Unindo as mentes mais brilhantes na luta contra o câncer
A Miltenyi Biotec abriga algumas das mentes mais brilhantes e os pensadores mais criativos do mundo. Fundada na Alemanha em 1989, a organização desenvolve terapias celulares e genéticas e realiza pesquisas biomédicas e tecnologias inovadoras.
A Miltenyi Biotec está impulsionando a revolução que está reinventando a medicina e avançando para um nível que mudará a forma como o câncer e outras doenças graves são tratados. Seus pesquisadores e cientistas trabalham em mais de 60 disciplinas e estão fazendo contribuições significativas no campo da ciência biomédica.
Como uma organização em rápido crescimento, a Miltenyi Biotec tem um portfólio cada vez maior de projetos de P&D ("desenvolvimento") e de melhoria interna ("organização"). A empresa iniciou uma estratégia para alinhar melhor as partes interessadas do projeto e, assim que os novos processos se integraram, decidiu procurar uma solução digital para viabilizar o processo de ponta a ponta e obter maior transparência.
"Antigamente, tínhamos dois sistemas diferentes que viabilizavam projetos organizacionais e de desenvolvimento. Eles foram altamente personalizados para se adequar ao propósito e ainda tínhamos algumas etapas manuais, como assinaturas físicas", relembra Nils Pokorny, líder do grupo de Gestão de serviços empresariais na Miltenyi Biotec. "Como resultado, não tínhamos supervisão do progresso, dos gastos e dos recursos do projeto."
Apoiando cada etapa da gestão de projetos
A Miltenyi Biotec conta com um conjunto de soluções da ServiceNow, e o Strategic Portfolio Management tem os recursos certos para harmonizar a gestão de projetos e, ao mesmo tempo, integrar-se facilmente ao portal da Central do funcionário. A equipe de TI trabalhou com o parceiro PlanHorizon para implementar a solução e conectar as equipes da Microsoft, o que fornece canais de projeto para dar suporte à colaboração e à solução de ERP. O que foi especial é que a Miltenyi Biotec optou por implementar o SPM não apenas no departamento de TI, por exemplo, para a Gestão de demandas, mas também simultaneamente no departamento de P&D, por exemplo, para o desenvolvimento de novos produtos.
Hoje, a equipe pode iniciar uma nova solicitação de projeto a partir de uma guia no portal do funcionário. Isso a leva a uma página na qual é possível selecionar se é um projeto de desenvolvimento, como trabalhar em um novo tratamento de célula T, ou um projeto organizacional, como sugerir uma melhoria no processo.
Isso resulta em um fluxo de trabalho orientado para cada tipo de projeto. Uma integração com o CMDB (Configuration Management Database) da organização permite que os usuários selecionem informações de uma lista suspensa predefinida, por exemplo, quais soluções de tecnologia existentes podem ser afetadas pelo projeto para que os responsáveis pelo produto possam ser notificados.
As propostas são categorizadas e encaminhadas às equipes apropriadas para aprovação, enquanto o sistema ERP verifica os custos em relação ao orçamento. De uma perspectiva de controle financeiro, isso significa que uma PO (Purchase Order, ordem de compra) só pode ser gerada se houver fundos suficientes e um projeto válido no sistema.
Assim que o projeto começar, as partes interessadas têm um local central para rastrear as horas trabalhadas usando a gestão de planilha de horas, entrar em contato com os colegas que também trabalham no projeto e garantir que o projeto permaneça dentro do orçamento.
"A ServiceNow nos proporciona maior transparência e controle dos projetos. Nós não tínhamos uma maneira digital de planejar os custos, mas agora podemos garantir que não gastaremos demais. A equipe de finanças adora isso!", afirma Nils.
Liberando especialistas para focar no que fazem de melhor
Com a tradução dos processos de gestão de projetos em fluxos de trabalho da ServiceNow, o monitoramento do portfólio ficou mais fácil do que nunca. Todos os envolvidos são mantidos informados sem ter que usar e-mail, o que significa que eles podem contribuir no momento certo. Isso os ajuda a gerenciar melhor o próprio tempo e priorizar em quais projetos se concentrar.
"O que alcançamos com a ServiceNow teve um enorme impacto", confirma Nils. "Nossa organização está repleta de pessoas com ótimas ideias. Agora, podemos garantir que temos os especialistas certos trabalhando nos tópicos certos."
Hoje, a ServiceNow gerencia mais de 1.000 projetos ativos. Dois terços são projetos de desenvolvimento e os 300 restantes se relacionam à otimização de processos internos.
"A ServiceNow permite que nossa grande equipe de pesquisa avance nos projetos de P&D com mais rapidez e eficiência", afirma Nils. "Os projetos de desenvolvimento nos ajudam a cumprir nossa missão, e os projetos organizacionais nos permitem fazer isso com mais eficiência. Ser capaz de gerenciar todos eles em um só lugar é um benefício real."
A empresa continuará a inovar no portal do funcionário e na plataforma de gestão de projetos. Atualmente, a equipe está explorando os recursos de gestão de portfólios da ServiceNow, como o Scenario Planning ou Objetivos e Roadmaps no Espaço de planejamento estratégico.