O software de gestão de recursos descreve as ferramentas digitais usadas para alocar, atribuir e rastrear funcionários, finanças e equipamentos de todos os projetos.
A maioria dos projetos de negócios modernos requer diversos recursos diferentes para chegar até a conclusão. E, talvez, o mais vital desses recursos sejam os recursos humanos. Funcionários em período integral, de meio período e prestadores de serviços são a força vital da maioria das organizações de negócios, conectando-se com os clientes, realizando tarefas especializadas e contribuindo para decisões estratégicas.
Infelizmente, os funcionários, juntamente com seu tempo e sua capacidade, são recursos finitos. E, a qualquer momento, um funcionário individual pode estar em um só lugar, trabalhando em uma tarefa e aplicando suas habilidades de um modo que promova um projeto. Outros recursos finitos, como equipamentos, espaços e capital, são igualmente limitados pela disponibilidade.
O software de gestão de recursos resolve esse problema capacitando as empresas a planejar, rastrear e otimizar a forma como os recursos estão sendo usados. Ele dá suporte à gestão de recursos simplificando muitos dos processos envolvidos.
Gestão de recursos é um termo abrangente que se refere aos vários processos e iniciativas destinados a otimizar a maneira como as organizações implantam e controlam seus recursos.
Um "recurso" é qualquer custo que possa estar relacionado ao esforço de concluir um projeto. Uma forma de gestão de projetos, a gestão de recursos considera todos os diferentes tipos de recursos, inclusive recursos tangíveis (como materiais, equipamentos e orçamentos), recursos intangíveis (como tempo e habilidades) e recursos humanos.
A gestão de recursos envolve o inventário de recursos disponíveis, o agendamento ou o reagendamento de datas de início e de fim para uso de recursos, a gestão de dependências ou conflitos relacionados a recursos, o monitoramento do uso e da necessidade de recursos ao longo do tempo e o uso de informações respaldadas por dados para fazer ajustes quando necessário.
O software de gestão de recursos oferece suporte e ferramentas adicionais para ajudar a otimizar os processos de gestão de recursos. Com esse tipo de software, as organizações têm a oportunidade de examinar minuciosamente o uso de recursos, analisando a demanda e a capacidade de recursos e alocando recursos com mais eficácia e eficiência em toda a empresa. Dessa forma, o software de gestão de recursos oferece às empresas vários benefícios importantes:
Sem os recursos certos no momento certo, os projetos vão parando pouco a pouco. O software de gestão de recursos garante que todos os projetos tenham o que precisam para avançar, mesmo quando vários projetos dependem dos mesmos recursos. Isso mantém tudo funcionando, elimina o tempo de inatividade dispendioso e desnecessário, e permite que as equipes e os departamentos produzam mais.
O software de gestão de recursos pode acompanhar vários atributos de recursos, como habilidades, disponibilidade, custo e etc. Em seguida, à medida que os projetos vão surgindo, ele ajuda a combinar os recursos mais adequados e indicados para atender aos requisitos do projeto.
Quando os recursos são compartilhados entre vários projetos e departamentos, o excesso de reservas pode se tornar um grande problema. O software de gestão de recursos ajuda a evitar conflitos que surgem quando vários gerentes de projetos reservam recursos simultaneamente. Caso um recurso seja solicitado para mais de um projeto, essa solicitação pode ser adicionada a uma lista de espera e comparada com as prioridades estabelecidas dos projetos.
O software de gestão de recursos se destaca em apresentar às organizações uma visão detalhada das necessidades do projeto e da disponibilidade de recursos. É possível aplicar essas informações às decisões de contratação, permitindo que os empregadores definam mais claramente o que estão procurando e tragam os candidatos mais adequados para atender às necessidades de recursos.
Os requisitos do projeto rastreados pelo software de gestão de recursos incluem requisitos orçamentários. Os líderes de projetos podem ver mais claramente os limites financeiros de seus projetos e entender com antecedência se precisarão solicitar mais orçamento e quando.
Para ser eficaz, o software de gestão de recursos deve unir processos a soluções de tecnologia e automação. Com a solução certa de gestão de recursos, as organizações podem planejar, escalar, implantar e monitorar recursos de todos os tipos de uma forma que elimine o tempo de inatividade, maximize a disponibilidade e a utilização de recursos e leve em conta fatores importantes, como habilidades, localização, preferências e muito mais.
Dito isso, o software de gestão de recursos pode não ser uma solução pronta para uso. Aqui, nós destacamos várias práticas recomendadas para ajudar as empresas a aproveitar ao máximo seu software desse tipo:
Gerenciar recursos significa entender totalmente quais recursos são necessários, quais estão disponíveis e quais podem ser difíceis, ou até insustentáveis, de adquirir. Em termos de recursos humanos que podem ter alta demanda e disponibilidade limitada, trabalhe com os funcionários em questão e os líderes de sua equipe para planejar suas escalas. Os planos de recursos também devem quantificar os recursos, levando em conta o esforço esperado que realizarão e o valor que agregarão ao processo. Por fim, crie um cronograma do projeto de trabalho para que todos os envolvidos saibam quais recursos são necessários, quando e por quanto tempo.
Nem todas as tarefas de um projeto têm o mesmo nível de importância ou urgência; categorizar ou priorizar efetivamente o trabalho que depende de recursos compartilhados pode ajudar a garantir que recursos valiosos não estejam sendo usados para além de sua capacidade. Trabalhe com todas as partes interessadas para criar um sistema a fim de avaliar o trabalho com bastante antecedência; assim, as prioridades serão claramente estabelecidas para ajudar a promover uma tomada de decisões objetiva.
Qualquer projeto que dependa de recursos limitados e finitos provavelmente só chegará até a conclusão depois de passar por alguma forma de conflito. Mas, embora mudanças inesperadas e eventos emergentes possam pressionar o projeto, é possível corrigi-las por meio de cooperação contínua. Trabalhe em conjunto com equipes e departamentos para resolver conflitos à medida que eles forem surgindo e consulte frequentemente as prioridades estabelecidas para evitar que os projetos mais vitais percam dinamismo.
Os recursos, particularmente os recursos humanos, só podem fazer um pouco de cada vez. Por outro lado, a tecnologia não é tão limitada assim. As soluções de automação podem dar suporte a recursos limitados gerenciando tarefas essenciais, repetitivas e demoradas. Isso libera recursos para realizar mais com menos e aplicar seu conhecimento especializado a tarefas não automatizáveis.
O acompanhamento e os relatórios de horas podem não parecer extremamente importantes para a conclusão do projeto. No entanto, eles são uma parte importante da avaliação de tendências e do planejamento para projetos futuros. Ajude a garantir que as horas sejam acompanhadas com precisão, sem desviar o foco das principais prioridades do projeto, estabelecendo processos de emissão de relatórios de horas simples e fáceis de usar. Além disso, certifique-se de que as horas não relacionadas ao projeto (tempo administrativo, folga remunerada e etc.) também sejam contabilizadas, tanto no planejamento quanto na emissão de relatórios.
Embora possa ser tentador tentar obter recursos para realizar várias tarefas de uma só vez, a multitarefa quase sempre resulta em uma queda na qualidade do trabalho e em aumento dos erros. Ao gerenciar recursos, evite atribuições paralelas e permita que os recursos valiosos sejam aplicados a apenas um projeto ou uma tarefa por vez.
O PPM (Project Portfolio Management, gestão de portfólios dos projetos) da ServiceNow oferece soluções essenciais de software de gestão de recursos, permitindo que organizações de todos os portes e de todos os setores planejem, implantem e monitorem os recursos vitais do projeto com mais eficiência. Integrado à Now Platform e atuando como uma fonte única de verdade para gerenciar as necessidades de recursos de uma empresa, o PPM oferece visibilidade e controle inigualáveis. Aplique soluções de gestão de recursos durante a fase de demanda para entender quais são os custos estimados antes de a demanda ser aprovada. Em seguida, revise continuamente a gestão de recursos ao iniciar a fase de execução e durante a fase, com informações de dados em tempo real e valores orçamentários reais.
Otimize seus recursos para alcançar seus objetivos. Experimente o Project Portfolio Management e tenha a certeza de que seus recursos estão sendo usados de modo eficaz, eficiente e alinhado ao crescimento de seus negócios.