Créer ou demander un nouveau document

Une fois qu’un administrateur a défini les paramètres de l’application Documents gérés, vous pouvez créer ou demander de nouveaux documents.

Avant de commencer

Rôle requis : document_management_admin

ou

Rôle requis : document_management_user

Procédure

1. Accédez à la Tous > Documents gérés > Créer.
2. Renseignez les champs suivants :

   Tableau 1. Nouveaux champs de document

   Champ	Valeur d'entrée
   Numéro	Numéro d’identification du document. Généré automatiquement à l’aide de la maintenance des numéros.
   Nom	Nom attribué au document. Notez que le nom du document est combiné avec d’autres composants de dénomination (tels que définis par le format du nom) pour créer les noms de chaque révision de document.
   Demandé par	Personne demandant la création ou la mise à jour du document.
   Propriétaire	L’approbateur de la demande de document. Également responsable de la définition de la date d’achèvement avec les demandeurs et les auteurs.
   Réviseurs	Le ou les utilisateurs qui révisent le document et fournissent des commentaires aux propriétaires et aux auteurs.
   Département	Département responsable du document.
   Type	L’objectif du document. Il s’agit d’une liste de choix dérivée des paramètres de type.
   Classification	Classification des documents, basée sur la sécurité, l’audience et la confidentialité. Il s’agit d’une liste de choix dérivée des paramètres de classification. Remarque : Cela ne pilote aucune fonctionnalité.
   Audience	les lecteurs de documents, externes ou internes. Il s’agit d’une liste de choix dérivée des paramètres d’audience. Remarque : Cela ne pilote aucune fonctionnalité.
   État	État actuel du document dans le processus d’édition et de publication.
   Extraits par	Utilisateur qui a actuellement le document extrait.
   Description	Brève description du document.
   Paramètres de révision
   Format de nom	Format du nom de chaque révision individuelle du document. Pour plus d’informations, consultez Format du nom.
   Format de révision	Choix entre le format de révision à deux chiffres (0.x) ou à trois chiffres (0.0.x).
   Incrémentation automatique de la révision	Si cette option est sélectionnée, le numéro de révision s’incrémente automatiquement à chaque révision du document.

   La liste connexe des autorisations utilisateur détermine quels utilisateurs ont le droit d’afficher et de contribuer au document :

   Tableau 2. Autorisations utilisateur

   Champ	Valeur d'entrée
   Utilisateur	Référence à un utilisateur qui a le droit de lire un document, mais pas d’y contribuer.
   Type	Liste de choix décrivant comment l’utilisateur peut interagir avec le document. Les options sont les suivantes : Lecteur : l’utilisateur peut lire les versions du document. Éditeur : l’utilisateur peut charger de nouvelles versions. Propriétaire : l’utilisateur peut modifier le document.

   La liste connexe des autorisations de groupe détermine quels groupes ont le droit d’afficher et de contribuer au document :

   Tableau 3. Autorisations de groupe

   Champ	Valeur d'entrée
   Groupe	Référence à un groupe d’utilisateurs autorisés à lire et à contribuer au document.
   Type	Liste de choix décrivant comment les membres du groupe peuvent interagir avec le document. Les options sont les suivantes : Lecteur : les membres du groupe peuvent lire les versions des documents. Éditeur : les membres du groupe peuvent charger de nouvelles versions. Propriétaire : les membres du groupe peuvent modifier le document.

• Spécifier un approbateur
  Vous pouvez spécifier les approbateurs d’un enregistrement de document après l’avoir enregistré.