L'ottimizzazione dei processi descrive i vari strumenti e le diverse tattiche progettati per analizzare e migliorare i processi aziendali con l'obiettivo di ottimizzare efficienza e qualità. Prevede la revisione dei workflow e il perfezionamento delle fasi per garantire che i processi siano allineati agli obiettivi dell'organizzazione e garantiscano risultati migliori.
L'attrito (o qualsiasi conflitto) è sempre stato il nemico dell'efficienza. Nei sistemi meccanici, l'attrito genera usura, rallenta le prestazioni e riduce l'output. I moderni processi digitali non sono diversi: inefficienze, errori e colli di bottiglia agiscono come punti di attrito che ostacolano la produttività e influiscono sulla redditività. Quando i processi aziendali sono ostacolati da compiti ripetitivi, workflow poco chiari o pratiche obsolete, le organizzazioni si trovano ad affrontare una riduzione della produttività e dei rendimenti. Per affrontare queste sfide è necessario un approccio strutturato per identificare ed eliminare tali problemi.
L'ottimizzazione dei processi, detta anche "ottimizzazione dei processi aziendali" o BPO, si concentra sul perfezionamento dei workflow per migliorare efficienza e qualità, il tutto, allineando maggiormente i processi essenziali con gli obiettivi organizzativi.
L'ottimizzazione dei processi, detta anche "ottimizzazione dei processi aziendali" o BPO, si concentra sul perfezionamento dei workflow per migliorare efficienza e qualità, il tutto, allineando maggiormente i processi essenziali con gli obiettivi organizzativi.
L'ottimizzazione dei processi offre valore misurabile migliorando il modo in cui le aziende operano. Perfezionando i workflow ed eliminando le inefficienze, le organizzazioni possono migliorare la produttività, ridurre i costi e ottenere risultati migliori. Di seguito sono riportati i principali vantaggi dell'ottimizzazione dei processi, spiegati in dettaglio.
Migliore efficienza
Il vantaggio primario della BPO è l'efficienza. I processi ottimizzati eliminano l'attrito e consentono alle organizzazioni di eseguire compiti in modo più rapido ed efficace. Eliminando i colli di bottiglia nei workflow e impiegando l'automazione per supportare velocità e precisione, le aziende possono quindi allocare più tempo e risorse ad altre attività essenziali. La BPO non si limita a migliorare gli output, ma consente ai team di lavorare in modo più intelligente e produrre risultati migliori.
Collaborazione più efficace
Chiarendo ruoli e responsabilità, l'ottimizzazione dei processi favorisce una comunicazione e un coordinamento migliori tra i team. Quando i workflow sono ben definiti e semplificati, la collaborazione diventa più semplice, garantendo che i processi core, strategici e di gestione siano completamente connessi. Questo allineamento determina risultati migliori, creando una cultura in cui il personale è meglio attrezzato per lavorare al raggiungimento degli obiettivi condivisi.
Qualità superiore
Processi ottimizzati migliorano la qualità dei risultati riducendo al minimo gli errori e i difetti. Workflow e automazione del sistema migliori si traducono in misure di controllo della qualità ottimizzate (ad esempio ispezioni, test e cicli di feedback). Analogamente, questa enfasi sulla qualità migliora la soddisfazione e la fedeltà della clientela, poiché i prodotti e i servizi sono più propensi a soddisfarne le aspettative e possono essere forniti con maggiore affidabilità.
Rischio ridotto
I processi inefficienti non sono solo causa di inefficienza, ma sono pericolosi. L'ottimizzazione dei processi aiuta le organizzazioni a gestire i rischi riducendo la probabilità di errori, ritardi e lunghe rielaborazioni, il tutto, può portare a vulnerabilità sfruttabili e gravi interruzioni operative. L'ottimizzazione dei processi risolve queste vulnerabilità creando workflow più affidabili, riducendo il potenziale impatto dell'errore umano e migliorando la qualità e la conformità.
Maggiore coerenza
La coerenza è fondamentale per garantire che i processi producano sempre risultati prevedibili e affidabili. Attraverso l'ottimizzazione dei processi, le aziende possono standardizzare i workflow, stabilendo procedure chiare che il personale deve seguire in tutti i team e in tutte le sedi. Questa coerenza riduce al minimo la variabilità, attenua la possibilità di errori e garantisce risultati di alta qualità, sempre. I processi standardizzati sono particolarmente utili per le operazioni che puntano alla scalabilità, in quanto semplificano la replica del successo anche durante l'onboarding di nuovi membri del team.
Conformità più efficace
Quando si tratta di sicurezza dei dati, non è possibile trascurare la conformità alle normative. Il rispetto degli standard legali, di settore e interni protegge le organizzazioni da sanzioni e danni alla reputazione ed è un aspetto essenziale per mantenere la fiducia della clientela. L'ottimizzazione dei processi promuove una migliore gestione della conformità attraverso la standardizzazione, la documentazione e l'integrazione di controlli regolari per audit e revisioni. L'automazione dei compiti relativi alla conformità assicura inoltre che i processi soddisfino in modo coerente gli standard richiesti. Insieme, questi elementi consentono alle aziende di identificare e risolvere rapidamente le potenziali lacune nella conformità.
Costi ridotti
La semplificazione dei workflow e l'eliminazione delle ridondanze si traducono direttamente in risparmi sui costi. In poche parole, i processi ottimizzati richiedono meno risorse. Contribuiscono inoltre a ridurre i compiti che richiedono molto tempo ed eliminano gli sprechi di materiale, riducendo al minimo i costi operativi alla fonte. Le organizzazioni possono reinvestire questi risparmi nell'azienda per aumentare il valore a lungo termine.
Il vantaggio primario della BPO è l'efficienza. I processi ottimizzati eliminano l'attrito e consentono alle organizzazioni di eseguire compiti in modo più rapido ed efficace. Eliminando i colli di bottiglia nei workflow e impiegando l'automazione per supportare velocità e precisione, le aziende possono quindi allocare più tempo e risorse ad altre attività essenziali. La BPO non si limita a migliorare gli output, ma consente ai team di lavorare in modo più intelligente e produrre risultati migliori.
Chiarendo ruoli e responsabilità, l'ottimizzazione dei processi favorisce una comunicazione e un coordinamento migliori tra i team. Quando i workflow sono ben definiti e semplificati, la collaborazione diventa più semplice, garantendo che i processi core, strategici e di gestione siano completamente connessi. Questo allineamento determina risultati migliori, creando una cultura in cui il personale è meglio attrezzato per lavorare al raggiungimento degli obiettivi condivisi.
Processi ottimizzati migliorano la qualità dei risultati riducendo al minimo gli errori e i difetti. Workflow e automazione del sistema migliori si traducono in misure di controllo della qualità ottimizzate (ad esempio ispezioni, test e cicli di feedback). Analogamente, questa enfasi sulla qualità migliora la soddisfazione e la fedeltà della clientela, poiché i prodotti e i servizi sono più propensi a soddisfarne le aspettative e possono essere forniti con maggiore affidabilità.
I processi inefficienti non sono solo causa di inefficienza, ma sono pericolosi. L'ottimizzazione dei processi aiuta le organizzazioni a gestire i rischi riducendo la probabilità di errori, ritardi e lunghe rielaborazioni, il tutto, può portare a vulnerabilità sfruttabili e gravi interruzioni operative. L'ottimizzazione dei processi risolve queste vulnerabilità creando workflow più affidabili, riducendo il potenziale impatto dell'errore umano e migliorando la qualità e la conformità.
La coerenza è fondamentale per garantire che i processi producano sempre risultati prevedibili e affidabili. Attraverso l'ottimizzazione dei processi, le aziende possono standardizzare i workflow, stabilendo procedure chiare che il personale deve seguire in tutti i team e in tutte le sedi. Questa coerenza riduce al minimo la variabilità, attenua la possibilità di errori e garantisce risultati di alta qualità, sempre. I processi standardizzati sono particolarmente utili per le operazioni che puntano alla scalabilità, in quanto semplificano la replica del successo anche durante l'onboarding di nuovi membri del team.
Quando si tratta di sicurezza dei dati, non è possibile trascurare la conformità alle normative. Il rispetto degli standard legali, di settore e interni protegge le organizzazioni da sanzioni e danni alla reputazione ed è un aspetto essenziale per mantenere la fiducia della clientela. L'ottimizzazione dei processi promuove una migliore gestione della conformità attraverso la standardizzazione, la documentazione e l'integrazione di controlli regolari per audit e revisioni. L'automazione dei compiti relativi alla conformità assicura inoltre che i processi soddisfino in modo coerente gli standard richiesti. Insieme, questi elementi consentono alle aziende di identificare e risolvere rapidamente le potenziali lacune nella conformità.
La semplificazione dei workflow e l'eliminazione delle ridondanze si traducono direttamente in risparmi sui costi. In poche parole, i processi ottimizzati richiedono meno risorse. Contribuiscono inoltre a ridurre i compiti che richiedono molto tempo ed eliminano gli sprechi di materiale, riducendo al minimo i costi operativi alla fonte. Le organizzazioni possono reinvestire questi risparmi nell'azienda per aumentare il valore a lungo termine.
Leggi questo eBook per ulteriori informazioni sull'inclusione dell'automazione robotica dei processi (RPA) tra i vari strumenti che utilizzi, che copre i seguenti argomenti:
- Perché l'automazione non è solo uno strumento aziendale di nicchia
- Come mantenere le persone al centro dell'iperautomazione
- I vantaggi dell'aggiornamento della linea di produzione con la RPA
La BPO impiega una serie di metodologie e strumenti. Sebbene l'approccio migliore dipenderà probabilmente dagli obiettivi dell'organizzazione o dal settore in cui opera, diverse tecniche consolidate sono diventate standard in tutte le tipologie di attività. Di seguito è riportato un breakdown delle principali metodologie di ottimizzazione dei processi:
1. Processo snello
L'ottimizzazione snella (Lean) dei processi si concentra sull'ottimizzazione del valore per i clienti, riducendo al contempo gli sprechi (per un set di workflow più snello). Le metodologie di snellimento dei processi dette "Lean", che hanno origine dal Toyota Production System, sono mirate a inefficienze quali produzione eccessiva, tempi di attesa, inventario in eccesso e movimenti non necessari. Per semplificare i workflow, ottimizzare il flusso e creare una cultura di miglioramento continuo vengono utilizzati vari strumenti.
2. Six Sigma
Six Sigma è una metodologia basata sui dati progettata per ridurre la variabilità e i difetti nei processi aziendali. Seguendo framework strutturati come DMAIC (definizione, misurazione, analisi, miglioramento, controllo) per migliorare i processi esistenti o DMADV (definizione, misurazione, analisi, progettazione, verifica) per crearne di nuovi, Six Sigma aiuta le organizzazioni a risolvere le inefficienze sistematicamente. Gli strumenti statistici vengono utilizzati per promuovere il processo decisionale. Il risultato è una migliore prevedibilità, una qualità superiore e risultati più coerenti, che rendono Six Sigma particolarmente utile per le organizzazioni che si concentrano sulla precisione e sull'affidabilità.
3. Mappatura dei processi
La mappatura dei processi crea diagrammi di flusso o diagrammi dettagliati per visualizzare e analizzare le fasi di un processo aziendale dall'inizio alla fine. Suddividendo i processi in componenti gestibili e identificando punti decisionali, colli di bottiglia o ridondanze, le organizzazioni ottengono un quadro più chiaro dell'avanzamento del lavoro. Questo approccio è ideale per identificare le opportunità di miglioramento, ottimizzare la comunicazione tra i membri del team e garantire l'allineamento tra i processi e gli obiettivi aziendali. La mappatura dei processi semplifica il percorso verso la semplificazione dei workflow e la realizzazione di una maggiore efficienza.
4. Kaizen
Questo termine giapponese che significa "miglioramento continuo", pone l'attenzione sui cambiamenti incrementali nel tempo per promuovere la crescita a lungo termine. Questo approccio incoraggia il personale a tutti i livelli a partecipare all'identificazione e all'applicazione di miglioramenti quotidiani. Gli eventi Kaizen, noti anche come progetti di miglioramento rapido, riuniscono team interfunzionali per affrontare rapidamente sfide specifiche. Promuovendo una cultura di perfezionamento continuo, Kaizen contribuisce a ridurre i costi e a migliorare la qualità senza interrompere le operazioni quotidiane. Si tratta di un metodo particolarmente efficace per coltivare una cultura del luogo di lavoro incentrata sul miglioramento.
5. Process mining
Il process mining sfrutta i dati aziendali, come i registri degli eventi da sistemi di Pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o di Customer relationship management (CRM)/Gestione servizio clienti (CSM), per scoprire e analizzare l'effettiva esecuzione dei processi. Utilizzando algoritmi per ricostruire i workflow, il process mining scopre le deviazioni dai processi previsti e rivela le aree di ottimizzazione. Questa tecnica è particolarmente utile per le organizzazioni che cercano di migliorare i processi con informazioni basate sui dati. Il process mining supporta anche il monitoraggio continuo, aiutando le aziende ad adattarsi ai cambiamenti in tempo reale.
6. Analisi SIPOC
L'analisi SIPOC (fornitori, input, processi, output, clienti) è una tecnica di visualizzazione di alto livello che fornisce una visione completa di un processo aziendale. Descrive gli elementi chiave necessari per eseguire un processo ed evidenzia il flusso delle risorse dai fornitori ai clienti finali. Offrendo ai responsabili delle decisioni una prospettiva più ampia, il metodo SIPOC aiuta a identificare inefficienze, obiettivi disallineati o passaggi ridondanti. È particolarmente utile nelle prime fasi dell'ottimizzazione, garantendo che tutti i componenti di un processo vengano presi in considerazione prima di eseguire eventuali cambiamenti.
7. Mappatura del flusso di valore (VSM)
La VSM è una tecnica di visualizzazione snella e intuitiva, utilizzata per documentare e analizzare il flusso di materiali, informazioni e valore in un processo. Ogni fase viene valutata in base al tempo, al costo e al valore che offre all'utente finale. La VSM evidenzia le attività senza valore aggiunto da eliminare o migliorare.
8. Metodologia 5S
La metodologia 5S, anch'essa basata sui principi "Lean", si concentra sulla creazione di ambienti di lavoro organizzati ed efficienti. Ciascuna "S" rappresenta una fase nella BPO: ordinare, disporre in ordine, brillare, standardizzare e sostenere. Questo metodo riduce il disordine, semplifica l'esecuzione dei compiti e stabilisce standard chiari per la gestione degli ordini. Sebbene sia stata originariamente sviluppata per gli ambienti di lavoro fisici, la soluzione 5S può essere applicata anche a quelli virtuali, rendendola un approccio versatile per migliorare l'efficienza e ridurre gli sprechi operativi.
9. Plan-do-study-Act (PDSA)
Plan-do-study-Act (Pianificazione, esecuzione, studio e azione) è un framework ciclico per la verifica e l'applicazione dei miglioramenti dei processi. Le organizzazioni iniziano identificando un problema, pianificando una soluzione e definendo i parametri per il successo. Quindi testano la soluzione su piccola scala, analizzano i risultati e applicano il cambiamento in modo completo o ripetono ulteriormente test. Il metodo PDSA è particolarmente utile per convalidare potenziali ottimizzazioni e garantire che i cambiamenti abbiano l'impatto desiderato prima che possano essere introdotti a livello dell'intera organizzazione.
10. Gestione totale della qualità (TQM)
La gestione totale della qualità adotta un approccio completo all'ottimizzazione dei processi, concentrandosi sul miglioramento delle prestazioni, dei risultati finali e dell'esperienza clienti. La TQM enfatizza la responsabilità a livello dell'intera organizzazione, il miglioramento continuo e l'empowerment del personale. Questa metodologia promuove un impegno a lungo termine per la qualità a tutti i livelli dell'organizzazione.
1. Processo snello
L'ottimizzazione snella (Lean) dei processi si concentra sull'ottimizzazione del valore per i clienti, riducendo al contempo gli sprechi (per un set di workflow più snello). Le metodologie di snellimento dei processi dette "Lean", che hanno origine dal Toyota Production System, sono mirate a inefficienze quali produzione eccessiva, tempi di attesa, inventario in eccesso e movimenti non necessari. Per semplificare i workflow, ottimizzare il flusso e creare una cultura di miglioramento continuo vengono utilizzati vari strumenti.
2. Six Sigma
Six Sigma è una metodologia basata sui dati progettata per ridurre la variabilità e i difetti nei processi aziendali. Seguendo framework strutturati come DMAIC (definizione, misurazione, analisi, miglioramento, controllo) per migliorare i processi esistenti o DMADV (definizione, misurazione, analisi, progettazione, verifica) per crearne di nuovi, Six Sigma aiuta le organizzazioni a risolvere le inefficienze sistematicamente. Gli strumenti statistici vengono utilizzati per promuovere il processo decisionale. Il risultato è una migliore prevedibilità, una qualità superiore e risultati più coerenti, che rendono Six Sigma particolarmente utile per le organizzazioni che si concentrano sulla precisione e sull'affidabilità.
3. Mappatura dei processi
La mappatura dei processi crea diagrammi di flusso o diagrammi dettagliati per visualizzare e analizzare le fasi di un processo aziendale dall'inizio alla fine. Suddividendo i processi in componenti gestibili e identificando punti decisionali, colli di bottiglia o ridondanze, le organizzazioni ottengono un quadro più chiaro dell'avanzamento del lavoro. Questo approccio è ideale per identificare le opportunità di miglioramento, ottimizzare la comunicazione tra i membri del team e garantire l'allineamento tra i processi e gli obiettivi aziendali. La mappatura dei processi semplifica il percorso verso la semplificazione dei workflow e la realizzazione di una maggiore efficienza.
4. Kaizen
Questo termine giapponese che significa "miglioramento continuo", pone l'attenzione sui cambiamenti incrementali nel tempo per promuovere la crescita a lungo termine. Questo approccio incoraggia il personale a tutti i livelli a partecipare all'identificazione e all'applicazione di miglioramenti quotidiani. Gli eventi Kaizen, noti anche come progetti di miglioramento rapido, riuniscono team interfunzionali per affrontare rapidamente sfide specifiche. Promuovendo una cultura di perfezionamento continuo, Kaizen contribuisce a ridurre i costi e a migliorare la qualità senza interrompere le operazioni quotidiane. Si tratta di un metodo particolarmente efficace per coltivare una cultura del luogo di lavoro incentrata sul miglioramento.
5. Process mining
Il process mining sfrutta i dati aziendali, come i registri degli eventi da sistemi di Pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o di Customer relationship management (CRM)/Gestione servizio clienti (CSM), per scoprire e analizzare l'effettiva esecuzione dei processi. Utilizzando algoritmi per ricostruire i workflow, il process mining scopre le deviazioni dai processi previsti e rivela le aree di ottimizzazione. Questa tecnica è particolarmente utile per le organizzazioni che cercano di migliorare i processi con informazioni basate sui dati. Il process mining supporta anche il monitoraggio continuo, aiutando le aziende ad adattarsi ai cambiamenti in tempo reale.
6. Analisi SIPOC
L'analisi SIPOC (fornitori, input, processi, output, clienti) è una tecnica di visualizzazione di alto livello che fornisce una visione completa di un processo aziendale. Descrive gli elementi chiave necessari per eseguire un processo ed evidenzia il flusso delle risorse dai fornitori ai clienti finali. Offrendo ai responsabili delle decisioni una prospettiva più ampia, il metodo SIPOC aiuta a identificare inefficienze, obiettivi disallineati o passaggi ridondanti. È particolarmente utile nelle prime fasi dell'ottimizzazione, garantendo che tutti i componenti di un processo vengano presi in considerazione prima di eseguire eventuali cambiamenti.
7. Mappatura del flusso di valore (VSM)
La VSM è una tecnica di visualizzazione snella e intuitiva, utilizzata per documentare e analizzare il flusso di materiali, informazioni e valore in un processo. Ogni fase viene valutata in base al tempo, al costo e al valore che offre all'utente finale. La VSM evidenzia le attività senza valore aggiunto da eliminare o migliorare.
8. Metodologia 5S
La metodologia 5S, anch'essa basata sui principi "Lean", si concentra sulla creazione di ambienti di lavoro organizzati ed efficienti. Ciascuna "S" rappresenta una fase nella BPO: ordinare, disporre in ordine, brillare, standardizzare e sostenere. Questo metodo riduce il disordine, semplifica l'esecuzione dei compiti e stabilisce standard chiari per la gestione degli ordini. Sebbene sia stata originariamente sviluppata per gli ambienti di lavoro fisici, la soluzione 5S può essere applicata anche a quelli virtuali, rendendola un approccio versatile per migliorare l'efficienza e ridurre gli sprechi operativi.
9. Plan-do-study-Act (PDSA)
Plan-do-study-Act (Pianificazione, esecuzione, studio e azione) è un framework ciclico per la verifica e l'applicazione dei miglioramenti dei processi. Le organizzazioni iniziano identificando un problema, pianificando una soluzione e definendo i parametri per il successo. Quindi testano la soluzione su piccola scala, analizzano i risultati e applicano il cambiamento in modo completo o ripetono ulteriormente test. Il metodo PDSA è particolarmente utile per convalidare potenziali ottimizzazioni e garantire che i cambiamenti abbiano l'impatto desiderato prima che possano essere introdotti a livello dell'intera organizzazione.
10. Gestione totale della qualità (TQM)
La gestione totale della qualità adotta un approccio completo all'ottimizzazione dei processi, concentrandosi sul miglioramento delle prestazioni, dei risultati finali e dell'esperienza clienti. La TQM enfatizza la responsabilità a livello dell'intera organizzazione, il miglioramento continuo e l'empowerment del personale. Questa metodologia promuove un impegno a lungo termine per la qualità a tutti i livelli dell'organizzazione.
L'ottimizzazione dei processi è più efficace quando un'organizzazione identifica inefficienze persistenti o costi in aumento nei propri workflow. Le aziende possono ottenere i migliori risultati quando utilizzano la BPO durante periodi di crescita o cambiamento, ad esempio quando si ampliano le operazioni, si lanciano nuovi prodotti o si passa a nuove forme di IT (Information Technology).
È utile anche quando si riscontrano lacune misurabili nelle prestazioni, ad esempio errori frequenti, scadenze non rispettate o insoddisfazione del cliente. Inoltre, cambiamenti normativi o problemi di conformità possono richiedere una revisione dei processi per garantire l'adesione ai nuovi standard, e la BPO può essere di aiuto in tale transizione.
Detto questo, le organizzazioni non devono necessariamente attendere il verificarsi di queste circostanze prima di applicare l'ottimizzazione dei processi. La BPO ha il potenziale di ottimizzare i processi, il che rappresenta un vantaggio per qualsiasi azienda.
È utile anche quando si riscontrano lacune misurabili nelle prestazioni, ad esempio errori frequenti, scadenze non rispettate o insoddisfazione del cliente. Inoltre, cambiamenti normativi o problemi di conformità possono richiedere una revisione dei processi per garantire l'adesione ai nuovi standard, e la BPO può essere di aiuto in tale transizione.
Detto questo, le organizzazioni non devono necessariamente attendere il verificarsi di queste circostanze prima di applicare l'ottimizzazione dei processi. La BPO ha il potenziale di ottimizzare i processi, il che rappresenta un vantaggio per qualsiasi azienda.
Anche se le organizzazioni possono adottare un approccio diverso all'ottimizzazione dei processi a seconda dei loro obiettivi, settori o risorse, il processo in genere segue le stesse fasi di base. Di seguito è riportata una panoramica delle fasi primarie della BPO:
La prima fase consiste nell'identificare un processo che presenta prestazioni inferiori o che non è allineato agli obiettivi organizzativi. Concentrati sui processi che mostrano chiari segni di inefficienze: lunghi tempi di ciclo, elevati tassi di errore, frequenti reclami dei clienti ecc. Raccogli i dati tramite parametri pertinenti per determinare quali processi creano colli di bottiglia o riducono la produttività.
Una volta identificato un processo, crea una mappa dettagliata del workflow corrente. Includi tutte le fasi, gli input, gli output e gli stakeholder (strumenti come la mappatura dei processi o i diagrammi SIPOC possono aiutare a visualizzare il processo corrente). Dopo la mappatura, definisci obiettivi specifici per l'ottimizzazione. Evita obiettivi vaghi come migliorare o velocizzare il workflow, ma concentra invece l'attenzione su obiettivi misurabili e quantificabili, come ridurre gli errori del 15% o dimezzare i tempi di elaborazione.
Analizza il processo mappato per identificare le aree che possono essere migliorate. Una volta identificati i potenziali miglioramenti, assegna priorità in base alla fattibilità, al costo e ai risultati attesi. Concentrati innanzitutto sui cambiamenti a basso costo e ad alto impatto, affrontando le inefficienze più critiche senza causare interruzioni significative. Questo approccio consente alle organizzazioni di ottenere successi rapidi che creano slancio per ulteriori iniziative di ottimizzazione.
Una volta stabilite le priorità, riprogetta il processo per incorporare i miglioramenti. Questo passaggio potrebbe comportare il riordino delle fasi, l'automazione dei compiti, l'eliminazione delle ridondanze o l'esecuzione di altri cambiamenti. Collabora con gli stakeholder e il personale per garantire che il processo riprogettato sia pratico e pertinente agli obiettivi generali dell'azienda. La fase di riprogettazione deve includere anche una documentazione chiara per garantire che tutti comprendano il workflow aggiornato.
Prima di distribuire completamente il processo riprogettato, testalo in un ambiente controllato (ad esempio all'interno di un singolo team o reparto). In questo modo, avrai l'opportunità di identificare eventuali problemi imprevisti e raccogliere feedback dagli utenti. I test pilota consentono di effettuare regolazioni senza interferire in operazioni più complesse.
Una volta che il nuovo processo è stato testato con successo, è possibile applicarlo in tutta l'organizzazione. Fornisci formazione al personale per assicurarti che tutte le persone comprendano i cambiamenti e possano adottare il nuovo workflow in modo efficace. Stabilisci sistemi di monitoraggio per tenere traccia dei parametri di prestazioni.
La misurazione dei progressi è fondamentale per comprendere se l'ottimizzazione ha successo. Utilizza l'analisi per confrontare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) prima e dopo la distribuzione. La quantificazione dei risultati fornisce una prova del successo o evidenzia le aree in cui potrebbero essere necessarie ulteriori regolazioni.
L'ottimizzazione non è un compito che si espleta in un singolo momento. Anche dopo il miglioramento di un processo, sono necessari monitoraggio continuo e raccolta di feedback per garantire un'efficienza costante. Esamina regolarmente il processo per individuare nuovi colli di bottiglia o altre inefficienze e aggiorna i workflow man mano che le esigenze aziendali si evolvono.
Se fattibile, integra l'automazione nel processo per semplificare ulteriormente le operazioni. L'automazione è in grado di gestire compiti ripetitivi, ridurre gli errori umani e consentire al personale di concentrarsi sui attività più importanti dal punto di vista strategico. Inoltre, le tecnologie avanzate come l'intelligenza artificiale (AI) possono offrire dati predittivi e consigli per ulteriori miglioramenti dei processi, mantenendo i workflow aziendali agili e competitivi.
L'ottimizzazione dei processi può migliorare significativamente l'efficienza operativa e ridurre gli errori nei processi per le aziende di diversi settori. Prendi in considerazione i seguenti casi d'uso:
Ordini di acquisto
In alcune organizzazioni, la gestione degli ordini di acquisto può diventare complicata a causa dei processi di approvazione manuali che determinano l'accumulo di più richieste di acquisto. Per risolvere questo problema, le aziende possono distribuire un sistema di gestione dei workflow. Questo tipo di sistema consente al personale di selezionare gli elementi, instradare automaticamente le richieste di approvazione e tenere traccia dei progressi in tempo reale. Eliminando i passaggi manuali, il reparto acquisti può gestire le richieste più velocemente, mantenendo il ritmo costante del procurement.
Rimborso di viaggi
I processi di rimborso manuali e cartacei spesso determinano errori. Passando a un sistema di rimborso digitale, il personale può inserire gli importi in campi di moduli standardizzati, riducendo il rischio di errori di elaborazione. L'automazione può migliorare ulteriormente questo processo mettendo in risalto le incongruenze e accelerando le approvazioni.
Onboarding del personale
L'onboarding del nuovo personale in genere comporta diversi passaggi (ad esempio firma di contratti, provisioning degli asset, distribuzione di licenze e accessi ecc.). Se questi passaggi si basano su follow-up manuali, i ritardi possono essere inevitabili. Per migliorare questo processo, le organizzazioni possono configurare attivazioni automatizzate tramite e-mail. Ad esempio, una volta ricevuto un accordo firmato, un'e-mail automatizzata informa il reparto IT di fornire gli strumenti necessari. Ciò garantisce un'esperienza di onboarding più agevole e riduce il carico di lavoro dei team Risorse umane e IT.
Semplificazione della gestione dei pazienti in ambito sanitario
Le organizzazioni sanitarie devono affrontare sfide nella gestione dell'ammissione dei pazienti e delle procedure di trattamento. Le inefficienze amministrative derivanti dai moduli cartacei e dall'immissione manuale dei dati possono causare ritardi nell'assistenza ai pazienti. Applicando un sistema digitale per la registrazione dai dati sanitari, le informazioni sui pazienti possono essere raccolte elettronicamente e condivise istantaneamente con i reparti interessati. Questo metodo riduce i tempi di attesa, elimina efficacemente gli errori nelle cartelle cliniche e consente agli operatori sanitari di concentrarsi maggiormente sull'assistenza alle persone che ne hanno bisogno.
In alcune organizzazioni, la gestione degli ordini di acquisto può diventare complicata a causa dei processi di approvazione manuali che determinano l'accumulo di più richieste di acquisto. Per risolvere questo problema, le aziende possono distribuire un sistema di gestione dei workflow. Questo tipo di sistema consente al personale di selezionare gli elementi, instradare automaticamente le richieste di approvazione e tenere traccia dei progressi in tempo reale. Eliminando i passaggi manuali, il reparto acquisti può gestire le richieste più velocemente, mantenendo il ritmo costante del procurement.
I processi di rimborso manuali e cartacei spesso determinano errori. Passando a un sistema di rimborso digitale, il personale può inserire gli importi in campi di moduli standardizzati, riducendo il rischio di errori di elaborazione. L'automazione può migliorare ulteriormente questo processo mettendo in risalto le incongruenze e accelerando le approvazioni.
L'onboarding del nuovo personale in genere comporta diversi passaggi (ad esempio firma di contratti, provisioning degli asset, distribuzione di licenze e accessi ecc.). Se questi passaggi si basano su follow-up manuali, i ritardi possono essere inevitabili. Per migliorare questo processo, le organizzazioni possono configurare attivazioni automatizzate tramite e-mail. Ad esempio, una volta ricevuto un accordo firmato, un'e-mail automatizzata informa il reparto IT di fornire gli strumenti necessari. Ciò garantisce un'esperienza di onboarding più agevole e riduce il carico di lavoro dei team Risorse umane e IT.
Le organizzazioni sanitarie devono affrontare sfide nella gestione dell'ammissione dei pazienti e delle procedure di trattamento. Le inefficienze amministrative derivanti dai moduli cartacei e dall'immissione manuale dei dati possono causare ritardi nell'assistenza ai pazienti. Applicando un sistema digitale per la registrazione dai dati sanitari, le informazioni sui pazienti possono essere raccolte elettronicamente e condivise istantaneamente con i reparti interessati. Questo metodo riduce i tempi di attesa, elimina efficacemente gli errori nelle cartelle cliniche e consente agli operatori sanitari di concentrarsi maggiormente sull'assistenza alle persone che ne hanno bisogno.
ServiceNow offre pacchetti di prodotti competitivi che si ampliano man mano che la tua azienda cresce e le tue esigenze cambiano.
L'ottimizzazione dei processi consiste nell'eliminare gli sprechi e nell'ottimizzare ogni fase di ciascun workflow. ServiceNow rende possibile tutto questo grazie alla pluripremiata ServiceNow AI Platform. Questo sistema centralizzato per la gestione dei processi digitali sfrutta le funzionalità avanzate di intelligenza artificiale, offrendo alla tua azienda un trampolino di lancio da cui accelerare la produttività, connettendo persone, sistemi e funzioni e consentendo una collaborazione semplice e operazioni più intelligenti.
Workflow Data Fabric di ServiceNow estende queste funzionalità unificando dati, automazione e integrazioni API su un'unica piattaforma. Connettiti facilmente a tutti i tipi di dati (strutturati, non strutturati e di streaming) per accedere in tempo reale e ridurre la complessità di integrazione tra i workflow. Supportata dalle soluzioni ServiceNow avanzate, come Process Mining e Hub RPA, la funzionalità Workflow Data Fabric offre visibilità sulle inefficienze, consente ai team di automatizzare il lavoro ripetitivo e fornisce quanto necessario per estrarre informazioni utili dai dati non elaborati. Con ServiceNow, è semplice.
Scopri come ServiceNow semplifica l'ottimizzazione dei processi. Guarda subito la demo di ServiceNow.
Workflow Data Fabric di ServiceNow estende queste funzionalità unificando dati, automazione e integrazioni API su un'unica piattaforma. Connettiti facilmente a tutti i tipi di dati (strutturati, non strutturati e di streaming) per accedere in tempo reale e ridurre la complessità di integrazione tra i workflow. Supportata dalle soluzioni ServiceNow avanzate, come Process Mining e Hub RPA, la funzionalità Workflow Data Fabric offre visibilità sulle inefficienze, consente ai team di automatizzare il lavoro ripetitivo e fornisce quanto necessario per estrarre informazioni utili dai dati non elaborati. Con ServiceNow, è semplice.
Scopri come ServiceNow semplifica l'ottimizzazione dei processi. Guarda subito la demo di ServiceNow.
Il data fabric connette tutti i tuoi dati, ovunque risiedano, su un'unica piattaforma unificata. Trasmetti agli agenti AI le giuste informazioni per agire, in ogni area della tua azienda.