L'obiettivo di tutte le aziende è sostanzialmente lo stesso: crescere. Il problema è che l'espansione delle operazioni comporta in genere anche un aumento della complessità di dati e sistemi. La gestione del procurement e delle transazioni finanziarie diventa sempre più complessa, dato che i processi sono disconnessi e generano inefficienze, rischi per la conformità e la perdita di opportunità di risparmio. Per far fronte a questi problemi, le aziende devono trovare un modo per allineare le attività di acquisto e le operazioni finanziarie, in modo da ottenere un maggiore controllo sulle spese. Da queste necessità di efficienza e integrazione parte lo sviluppo del processo Procure-to-Pay (P2P).
Il Procure-to-Pay (P2P) è un processo end-to-end che mette in collegamento le attività di procurement e la contabilità fornitori, in modo da gestire ogni fase essenziale: dall'identificazione delle esigenze di acquisto al completamento e all'esecuzione dei pagamenti. Se viene implementato in modo corretto, il processo P2P non si limita soltanto a semplificare le operazioni, ma migliora il controllo sui costi e aumenta le prestazioni generali dell'azienda. Il processo P2P segue quindi una serie di passaggi fondamentali.
Il processo Procure-to-Pay è una sequenza strutturata che consente di gestire l'intero ciclo di vita delle attività di acquisto di beni e servizi. Un processo P2P ben gestito assicura che le attività di procurement siano in linea con i criteri, i budget e gli obiettivi operativi dell'azienda, mantenendo al contempo relazioni consolidate con i fornitori. Anche se organizzazioni diverse possono modificare l'approccio in base ai propri obiettivi, la maggior parte dei sistemi P2P si attiene a una struttura simile a quella descritta di seguito:
- Identificazione dei beni o servizi richiesti
Il processo ha inizio quando un team o un reparto riscontra che è necessario acquisire un bene o un servizio. La valutazione dovrà essere conforme ai limiti di budget e agli obiettivi operativi dell'azienda. Se in questa fase si definiscono con chiarezza una serie di elementi, come le specifiche, le quantità desiderate e i tempi previsti, è possibile evitare spese superflue e completare al meglio la procedura di procurement. - Scelta dei fornitori
Dopo aver identificato le esigenze aziendali, i team addetti al procurement devono scegliere i fornitori più appropriati. Questa fase può prevedere l'invio di una richiesta di preventivo (RFQ, Request For Quote) o di proposta (RFP, Request for Proposal), nonché la valutazione dei fornitori in base a diversi criteri, come l'affidabilità, i tempi di consegna, i prezzi e la qualità del bene o del servizio fornito. L'impiego di procedure efficaci per la selezione consente di ridurre i costi a lungo termine e assicura che i fornitori individuati siano in grado di apportare un contributo importante al successo dell'azienda. - Ordini di acquisto
Dopo la scelta del fornitore, l'azienda emette un ordine di acquisto (PO, Purchase Order). Si tratta di un documento ufficiale che contiene informazioni dettagliate sulla transazione, come le quantità richieste, i prezzi applicati, le date di consegna e i termini di pagamento. Il PO costituisce un contratto vincolante fra l'acquirente e il fornitore, a cui è possibile fare riferimento in caso di problemi. - Ricezione di beni o servizi
Al momento della consegna, l'organizzazione controlla che i beni o i servizi corrispondano alle specifiche descritte nel PO. Occorre quindi verificare le quantità consegnate, gli standard di qualità e il rispetto dei tempi di consegna. Il personale documenta eventuali discrepanze e chiede al fornitore di risolvere il problema. - Elaborazione e approvazione della fattura
Dopo la consegna, il fornitore invia all'azienda una fattura. Il documento viene confrontato con il PO e le bolle di ricezione, secondo una procedura contabile chiamata "three-way match", ossia corrispondenza a tre vie. In questo modo si ha la certezza che l'importo fatturato coincida con i beni o i servizi effettivamente ricevuti. Se si riscontrano incongruenze, devono essere risolte prima che venga approvato il pagamento della fattura. - Autorizzazione ed esecuzione del pagamento
Una volta verificata e approvata la fattura, il pagamento viene elaborato secondo i termini concordati. Tra i metodi di pagamento sono inclusi i bonifici bancari, gli assegni e le carte di credito. L'esecuzione tempestiva dei pagamenti assicura relazioni ottimali con i fornitori e può consentire di ottenere in futuro termini contrattuali più vantaggiosi.
In assenza di una strategia ben definita, le procedure di procurement e pagamento possono risultare frammentate. Il P2P consente proprio di risolvere questo problema, perché integra il procurement e le operazioni finanziare in modo tale che ogni transazione sia allineata al meglio con gli obiettivi in termini di budget e la strategia dell'azienda. Grazie a questo approccio strutturato, è possibile ottimizzare il controllo operativo e ridurre il rischio di problemi legati agli asset finanziari, come l'aumento incontrollato dei costi, compromettere la gestione della conformità alle normative e mettere a dura prova le preziose relazioni con i fornitori.
Le aziende che implementano al meglio il Procure-to-Pay riscontrano miglioramenti sostanziali e misurabili nelle operazioni finanziarie e in quelle associate al procurement. Nello specifico, il Procure-to-Pay consente di ottenere i seguenti vantaggi:
- Risparmio sui costi
L'automazione e la standardizzazione dei processi P2P rende più precisa la definizione del budget, evita costose inefficienze e offre informazioni fruibili sugli schemi di spesa ricorrenti. Nel corso del tempo, questi fattori contribuiscono a migliorare le prestazioni finanziare e utilizzare al meglio le risorse. - Maggiore velocità
Grazie all'automazione dei compiti di routine più importanti, come la creazione di ordini di acquisto, la corrispondenza delle fatture e l'elaborazione dei pagamenti, il P2P accelera l'intero ciclo di vita del procurement. Grazie a questa efficienza, è possibile ridurre i ritardi e migliorare i tempi di consegna, permettendo al contempo alle organizzazioni di intervenire a seguito di eventuali interruzioni della filiera o altri cambiamenti. L'accelerazione dei processi di procurement consente inoltre ai dipendenti di concentrarsi sulle attività che comportano un maggior valore. - Migliori relazioni con i fornitori
Un processo P2P affidabile supporta sia i fornitori che le attività con cui fanno affari. Grazie ai sistemi intelligenti, i fornitori vengono pagati con precisione ed entro le tempistiche previste. La trasparenza delle comunicazioni e la prevedibilità dei cicli di pagamento semplifica la gestione di relazioni positive con i fornitori e quindi migliorare non soltanto i livelli del servizio, ma anche le condizioni contrattuali. Inoltre, il consolidamento delle relazioni con i fornitori aumenta la collaborazione e promuove l'approccio coordinato che risulta necessario nei momenti in cui si verificano emergenze o interruzioni dei servizi.
Anche se offre vantaggi evidenti, il Procure-to-Pay comporta aspetti problematici. Se non adottano le strategie e gli strumenti giusti, le imprese possono incontrare difficoltà nella gestione efficace del P2P durante l'intero processo di procurement. Per ottimizzare il ciclo P2P, è indispensabile sapere come superare questi ostacoli:
- Gestione inefficace dei fornitori
La gestione di fornitori diversi può diventare complicata in assenza di un sistema centralizzato. Se i dati dei fornitori sono disorganizzati e le comunicazioni non sono coerenti, si possono verificare ritardi, problemi in termini di qualità, opportunità perse per la stipula di condizioni contrattuali migliori e così via. L'introduzione di un data base centralizzato e l'esecuzione periodica di analisi delle prestazioni possono migliorare la gestione dei fornitori e consolidare ulteriormente le relazioni. - Errori di elaborazione manuale
Se ci si affida a processi manuali per compiti come la creazione di ordini di acquisto e la verifica della corrispondenza delle fatture, il rischio che si verifichino errori e ritardi aumenta notevolmente. Questi problemi possono causare discrepanze in termini di pagamenti e compromettere le relazioni con i fornitori. L'automazione di diversi processi P2P, come l'emissione di fatture elettroniche e i workflow di approvazione digitali, può ridurre gli errori, accelerare le transazioni, migliorare la precisione ed evitare la maggior parte dei problemi che altrimenti potrebbero ostacolare le attività di procurement. - Assenza di visibilità
La conoscenza limitata delle operazioni di procurement e pagamento complica il monitoraggio delle spese, la rilevazione delle inefficienze e la conformità alle politiche aziendali. Questo può determinare un aumento incontrollato dei costi e la perdita di occasioni utili per conseguire risparmi. L'utilizzo di software appositi, in grado di offrire dati di analisi e report creati in tempo reale, aumenta la visibilità sulle transazioni e consente alle organizzazioni di prendere decisioni informate. - Problemi di conformità e rispetto delle normative
Restare aggiornati con i cambiamenti degli standard di conformità e dei requisiti normativi è un lavoro a tempo pieno, soprattutto quando i processi sono incoerenti o documentati in modo inadeguato. La posta in gioco è molto alta, se si tengono in considerazione i rischi legati alle sanzioni finanziare e ai danni alla reputazione. La formazione regolare del personale, insieme all'automazione dei controlli di conformità nei software P2P, assicura che le attività di procurement rispettino gli standard di legge e i criteri aziendali. - Ritardo nei pagamenti e nelle approvazioni
I colli di bottiglia ostacolano i processi P2P, perché rallentano i cicli di procurement e causano ritardi nei pagamenti. Se le approvazioni vengono effettuate in ritardo, la gestione del flusso di cassa risulta compromessa e l'organizzazione non è in grado di rispettare gli obblighi contrattuali. L'implementazione di workflow digitali che includono gerarchie di approvazione predefinite, insieme ai promemoria automatici per i compiti in sospeso, garantisce che i processi avanzino con efficienza e i pagamenti vengano effettuati entro i tempi previsti. - Scarsa comunicazione tra diversi reparti
Il processo P2P non si limita a un singolo reparto: richiede che diverse funzioni aziendali interagiscano fra loro. Purtroppo, i reparti addetti al procurement, alle operazioni finanziarie e ad altre attività potrebbero agire in modo disconnesso. l'assenza di coordinazione determina il rischio che il lavoro aumenti, i dati risultino incoerenti e i requisiti vengano trascurati. Promuovere la collaborazione tra reparti diversi e utilizzare piattaforme software integrate può migliorare la comunicazione e fare in modo che tutti i team siano aggiornati in ogni fase del ciclo di procurement.
Il Procure-to-Pay integra i processi finanziari e quelli relativi al procurement in un singolo workflow semplificato, che mette in collegamento le attività di acquisto e la contabilità fornitori. L'integrazione avviene in genere grazie a un software P2P che mette in collegamento i sistemi finanziari e quelli per la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) in modo da standardizzare e rendere automatica ogni fase del ciclo di procurement. Dalla fase di acquisizione a quella di pagamento, il sistema fa in modo che le transazioni siano conformi ai criteri aziendali e ai controlli relativi al budget, riducendo il rischio che si verifichino errori manuali o spese non autorizzate.
Il processo inizia quando un reparto riscontra la necessità di acquisire beni o servizi. I software P2P danno informazioni utili agli utenti per la scelta dei fornitori. Spesso, per garantire la conformità e il rapporto costo-risultati, si basano sui contratti negoziati in precedenza e sugli elenchi di fornitori preapprovati. Dopo la selezione, il software genera un ordine di acquisto, che viene inoltrato ai fini dell'approvazione mediante workflow automatici. A seguito dell'approvazione, il PO viene inviato direttamente al fornitore, che può confermare l'ordine e comunicare eventuali aggiornamenti sulla spedizione all'interno dello stesso sistema.
Quando vengono erogati beni o servizi, il software tiene traccia delle ricevute e le confronta con il PO iniziale. Questo processo di corrispondenza a tre vie, che confronta l'ordine di acquisto, la ricevuta e la fattura del fornitore, aiuta a verificare l'accuratezza di ogni transazione prima che venga elaborato il pagamento. Dopo la conferma, il pagamento viene effettuato in base ai termini previsti, garantendo riconciliazioni tempestive che consolidano le relazioni con i fornitori. Nel corso dell'intero processo, il software P2P offre una visibilità in tempo reale sulle attività di procurement e consente quindi alle imprese di controllare le spese, gestire i budget e identificare eventuali opportunità di miglioramento.
Con i progressi tecnologici e l'evoluzione continua delle esigenze aziendali, il processo di Procure-to Pay è sottoposto a una fase di trasformazione importante. Le aziende sono in cerca di un sistema che renda il procurement più efficiente, trasparente e allineato agli obiettivi strategici generali. Il futuro del P2P dipende da un'ampia serie di tecnologie innovative, dall'automazione all'intelligenza artificiale (AI) fino all'approvvigionamento sostenibile, che consentono di semplificare le operazioni, migliorare i processi decisionali e ottimizzare le relazioni con i fornitori. Se restano al passo con queste tendenze, le aziende possono ottimizzare i processi di procurement e rimanere competitive in un mercato sempre più dinamico:
- Maggiore automazione e integrazione dell'AI
L'adozione dell'automazione e dell'intelligenza artificiale nei processi P2P è pensata per ampliare le attività, aumentare l'efficienza eliminando i processi manuali e ridurre gli errori. L'AI e il machine learning (ML) non consentono soltanto di rendere automatici i compiti di routine, come la verifica di corrispondenza delle fatture: prevedono le esigenze associate al procurement, ottimizzano le strategie di acquisto e assicurano processi decisionali più efficaci. - Sicurezza e trasparenza avanzate nella blockchain
La tecnologia blockchain avrà un ruolo sempre più importante nel garantire la sicurezza delle transazioni e nell'aumento della trasparenza in tutta la filiera. Grazie a record invariabili e alle funzioni per la tracciabilità in tempo reale, la blockchain è in grado di ridurre le frodi, semplificare gli audit e aumentare la fiducia tra acquirenti e fornitori. - Processi di procurement incentrati sull'etica e sulla sostenibilità
In un contesto in cui la questione ambientale, sociale e di governance (ESG, Environmental, Social and Governance) diventa prioritaria, le organizzazioni daranno un'importanza sempre maggiore alle attività di approvvigionamento sostenibili e alle pratiche di procurement incentrate sull'etica. In futuro i sistemi P2P integreranno strumenti per il rilevamento della diversità dei fornitori, l'impatto in termini di emissioni di anidride carbonica e la conformità alle nuove normative in materia di sostenibilità. - Estensione delle soluzioni basate su cloud e per dispositivi mobili
L'impiego di dispositivi mobili e piattaforme basate su cloud per il procurement diventerà sempre più diffuso, dato che permette di consultare in tempo reale i dati e promuovere la collaborazione fra i team che si trovano in sedi molto lontane. Questa flessibilità avanzata consente di prendere decisioni in modo più veloce e rendere agili i processi di procurement. - Maggiore importanza assegnata alla gestione delle relazioni con i fornitori
Le organizzazioni passeranno dalle interazioni transazionali con i fornitori al consolidamento di partnership strategiche durature. I migliori strumenti per la gestione delle relazioni con i fornitori aumenteranno l'attenzione ad aspetti come la collaborazione, l'innovazione e la creazione di valore condiviso, migliorando i risultati aziendali e le relazioni con i fornitori.
La crescita aziendale è un indicatore importante del successo, ma non dovrebbe comportare un aumento della complessità dei processi di procurement. Una strategia P2P efficiente e integrata permette alle aziende di controllare meglio le spese, consolidare le relazioni con i fornitori e avere una visibilità completa sui rischi operativi. ServiceNow, azienda leader nell'automazione del workflow e nelle soluzioni cloud aziendali, offre gli strumenti e le risorse necessari per definire e gestire un processo P2P semplificato e raggiungere ottimi risultati.
Oltre alle funzionalità e ai servizi standard disponibili tramite Now Platform®, ServiceNow offre applicazioni avanzate e facili da usare per l'ottimizzazione del P2P:
- Sourcing and Procurement Operations
L'automazione e la semplificazione dei workflow di procurement consentono di gestire al meglio i processi end-to-end per andare incontro alle esigenze degli stakeholder. - Operazioni ciclo di vita fornitori
La collaborazione con i fornitori risulta migliorata, grazie a una singola piattaforma digitale che consente di aumentare la trasparenza e ridurre i colli di bottiglia nelle attività amministrative. - Operazioni contabilità fornitori
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