Kanban è un framework per la gestione dei workflow che semplifica i processi e rappresenta i compiti attraverso strumenti visivi. Le sue origini affondano nel settore manifatturiero. L'azienda automobilistica Toyota l'ha messo a punto per gestire la catena del valore, dai fornitori ai consumatori, e ridurre al minimo i colli di bottiglia, l'eccesso di scorte, le interruzioni nella filiera e altri problemi. Attraverso il monitoraggio continuo, il metodo Kanban ha consentito di ottimizzare l'efficienza produttiva e accelerare i lead time di consegna. 

Fin dall'inizio, Kanban si è evoluto ed è stato ampiamente adottato in diversi settori, come quello dello sviluppo software. In questo contesto, Kanban è un framework che semplifica e ottimizza i processi, visualizzando il lavoro e accelerando le consegne. La mappatura grafica dei compiti e dei workflow consente ai team che sviluppano software di monitorare lo stato di avanzamento in tempo reale, migliorando le comunicazioni, la trasparenza e la capacità di adattamento in base all'evoluzione delle priorità. 

La metodologia Kanban 

Per rappresentare i workflow, Kanban si avvale di una lavagna grafica. Questa lavagna di solito include colonne che indicano le diverse fasi del lavoro, come "To do", "In Progress" e "Done". Ogni compito è rappresentato da una scheda che si sposta attraverso le colonne man mano che si compiono progressi. In questo modo, i team possono visualizzare il workflow generale a colpo d'occhio, individuare le inefficienze e concentrarsi sulla riduzione dei tempi di consegna. 

Una caratteristica fondamentale del metodo Kanban è la priorità assegnata alla limitazione dei lavori in corso (WIP, Work In Progress). Se si definisce una soglia massima per il numero di compiti che è possibile svolgere contemporaneamente, i team sono più motivati a portarli a termine con efficienza prima di iniziarne altri nuovi. In questo modo non si evitano soltanto i colli di bottiglia, ma si assicura anche la produttività del personale, che resta concentrato sull'obiettivo più importante: completare il progetto. Inoltre, il monitoraggio costante dei workflow consente il miglioramento continuo e incrementali dei processi. 

Il metodo Kanban nella pratica 

Vediamo l'esempio di un team addetto al marketing che utilizza una lavagna Kanban per la creazione di contenuti. Compiti come la scrittura, la modifica e la pubblicazione sono rappresentati sotto forma di schede che avanzano da una colonna all'altra ("Backlog", "In Progress", "In Review" e "Published"). In base alla relativa disponibilità, i componenti del team spostano i compiti inclusi nella colonna "In Progress" nel rispetto dei limiti relativi al WIP. 

Se si presenta un collo di bottiglia (ad esempio, nella colonna "In Review" si accumula un numero eccessivo di compiti), il team può individuarlo e porvi rimedio prima che comprometta le altre fasi del processo. Questo approccio grafico assicura una visibilità completa e consente ai team di stabilire le priorità in modo efficace, migliorando costantemente il workflow. 

Scrum è un framework agile che rende più strutturata e organizzata la gestione dei progetti e consente ai team di realizzare un valore incrementale utilizzando gli "sprint", ossia brevi iterazioni mirate. Dato che pone al centro la responsabilità, la collaborazione e la trasparenza, il metodo Scrum aiuta i team a conformarsi all'evoluzione continua dei requisiti e a mantenere un'attenzione costante verso il raggiungimento dei risultati. Una componente principale di Scrum è il backlog, che delinea l'intero ambito di lavoro richiesto per il progetto (organizzato e assegnato in base alla priorità dal responsabile del prodotto). 

Scrum suddivide il lavoro in sprint basati su intervalli di tempo, che durano di solito da una a quattro settimane. In queste fasi, i team collaborano l'uno con l'altro per portare a termine un insieme predefinito di compiti. Al termine di ogni sprint, il team rende disponibile un incremento di prodotto utile in vista del raggiungimento degli obiettivi generali di un progetto. Le lavagne Scrum possono svolgere un ruolo fondamentale in questo processo, dato che organizzano i compiti in formato grafico e promuovono la coordinazione tra i team nonostante la velocità degli sprint. 

La metodologia Scrum 

Scrum suddivide il lavoro in sprint, che durano di solito da una a quattro settimane. All'inizio di ogni sprint, il team effettua una pianificazione per determinare quali compiti relativi al backlog del prodotto dovranno essere completati nel periodo prestabilito. Per tenere traccia dei compiti, viene utilizzata una lavagna Scrum, che comprende in genere diverse colonne relative al lavoro "To do", "In progress" e "Done" (proprio come avviene in Kanban). 

La metodologia prevede tre ruoli definiti: 

• Scrum Master 

  Questa persona si assume la completa responsabilità della corretta implementazione di Scrum, assicura il rispetto dei relativi principi ed elimina eventuali ostacoli che potrebbero compromettere i progressi del team. 

• Product Owner 

  Il Product Owner ha la responsabilità di definire e assegnare la priorità al backlog del prodotto, per aiutare il team a offrire il massimo valore concentrandosi sui compiti giusti al momento giusto. 

• Development Team 

  Il team esegue il lavoro, completa gli incrementi del prodotto e si assume la responsabilità collettiva di tutti i risultati. 

Vediamo l'esempio di un team di sviluppo software che utilizza la metodologia Scrum per creare una nuova funzionalità. Il punto di partenza è il perfezionamento del backlog del prodotto in collaborazione con il Product Owner, per definire la priorità dei compiti (ad esempio, progettazione dell'interfaccia utente, integrazione backend ed esecuzione di test). Durante la riunione di pianificazione dello sprint, viene individuato un sottoinsieme di compiti che si possono ragionevolmente completare in una sessione di due settimane. Ogni compito viene aggiunto a una lavagna Scrum. Il team partecipa tutti i giorni a brevi stand-up, ossia riunioni in cui si discutono i progressi e si risolvono eventuali ostacoli. Ogni membro ha un quadro chiaro di chi si sta occupando di un compito specifico e fa in modo che i compiti vengano svolti al meglio in ogni fase. 

Al termine dello sprint, durante la relativa attività di revisione, il team presenta la funzionalità sviluppata dopo aver raccolto il feedback dei diversi stakeholder. Quindi viene condotta un'analisi retrospettiva team per capire che cosa ha funzionato e individuare le aree di miglioramento dei prossimi sprint. Grazie a questo approccio iterativo, i team possono procedere secondo incrementi di prodotto fruibili e di alta qualità e al contempo restare agili. 

Filosofia 

• Kanban punta sul flusso continuo e sulla flessibilità, e consente ai team di adeguare le priorità in qualsiasi momento. 
• Scrum promuove la disciplina e procedure di consegna strutturate mediante iterazioni con limiti temporali. 

Ruoli e responsabilità

• In Kanban non esistono ruoli predefiniti. I team collaborano e si assumono insieme la responsabilità dei workflow.
• Scrum punta invece sulla velocità per determinare il volume di lavoro che i team possono portare a termine in uno sprint.   

Consegna degli asset 

• Con Kanban il lavoro viene svolto senza soluzione di continuità, quindi i compiti vengono rilasciati al completamento.  
• Con Scrum, il lavoro viene portato a termine attraverso incrementi progressivi, al termine di ogni sprint. 

Anche se presentano una struttura diversa e vengono implementati in modo differente, Kanban e Scrum condividono molti dei principi fondamentali che stanno alla base dell'approccio Agile. Ecco gli ambiti principali in cui Kanban e Scrum presentano analogie: 

Possibilità di eseguire il breakdown di compiti più complessi 

Entrambi i framework suddividono i progetti di grandi dimensioni in compiti più piccoli e facili da gestire. Questo approccio iterativo consente ai team di concentrarsi sui progressi ottenuti in modo incrementale, mantenendo al contempo la flessibilità necessaria per adeguarsi all'evoluzione delle priorità. 

Impegno per il miglioramento continuo 

Il miglioramento continuo è un aspetto fondamentale condiviso da entrambi i framework. A questo scopo i team Kanban esaminano periodicamente i workflow e identificano le inefficienze attraverso parametri come i tempi di consegna e quelli di ciclo. Allo stesso modo, i team Scrum conducono retrospettive degli sprint, ossia incontri specifici in cui si riflette su cosa ha funzionato e su cosa si può migliorare.  

Visibilità dei workflow 

Per promuovere la trasparenza e tenere traccia dei progressi, entrambe le metodologie si basano su strumenti visivi. Kanban utilizza una lavagna formata da colonne per rappresentare le fasi di lavoro, mentre Scrum utilizza le sprint lavagna per mostrare lo stato dei compiti. In entrambi i casi, i team e gli stakeholder possono vedere chiaramente il flusso di lavoro e prendere decisioni consapevoli. 

Gestione dei compiti basata su pull 

Sia in Kanban che in Scrum, i compiti vengono gestiti mediante un approccio basato su pull. I componenti del team si assegnano nuovi compiti solo se sono in grado di portarli a termine. Questo evita che le singole persone si trovino oberate di lavoro e assicura che le operazioni vengano portate avanti al meglio. 

Limite ai WIP 

Kanban applica esplicitamente i limiti WIP in quanto definisce una soglia massima per il numero di compiti inseriti nella colonna "In Progress" della lavagna. In Scrum, i limiti WIP (Work In Progressi, lavori in corso) sono gestiti indirettamente durante la pianificazione dello sprint. In questa fase, il team determina la quantità di lavoro che può essere realisticamente completata entro il termine di uno sprint. Entrambi i metodi utilizzano i limiti WIP per evitare colli di bottiglia e assicurare l'avanzamento costante del lavoro. 

Workflow incrementali e iterativi 

Kanban e Scrum suddividono entrambi il lavoro in segmenti più piccoli e facili da gestire, in modo che i team possano generare un valore incrementale ed eseguire iterazioni in base al feedback. Se Scrum incorpora le iterazioni esplicitamente attraverso gli sprint, Kanban agevola invece il miglioramento per incrementi progressivi, in quanto consente di aggiungere nuovi compiti o introdurre aggiornamenti in base alle necessità. 

Kanban è un approccio grafico e flessibile alla gestione dei workflow e proprio per questo è la soluzione ideale per i team che devono gestire continuamente compiti in costante cambiamento. Come ogni framework, tuttavia, ha i suoi limiti e la sua efficacia dipende dalla struttura e dalle esigenze specifiche dei team. 

Pro 

• Visualizzazione del workflow 

  Le lavagna Kanban offrono un quadro chiaro e in tempo reale dei vari compiti, del relativo stato, della situazione generale e di eventuali colli di bottiglia. Questa visualizzazione intuitiva consente di definire al meglio le priorità e fa in modo che tutti i soggetti interessati siano al corrente dello stato attuale del lavoro. In più, promuove la trasparenza e di conseguenza la collaborazione. 

• Limitazione del lavoro in corso per garantire la qualità 

  Con il metodo Kanban i team possono limitare il volume dei compiti in corso, in modo da non essere oberati di lavoro, e ne assicura il completamento efficiente. Puntando sulla qualità anziché sulla quantità, è possibile risultati di alto valore e al contempo mantenere la coerenza e l'attenzione ai dettagli. 

• Definizione di cicli continui di feedback 

  Kanban integra procedure che consentono di ricevere frequenti feedback, esaminare l'avanzamento del lavoro e mettere in luce le aree di miglioramento. Questi cicli di feedback promuovono una cultura incentrata sull'apprendimento continuo e assicurano che i processi si evolvano di pari passo con le esigenze aziendali. 

• Aumento della collaborazione e della capacità di adattamento dei team 

  Kanban punta soprattutto sulla responsabilità condivisa: i componenti del team possono collaborare al meglio e aiutarsi l'un l'altro quando necessario. 

• Adeguamento al cambiamento continuo delle priorità e dei workflow 

  Essendo un metodo molto flessibile, Kanban consente ai team di modificare i workflow e ridefinire la priorità dei compiti senza compromettere l'avanzamento del lavoro. Questa capacità avanzata di adattamento è utile soprattutto nelle situazioni in cui requisiti e priorità possono subire frequenti cambiamenti. 

Svantaggi 

• Assenza di ruoli predefiniti in termini di responsabilità 

  Dato che in Kanban non sono previsti ruoli specifici o responsabilità predefinite, la responsabilità dei compiti potrebbe non essere immediatamente comprensibile. I team che non hanno messo a punto una disciplina interna efficace potrebbero avere difficoltà a lavorare sempre in modo chiaro e strutturato. 

• Aumento della complessità e del sovraccarico dei team 

  Se contengono un numero eccessivo di colonne e compiti, oppure workflow definiti in modo approssimativo, le lavagne Kanban possono diventare difficili da gestire. Questa complessità può ostacolare la produttività e rendere più difficile concentrarsi sul completamento dei compiti. 

• Assenza di scadenze definite 

  Dato che in Kanban non sono previsti tempi prestabiliti, non esistono nemmeno scadenze incorporate per il completamento dei compiti. Senza una disciplina esterna o compiti cardine concordati, i team possono incorrere in ritardi e non riuscire a portare a termine il lavoro nei tempi previsti. 

Scrum offre un approccio strutturato e iterativo alla gestione dei progetti, quindi è la soluzione ideale per i team che lavorano su progetti complessi con obiettivi definiti. Per contro, la rigidità di questo metodo e i requisiti imposti in termini di risorse possono costituire un problema nei contesti in cui le priorità cambiano con elevata frequenza. 

Pro 

• Accelerazione del completamento dei compiti 

  L'uso di sprint a intervalli temporali predefiniti consente ai team di concentrarsi sul raggiungimento di specifici risultati finali entro un dato periodo. Questo approccio non soltanto accelera l'avanzamento del lavoro, ma assicura anche che i compiti vengano completati procedendo per incrementi graduali e gestibili.

• Migliore organizzazione dei compiti 

  I ruoli prestabiliti, come Scrum Master e Product Owner, assicurano che le responsabilità siano chiaramente assegnate e che il lavoro sia coordinato in modo ottimale. Le cerimonie strutturate, come la pianificazione dello sprint e le analisi retrospettive, consentono ai team di restare allineati e procedere sulla strada giusta per raggiungere gli obiettivi del progetto. 

• Motivazione dei team attraverso risultati immediati 

  Dato che suddivide i progetti in incrementi più piccoli e facili da completare, Scrum consente ai team di ottenere progressi visibili con maggiore frequenza. Questi risultati, raggiunti rapidamente, tengono alto il morale dei team e danno slancio costante al ciclo di vita dei progetti. 

• Informazioni chiare sull'avanzamento del progetto 

  Le lavagne Scrum, gli stand-up quotidiani e la revisione dello sprint assicurano trasparenza e visibilità sullo stato corrente dei compiti. In questo modo, sia gli stakeholder che i membri del team possono capire quali progressi sono stati compiuti e individuare tempestivamente eventuali problemi. 

• Workflow orientati agli obiettivi 

  Dato che gli sprint puntano a ottenere risultati tangibili, Scrum permette di dare maggiore importanza agli obiettivi anziché agli output. Questo approccio assicura che tutti i compiti svolti siano pertinenti e che ogni sprint dia un contributo significativo al raggiungimento degli obiettivi generale di un progetto. 

Svantaggi 

• Attenzione e impegno elevati 

  Il carattere rapido degli sprint richiede a tutti i componenti dei team di restare sempre concentrati e di impegnarsi in modo costante. Altrimenti, potrebbero avere difficoltà a conseguire gli obiettivi dello sprint o a raggiungere risultati di alta qualità. 

• Problemi di allineamento tra team che procedono con velocità diverse 

  Gli sprint strutturati di Scrum si basano su una velocità costante, che può essere compromessa se i team lavorano più lentamente o si trovano ad affrontare ostacoli imprevisti. Questi problemi possono avere un impatto negativo sulla produttività e sull'avanzamento generale degli sprint. 

• Necessità di risorse e attività di pianificazione 

  Le cerimonie di Scrum, come la pianificazione degli sprint, gli stand-up quotidiani e le analisi retrospettive, richiedono tempo e impegno per essere eseguite in modo efficace. I team composti da pochi membri o con risorse limitate hanno difficoltà a gestire questi compiti. 

• Meno flessibilità per apportare modifiche agli sprint intermedi 

  Quando uno sprint è in corso, Scrum non offre la flessibilità necessaria per adattarsi all'evoluzione delle priorità. L'introduzione di nuovi compiti o le modifiche apportate all'ambito di applicazione degli sprint intermedi possono rallentare i progressi e influire sulla capacità del team di rispettare gli impegni assunti. 

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