Gestão de documentos de funcionários para Prestação de serviços de RH Espaço do agente

Gestão de documentos de funcionários fornece espaço de armazenamento, um sistema de arquivamento, a capacidade de recuperar documentos facilmente, definindo quem pode exibir documentos confidenciais e quando limpar documentos.

Para obter mais informações sobre Gestão de documentos de funcionários, consulte Gestão de documentos de funcionários.

Crie ou carregue documentos do funcionário usando Prestação de serviços de RH Espaço do agente

Crie ou carregue documentos do funcionário em um caso de RH usando Prestação de serviços de RH Espaço do agente.

Antes de Iniciar

Função necessária: sn_hr_ef.document_writer

Procedimento

1. Navegar até Espaço do agente de RH > Listas > Documentos de funcionário > Tudo.
   Como alternativa, você também pode criar um documento do funcionário a partir de Espaço do agente de RH > Listas > Perfis de RH.
2. Clique em Nova.
3. No formulário, preencha os campos.

   Tabela 1. Formulário de documento do funcionário

   Campo	Descrição
   Documento de funcionário	Funcionário documento para carregar. Clique em Procurar para carregar um documento do funcionário. Por padrão, o tamanho máximo permitido de um documento é de 30 MB. O padrão pode ser alterado em Tamanho máximo de carregamento de arquivo em megabytes Campo em Propriedades do documento do funcionário. Para obter mais informações, consulte Propriedades da aplicação Gestão de documentos do funcionário. Depois de selecionar um documento, os campos somente leitura mostram o tamanho do arquivo, o formato do arquivo, Criado em e Criado por. O visualizador na IU só oferece suporte à exibição de documentos .pdf. Outros tipos de documentos podem ser baixados e exibidos. Para obter resultados de pesquisa ideais, não use traços (-) no nome do documento. Usar palavras completas separadas por espaços ou barras inferiores fornece melhores resultados de pesquisa. Verificar Sim em Habilite o Visualizador de documentos para visualizar documentos em PDF Na propriedade Documentos do funcionário para exibir documentos .pdf. Nota: O FedRAMP, clientes no local, dispositivos móveis, clientes que usam criptografia de borda ou suporte a criptografia não oferece suporte à exibição de documentos.
   Descrição	Descrição do documento do funcionário.
   Funcionário	Nome do funcionário ao qual o documento está associado.
   Tipo de documento	Tipo de documento associado ao documento do funcionário. Os tipos de documento fornecem políticas de categorização, segurança e retenção.
   Caso de RH	Número do caso de RH ao qual o documento do funcionário está associado quando movido de um caso de RH.
   Limpeza em espera	Limpar status de espera de um documento. Autorização de limpeza pendente: Aguardando autorização para limpeza de documentos. Limpeza aprovada: O documento tem autorização para programar a limpeza. Limpeza rejeitada: O documento não recebeu autorização de limpeza. Importante: A política de segurança do tipo de documento determina a autorização de limpeza. As seguintes funções têm permissão para mudar a autorização de limpeza: EF admin [sn_hr_ef.admin] Gerente de gestão de arquivos de funcionários [sn_hr_ef.manager]

4. Clique em Salvar para criar o registro de documento do funcionário.
   . Trilha de auditoria é exibida.

   Fornece a exibição de todas as ações de um documento do funcionário desde a criação ou o carregamento até o momento em que ele é limpo.

Mover documentos do funcionário usando Prestação de serviços de RH Espaço do agente

Mover documentos do funcionário de um caso em Prestação de serviços de RH Espaço do agentepara o repositório de documentos do funcionário. O repositório de documentos do funcionário fornece um repositório central para identificação rápida e fácil de documentos usando diferentes recursos de classificação.

Antes de Iniciar

Função necessária: sn_hr_ef.document_writer, sn_hr_core.case_writer

Procedimento

1. Navegar até Espaço do agente de RH > Listas > Todos os casos de RH > Tudo.
2. Selecione um caso que tenha documentos do funcionário anexados.
   Nota:

   Na exibição de lista, não há como identificar casos de RH com documentos do funcionário anexados. Para localizar um caso de RH, você precisa do número do caso de RH ou da pessoa aberta para.
3. Clique em Mover anexos .
   
4. Na janela Mover anexos para documentos do funcionário:
   1. Marque a caixa de seleção ao lado dos documentos que você deseja mover.
   2. Selecione Tipo de documento para cada documento. O tipo de documento determina a categorização, quem pode acessá-la e a política de retenção. Crie um tipo de documento se nenhum aparecer para o detalhe do tópico associado. A criação de um tipo de documento garante a categorização correta.
   3. Clique em Mover selecionados .

   Nota:

   . COE de destino e. Detalhe do tópico Os campos poderão ser modificados somente se o documento tiver sido adicionado ao tipo incorreto de caso de RH.
   

Resultado

• Os documentos do funcionário são movidos do caso de RH para o repositório de documentos do funcionário.
• Para exibir uma lista de todos os documentos do funcionário na coluna da lista, selecione Documentos do funcionário .
• Os anexos movidos aparecem no painel lateral contextual em ícone documentos do funcionário no caso.