Uma maneira mais esclarecida de trabalhar

O Dropbox vem reinventando a forma como seus funcionários e as equipes remotas trabalham juntos desde 2007. Seus serviços de armazenamento em nuvem e compartilhamento de arquivos agora são usufruídos por mais de 700 milhões de usuários em 180 países.

A plataforma e o portfólio de serviços pioneiros do Dropbox estão em constante evolução, antecipando como será o mundo do trabalho no futuro.  

Para manter sua posição como visionário do setor, o Dropbox introduziu um novo modelo de trabalho que combina o melhor da colaboração presencial e remota, chamado Virtual First, como parte de sua missão de projetar uma "maneira mais esclarecida de trabalhar" para seus funcionários. O modelo oferece uma compreensão mais profunda dos desafios que seus clientes enfrentam ao gerenciar forças de trabalho dispersas, inspirando a próxima geração de produtos e serviços da empresa que simplificam as tarefas diárias e promovem a colaboração, a inovação e a criatividade.

Como transformar compras em um ativo estratégico

O Dropbox está buscando um programa de transformação digital incansável. Em todas as equipes de negócios, o objetivo é impulsionar a velocidade, a agilidade e a eficiência e equipar seus colaboradores talentosos com ferramentas para maximizar a produtividade e prestar serviços com excelência. A ServiceNow é uma parceira de longa data nessa jornada, apoiando a empresa a alcançar sua visão em vários domínios, incluindo TI, RH e Finanças.

Quando o Dropbox revisou suas atividades de compras, ele identificou uma oportunidade única de reprojetar toda a sua abordagem. Sua visão era substituir processos desconectados que exigiam várias intervenções manuais demoradas com um sistema amigável, de ponta a ponta, orquestrado automaticamente e integrado.

O potencial para desbloquear economias e benefícios em toda a empresa foi significativo. As atividades de compras do Dropbox são substanciais, abrangendo orçamento, terceirização, gestão de riscos, contratação, compras, gestão de fornecedores e pagamentos.

Para Reunan Varene, diretor de Source to Pay do Dropxbox: "Nosso objetivo é simplificar o mais rápido possível, para gerar velocidade, foco e eficiência. A inovação contínua é vital para o sucesso contínuo do Dropbox".

"No início, nossas equipes tinham que superar desafios significativos, devido a uma forte dependência de pessoas, vários sistemas e políticas, práticas exclusivas e níveis variados de digitalização".

"A experiência do funcionário oferecia oportunidades de melhoria em muitas equipes, tentando o melhor para navegar por processos manuais complexos. A falta de transparência e visibilidade deixava os colegas sem certeza de onde começar, com quem se envolver e como a solicitação estava progredindo." 

Reunan afirma o seguinte: "Queremos apoiar nossas equipes na obtenção dos produtos e serviços necessários para realizarem um excelente trabalho de maneira consistente, rápida e econômica. Para isso, precisávamos de tecnologias inovadoras para criar uma excelente experiência do usuário, transformar os gastos corporativos em ativos e usá-los para impulsionar a produtividade dos funcionários e o crescimento da receita."

Como unificar o setor de compras e criar uma visão compartilhada

O Dropbox escolheu a ServiceNow, juntamente com a Genpact, como parceira de consultoria e implementação para implantar o SPO (Sourcing and Procurement Operations) com o objetivo de criar uma experiência de compra transparente, altamente eficiente e multifuncional para todos os funcionários e fornecedores.

"Escolhemos a ServiceNow por seu histórico comprovado de automação de fluxos de trabalho complexos no Dropbox, como em TI e RH. Ao longo de muitas implementações, a ServiceNow demonstrou um verdadeiro espírito de parceria conosco, entregando resultados consistentes que atendem ou superam as nossas expectativas".

"A visão da ServiceNow se ajustava perfeitamente ao rumo ao qual queríamos levar nossa função de compras para ter uma abordagem unificada e simplificada dos processos. Esse alinhamento é essencial para simplificar e otimizar nossos fluxos de trabalho de compras, tornando-os mais eficientes e adaptáveis aos nossos requisitos de negócios em constante evolução."

Reconhecendo o significado estratégico de automatizar todo o processo de compras de ponta a ponta, equipes de toda a organização se uniram para garantir o alinhamento e a coordenação. Essas equipes trabalharam para chegar a um consenso sobre a padronização de processos, políticas, orçamentos e tecnologias e para definir como seria o sucesso coletivo.

Aplicando sua experiência em cadeia de suprimentos e compras, a Genpact formulou a solução para superar os desafios de compras e garantir que ela apoiasse o programa geral de transformação de compras do Dropbox, o Purchasing 2.0. Isso incluiu a implementação de práticas recomendadas e de orquestração do fluxo de trabalho para aumentar o autoatendimento, a transparência e a confiabilidade.

"A ServiceNow e a Genpact entenderam nossa visão, e ambas têm uma cultura de solução colaborativa de problemas. Juntas, elas criaram uma integração com o nosso sistema Oracle ERP para controle financeiro e aprovação de ordens de compra, o que foi essencial para o sucesso geral do projeto."

Um sistema usado por todos

A experiência de compras em toda a empresa foi completamente transformada. Agora, os funcionários fazem login no portal Help Me da ServiceNow, clicam em comprar e preenchem um formulário de solicitação usando menus suspensos e outros prompts autoguiados. Em um único local, as equipes responsáveis pela solicitação são acionadas automaticamente e as ações são iniciadas.

Os usuários têm visibilidade completa para rastrear o progresso de sua solicitação, onde ela se encontra no processo, o que está acontecendo e quando ela será concluída.

"Desenvolvido pela ServiceNow, o Purchasing 2.0 é uma plataforma unificada para processos de compras conectados e de ponta a ponta, um lugar onde todas as atividades de compra ocorrem", explica Reunan.

"Ao automatizar o processo de criação de ordens de compra, nossos funcionários não precisam mais entrar em nosso sistema de ERP nem executar tarefas contábeis. O nível de entusiasmo com isso foi às alturas! Não há necessidade de ir a outro lugar." No total, mais de mil processos de ERP e de avaliação de riscos foram automatizados, com uma taxa de conformidade de 99% em toda a organização.

"Ao atualizar políticas, automatizar fluxos de trabalho e integrar aplicações, tudo é muito mais rápido e eficiente. Os colegas têm um ponto único de entrada com uma interface simples e intuitiva e agora têm tempo para se concentrar no que fazem melhor: agregar valor para a empresa e os clientes.

"O SPO beneficia nossa organização como um todo e ainda ajuda as equipes a atingir individualmente suas próprias metas, seja de economia, gestão de riscos ou garantia de que estamos comprando de forma ética e sustentável."

Reunan Varene também espera que o novo modelo de compras do Dropbox melhore as relações com sua cadeia de suprimentos. "Queremos ser a escolha preferencial do cliente e trabalhar com os melhores fornecedores e parceiros. Com a ServiceNow, eles também têm um processo transparente, com uma visão clara do ciclo de vendas ou de renovação e um sistema que reduz os custos administrativos. Por sermos um cliente excelente e com quem é fácil fazer negócios, é mais provável que os nossos fornecedores e parceiros invistam em nós, usando seus melhores colaboradores e recursos em nossos projetos."

Controle total

Nas primeiras oito semanas após o lançamento, mais de 200 funcionários do Dropbox iniciaram mais de 500 fluxos de trabalho de compras no novo sistema. "Com a ServiceNow, reduzimos os tempos de ciclo de compras em mais de 50% em apenas oito semanas e temos controle total dos nossos gastos corporativos", afirma Reunan. "Agora, nossas equipes podem usar esse novo ativo corporativo para gerar valor e maximizar o retorno do investimento em compras, com o suporte da experiência coletiva da empresa, para o benefício de suas próprias áreas de operação.

"Estamos avançando passo a passo. A criação de ordens de compra e a realização de revisões de riscos de terceiros eram pontos problemáticos reais anteriormente. Usando a ServiceNow, demonstramos que isso pode ser resolvido.

"Depois, vamos migrar para a gestão de contratos para lidar com esses fluxos de trabalho da mesma maneira. Para isso, estamos integrando os recursos de automação do Legal Service Delivery da ServiceNow, movendo nossas equipes jurídicas para a plataforma e integrando o Dropbox Sign, nossa solução de assinatura eletrônica, para preparar, enviar, assinar e rastrear assinaturas eletrônicas."

A IA generativa também é um foco de atenção de Reunan Varene, para aprimorar e simplificar ainda mais a experiência do usuário. "Estamos animados para também explorar como a IA generativa pode possibilitar conversas, apresentar informações e ajudar a chegar a conclusões mais rapidamente. Isso aumentará a qualidade do suporte, economizará tempo e melhorará a consistência e a facilidade de uso para todos.

"Permitir uma experiência de compra contínua e automatizada de ponta a ponta é uma jornada de vários anos. Graças à ServiceNow e à Genpact, estamos no caminho certo, com enorme potencial para liberar muito mais valor."