Una gestione efficace dei costi è il segreto di tutte le aziende di successo. Per ottenere ricavi, è necessario allocare al meglio i finanziamenti in modo che coprano diversi tipi di costi, dalle operazioni quotidiane alle iniziative per la crescita nel lungo periodo. Queste spese sono spesso raggruppate in categorie per scopi di pianificazione e monitoraggio. Due tra le più importanti sono le spese in conto capitale (CapEx, Capital Expenditures) e le spese operative (OpEx, Operational Expenditures), che forniscono informazioni estremamente utili sulle modalità di allocazione delle risorse.
CapEx e OpEx si distinguono per diversi aspetti. Ad esempio, la contabilizzazione. Tuttavia, decidere come e quando stanziare finanziamenti in queste due categorie è una scelta strategica di primaria importanza. Questa decisione ha un'influenza diretta sul raggiungimento degli obiettivi a breve e lungo termine e conseguenze precise per gli azionisti e gli stakeholder interni.
A seconda delle esigenze e degli obiettivi specifici di un'organizzazione, possono esistere diversi tipi di CapEx. Ecco alcune delle spese CapEx più comuni:
- Edifici (attività di costruzione e ristrutturazione)
Sono i costi legati alla costruzione di nuovi uffici, magazzini o stabilimenti di produzione, così come quelli associati alla ristrutturazione o all'ammodernamento delle strutture esistenti, in modo che siano più efficienti per l'azienda.
- Attrezzature
In questa categoria rientrano gli investimenti in macchinari, strumenti o apparecchiature da ufficio che sono indispensabili per la produzione, la fornitura di servizi o altre funzioni aziendali.
- Aggiornamento di software e altre tecnologie
Nelle spese CapEx possono essere inclusi anche gli investimenti in nuove licenze software o infrastrutture, nonché i costi relativi all'aggiornamento dei sistemi IT (Information Technology) esistenti, allo scopo di ottimizzare le capacità e i processi aziendali.
- Veicoli
Anche l'acquisto di veicoli a uso aziendale, come i furgoni per le consegne, le auto di servizio o altri mezzi speciali, è considerato una spesa in conto capitale (CapEx, Capital Expenditures).
- Brevetti e licenze
Sono ritenute CapEx anche le spese per asset immateriali, come i brevetti i marchi registrati, i copyright e le licenze software.
- Ricerca e sviluppo (R&D)
I costi sostenuti per la realizzazione di nuovi prodotti, processi e tecnologie sono spesso classificati come CapEx, perché sono intesi a produrre vantaggi nel lungo periodo. Rientrano nella categoria OpEx anche gli investimenti effettuati per migliorare le attività di routine.
- Affitti, tasse e altri costi legati alle strutture
Si tratta delle spese affrontate per l'affitto di uffici, magazzini e stabilimenti di produzione, insieme alle relative imposte e altri costi associati alla gestione delle sedi aziendali.
- Stipendi
Le imposte sui salari, i benefit e le retribuzioni dei dipendenti rientrano tra le spese OpEx, perché sono imprescindibili per la gestione delle attività quotidiane e mantenere costante la produttività della forza lavoro.
- Assicurazioni
I premi delle polizze per i fabbricati, la responsabilità civile, le spese mediche e altro sono considerate come spese operative, perché tutelano l'azienda da eventuali rischi e obblighi di risarcimento.
- Costi amministrativi
Le spese per le operazioni aziendali quotidiane, che comprendono ad esempio gli articoli da ufficio e altri costi legati alla gestione organizzativa, sono classificate come OpEx.
- Costi per le attività di marketing e la pubblicità
Anche le spese associate alle campagne promozionali, alla pubblicità digitale e ad altre iniziative di marketing, che puntano a promuovere la visibilità del brand e il coinvolgimento dei clienti, fanno parte della categoria OpEx.
In alcuni casi, le aziende possono scegliere se effettuare un investimento come CapEx oppure OpEx. Ad esempio, gli hardware possono essere acquistati (CapEx) o presi a noleggio (OpEx) e i software sono disponibili sia on premise in licenza (CapEx) o tramite un servizio basato su cloud in abbonamento (OpEx). In queste situazioni, valutare se effettuare una spesa come CapEx oppure OpEx non è soltanto inerente alla creazione di report finanziari, ma fa parte di una strategia aziendale più ampia.
Per stanziare al meglio il budget, gestire il flusso di cassa, garantire la conformità agli standard contabili e ottimizzare le strategie finanziarie è importante conoscere bene le differenze tra queste categorie di spesa. Ecco le principali differenze tra le spese CapEx e OpEx:
Le spese CapEx sono distribuite lungo l'intera vita utile dell'asset mediante due procedimenti: il deprezzamento, ossia la ripartizione graduale del costo di un bene fisico nel corso del tempo, o l'ammortamento, nel caso dei beni immateriali. I costi OpEx, invece, sono registrati direttamente come spesa nel conto economico, in corrispondenza del periodo in cui l'azienda li ha sostenuti. Le conseguenze sulla redditività sono quindi immediate.
Nella categoria CapEx sono compresi gli investimenti a lungo termine volti a migliorare la capacità operativa o la crescita futura dell'organizzazione. Nella categoria OpEx sono invece incluse le spese ricorrenti a breve termine che risultano necessarie per le operazioni aziendali quotidiane.
Le spese CapEx offrono vantaggi fiscali nel corso del tempo, perché consentono di far leva sulle deduzioni legate al deprezzamento o all'ammortizzazione. Questo riduce gradualmente il reddito imponibile dato che i costi vengono distribuiti lungo l'intera durata utile degli asset. A confronto, le spese OpEx sono totalmente deducibili nell'anno in cui vengono sostenute e quindi consentono di diminuire subito il reddito imponibile di quel periodo specifico.
Le spese CapEx promuovono la generazione dei ricavi e la crescita a lungo termine, perché si tratta di investimenti in asset che migliorano le operazioni aziendali, le capacità di sviluppo e la fornitura dei servizi. Anziché contribuire alla crescita strategica nel corso del tempo, le spese OpEx sono rivolte soprattutto al supporto delle attività in corso e alla generazione immediata dei profitti.
La gestione dei costi CapEx presenta luci e ombre. Vediamo in dettaglio i pro e i contro principali delle spese in conto capitale.
Le spese in conto capitale sono associate a numerosi vantaggi; in particolare, sostengono la crescita continua dell'azienda. Di seguito ne sono riportati altri:
Prevedibilità
Gli investimenti CapEx rendono chiari i costi iniziali e prevedibili i programmi di deprezzamento, consentendo una pianificazione finanziaria più precisa. La possibilità di sapere come incidono sul budget nel corso del tempo permette alle aziende di allocare al meglio le risorse.
Autonomia
Le organizzazioni che acquistano asset, come le apparecchiature, o apportano miglioramenti alle infrastrutture IT hanno un maggior controllo su come vengono utilizzate e gestite queste risorse. Inoltre, possono personalizzarle o adattarle all'evoluzione aziendale.
Valore nel lungo periodo
Gli investimenti CapEx promuovono di solito la crescita e la stabilità e quindi generano un valore costante. Gli edifici, le soluzioni tecnologiche e i macchinari sono tutti asset che ottimizzano le operazioni e la possibilità di generare ricavi nel corso di molti anni, consolidando il ritorno sull'investimento (ROI, Return on Investment).
- Vantaggi in termini di ammortamento fiscale
Oltre ad assicurare un valore nel lungo periodo, gli investimenti stanziati per i costi CapEx assicurano vantaggi fiscali, in quanto le aziende possono dedurre il deprezzamento degli asset nel corso del tempo. Questo consente la diminuzione graduale del reddito imponibile e allevia gli oneri finanziari per le aziende attente al budget.
Anche se presentano evidenti vantaggi, le spese CapEx comportano una serie di problemi che le aziende devono tenere in considerazione:
- Limiti al pagamento differito delle imposte
Le spese CapEx per gli acquisti più ingenti offrono vantaggi in termini di deprezzamento, ma vincolano i fondi che potrebbero altrimenti ridurre il reddito imponibile in breve tempo. Per compensare questo problema, è consigliabile seguire un approccio bilanciato che combini le strategie CapEx e OpEx. In questo modo è possibile ottimizzare le strategie fiscali e mantenere stabile al contempo il flusso di cassa.
- Gestione dei rischi
Gli errori commessi durante la stima dei costi o il calcolo delle tempistiche di un progetto possono causare ritardi e determinare uno sforamento del budget, con gravi conseguenze sul ROI. Per ovviare a questo problema, è consigliabile svolgere studi di fattibilità approfonditi e accantonare dei fondi di emergenza.
Fluttuazioni del mercato
La diffusione di nuove tecnologie e l'evoluzione della domanda possono pregiudicare la pertinenza degli investimenti effettuati: gli asset corrono il rischio di diventare obsoleti prima che l'azienda riesca a sfruttarne appieno il valore. Una possibile soluzione consiste nel valutare con una certa frequenza le tendenze del settore e dare la priorità agli investimenti CapEx più flessibili e facili da modificare in base alle esigenze.
Limiti di budget
Le spese CapEx comportano costi iniziali elevati e quindi problemi di finanziamento, soprattutto per le aziende che dispongono di risorse limitate da allocare a diversi progetti. Per ridurre le ripercussioni economiche immediate, è consigliabile determinare la priorità degli investimenti basandosi sugli obiettivi strategici e sfruttare opzioni di finanziamento come il prestito e il noleggio.
Impatto a lungo termine e ROI
Misurare i rendimenti finanziari sugli investimenti CapEx può essere un'operazione complessa, in quanto questi progetti sono soggetti a diverse variabili e si estendono su un periodo di tempo prolungato. Questo problema può essere risolto utilizzando modelli di ROI dettagliati, analizzando i possibili scenari e riesaminando periodicamente i progetti (per monitorare le prestazioni).
Le spese operative sono indispensabili per gestire le attività quotidiane e per aumentare da subito la produttività dell'azienda. Anche se si tratta di una strategia a basso rischio e più flessibile per la definizione del budget, l'OpEx presenta comunque alcuni aspetti problematici.
L'OpEx offre alle aziende diversi vantaggi, primi fra tutti la capacità di adattamento e l'aumento dell'efficienza operativa nel breve periodo. Di seguito ne sono riportati altri:
- Rischi inferiori
Nell'ambito dell'OpEx, i pagamenti sono ricorrenti e suddivisi in importi ridotti, quindi possono essere adeguati facilmente alle esigenze dell'azienda o alle condizioni del mercato. Dato che le imprese sono libere da vincoli a lungo termine, si riduce inoltre il rischio che le tecnologie diventino obsolete e che i progetti non vengano completati correttamente.
- Flessibilità del budget e riduzione dei costi legati alla manutenzione
Se si adotta una strategia OpEx, sono in genere i fornitori a occuparsi degli aggiornamenti software e della manutenzione delle attrezzature. Il personale interno deve quindi gestire un carico di lavoro inferiore e l'azienda ha a disposizione un ulteriore flusso di cassa da destinare ad altre esigenze.
- Possibilità di adattamento dell'architettura
I modelli OpEx, come i servizi basati su cloud, consentono di aumentare o ridurre le risorse utilizzate secondo necessità. Le aziende hanno quindi tutta l'agilità necessaria per adattarsi subito all'evoluzione del mercato o delle condizioni commerciali.
Pur essendo molto flessibili, le spese OpEx comportano degli ostacoli che le aziende devono conoscere per sfruttare al meglio questa categoria di costi. Vediamo quali sono:
- Oneri fiscali ricorrenti
Se i costi OpEx sono interamente deducibili nell'anno in cui vengono sostenute, le spese ricorrenti possono comportare nel complesso una maggiore imponibilità fiscale, in confronto alle deduzioni progressive delle spese in conto capitale. Utilizza strategie di pianificazione fiscale per ottimizzare le agevolazioni e mantenere al contempo la flessibilità finanziaria.
- Costi totali più elevati
Le spese operative associate ai servizi di terze parti possono portare a costi complessivi più elevati rispetto all'acquisto e alla proprietà diretta dell'infrastruttura. I pagamenti ricorrenti, associati a importi ridotti, in periodi di tempo prolungati potrebbero non sembrare vantaggiosi come un unico pagamento di importo consistente. È quindi necessario calcolare il costo totale di proprietà (TCO, Total Cost of Ownership) associato all'intero periodo di utilizzo e fare un confronto tra il risultato ottenuto e il costo previsto per una soluzione acquistata.
- Meno controllo
Nell'ambito delle spese OpEx, l'outsourcing ai fornitori implica spesso la delega della gestione di hardware, software e attività di manutenzione. Questo può diventare un problema se i fornitori devono far fronte a interruzioni del servizio o se non riescono a mantenere le promesse garantite. Durante la procedura di selezione, è opportuno dare la priorità alle aziende che propongono contratti sul livello del servizio (SLA, Service Level Agreements) convenienti e predisporre dei piani di backup per ridurre i rischi associati alla dipendenza da un unico fornitore.
Per gestire al meglio le spese operative e quelle in conto capitale, non è sufficiente avere competenze contabili: è necessario effettuare una pianificazione strategica, promuovere la collaborazione fra team interfunzionali e adottare gli strumenti giusti per raggiungere gli obiettivi di breve e lungo periodo. Vediamo quindi quali sono le procedure e le best practice più importanti per introdurre una strategia CapEx od OpEx in qualsiasi organizzazione.
I processi CapEx spesso sono articolati in diverse fasi e coinvolgono una serie di stakeholder, con il rischio che si possano verificare inefficienze e colli di bottiglia. Quando possibile, è consigliabile optare per la semplificazione. Ecco come:
Adozione di una piattaforma centralizzata
L'impiego di una soluzione end-to-end per la gestione dei costi CapEx offre funzionalità di automazione avanzate, consente una comunicazione ottimale tra i reparti e riduce i ritardi nelle attività di approvazione.
Standardizzazione dei processi
Assicurati che tutti i team si attengano a workflow coerenti per l'invio, l'analisi e l'approvazione delle richieste CapEx. Per ridurre ulteriormente i colli di bottiglia, adotta soluzioni specifiche per l'automazione del workflow.
Utilizzo delle tecnologie
Implementa l'intelligenza artificiale (AI) e altri strumenti in grado di classificare automaticamente le spese come CapEx oppure OpEx. Queste soluzioni consentono anche di ottimizzare l'allocazione del budget attraverso informazioni approfondite in tempo reale.
Per mettere a punto un'efficace strategia di gestione delle spese, è necessario tenere conto delle esigenze, degli obiettivi specifici e dei vincoli finanziari dell'azienda. Assicurati quindi di:
Esame delle priorità organizzative
Cerca di capire se la cultura aziendale dà tendenzialmente più importanza all'approvazione delle spese CapEx o OpEx e stabilisci se questa strategia è sia in linea agli obiettivi di lungo termine.
Definizione di programmi per il futuro
Valuta la vision dell'azienda prevista per i 10 anni successivi, considerando anche l'impatto finanziario degli investimenti CapEx rispetto ai costi OpEx ricorrenti. I modelli ibridi, come le soluzioni che combinano sistemi on premise e servizi cloud, possono offrire la flessibilità necessaria per soddisfare le esigenze a lungo e a breve termine.
Una corretta gestione delle spese in conto capitale e di quelle operative richiede un monitoraggio continuo e la collaborazione tra diversi reparti. Tra le best practice più importanti rientrano:
- Valutazioni periodiche
Riesamina i sistemi, le attrezzature e i processi per stabilire se è necessario apportare aggiornamenti o introdurre sostituzioni. Dai priorità agli investimenti in base alla possibilità che generino valore.
- Sviluppo di programmi dettagliati
Metti a punto roadmap chiare per la gestione dei progetto. Definisci budget, tempistiche e obiettivi in modo da avere la certezza che gli investimenti CapEx supportino la strategia aziendale.
- Allocazione ponderata del budget
Definisci una corretta allocazione dei budget per i costi CapEx e OpEx e accantona dei fondi di riserva per le spese impreviste.
- Monitoraggio delle prestazioni
Monitora i progetti CapEx e le spese OpEx, in base a KPI definiti, per capire se producono risultati ottimali. Valuta se le spese effettuate generano i risultati attesi. In caso contrario, modifica le strategie di conseguenza.
- Collaborazione interfunzionale
Coinvolgi i team dei reparti Finanza, Operazioni e così via per abbracciare punti di vista diversi e promuovere il brainstorming.
La tecnologia può dare un contributo decisivo alla gestione dei costi CapEx e OpEx. Ecco alcune informazioni utili:
- Approfitta dei software per la gestione dei progetti
Gestire i progetti con strumenti appositi consente di monitorare i budget, le tempistiche e le prestazioni in tempo reale.
- Impiega strumenti per l'analisi dei dati
L'analisi degli schemi di spesa e dei dati sulle prestazioni mette in luce le tendenze e le opportunità di miglioramento.
- Accentra la gestione dei dati
Implementa strumenti appositi per consolidare le informazioni dei costi CapEx e OpEx in un'unica piattaforma, per una maggiore visibilità e un miglioramento dei processi decisionali.
Informazioni utili e allocazione delle risorse Una strategia CapEx e OpEx efficace non consiste soltanto nel rilevamento dei costi. È una distinzione strategica delle risorse finanziarie che consente di allineare le risorse agli obiettivi sia di breve che di lungo termine. ServiceNow offre un insieme completo di funzionalità a supporto dei processi decisionali.
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Inoltre, i workflow per finanza e filiera di ServiceNow sono pensati per supportare sia le attività economiche operative sia per la pianificazione finanziaria futura. In questo modo è possibile considerare i costi CapEx e OpEx come strumenti indispensabili per raggiungere gli obiettivi aziendali. Le soluzioni di ServiceNow, supportate anche dai servizi Gestione asset IT (ITAM, IT Asset Management) e Gestione tecnologia operativa (OTM, Operational Technology Management) permettono di colmare il divario tra gli investimenti strategici e le esigenze operative attuali.
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