Crie uma reserva incluindo um link de reunião virtual

  • Versão de lançamento: Yokohama
  • Atualizado 30 de jan. de 2025
  • 12 min. de leitura

    • Permita que os funcionários que estão localizados fora do escritório participem de uma reserva usando um link de reunião virtual. Um link de reunião virtual é criado para um funcionário selecionado em "Em nome de".

    Antes de Iniciar

    Nota:
    Você pode criar um link de reunião virtual somente se o administrador tiver habilitado a configuração de reunião virtual. Para obter mais informações, consulte Configure uma finalidade reservável e Criar uma reserva.

    Função necessária: sn_wsd_core.workplace_user

    Procedimento

    1. Navegue até a página Fazer uma reserva a partir de qualquer um dos seguintes pontos de partida.
      LocalEtapas
      Do navegador de aplicações Navegar até Gestão de reservas do local de trabalho > Portal > Nova reserva.
      Central do funcionário
      1. Navegue até Central do funcionário(Tudo > Autoatendimento > Central do funcionário)). Na página inicial, navegue até Local de trabalho > Procurar Todos os locais de trabalho e selecione o serviço do local de trabalho.
      2. Abra o portal de reservas e siga um destes procedimentos:
        • Clicar Reservas > Fazer uma reserva.
        • Na página inicial, selecione Faça uma reserva diretamente.
        • No catálogo de serviços do local de trabalho, selecione Nova reserva geral .
          1. Selecionar Catálogo > Navegar pelas categorias > Catálogo de serviços do local de trabalho.
            Nota:
            Se houver vários catálogos configurados no portal, vá para a lista Catálogos e selecione Catálogo de serviços do local de trabalho.
          2. Selecionar Gestão de reservas > Nova reserva geral.
      A página Fazer uma reserva é aberta em uma nova guia.
    2. Selecione o tipo de item do local de trabalho que você deseja reservar.
      Os tipos são exibidos como guias, como uma sala de reunião ou mesa.
    3. Opcional: Depois de selecionar o módulo reservável que você deseja reservar, selecione Procurar tudo .
      Por padrão, o. Procurar tudo a opção está selecionada.
      1. PESQUISE um item do local de trabalho que você deseja reservar usando os seguintes critérios disponíveis.

        Os planejadores de espaço e reservas (sn_wsd_rsv.reservation_planner) com a função dedicada (sn_wsd_rsv.bypass_module_validation) podem ignorar ou ignorar determinadas configurações na configuração do módulo reservável. Para obter mais informações, consulte Permita que os planejadores de eventos lidem com reservas com mais flexibilidade.

        Por exemplo, planejadores de reservas ou planejadores de espaço com a função dedicada (sn_wsd_rsv.bypass_module_validation) podem ignorar ou ignorar as seguintes configurações no módulo reservável:
        • Máximo de dias no futuro
        • Número máximo de ocorrências
        • Duração mínima e máxima
        • Disponível em
        • Dia inteiro

        Preencha os campos de formulário.

        Tabela 1. Faça um formulário de reserva
        Nome do Campo Descrição
        Prédio Nome do prédio de um campus selecionado. Selecione um prédio na lista. Por exemplo, Campus de demonstração.
        Parte inteira Piso de um prédio onde você deseja fazer uma reserva.
        De
        Nota:
        Os campos de diretiva de tempo (De, Hora, Até) também estão disponíveis no MESP (Portal de serviços do funcionário móvel) no Now Mobileapp.
        		 Data de início da sua reserva. Para uma reserva de um único dia, somente De o campo é mostrado e não a opção para inserir a data de término.
        Hora Hora de início em que a reserva começa. Os funcionários podem selecionar a hora usando a lista suspensa ou inserindo a hora no campo. O valor do incremento de tempo depende do valor definido pelo administrador. A duração do tempo de reserva padrão disponível para seleção é de 30 minutos.

        . time_picker_interval_sizeA propriedade da hora de início da reserva e da hora de término da reserva é configurada usando as instâncias do widget do portal de serviços. O valor de incremento do campo de hora de início depende do valor definido em time_picker_interval_size. A duração padrão do valor de incremento de tempo de reserva é de 30 minutos. Para obter mais informações, consulte, Configure widget instances

        Nota:
        Você não pode selecionar uma data que ocorre no passado. A hora de um local selecionado depende do fuso horário do prédio.
        à(s) Data de término da sua reserva.
        Os funcionários não podem selecionar uma data e criar uma reserva quando a data de término excede o valor Máximo de dias no futuro. O valor Máximo de dias no futuro especifica o número máximo de dias no futuro até o qual o módulo reservável pode ser reservado.
        Nota:
        No caso de uma reserva de um único dia, a opção para inserir a data de término não está disponível.

        Se você inserir uma data inválida que seja maior do que a especificada no Máximo de dias no futuro , a aplicação redefine a data para a data atual.
        Hora Hora de término em que você pararia de usar o item do local de trabalho. Os funcionários podem selecionar a hora de término usando a lista suspensa ou inserindo a hora no campo. O valor do incremento da hora de término depende do valor definido pelo administrador. A duração padrão da hora de término da reserva é de 30 minutos.

        . time_picker_interval_sizeA propriedade da hora de início da reserva e da hora de término da reserva é configurada usando as instâncias do widget do portal de serviços. O valor do incremento do campo de hora de início e hora de término depende do valor definido no time_picker_interval_size. A duração padrão do valor de incremento de tempo de reserva é de 30 minutos. Para obter mais informações, consulte, Configure widget instances

        Nota:
        Você não pode selecionar uma data que ocorre no passado. Por exemplo, se a hora de início for 09:00, você poderá selecionar uma hora de término após essa duração. Você não pode selecionar um horário antes de 09:00 no mesmo dia. A hora de um local selecionado depende do fuso horário do prédio.
        Recorrente Opção para reservar os itens do local de trabalho de forma recorrente. Especifique o número de dias e o número de vezes que você deseja repetir a reserva em uma série recorrente.

        Para reservas semanais, selecione os dias da semana para a reserva. A opção recorrente é exibida com base na configuração definida pelo administrador. Além disso, se houver conflitos de reserva recorrentes, eles serão resolvidos automaticamente se o administrador tiver configurado o mesmo.

        A opção Resolver automaticamente conflicts</uicontrol> está habilitada no formulário do módulo reservável. A aplicação tenta resolver automaticamente conflitos de reserva recorrentes. Para obter mais informações, consulte .

        Nota:
        A opção de adicionar serviços extras não está disponível para reservas recorrentes.
        Dia inteiro Opção para reservar o item do local de trabalho para um dia inteiro ou um único dia. Esta opção aparecerá se o administrador do local de trabalho tiver habilitado a configuração de reserva de dia inteiro no selecionado Tipo . As horas de início e término da reserva dependem dos tempos definidos pela sua organização. . O dia inteiro A opção também está disponível na página de detalhes do espaço.
        Nota:
        . O dia inteiro a aparência da opção depende da configuração do administrador. Se o administrador tiver obrigatório a reserva de dia inteiro para um selecionado Tipo , a reserva é feita automaticamente para o dia inteiro. No caso de dia inteiro, você só pode modificar a data de início da reserva.
        aher prédio Reserve vários itens do local de trabalho abrangendo vários prédios. Os fusos horários dos prédios são diferentes para a mesma data e hora em uma reserva.
        Nota:
        Esta opção estará disponível se você tiver selecionado Permitir várias reservas caixa de seleção no Módulo reservável > Configuração do módulo reservável guia. Para obter mais informações, consulte Crie reservas de vários prédios.
        • Se o administrador tiver definido um limite para o máximo de dias que você pode reservar no futuro, você não poderá selecionar dias no futuro além da data definida pelo administrador. É exibido um aviso sobre a limitação.
        • Por exemplo, se o administrador tiver limitado os dias futuros a 45 dias, você não poderá selecionar uma data além de 45 dias ao fazer uma reserva recorrente. O número de dias disponíveis para Termina nesta data a opção difere com base em Diariamente , Semanalmente , ou Mensal seleções. A data e a hora de término especificadas para a reserva recorrente são usadas para indicar a data e a hora de término da reserva.
        • Se o administrador não definir essa limitação nos dias futuros no módulo reservável, você poderá selecionar qualquer data. Isso também depende de quantas ocorrências você pode selecionar e fazer.
          Nota:
          Você não pode selecionar uma data além de uma duração configurada no Máximo de dias no módulo reservável futuro. Por exemplo, se o valor Máximo de dias no futuro for 45, você não poderá selecionar uma data além dessa duração ao fazer uma reserva recorrente. O número de dias disponíveis para Termina nesta data a opção difere com base em Diariamente , Semanalmente , ou Mensal seleções. . Máximo de dias no futuro O valor não está configurado no módulo reservável, a seleção de data não é restrita e os funcionários podem selecionar uma data com base em Número máximo de ocorrências configuração.
    4. Opcional: Para mostrar todos os espaços disponíveis em uma área, selecione Procurar por área .
      1. Especifique os detalhes a seguir para pesquisar o espaço mais adequado em uma área.
        • Área: Área no prédio onde você deseja reservar um espaço.

          As áreas são classificadas alfabeticamente ou classificadas de acordo com a ordem que você configurou na Tabela de áreas. Quando uma classificação Pedido está configurado para uma área, é classificado de acordo. Se a classificação Pedido o valor não é especificado para um item, os itens são listados no topo da lista (ordem crescente) e, em seguida, classificados em ordem alfabética. Os nomes da área são classificados alfabeticamente com base no nome do rótulo. Os itens com ordem são listados.

        • Dia inteiro: Selecione esta opção para reservar o item do local de trabalho para um dia inteiro. As horas de início e término da reserva dependem dos horários definidos pela empresa. Você não pode mudar a hora de término. Esta opção aparecerá se o administrador do local de trabalho tiver habilitado a configuração de reserva de dia inteiro no selecionado Tipo .
    5. Clique em Pesquisar.
      Os itens do local de trabalho que correspondem aos critérios de pesquisa e que estão disponíveis para reserva são exibidos.
      Nota:
      Ao navegar perto de uma pessoa, se houver espaços privados, eles não serão exibidos no resultado da pesquisa.
      Nota:
      Você pode alternar entre Exibição de cartão e. Exibição de programação para revisar a disponibilidade de itens do local de trabalho. Se a sua empresa carregar mapas de piso, exiba os mapas usando Mappedin ou Mapeamento interno. Para obter mais informações sobre como usar mapas de piso, consulte Workplace Space Mapping.
    6. Opcional: Classifique os itens do local de trabalho em ordem alfabética ou usando um filtro com Mostrar filtro opção.

      Você também pode classificar os itens do local de trabalho para exibir seus locais favoritos primeiro. Para exibir a opção, você deve ter acesso ao Central do funcionárioe também têm locais favoritos. Seus locais favoritos são exibidos primeiro em ordem alfabética, seguidos pelos outros locais que correspondem aos critérios de pesquisa.

      Nota:
      Você não pode classificar itens do local de trabalho em ordem alfabética ou por seus locais favoritos se estiver navegando em espaços próximos a uma pessoa. Os espaços próximos a uma pessoa são pesquisados com base na proximidade.
    7. Selecione o item do local de trabalho que você deseja reservar usando uma das seguintes opções:
      • Clique em Adicionar.
      • Em Exibição de programação clique em Adicionar .
      • Em Exibição de mapa , selecione qualquer espaço de cor verde e, em seguida, selecione Adicionar .
    8. Selecione Avançar.
    9. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 2. Detalhes da reserva de
      Campo Descrição
      Assunto da reserva Assunto da sua reunião.
      Tornar todos os detalhes do espaço privados Opção para tornar todos os espaços selecionados como privados.
      Nota:
      A opção é exibida com base na configuração de configuração de privacidade do local para espaços selecionados.
      Tornar assunto privado Opção para marcar a reserva como privada e ocultar o assunto da reserva.
      Adicionar um link de reunião virtual Opção para gerar um link de reunião virtual para que os funcionários remotos possam ingressar na reserva.
      Nota:
      (Aplicável somente para Microsoft Teams) A partir da versão da Loja de maio de 2023, ao adicionar um link de reunião, o aplicativo recuperará os detalhes da reunião enquanto sincroniza o evento com um provedor de calendário.
      Esta reserva é para Se você estiver solicitando uma reserva em nome de outra pessoa, selecione o nome dessa pessoa. Deixe o campo em branco se você estiver solicitando uma reserva para você mesmo.
      Adicionar convidados a esta reserva
      Nota:
      Esta seção será exibida somente se o administrador tiver habilitado a configuração para convidar participantes para este local de trabalho.
      Convidar colegas de trabalho Selecione os funcionários que você deseja convidar para a reserva.
      Convidar visitante externo Opção para convidar um visitante externo.
      Nota:
      Esta opção aparece somente se você tiver o. Gestão de visitas ao local de trabalhoaplicação instalada.
      • Se você já registrou o visitante antes, faça o seguinte:
        1. Selecione Visitante anterior .
        2. Em Selecione um visitante anterior selecione o visitante.

          Você também pode visualizar os detalhes do visitante e modificar, se necessário. Os detalhes são atualizados automaticamente em todos os registros relacionados ao visitante e registros de registro.

      • Se você estiver registrando o visitante pela primeira vez, faça o seguinte:
        1. Selecione Adicionar novo visitante .
        2. Selecione Tipo de visitante .
        3. Se o visitante for um convidado especial, habilite VIP .
        4. Insira o. Nome do visitante.
        5. Insira o. Sobrenome do visitante.
        6. Especifique o. Endereço de e-mail do visitante para enviar detalhes de registro e comunicações.
        7. Insira o. Número de telefone do visitante.
        8. Insira o. Organização detalhes do visitante.
        9. Insira o. Título do visitante.
        10. Em Anotações privadas especifique todas as informações privadas.
        11. Em Preferências do visitante e. Preferências de notificação , selecione as preferências do visitante.
        12. Clique em Salve e adicione para adicionar o visitante.
      Adicionar serviços extras Serviços extras disponíveis com a reserva.
    10. Clique em Enviar reserva .

    Resultado

    A reserva é criada com um link de reunião virtual. Se você tiver convidado participantes para a reserva, o link da reunião será fornecido a eles junto com os detalhes da reserva.
    Para exibir o registro da reserva, vá para o resumo da reserva e selecione Detalhes adicionais . Se o código de acesso estiver configurado para o provedor de reunião virtual, em Detalhes adicionais , você também pode exibir a senha relevante. Somente o organizador e o usuário especificados no Esta reserva é para o campo pode exibir a senha.
    • Zoom: Se for um Zoomo link de reunião é adicionado, o link aparece em Local campo do e-mail que contém o convite da reunião.
    • Microsoft Teams: Quando uma reserva é criada com um link de reunião virtual, a aplicação recupera o link da reunião e os detalhes relacionados à participação. Quando esta reserva é sincronizada com o calendário do Microsoft Outlook, o link da reunião e os detalhes relacionados à associação são adicionados ao corpo do evento do calendário. Da mesma forma, quando uma reserva é criada no calendário do Microsoft Outlook usando o. Reunião do Teams botão de alternância, o link da reunião é recuperado e salvo como um link de reunião virtual.
      Nota:
      Como o link da reunião aparece no corpo do e-mail, em qualquer caso, se você quiser atualizar ou mudar os detalhes da reunião, você deve fazê-lo somente usando o. Gestão de reservas do local de trabalho. Porque quando uma sincronização de reserva é realizada, os detalhes (neste caso, o link da reunião e os detalhes) são sincronizados apenas de uma forma, ou seja, de Gestão de reservas do local de trabalhopara o provedor de calendário (neste caso Microsoft Teams). Se você já fez mudanças nos detalhes da reunião ou nas anotações do provedor de calendário, elas serão substituídas por Gestão de reservas do local de trabalhoquando uma sincronização é realizada.
    • Qualquer outro provedor de reunião virtual : O link da reunião é adicionado em Local campo do e-mail que contém o convite da reunião.