Definição e configuração de documentos do funcionário

Use a Gestão de documentos do funcionário para configurar como os documentos do funcionário devem ser tratados com base na política da empresa, nos processos e na conformidade regulatória.

Tipos de documento

Os tipos de documento estão no centro da aplicação Gestão de documentos do funcionário. Todos os documentos do funcionário devem ter um tipo de documento atribuído. Categorize os documentos do funcionário atribuindo tipos de documento. Use tipos de documento para combinar políticas que determinam o manuseio de um documento de funcionário. Use tipos de documento para:

• Associe uma política de segurança. As políticas de segurança determinam quem pode acessar documentos do funcionário e determinar a autorização de limpeza.
• Associe uma política de retenção. As políticas de retenção determinam por quanto tempo um documento deve ser mantido e a quem o documento é aplicável.
• Coloque uma retenção jurídica. As retenções jurídicas impedem temporariamente a limpeza de documentos ou mudanças no documento.
• Permitir acesso a funcionários.
• Configure os documentos do funcionário para serem movidos automaticamente quando um caso de RH for encerrado. Consulte Configure um serviço de RH.

Tarefas relacionadas

• Como ativar Gestão de documentos de funcionários

Defina políticas para um tipo de documento

Para cada tipo de documento, você pode determinar quem pode acessar um documento, bem como definir as políticas de retenção associadas a ele ou colocar uma retenção jurídica. Um tipo de documento pode gerenciar vários documentos.

Antes de Iniciar

Função necessária: sn_hr_ef.manager

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Os tipos de documento combinam detalhes do tópico, políticas de retenção e retenções jurídicas. O período de retenção padrão para um tipo de documento é definido no Centro de excelência (COE) correspondente. Para obter detalhes sobre coes, consulte Modelo de dados de Centros de excelência de RH.

Nota:

O sistema de base fornece vários tipos de documentos como exemplos.

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Administração de RH > Documentos de funcionário > Tipos de documentos.
2. Clique em Novo ou um tipo de documento existente para editar.
3. Preencha os campos, se for o caso.

   Tabela 1. Formulário de tipo de documento

   Campo	Descrição
   Nome	Nome que descreve o tipo de documento.
   Detalhe do tópico	Detalhe do tópico associado a um serviço de RH. O detalhe do tópico categoriza o tipo de documento. O serviço de RH pode ser usado para mover automaticamente documentos do funcionário para o repositório de documentos do funcionário quando um caso de RH é encerrado.
   Ativo	Opção para ativar ou desativar um tipo de documento. Ao desativar um tipo de documento, o tipo de documento não aparece para seleção ao criar um documento ou mover anexos.
   Tipo de aplicação	Aplicação associada ao tipo de documento.
   Retenção jurídica	Indica se uma retenção jurídica foi colocada no tipo de documento. Quando marcado, todos os documentos do funcionário com este tipo de documento são colocados em retenção jurídica.
   Acesso do funcionário	Permite que os funcionários acessem seus próprios documentos de funcionário.
   Data de vencimento	Opção para definir a data de expiração em um documento. As notificações por e-mail serão enviadas aos responsáveis pelo documento, gerentes ou representantes de RH (de acordo com as políticas de expiração) quando o documento expirar ou estiver próximo de expirar.

4. No Menu de contexto, clique em Salvar Para permanecer no formulário Tipo de documento.
   As guias a seguir são exibidas.

   Tabela 2. Guias de tipo de documento

   Guia	Descrição
   Políticas de Segurança	Política de segurança associada ao tipo de documento. As políticas de segurança concedem aos usuários autorizados a capacidade de exibir, criar, mover ou autorizar a limpeza de documentos do funcionário. Quando você seleciona um detalhe de tópico, a política de segurança padrão associada a esse detalhe de tópico (se houver) é exibida automaticamente no Políticas de segurança . Em Políticas de segurança , você pode, Adicione e associe várias políticas de segurança a um tipo de documento. Defina uma ordem na qual uma política de segurança deve ser avaliada. Números mais baixos são colocados à frente dos números mais altos. Por exemplo, uma política de segurança com um pedido definido como 100 é avaliada antes de uma política de segurança com um pedido definido como 200. Habilite ou desabilite uma política de segurança. Quando você desabilita uma política de segurança, isso implica que uma política de segurança será associada ao tipo de documento, mas não será considerada para avaliação.
   Políticas de Retenção	Política de retenção associada ao tipo de documento. A política de retenção combina o período de retenção (determina por quanto tempo um documento deve ser salvo) e os critérios de RH (filtra a quem a política é aplicável). Consulte Adicione ou modifique uma política de retenção.
   Retenções jurídicas	Mostra todas as retenções jurídicas colocadas no tipo de documento com carimbos de motivo, data e hora.
   Políticas de expiração	As políticas de expiração permitem que um administrador filtre documentos de um tipo de documento com base em critérios de RH ou em campos da tabela de documentos do funcionário ou como uma combinação. Ele também permite que um administrador configure grupos ou destinatários que podem receber notificações por e-mail quando o documento expira ou se aproxima da expiração.

5. Após adicionar ou editar a política de retenção, clique em Salvar Para permanecer no formulário Tipo de documento ou clique em Enviar Para retornar à lista Tipo de documento.

Defina por quanto tempo reter os documentos do funcionário

Um período de retenção define por quanto tempo um documento do funcionário deve ser salvo antes de ser descartado. Os períodos de retenção são combinados com condições ou critérios para formar uma política de retenção.

Antes de Iniciar

Função necessária: sn_hr_ef.manager

Nota:

Os períodos de retenção são exclusivos e não podem ser duplicados. Para excluir um período de retenção, você deve ter certeza de que um tipo de documento não esteja associado à política de retenção.

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Administração de RH > Documentos de funcionário > Períodos de Retenção.
2. Preencha os campos, se for o caso.

   Tabela 3. Período de retenção

   Campo	Descrição
   Título	Nome que descreve o período de retenção.
   Campo de data	Ponto de partida do período de retenção. Os campos disponíveis dependem da tabela Documento do funcionário [sn_hr_ef_employee_document]. Campos da tabela Documento do funcionário [sn_hr_ef_employee_document] usados para definir o início do período de retenção. Dê uma referência com pontos e selecione um campo para determinar o ponto de partida do período de retenção.
   Tipo de aplicação	Aplicação associada ao período de retenção.
   Tipo de deslocamento de data	Deslocamento que determina se o período de retenção deve começar antes ou depois do que foi selecionado em Campo de data . Combinado com Campo de data , Unidades de deslocamento de data e. Quantidade de deslocamento de data determina a duração do período de retenção. Por exemplo: Campo de data: Criação Tipo de deslocamento de data: Após Unidades de deslocamento de data: Anos A quantidade de deslocamento de data é 1 Usando esta configuração, o período de retenção é de um ano após a data de criação do documento.
   Unidades de deslocamento de data	Unidade de tempo que determina se o período de retenção deve ser medido em meses ou anos.
   Quantidade de deslocamento de data	Número de meses ou anos antes ou depois de Campo de data seleção.

3. Clique em Enviar ou Atualizar.

Adicione ou modifique políticas de retenção padrão

As políticas de retenção padrão garantem que os documentos do funcionário não sejam excluídos por engano. Quando uma política de retenção não foi atribuída a um tipo de documento, a política de retenção padrão é usada.

Antes de Iniciar

Função necessária: sn_hr_ef.manager

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Você pode editar políticas de retenção padrão.

. Prestação de serviços de RHO sistema base fornece políticas de retenção padrão para cada documento de funcionário associado a uma tabela do Centro ou do Excellence (COE).

As políticas de retenção padrão são atribuídas a todos os documentos que se enquadram em um COE e o período de retenção é indefinido e nunca limpo.

Nota:

Se você mudar o período de retenção padrão, todos os novos documentos serão atribuídos ao novo período, mas os documentos existentes ainda usarão o período de retenção original.

As políticas de retenção padrão não podem ser excluídas ao serem usadas por um tipo de documento. É permitida apenas uma política padrão para um COE.

Quando uma data de limpeza é calculada e uma retenção jurídica é colocada, a data de limpeza não muda.

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Administração de RH > Documentos de funcionário > Políticas de Retenção Padrão.
2. Clique em Novo para criar uma política de retenção padrão ou em uma política existente para editar.
3. Preencha os campos, se for o caso.

   Tabela 4. Política de retenção padrão

   Campo	Descrição
   Tabela	Os documentos do funcionário da tabela DO COE são associados a quando Prestação de serviços de RHestá licenciado e ativado.
   Período de retenção	Período de retenção que identifica por quanto tempo o documento é retido. O único campo que você pode editar.
   Tipo de aplicação	Aplicação associada à política de retenção padrão.

4. Clique em Enviar ou Atualizar.

Adicione ou modifique uma política de retenção

Defina políticas que determinam por quanto tempo os documentos devem ser mantidos e quem está coberto. As políticas de retenção combinam o período de retenção e as condições ou critérios.

Antes de Iniciar

Função necessária: sn_hr_ef.manager

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

As regulamentações, as leis e as políticas da sua empresa determinam por quanto tempo os documentos devem ser mantidos.

Quando uma data de limpeza é calculada e uma retenção jurídica é colocada, a data de limpeza não muda.

Para garantir que não haja limpeza acidental, o sistema de base fornece políticas de retenção padrão. Quando uma política de retenção não foi atribuída a um tipo de documento, a política de retenção padrão é usada.

Quando um tipo de documento é coberto por várias políticas de retenção:

• A política com o período de retenção mais longo se aplica.
• Quando há uma política de retenção padrão não padrão e uma política de retenção padrão com um período de retenção indefinido, a política de retenção não padrão se aplica. Supondo que os critérios de RH correspondam e que o período de retenção seja aplicável.

As políticas de retenção têm um relacionamento de um para um com um tipo de documento, você não pode ter a mesma política de retenção para vários tipos de documento.

Nota:

Você pode usar o mesmo período de retenção para várias políticas de retenção.

Quando você tem várias políticas de retenção, mas há uma sobreposição de critérios, a política de retenção com o período de retenção mais longo é usada.

Por exemplo: Tipo de documento: Aviso disciplinar

• Políticas de retenção:
  • Funcionários DOS EUA (período de retenção: Data de término mais de 7 anos)
  • Funcionários contratados NOS EUA (período de retenção: Data de término mais de 5 anos)
• Se um usuário for funcionário dos EUA e funcionário contratado, a política de retenção de funcionários dos EUA será usada porque tem um período de retenção mais longo.

Nota:

Você pode usar a política de retenção padrão para todos os tipos de documento. A política de retenção padrão define que todos os documentos do funcionário são retidos enquanto um funcionário é funcionário atual da sua empresa. Quando um funcionário deixa a empresa, uma segunda política de retenção é acionada com base nos critérios de RH. Quando um funcionário não atende aos critérios de RH e deixa a empresa, a política de retenção padrão original ainda está em vigor. Os documentos do funcionário são mantidos indefinidamente.

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Administração de RH > Documentos de funcionário > Políticas de Retenção.
2. Clique em Novo ou uma política de retenção existente para editar.
3. Preencha os campos, se for o caso.

   Tabela 5. Formulário de política de retenção

   Campo	Descrição
   Aplica-se a	Documento do funcionário [sn_hr_ef_employee_document] e tipo de documento associados à política de retenção. Selecione uma tabela e um tipo de documento no qual a política de retenção se baseia.
   Critérios do RH	A quem a política de retenção se aplica. Por exemplo, você pode selecionar critérios de RH com base em um país. Este critério garante que todos os baseados no país selecionado tenham a mesma política de retenção. Nota: Ao definir condições como diferenciação entre maiúsculas e minúsculas ou valores nulos, consulte o API GlideFilter - Scoped, Global.
   Período de retenção	Por quanto tempo um documento do funcionário deve ser salvo.
   Ativo	Indica se a política de retenção está ativa e em uso. Nota: As políticas de retenção padrão não podem ser desativadas.

4. Clique em Enviar ou Atualizar.

Adicione ou modifique políticas de segurança padrão

As políticas de segurança padrão garantem que os documentos dos funcionários estejam seguros. . Prestação de serviços de RHo sistema base fornece políticas de segurança padrão para cada tipo de documento e determina quem pode acessar e tem autorização de limpeza.

Antes de Iniciar

Função necessária: sn_hr_ef.manager

Os usuários recebem acesso aos documentos do funcionário por:

• Grupos
• Funções
• Grupos e funções

A política de segurança pode exigir autorização para limpar e requer que um usuário pertença ao grupo que tem autorização de limpeza.

Consulte Gerenciar Grupos de RH e Gerenciar funções de RH.

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Administração de RH > Documentos de funcionário > Políticas Padrão de Segurança.
2. Clique em Novo ou uma política de segurança padrão existente para editar.
3. Preencha os campos, se for o caso.

   Tabela 6. Campos de políticas de segurança

   Tabela	Descrição
   Descrição	Frase que descreve a política de segurança do documento do funcionário de RH.
   Tipo de aplicação	Aplicação associada à política de segurança.
   Ativo	Opção para habilitar ou desabilitar a política de segurança. Quando você desabilita uma política de segurança, isso implica que a política de segurança será associada ao tipo de documento, mas não será considerada para avaliação.
   Aplica-se quando	Filtros que definem condições adicionais em uma política de segurança.

4. Clique em Enviar ou Atualizar.

Adicione ou modifique políticas de segurança do documento

Muitos documentos de funcionários contêm informações confidenciais e pessoais. Use políticas de segurança de documentos para definir o acesso aos documentos dos funcionários e garantir que eles estejam seguros.

Antes de Iniciar

Função necessária: sn_hr_ef.admin

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Você pode determinar quem pode ler, gravar ou autorizar a limpeza de documentos adicionando ou modificando políticas de segurança de documentos.

Nota:

Você pode fornecer aos funcionários visibilidade sobre seus próprios documentos de funcionário por meio do perfil de RH. Verifique o. Acesso do funcionário . Tipo de documento formulário. Consulte Defina políticas para um tipo de documento.

Os usuários recebem acesso aos documentos do funcionário por:

• Grupos
• Funções
• Grupos e funções

A política de segurança pode exigir autorização para limpar e requer que um usuário pertença a um grupo que tenha autorização de limpeza.

Consulte Gerenciar Grupos de RH e Gerenciar funções de RH. Ou consulte Grupos e. Funções .

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Administração de RH > Documentos de funcionário > Políticas de Segurança.
2. Clique em Novo ou uma política de segurança existente para editar.
3. Preencha os campos, se for o caso.

   Tabela 7. Campos de políticas de segurança

   Tabela	Descrição
   Descrição	Frase que descreve a política de segurança do documento do funcionário de RH.
   Tipo de aplicação	Aplicação associada à política de segurança.
   Ativo	Opção para habilitar ou desabilitar a política de segurança. Quando você desabilita uma política de segurança, isso implica que a política de segurança será associada ao tipo de documento, mas não será considerada para avaliação.
   Aplica-se quando	Filtros que definem condições adicionais em uma política de segurança.

   Use as três guias para determinar quais grupos ou funções são necessários para pesquisar, acessar e editar metadados de um documento de funcionário por tipo de documento. Você também pode definir quais grupos recebem notificações de limpeza ou podem autorizar a limpeza de documentos do funcionário.

   Tabela 8. Guias de política de segurança

   Guias	Descrição
   Leitura	Grupos: Grupos que um usuário deve pertencer para pesquisar e ler um documento do funcionário com o tipo de documento associado e a política de segurança. Funções: Funções que um usuário deve ter para pesquisar e ler um documento do funcionário com o tipo de documento associado e a política de segurança. Nota: Os usuários com a função Leitor de gestão de documentos do funcionário [sn_hr_ef.document_reader] também devem ser adicionados aqui para pesquisar e ler documentos associados ao tipo de documento e à política de segurança. Corresponder a tudo: Determina se as condições para grupos e funções devem ser atendidas para acesso. Nota: Se você deixar desmarcada, o usuário só precisará atender às condições de grupos ou funções, não de ambos.
   Gravar	Grupos: Os grupos aos quais um usuário deve pertencer ao Access. Funções: Funções que um usuário deve ter para pesquisar, ler e criar um documento do funcionário com o tipo de documento associado e a política de segurança. Nota: Os usuários com a função Escritor de gestão de documentos do funcionário [sn_hr_ef.document_writer] também devem ser adicionados aqui para pesquisar, ler e criar documentos associados ao tipo de documento e à política de segurança. Corresponder a tudo: Determina se as condições para grupos e funções devem ser atendidas para acesso de gravação. Nota: Se você deixar desmarcada, o usuário só precisará atender às condições de grupos ou funções, não de ambos.
   Autorizar Limpeza	A autorização é necessária para limpar documentos ou enviar uma notificação antes da execução do processo de limpeza. Grupos: O grupo que um usuário deve pertencer para autorizar ou ser notificado sobre uma limpeza futura. Nota: Apenas uma pessoa no grupo é necessária para autorizar.

4. Clique em Salvar e o. Tipos de documento a lista relacionada é exibida.
5. Clique em Novo e você pode criar um tipo de documento a ser associado à política de segurança.
6. Clique em Enviar ou Atualizar.

Adicione ou modifique políticas de expiração em um tipo de documento

Adicione ou modifique políticas de notificação de expiração em um tipo de documento. Permite definir uma data de expiração em um documento e enviar notificações por e-mail para proprietários de documentos, gerentes ou representantes de RH quando o documento expirar ou estiver próximo de expirar.

Antes de Iniciar

Função necessária: administrador

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Determinados documentos, como passaportes ou certificados de treinamento, têm datas de vencimento. Para que as organizações sigam as políticas de conformidade, as versões mais recentes dos documentos dos funcionários devem ser mantidas. Com esse recurso, um administrador pode configurar políticas de notificação de expiração em um tipo de documento e um usuário pode definir uma data de expiração para um documento ao carregá-lo na Gestão de documentos do funcionário ou ao mover um caso para a Gestão de documentos do funcionário.

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Administração de RH > Documentos de funcionário > Políticas de notificação de expiração.
2. Clique em Nova.
3. No formulário, preencha os campos:

   Tabela 9. Formulário de política de notificação de expiração

   Campo	Descrição
   Tipo de documento	Tipo de documento no qual a política de expiração está definida. Por exemplo, Contratos de educação.
   Nome	Nome que você especifica para a política de notificação de expiração.
   Ordem	Pedido especificado para uma política de expiração. Suponha que um documento qualifique duas políticas de notificação de expiração, em seguida, a política com ordem menor receberá prioridade mais alta.
   Ativo	Opção para ativar a política de expiração para uso.
   Adicionar critérios de filtro
   Critérios do RH	Os critérios de RH definem o público ao qual você deseja aplicar as condições de filtro. Por exemplo, funcionários dos EUA: Coleta de formulários de imposto.
   Aplica-se quando	Condições de filtro que você deseja aplicar nos campos do documento do funcionário.
   Corresponder a ambos	Quando houver mais de uma condição de filtro, habilite esta opção. Os documentos são filtrados com base em todas as condições especificadas.

4. Clique em Enviar.

O que Fazer Depois

1. Navegar até Tudo > Administração de RH > Documentos de funcionário > Políticas de notificação de expiração.
2. Abra a política de notificação de expiração necessária.
3. Em Destinatários da notificação de expiração lista relacionada, adicionar destinatários:

   Tabela 10. Formulário do destinatário da notificação de expiração

   Campo	Descrição
   Nome	Nome do destinatário da notificação de expiração.
   Tipo de deslocamento de dados	Tipo de deslocamento de data relativo à data de vencimento do documento. Por exemplo, você deseja enviar uma notificação antes ou depois da data de expiração?
   Unidades de deslocamento de dados	Número de dias, semanas ou meses que define suas unidades de deslocamento.
   Quantidade de deslocamento de dados	Valor especificado para deslocamento de dados. Por exemplo, suponha que você tenha selecionado o tipo de deslocamento de dados como Antes Unidades de deslocamento de data como Dias E Quantidade de deslocamento de data como 3 , as notificações por e-mail serão enviadas três dias antes da data de expiração do documento.
   Política de notificação de expiração	Política de notificação de expiração para a qual os destinatários estão sendo criados.
   Destinatários	Os destinatários das notificações podem ser selecionados nos campos compatíveis com um documento do funcionário. Nota: Se você quiser notificar destinatários diferentes em dias diferentes, poderá configurar vários destinatários de notificação de expiração para uma única política de notificação de expiração.
   Ativo	Opção para ativar o destinatário da notificação de expiração.

4. Na seção Grupos, adicione grupos para os quais você deseja enviar notificações. Os grupos recebem notificações ao mesmo tempo que os destinatários.
5. Clique em Enviar.