Fluxo de trabalho de assinatura para uma solicitação de contrato

Você pode solicitar uma assinatura eletrônica ou uma assinatura úmida (manual) para uma solicitação de contrato.

• Assinatura eletrônica: Permite que os signatários assinem o documento do contrato eletronicamente. Para obter mais informações, consulte Configure um provedor de assinatura eletrônica.

  Para gerar um certificado de conclusão, você deve selecionar Assinatura eletrônica como tipo de assinatura na solicitação de contrato. Para obter mais informações, consulte Ative uma propriedade do sistema para gerar um certificado de conclusão.

• Assinatura úmida: Permite que os signatários assinem o documento do contrato manualmente. Em seguida, você pode carregar o documento assinado em uma solicitação de contrato. Para obter mais informações, consulte .

Fluxo de trabalho de assinatura eletrônica

• Envie o documento finalizado aos signatários para assinatura.
  • O estado e o status do contrato são atualizados para Aguardando assinatura e o fluxo de assinatura eletrônica é acionado conforme configurado em Configure um provedor de assinatura eletrônica.
  • Uma notificação por e-mail de que o documento do contrato está disponível para assinatura é enviada ao primeiro signatário. O e-mail contém um link para o documento do contrato que o signatário pode abrir e assinar o documento por meio do DocuSignou Adobe Signprovedor de assinatura eletrônica conforme configurado na integração de assinatura eletrônica.

    O primeiro signatário é aquele cujo valor de pedido na lista de signatários é definido como o mais baixo na regra do modelo de contrato. Para obter mais informações, consulte Configure regras de modelo de contrato.

    Um e-mail é enviado para o próximo signatário em ordem após o primeiro assinar o contrato para solicitar sua assinatura.

• Os signatários podem aceitar ou recusar a solicitação de assinatura.

  • O documento foi assinado por um signatário.
    • Se houver mais signatários para assinar o documento do contrato, ele será enviado para o próximo signatário no pedido.

      O status do signatário atual na solicitação é atualizado de Assinatura pendente para Assinado. O status do próximo signatário é atualizado de Não iniciado para Assinatura pendente.

    • Após o último signatário assinar o documento, o registro do repositório de contratos será criado automaticamente e o documento assinado será anexado a ele.

      Para solicitações de contrato que contêm vários documentos de contrato, o documento de contrato assinado é dividido em documentos individuais e anexado ao registro do repositório de contratos para o respectivo tipo de contrato.

      O estado das solicitações é atualizado para Contrato assinado.

    • Se a propriedade do sistema sn_cm_core.enable_executed_contract_audit_certificateestá definido como true, o certificado de conclusão é gerado e anexado ao registro do repositório de contratos.
  • O documento foi recusado pelo signatário.
    • Uma notificação por e-mail informando que o signatário se recusou a assinar o documento é enviada ao solicitante.
      • Para solicitação de contrato cumprida pelo usuário do contrato: O usuário do contrato criará uma nova revisão de documento usando a opção Regenerar depois de editar a solicitação de contrato e reenviá-la para assinatura.
      • Para solicitação de contrato atendida pelo executante do contrato: O executante do contrato cria uma nova revisão de documento manualmente ou usando a opção Regenerar e reenvia o documento para assinatura.

      O status do signatário na solicitação é atualizado para Recusado.

    • O Estado muda para Trabalho em andamento e o status do contrato muda para Assinatura recusada.

Fluxo de trabalho de assinatura úmida

• O solicitante do contrato envia o documento para os signatários.
  • O estado e o status do contrato são atualizados para Aguardando assinatura.
  • Uma notificação por e-mail é enviada aos signatários e os documentos do contrato são anexados como PDFs no e-mail.

    O signatário com o valor de ordem mais baixo na lista de signatários é o primeiro signatário e é colocado em Para campo do e-mail. Os outros signatários são colocados no CC campo.

• Os signatários aceitam ou recusam o documento.
  • Para aceitar o documento do contrato, o signatário imprime o documento do contrato, assina-o e retorna-o ao solicitante do contrato.

    Se houver vários signatários para o contrato, o primeiro signatário assina o contrato e o envia para o próximo signatário para assinatura. O último signatário assina o contrato e o devolve ao solicitante do contrato.

  • Para recusar o documento do contrato, o signatário envia o documento de volta ao solicitante para correção necessária.
• O executante do contrato carrega o contrato assinado.
  • O documento do contrato assinado é carregado em formato PDF na solicitação de contrato.
  • O documento do contrato é adicionado ao repositório depois que o documento do contrato é carregado.

  • Para contratos de autoatendimento, o estado da solicitação é atualizado para Encerrado concluído e o status do contrato é atualizado para Contrato assinado.

    Para contratos sem autoatendimento, o estado da solicitação e o status do contrato são atualizados para Contrato assinado. Para encerrar a solicitação de contrato, selecione Fechar concluído.

    Nota:

    Você não pode fazer mudanças na solicitação de contrato depois que a solicitação de contrato for encerrada.

  Para obter mais informações, consulte .

O acesso a um documento de contrato é baseado nas seguintes funções e condições de usuário:

• Um executante do contrato pode exibir e atualizar documentos do contrato
• Somente um administrador de contrato pode excluir documentos de contrato.
• Os solicitantes podem exibir somente os documentos do contrato para os quais enviaram a solicitação de contrato.
• Os usuários adicionados à lista de observação podem exibir somente documentos de contrato para solicitações de contrato que eles adicionaram.

Ao gerar o registro do repositório de contratos, os campos mapeados e seus valores são validados quanto ao tipo de dados e à exatidão. Se forem encontrados erros de validação, uma notificação por e-mail será enviada ao executante do contrato. O e-mail também exibe a lista de campos que não foram copiados para o documento final do contrato e o link para o registro do repositório de contratos. Em seguida, o executante abre o registro usando o link e corrige os valores para resolver os erros de validação.