Explorar Gestão de contratos Pro

  • Versão de lançamento: Yokohama
  • Atualizado 30 de jan. de 2025
  • 9 min. de leitura

    • Saiba mais sobre Gestão de contratos Propor meio de um fluxo de trabalho de amostra e revise os benefícios que ele pode oferecer.

    Visão geral Gestão de contratos Pro

    Gestão de contratos Pro é uma solução de gestão de contratos fácil de usar e adotar. Você pode usá-lo para configurar modelos de documento de contrato, cláusulas, variações de cláusula e para iniciar solicitações de contrato. Ele também oferece suporte Now Assistextração de metadados e análise de contrato orientada, assinaturas eletrônicas, assinaturas úmidas e sistemas de armazenamento externo.

    Os componentes de Gestão de contratos Pro:

    Benefícios das Gestão de contratos Pro

    Tabela 1. Benefícios do Gestão de contratos Pro
    Benefício Recurso principal Função
    Gerencie com eficácia uma biblioteca de variações de cláusula. Gestão de cláusulas Configurador de contrato
    Crie modelos de contrato ou cartas padrão que são usados para gerar contratos ou documentos com base nos valores na solicitação enviada. Modelos de documento do Word Configurador de contrato
    Adicione controles de conteúdo que atuam como espaços reservados para o conteúdo em Microsoft Worddocumentos em macOSe em Windowsusando um suplemento. Os controles de conteúdo só podem ser adicionados manualmente em um Windowssistema. Microsoft Wordsuplemento para ServiceNowContratos Configurador de contrato
    Iniciar autoatendimento ou sem autoatendimento solicitações de contrato. Solicitações de contrato de autoatendimento e não autoatendimento Usuário do contrato
    Atender uma solicitação de contrato de autoatendimento. Usar solicitação de contrato de autoatendimento Usuário do contrato ou executante do contrato
    Revise, aprove e forneça uma assinatura para uma solicitação de contrato sem autoatendimento. Use solicitação de contrato não autoatendida Usuário do contrato ou executante do contrato
    Obtenha revisão e feedback dos especialistas internos no assunto sobre documentos de contrato. Visão geral da revisão interna Executante do contrato ou revisor do contrato
    Obtenha informações sobre o volume de solicitações de contrato que são tratadas pela sua equipe. Usando o. Painel de contratos Executante do contrato
    Trabalhe com widgets acionáveis para categorizar, priorizar e trabalhar com eficiência em solicitações de contrato. Espaço de contratos Usuário do contrato ou executante do contrato
    Rastreie e gerencie obrigações contratuais para ajudar a garantir a conformidade e minimizar os riscos. Gestão de obrigações Usuário da obrigação ou executante da obrigação
    Uso Now Assistem Gestão de contratospara analisar contratos para cláusulas não padronizadas e ausentes e extrair informações de contratos assinados para adicionar ao repositório de contratos. Now Assist em Gestão de contratos Now Assist executante do contrato

    Fluxo de trabalho do Gestão de contratos Pro

    O fluxo de trabalho completo de amostra a seguir mostra como diferentes usuários podem trabalhar juntos para configurar os dados de base e enviar, revisar e finalizar solicitações de contrato.

    R Gestão de contratos Proo configurador executa as seguintes ações para configurar o fluxo de trabalho de ponta a ponta:
    1. Cria o tipo de contrato e o associa a um modelo de contrato.
    2. Cria as cláusulas e suas variações a serem usadas nos modelos de documento.
    3. Cria os modelos de documento que são usados para gerar o documento do contrato.
    4. Configura os espaços reservados para signatários.
    5. Conclui o mapeamento do modelo para preencher automaticamente as informações usadas no modelo de contrato.
    6. Publica o modelo de documento para disponibilizá-lo para gerar contratos ao enviar a solicitação de contrato.
    7. Cria uma regra de seleção de modelo para identificar o modelo de contrato a ser usado para gerar o documento de contrato para a solicitação de contrato.
    8. Cria uma regra de signatário interno para mapear o signatário para um modelo usando mapeamentos de signatário.
    9. Define o repositório de contratos onde os contratos são armazenados e mapeia os dados que foram adicionados ao documento do contrato.
    10. Cria uma regra de repositório de contratos para configurar os lembretes para contratos expirando.
    11. Configura o armazenamento externo para armazenar os documentos do contrato assinados e suas revisões.
    12. Configura os provedores de assinatura eletrônica para permitir que os signatários assinem os documentos do contrato eletronicamente.

    Fluxo de trabalho de solicitação de contrato de autoatendimento

    Um fluxo de trabalho para uma solicitação de contrato de autoatendimento pode prosseguir da seguinte forma:
    1. O solicitante do contrato inicia uma solicitação de contrato. Para obter mais informações, consulte Iniciando uma solicitação de contrato.
      • Se não houver erros de validação, uma solicitação de contrato será criada no estado Trabalho em andamento.
      • Se houver erros de validação do signatário, o solicitante do contrato os resolverá e reenviará a solicitação de contrato.
    2. Um documento de contrato é gerado a partir de um modelo de contrato e os metadados, cláusulas, signatários e tabelas são adicionados dinamicamente de acordo com condições predefinidas.
    3. O solicitante do contrato edita as solicitações de mudanças e cria uma nova versão do documento do contrato usando o. Gerar novamente ou Documento de sincronização opção.
    4. O solicitante do contrato exibe o documento do contrato e executa uma das seguintes ações:
      1. Se nenhuma mudança for necessária, o documento será enviado para assinatura.
      2. Se alguma mudança for necessária, o solicitante do contrato enviará uma solicitação de mudança.
    5. Com base na solicitação de mudança, o executante do contrato pode executar as seguintes ações:
      1. Inicia um processo de revisão interna.
        1. O executante do contrato envia uma tarefa de revisão para uma revisão interna.
          Nota:
          O executante do contrato pode criar tarefas de revisão paralelas para o mesmo documento de contrato para diferentes grupos de revisores. No entanto, o executante do contrato não pode criar uma tarefa de revisão para o mesmo documento com o mesmo grupo de revisores se já existir outra tarefa ativa.
        2. Um gerente de grupo de revisores de contratos pode atribuir a tarefa de revisão ou um revisor de contrato pode atribuí-la automaticamente.
        3. O revisor de contrato atribuído começa a trabalhar no documento do contrato.
        4. Se as informações estiverem incompletas, o revisor do contrato solicitará mais informações do executante do contrato.
        5. Se uma solicitação de mais informações for enviada, o executante do contrato compartilhará as informações.
        6. O revisor do contrato revisa o documento, aceita ou rejeita marcações, propõe edições e adiciona comentários.
        7. O revisor do contrato conclui a revisão e compartilha o documento do contrato atualizado, se disponível.
        8. O executante do contrato recebe o documento atualizado e faz as mudanças necessárias com base no feedback.
          • Para armazenamento interno: Se alguma mudança for necessária, uma nova versão do documento será criada após a finalização do documento.
          • Para armazenamento externo: Os revisores colaboram na revisão do documento do contrato on-line em tempo real. Após a conclusão da revisão, o executante pode finalizar o documento do contrato que está disponível on-line ou criar uma nova versão off-line com as mudanças.
      2. O executante do contrato inicia uma aprovação ad-hoc das partes interessadas. Se a revisão revelar mudanças necessárias, as mudanças serão feitas e uma nova revisão de documento será criada.
      3. Depois que o documento é finalizado, o executante envia o documento para o solicitante.
    6. O solicitante do contrato visualiza o contrato gerado e, se nenhuma mudança for necessária, o envia para os signatários. Se forem necessárias mudanças, o processo de revisão e revisão continuará.
    7. Se o armazenamento externo estiver configurado, os documentos do contrato serão armazenados nele. Caso contrário, eles serão armazenados no ServiceNowinstância.
    8. Se algum signatário recusar o documento, ele será enviado de volta ao solicitante para ser retrabalhado e a revisão será enviada para assinatura.
    9. O contrato assinado está anexado ao registro de solicitação de contrato.
    10. O contrato assinado é armazenado no ServiceNowou um sistema de armazenamento externo e referenciado no repositório de contratos. O solicitante e os membros do departamento podem acessar o documento de contrato assinado no repositório de contratos.

    Fluxo de trabalho de solicitação de contrato sem autoatendimento

    Um fluxo de trabalho para solicitação de contrato não autoatendida pode prosseguir da seguinte forma:
    1. O solicitante do contrato inicia uma solicitação de contrato no espaço. Para obter mais informações, consulte Iniciando uma solicitação de contrato.
    2. Uma solicitação de contrato é criada no estado Rascunho.
    3. O solicitante do contrato carrega um único contrato ou vários contratos e seus documentos de suporte e os classifica.
    4. O executante do contrato exibe o documento do contrato anexado à solicitação de contrato.
    5. Se necessário, o executante do contrato reclassifica o contrato e os documentos de apoio.
    6. Se uma revisão de especialista ou feedback for necessário de equipes internas, o executante do contrato iniciará um processo de revisão interna.
      1. O executante do contrato envia uma tarefa de revisão para revisão interna.
        Nota:
        Você pode criar tarefas de revisão paralelas para o mesmo documento de contrato para diferentes grupos de revisores. No entanto, você não pode criar uma tarefa de revisão para o mesmo documento com o mesmo grupo de revisores se existir outra tarefa ativa.
      2. A tarefa de revisão é atribuída ao revisor do contrato
      3. Se as informações estiverem incompletas, o revisor do contrato solicitará mais informações do executante do contrato.
      4. Se uma solicitação de mais informações for enviada, o executante do contrato compartilhará as informações.
      5. O revisor do contrato revisa o documento, aceita, rejeita ou propõe edições e adiciona comentários.
      6. O revisor do contrato revisa o contrato e fornece feedback. Se um documento revisado estiver disponível, ele também será compartilhado com o executante do contrato.
      7. O executante do contrato recebe um documento atualizado e faz as mudanças necessárias com base no feedback.
        • Para armazenamento interno - Se alguma mudança for necessária, uma nova versão do documento será criada após a finalização do documento.
        • Para armazenamento externo - Os revisores colaboram na revisão do documento do contrato on-line em tempo real. Quando a revisão estiver concluída, o executante pode finalizar o documento do contrato que está disponível on-line ou criar uma nova versão off-line com as mudanças.
    7. O executante do contrato carrega o contrato revisado na solicitação de contrato.
    8. O executante do contrato envia o documento do contrato revisado por e-mail para contatos de terceiros.
    9. O executante do contrato exibe as respostas dos contatos de terceiros no fluxo de atividades da solicitação de contrato.

      Várias iterações de revisões entre sua empresa e o terceiro podem ser necessárias antes que o documento do contrato seja finalizado por todas as partes. O processo de revisão pode ser conduzido novamente com diferentes grupos de revisores.

    10. O executante do contrato inicia uma aprovação ad-hoc das partes interessadas. Se a revisão revelar mudanças necessárias, as mudanças serão feitas e uma nova revisão de documento será criada. O documento do contrato só pode ser enviado para assinatura quando tiver sido aprovado.
    11. Se houver vários documentos de contrato, o executante do contrato se prepara para assinaturas especificando o pedido. Se houver uma assinatura eletrônica, o executante do contrato adicionará os campos obrigatórios e enviará o documento do contrato para assinatura.
    12. Os signatários revisam o documento do contrato.
      • Se nenhuma mudança for necessária, o documento do contrato será assinado por todos os signatários.
      • Se alguma mudança for necessária, a assinatura será recusada e o usuário que está trabalhando na solicitação de contrato gerará um novo documento e o reenviará para assinatura.
    13. O contrato assinado é armazenado no ServiceNowou um sistema de armazenamento externo e referenciado no repositório de contratos. O solicitante e os membros do departamento podem acessar o documento de contrato assinado no repositório de contratos.