O IWMS (integrated workplace management system, sistema integrado de gerenciamento do local de trabalho) pode ajudar uma organização com o gerenciamento das instalações, gerenciamento de projetos e gerenciamento do ciclo de vida imobiliário.
As soluções de software de sistemas integrados de gerenciamento do local de trabalho (IWMS) são aplicativos que integram várias plataformas de software. Eles ajudam os locais de trabalho a otimizar o gerenciamento das instalações, o gerenciamento de projetos de capital, a manutenção das instalações, o gerenciamento do ciclo de vida imobiliário e o gerenciamento de recursos. Existem importantes etapas de implementação que devem ser seguidas para todas as soluções IWMS, e encontrar a solução IWMS certa é uma questão de analisar as necessidades de dados, a interface do usuário e a possível consolidação de outros aplicativos.
Os pesquisadores líderes de tecnologia da Gartner usaram pela primeira vez a frase “sistema integrado de gerenciamento do local de trabalho” em 2004, para descrever um programa empresarial que pudesse gerenciar várias áreas funcionais. O conceito de integração, conforme descrito pela Gartner, é “uma plataforma tecnológica única, um repositório de dados único”. A ascensão da internet no final dos anos 1990 e início dos anos 2000 tornou a integração e tais plataformas ainda mais possíveis, e ainda mais cruciais.
O software IWMS ideal integra uma série de áreas funcionais dentro de um local de trabalho que inicialmente não estavam combinadas ou funcionando simultaneamente, mas agora servem como áreas que precisam trabalhar juntas.
Refere-se às operações e à manutenção das instalações do local de trabalho, incluindo gestão do serviço de funcionários, gestão de mudanças, agendamento de recursos, design assistido por computador, criação de modelos de informação e gerenciamento do espaço. Plantas baixas ou outros mapas podem estar prontamente disponíveis em uma visualização fácil de entender para qualquer análise ou coleta de informações necessárias. A IoT também pode fornecer sensores para dados de produtos sobre ocupação e analisar a possível ocupação do espaço e quaisquer mudanças ideais no custo.
O gerenciamento de projetos de capital normalmente envolve o projeto e a implementação de expansões ou renovações de edifícios, substituição de instalações e planos gráficos, todos coordenados em um IWMS para suporte do projeto, gerenciamento de capital, custo, aquisição, agendamento, leilão, análise de caminho crítico e documentação.
É fundamental manter os ocupantes de um edifício confortáveis e seguros. As instalações devem ser mantidas, e as soluções IWMS podem manter um banco de dados de informações necessárias, como solicitações de manutenção, inventário, fornecedores, garantias, pedidos de trabalho e custos associados. A manutenção preventiva também pode ser analisada e aplicada para evitar custos futuros mais dispendiosos. Os ocupantes podem enviar solicitações por um portal de autoatendimento, no qual os mantenedores das instalações podem priorizar solicitações.
Os sistemas de IoT estão sendo integrados às plataformas IWMS, que podem prever as necessidades de manutenção e fazer o monitoramento em tempo real das instalações e dos ativos associados.
O gerenciamento imobiliário exige conjuntos de dados combinados sobre propriedades gerenciadas, incluindo dados de metragem, custos, ativos, termos de leasing e ocupação. O gerenciamento de imóveis em um IWMS fornece uma visualização de diferentes espaços com o objetivo de mostrar o espaço e manter um registro das diferentes opções e layouts disponíveis, o que permite a comunicação entre locatários potenciais e atuais, bem como qualquer outra pessoa que interaja com a propriedade, incluindo manutenção e prestadores de serviços externos.
Um IWMS também pode gerenciar informações no caso de uma aquisição, gerenciamento de portfólio necessário, gerenciamento de leasing, contabilidade e gerenciamento de impostos.
As empresas estão se aproximando de práticas mais sustentáveis e o software IWMS está se ajustando para isso. Os locais conseguem medir, analisar e reduzir o consumo de recursos e resíduos. Alguns exemplos são o uso de água, energia e emissão de gases do efeito estufa. O IWMS permite que o gerenciamento de instalações aproveite os recursos para aumentar práticas sustentáveis, reunir métricas de desempenho e planejar um melhor gerenciamento de energia.
Os gerentes de instalações também podem registrar e rastrear publicações do público usando a coleta de dados e relatórios automatizados que podem indicar se as metas estão ou não sendo atingidas e se elas precisam ou não ser ajustadas de forma mais realista. As metas podem fornecer uma visão mais ampla das práticas de sustentabilidade e ajudar os locais de trabalho a ampliar o entendimento sobre todo o consumo. A IoT também desempenhou o gerenciamento de instalações, pois os sensores inteligentes podem ajustar tudo, desde a iluminação até a temperatura com base no uso, na detecção do ambiente e na ocupação do espaço.
Um sistema integrado de gerenciamento do local de trabalho pode atuar efetivamente como um único ponto de acesso para diferentes plataformas de software. As plataformas IWMS também podem atuar como uma excelente ferramenta para simplificar os fluxos de trabalho entre as equipes, o que ajuda na otimização de operações em toda a área e auxilia os sistemas de TI existentes.
As equipes são incrivelmente valiosas quando há várias habilidades reunidas em um único sistema que oferece várias habilidades. Menos plataformas de software é algo que pode eliminar obstáculos e reduzir a chance de tempo de inatividade, bem como falhas ou redundâncias nos recursos. Sistemas úteis, como o IWMS, podem simplificar processos, reduzir custos e fornecer informações únicas usando sistemas de relatórios superiores que podem dar suporte a metas, análises e tomadas de decisão informadas.
As empresas e organizações podem ver um possível retorno do investimento quando utilizam uma solução unificada, como a solução Workplace Service Delivery da ServiceNow.
Uma estratégia adequada de implementação do IWMS é essencial para o sucesso em todo o local de trabalho e nos diferentes sistemas funcionais. Há considerações importantes e identificação das necessidades.
Dedique um tempo para identificar os membros necessários da equipe, com base nas necessidades de recursos conhecidos, para sua implementação e uso contínuo do software IWMS. A criação ideal de grupos de trabalho é de grupos funcionais menores que trabalham em conjunto para simplificar os processos de implementação. A comunicação ainda é necessária, mas haverá menos gente em cada etapa do processo.
O processo de implementação tem uma série de necessidades que devem ser identificadas previamente e à medida que o processo avança. Há várias oportunidades que podem ser aproveitadas para simplificar os processos, ao mesmo tempo em que também se usam fluxos de trabalho conectados. Dedique um tempo para identificar os recursos que estão prontamente disponíveis e os recursos que podem ser necessários no presente e no futuro.
Quaisquer alterações nos processos de TI também são necessárias, incluindo possíveis alterações na infraestrutura física, na computação em nuvem e quaisquer sistemas de TI adequados para a transição.
As metas de longo e de curto prazo são cruciais durante todas as fases da implementação. Você deve considerar os tipos de dados que pretende coletar e armazenar, o que os dados dirão e como você pretende usá-los. Assim que esses padrões forem descritos, comece a definir as metas. Alguns objetivos possíveis podem ser marcos da equipe durante a implantação dos programas IWMS, a linha do tempo de mudanças na infraestrutura de TI conforme necessário e os marcos para a coleta de dados ao longo do processo.
Você identificou necessidades, incluindo recursos e metas. Várias considerações são necessárias. Primeiro, considere a extensão e a integração dos sistemas de TI para dar suporte ao software IWMS. Pense nas opções de custo para implementação e alterações que poderiam suportar a infraestrutura de software IWMS. Considere os sistemas de software adicionais que seriam necessários para implementar e suportar continuamente o IWMS e os custos associados. Reflita sobre a possível otimização do processo para as implementações inicial e futura do IWMS e como isso afetará os processos atuais e possíveis futuros.
É aconselhável implementar o IWMS e as atualizações em fases. As atualizações geralmente visam uma determinada área e são criadas para melhorar processos ou corrigir algo no sistema.
Há muito a considerar ao selecionar um sistema IWMS, incluindo habilidades para integração, IU, usabilidade e qualidade.
O software pode ser excepcional, mas a falta de uma interface de usuário utilizável pode prejudicar a experiência e a qualidade. O software IWMS não é exceção. Pense muito sobre a qualidade do software: veja se ele tem ou não muitas falhas ou erros e o grau em que ele fornece a experiência de qualidade, apresentação, usabilidade, coleta de dados e geração de relatórios de dados que seu local de trabalho exige. Também é importante verificar se a interface do usuário pode ser facilmente compreendida por todos os tipos de usuários em toda a organização e se é intuitiva para novos usuários.
A migração completa da plataforma pode levar a perda de dados, frustração e falha. Um IWMS ideal pode se integrar a outras plataformas que estão em uso para criar uma experiência holística em uma única plataforma para uma melhor experiência do usuário, ao mesmo tempo em que utiliza os recursos de outras plataformas que são úteis para a organização.
Os fluxos de trabalho digitais podem dividir silos entre organizações. O projeto de fluxo se torna possível, o que inclui fluxos de trabalho automatizados sem código, desenvolvimento acelerado de TI, serviços integrados e ações de fluxo específicas para toda a produtividade e organização, ideais para maior sucesso e cumprimento dos requisitos necessários.
O software CAFM (Computer Aided Facility Management, gerenciamento de instalações auxiliadas por computador) tende a se concentrar em uma visão única do gerenciamento de espaço e de ativos, totalmente otimizado para o gerenciamento das instalações e um grau de integração com solicitações de serviço no local de trabalho. Seria ideal para pequenas empresas e instalações que não precisam de um software de gerenciamento mais complexo e tendem a manter apenas serviços e rastrear solicitações. Os programas CAFM também tendem a se estender por várias plataformas em vez de uma única plataforma.
As soluções de IWMS são ideais para organizações maiores e de nível empresarial que supervisionam mais do que algumas áreas de gerenciamento. Esses sistemas existem em uma única plataforma que ajuda no gerenciamento de solicitações, no planejamento de estratégias ideais, no gerenciamento de energia e recursos, em projetos de capital, imóveis, gerenciamento de leasing e manutenção de instalações.
O futuro do IWMS envolverá a evolução para atender às crescentes expectativas de líderes e organizações, assim como houve uma aceleração das expectativas durante os primeiros dias da internet, agora haverá expectativas ainda maiores à medida que a tecnologia se desenvolve e expande para todas as direções. Atualmente, a tecnologia está focada no desenvolvimento de plataformas compatíveis com a nuvem, móveis, acessíveis e conectadas a dispositivos de IoT. Os dispositivos de IoT em particular estão enfrentando um aumento na relevância e disponibilidade, e sua aplicabilidade é cada vez mais importante para os usuários do IWMS, especialmente para a coleta de dados automatizada e inteligente de dispositivos inteligentes.
Há também uma forte demanda por interfaces de usuário mais intuitivas que podem oferecer todos os recursos necessários sem dificuldade ou muita travessia de páginas e links. O ideal é que as plataformas IWMS evoluam com interfaces e métodos em constante mudança para a coleta de dados, independentemente da complexidade. As plataformas IWMS se tornarão mais escaláveis, elegantes, flexíveis e repletas de possibilidades.
Serviços digitais modernizados para o local de trabalho em evolução.