Utilisateurs ou autres de ServiceNow ; et (v) nous défendre contre une action en justice. 
• Tout autre utilisateur du site ou de tout autre site de l’écosystème ServiceNow où l’Utilisateur choisit de rendre ces informations publiques.
• Toute autre personne à votre demande ou avec votre consentement à cette divulgation.

Nous divulguons également des informations agrégées ou anonymisées qui ne peuvent raisonnablement pas être utilisées pour vous identifier. ServiceNow traite, conserve et utilise ces informations uniquement de manière anonymisée et ne tentera pas de retrouver votre identité, sauf dans les cas autorisés par la loi.

Transferts internationaux

Nous sommes susceptibles de stocker et de traiter les données couvertes par le présent Avis pour les services dans : (i) tout pays où nous avons des locaux ; et (ii) tout pays dans lequel nous faisons appel à des fournisseurs de services. Une liste des bureaux ServiceNow dans le monde est disponible ici.

Pour les transferts internationaux de données personnelles depuis l’EEE, le Royaume‑Uni ou la Suisse, nous mettons en œuvre toutes les mesures nécessaires pour garantir que nous fournissons les garanties appropriées concernant les données transférées, y compris via l’utilisation de Clauses contractuelles types ou via un autre mécanisme de transfert de données légal.

Sécurité et notification de violation

ServiceNow utilise les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données couvertes par le présent Avis pour les services de toute destruction accidentelle ou illégale, perte, altération, divulgation et accès non autorisés. Le personnel et les fournisseurs de services de ServiceNow ayant accès à ces données sont tenus de préserver leur confidentialité et leur sécurité. 

Conservation

Nous ne conservons les données personnelles que tant que nous avons un besoin professionnel légitime de le faire (par exemple, pour fournir à l’Utilisateur un service qu’il a demandé ou que le Client ou le Partenaire a demandé, ou pour nous conformer aux obligations légales, fiscales ou comptables applicables, ou pour conserver une trace des préférences de consentement).

Vos choix en matière de confidentialité

Lorsque nous agissons en tant que responsable du traitement des données, nous offrons aux Utilisateurs certains choix concernant les données personnelles qu’ils nous fournissent, conformément aux lois applicables. Selon le lieu de résidence de l’Utilisateur, celui‑ci peut disposer des droits suivants :

• Si un Utilisateur souhaite accéder à ses données personnelles, les corriger, les mettre à jour ou demander leur suppression, il peut nous contacter pour demander l’exercice de ces droits.
• Selon votre lieu de résidence, il se peut que vous disposiez de droits supplémentaires spécifiques en matière de confidentialité en vertu de la loi applicable, y compris le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles, de nous demander de limiter leur traitement, d’en demander une copie transférable ou d’introduire une réclamation auprès de nous concernant leur traitement. Nous traiterons vos demandes d’exercice de ces droits conformément aux lois applicables en matière de protection des données.
• Les Utilisateurs ont le droit d’adresser une plainte à une autorité de protection des données si notre collecte et notre utilisation de leurs données personnelles leur posent problème.
• En vertu des lois applicables, il se peut que les Utilisateurs aient le droit de faire appel lorsque nous prenons une décision en réponse à leur demande concernant leurs données personnelles. 

Nous répondrons à ces demandes conformément aux exigences des lois applicables en matière de protection des données. Veuillez noter que pour répondre à la demande d’un Utilisateur, il se peut que nous ayons besoin de certaines informations pour vérifier son identité. En outre, selon votre lieu de résidence, vous pouvez faire appel à un agent autorisé pour exercer vos droits. Nous pouvons demander la preuve que l’Utilisateur a fourni à cet agent l’autorisation de soumettre des demandes en son nom et demander à l’Utilisateur de nous confirmer directement son identité.  Si vous êtes un agent autorisé et que vous souhaitez faire une demande, contactez‑nous à l’adresse e‑mail privacy@servicenow.com.

Pour exercer certains droits en vertu des lois applicables, les Utilisateurs peuvent soumettre un formulaire ici. Les Utilisateurs peuvent également nous contacter pour exercer ces droits ou d’autres droits à l’aide des informations de la section « Coordonnées » ci‑dessous.

Informations supplémentaires pour les personnes résidant en Californie et dans certains autres États des États‑Unis

Si vous résidez dans l’État de Californie, qui a promulgué la California Consumer Privacy Act (loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs) de 2018, telle que modifiée par la California Privacy Rights Act (loi californienne sur le droit à la vie privée) de 2020 (telle que modifiée, la CCPA), ou si vous résidez dans un autre État des États‑Unis où ServiceNow est soumis à des exigences similaires (les « Autres États »), la présente section s’applique à vous.

Comment nous collectons, utilisons et divulguons les informations personnelles

En plus du tableau ci‑dessous :

Pour en savoir plus sur les sources et les catégories d’informations personnelles que nous collectons, consultez la section « Comment nous obtenons les informations » ci‑dessus. 

Pour en savoir plus sur la façon dont nous utilisons les informations personnelles et les finalités de cette utilisation, consultez la section « Comment nous utilisons les informations collectées » ci‑dessus. 

Pour en savoir plus sur la manière dont nous divulguons les informations personnelles (y compris aux fournisseurs de services), consultez la section « Comment nous divulguons les informations collectées » ci‑dessus.

Informations personnelles sensibles

Nous ne collectons ni n’utilisons aucune information personnelle sensible dans le but de déduire des caractéristiques vous concernant en lien avec nos Services.

Nous ne « partageons » ni ne « vendons » aucune information personnelle collectée à partir des Services. ServiceNow ne « vend », ne « partage » ni n’utilise à des fins de publicité ciblée aucune information personnelle que nous collectons dans le cadre des Services. Nous pouvons divulguer les informations personnelles que nous collectons auprès de vous via d’autres canaux, y compris nos sites web ou événements, à certains tiers d’une manière qui pourrait être considérée comme une « vente » ou un « partage » de vos informations personnelles ou une utilisation de vos informations personnelles à des fins de publicité ciblée. Pour en savoir plus, consultez notre Déclaration de confidentialité pour le Site web et les Événements.

Vos droits en matière de confidentialité

Si vous résidez en Californie ou dans l’un des Autres États, vous disposez des droits suivants :

• Vous avez le droit de savoir quelles informations personnelles nous avons collectées à votre sujet et d’obtenir l’accès à ces informations. Vous pouvez exercer ce droit via notre lien « Vos choix en matière de confidentialité », en appelant notre numéro gratuit au 1 858 345 1444 ou en nous contactant à l’adresse privacy@servicenow.com.
• Vous avez le droit de corriger les informations personnelles inexactes que nous avons collectées à votre sujet. Vous pouvez exercer ce droit via notre lien « Vos choix en matière de confidentialité », en appelant notre numéro gratuit au 1 858 345 1444 ou en nous contactant à l’adresse privacy@servicenow.com.
• Vous avez le droit de demander que nous supprimions les informations personnelles que nous avons collectées à votre sujet. Vous pouvez exercer ce droit via notre lien « Vos choix en matière de confidentialité », en appelant notre numéro gratuit au 1 858 345 1444 ou en nous contactant à l’adresse privacy@servicenow.com.
• Vous avez le droit de demander la portabilité de vos informations personnelles. Vous pouvez exercer ce droit via notre lien « Vos choix en matière de confidentialité », en appelant notre numéro gratuit au 1 858 345 1444 ou en nous contactant à l’adresse privacy@servicenow.com.
• Vous avez le droit de faire appel si nous refusons votre demande d’exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression ou de portabilité. Vous pouvez exercer ce droit en nous contactant à l’adresse privacy@servicenow.com.
• Résidents de Californie : si vous avez des préoccupations concernant le résultat d’un appel, vous avez le droit de contacter le bureau du procureur général de l’État de Californie.
• Vous avez le droit de ne pas faire l’objet de discrimination pour avoir exercé vos droits en vertu de la CCPA ou de lois comportant des exigences similaires. Vous ne subirez aucune discrimination de notre part pour avoir exercé vos droits en vertu de la CCPA ou de lois comportant des exigences similaires.

Lorsque vous exercez ces droits, nous pouvons vous demander des informations supplémentaires (telles qu’une adresse électronique) raisonnablement nécessaires pour répondre à votre demande ou vérifier votre identité, dans la mesure ou la loi en vigueur l’exige ou l’autorise. Selon votre lieu de résidence, vous pouvez parfois faire appel à un agent autorisé pour exercer ces droits. Nous pouvons demander la preuve que vous avez fourni à cet agent l’autorisation de soumettre des demandes en votre nom et vous demander de nous confirmer directement l’identité de cet agent.  Si vous êtes un agent autorisé et que vous souhaitez faire une demande, contactez‑nous à l’adresse e‑mail privacy@servicenow.com.

Pour en savoir plus sur nos pratiques en matière de conservation des données, veuillez consulter la section « Conservation » ci‑dessus.

Généralités

Modifications apportées au présent Avis pour les services

Nous nous réservons le droit de mettre à jour ou de modifier ponctuellement le contenu du présent Avis pour les services. Afin d’éviter toute ambiguïté, toute mise à jour ou modification du présent Avis pour les services ne modifiera pas l’Accord client.

Coordonnées

Nous avons une équipe dédiée à la confidentialité qui est responsable de l’application de notre programme de confidentialité international. Pour toute question ou tout commentaire concernant le présent Avis pour les services ou nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez contacter privacy@servicenow.com. Les Clients ou les Utilisateurs qui ont besoin d’aide pour mettre à jour, modifier ou supprimer des informations liées au Service doivent soumettre un ticket via notre portail d’assistance clientèle.

Pour toute demande écrite, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :

ServiceNow, Inc.
Attn : Privacy
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054, États‑Unis

Notre établissement principal dans l’Union européenne aux fins du RGPD se trouve en Irlande et l’autorité de contrôle chef de file est la Commission de protection des données (DPC, Data Protection Commission) irlandaise.