Declaración de privacidad para solicitantes

Finalidad y alcance

Esta Declaración de privacidad de solicitantes (en adelante “Declaración para solicitantes”) describe las prácticas de privacidad de ServiceNow, Inc., incluidas sus subsidiarias y filiales (colectivamente denominadas, “ServiceNow” o “nosotros”), que se aplican a las actividades de recopilación, uso y divulgación de información personal de nuestros solicitantes (en adelante denominados “usted”) para procesos de selección de personal, incluidas las oportunidades de prácticas en ServiceNow, a través de nuestros portales o sitios web de solicitud de empleo, u otros canales de contratación (en adelante de denominados colectivamente como “Sitios de solicitud”), así como de las personas con las que interactuamos en relación con las oportunidades profesionales en ServiceNow.

A los efectos de la presente Declaración para solicitantes:

• El concepto “Solicitante de empleo” hace referencia a un solicitante actual o anterior de empleo o compromiso con nosotros.
• “Datos del solicitante” hace referencia a la información que procesamos en relación con su solicitud y como parte del proceso de contacto, entrevista y evaluación.

Cómo obtenemos la información

Tal como se describe a continuación, recopilamos varios tipos de información sobre usted que, en general, se clasifican en las siguientes categorías: identificadores, información profesional o relacionada con el empleo, información de cuentas financieras, información comercial, información educativa, información visual e información de la actividad en Internet, entre otras.

1. Información que nos proporciona como Datos del solicitante

Podemos procesar los datos que nos facilite cuando la legislación aplicable lo permita o exija, o cuando sea necesario o esté permitido para los fines descritos en la presente Declaración para solicitantes, incluidos, entre otros:

• Información de contacto (por ejemplo, su nombre, domicilio y dirección de correo electrónico, número de teléfono, fotografía)
• Documento de identidad, pasaporte, información relativa a la nacionalidad, ciudadanía o situación migratoria
• Información sobre empleo y trayectoria profesional, como el puesto de trabajo, las cualificaciones académicas y profesionales o la educación
• Información sobre compensaciones (por ejemplo, acciones y detalles sobre derechos a acciones adjudicadas)
• Información relativa a verificaciones de antecedentes, verificación de identidad y controles de detección de drogas
• Solicitudes de ajustes (por ejemplo, por motivos de creencias religiosas o discapacidad/condición médica)
• Contratos de empleo
• Evaluaciones de competencias, otros datos de formación y habilidades
• Datos demográficos (como información sobre la raza, etnia, religión u orientación sexual) si se proporciona voluntariamente
• Grabaciones de audio, fotografías, grabaciones de vídeo y otros activos digitales similares (incluidos los datos obtenidos durante las visitas en nuestras oficinas)

Información que recopilamos de terceros

Es posible que obtengamos información sobre usted a través de otras fuentes, en la medida en que lo permita la ley aplicable, según sea necesario y esté permitido para ponernos en contacto usted en relación a oportunidades profesionales en ServiceNow, a su solicitud y como parte del proceso de entrevistas. Por ejemplo, obtenemos información a través de su contacto con nosotros procedente de terceros, como las personas de referencia, así como de nuestros proveedores y de otros, como empresas de investigación de empleo, proveedores de evaluación de competencias, proveedores de sistemas de rastreo de candidatos, proveedores de sistemas de gestión de relaciones de candidatos, verificación de identidad y verificación de antecedentes o proveedores de servicios de adaptación por condición médica/discapacidad. Podemos obtener información de sitios web o fuentes públicas, como información de sitios de redes profesionales públicas (por ejemplo, LinkedIn) (sujeto a las políticas de privacidad de dichos terceros).

También podemos obtener información como parte de transacciones corporativas.

2. Información que recopilamos cuando navega por el Sitio de solicitud

A medida que navega por nuestro Sitio de solicitud, también podemos recopilar cierta información sobre su visita a nuestros sitios web mediante “cookies” y otras tecnologías de rastreo similares.

Para más información, consulte nuestra Política de Cookies.

Niños

No recopilamos a sabiendas información personal de ninguna persona menor de 16 años. Si tiene menos de 16 años, no intente completar nuestros formularios ni enviarnos ninguna información personal sobre usted. Si nos enteramos de que hemos recopilado información personal de una persona de 16 años o menos, eliminaremos esa información de inmediato.

Cómo usamos la información recopilada

Podemos utilizar la información que recopilamos sobre usted con fines de contratación y gestión de recursos humanos a nivel global, según lo permita la ley aplicable o sea necesario o esté permitido para un rol, incluidas, entre otras, las actividades siguientes:

• Llevar a cabo y respaldar las funciones y actividades de contratación, selección de personal y recursos humanos, incluido el procesamiento y la evaluación de su solicitud, la evaluación de su idoneidad para trabajar y realizar trabajo remoto conforme a la legislación aplicable y nuestras políticas, la toma de decisiones de contratación, la verificación legal de antecedentes, así como la gestión y mejora de nuestros procesos de selección y contratación.
• Cumplir las obligaciones derivadas de la legislación laboral y de prestaciones.
• Gestionar la seguridad y la salud en el lugar de trabajo.
• Gestionar la seguridad física y del sistema.
• Administrar la participación de los empleados en beneficios, compensaciones, recursos humanos, así como planes y programas de formación.
• Comunicar información sobre su solicitud.
• Proporcionar información de futuras oportunidades de empleo (a menos que nos indique que no desea que nos pongamos en contacto con usted para tales fines).
• Cumplir con las obligaciones legales y las políticas internas, incluidas las relacionadas con las leyes de control de exportaciones.
• Gestionar y llevar a cabo actividades empresariales, incluida la asignación de activos de la empresa y recursos humanos; la gestión de proyectos, la gestión de registros y la elaboración de registros de auditoría u otras herramientas de generación de informes; el desarrollo y la mejora de procesos, incluido el entrenamiento de modelos de inteligencia artificial (“IA”) y aprendizaje automático (“ML”) de ServiceNow, de acuerdo con la legislación local; la gestión de fusiones, adquisiciones, ventas, reorganizaciones o enajenaciones, así como la integración con el comprador.
• Gestionar el portal profesional en línea y realizar comprobaciones de antecedentes y otras verificaciones previas a la contratación.
• En caso de contratación, la Información del solicitante se podrá utilizar en relación con su empleo (por ejemplo, para establecer un registro de empleo, administrar la participación de los empleados en beneficios, planes y programas de formación, o bien para realizar actividades de incorporación, incluida la concesión de acceso a sistemas internos).

En general, no requerimos que los Solicitantes de empleo proporcionen información personal confidencial (por ejemplo, sobre raza, origen étnico, religión u orientación sexual), pero puede proporcionar esa información voluntariamente a su discreción. Si acepta proporcionar dicha información, solo se utilizará para ofrecerle un entorno de trabajo adecuado a sus necesidades (por ejemplo, si requiere adaptación para personas con discapacidad) y no será un factor en el proceso de selección o contratación.

Solicitamos información sobre su ciudadanía/nacionalidad y para ciertos roles (por ejemplo, los roles orientados al Gobierno federal en Estados Unidos) o regiones; sin embargo, podemos solicitar información relacionada con la salud o creencias religiosas sinceras (por ejemplo, la solicitud de adaptación) para confirmar que cumplimos nuestras obligaciones legales. Esta información se podrá ver durante el proceso de contratación, ya que se requiere para determinar la idoneidad para un rol específico.

En algunos países y para algunos roles, puede que necesitemos realizar comprobaciones de antecedentes penales y análisis de drogas, pero solo en los casos en los que las leyes aplicables lo exijan y lo permitan. Si este fuera el caso, cualquier información que procesemos sobre este asunto se tratará con la más estricta confidencialidad y solo se utilizará para evaluar su idoneidad para el empleo o determinados deberes del puesto de trabajo con nosotros.

Cómo compartimos la información recopilada

Podemos divulgar la información personal contenida en los datos del solicitante a las siguientes categorías de destinatarios:

• Subsidiarias y filiales (incluidas las ubicadas fuera de la Unión Europea y Suiza) según sea necesario para los fines descritos en esta Declaración para solicitantes.
• Proveedores de servicios que realizan servicios en nuestro nombre, incluidos para los usos descritos anteriormente. Autorizamos a nuestros proveedores de servicios exclusivamente a que utilicen o divulguen los Datos del solicitante según sea necesario para prestar servicios en nuestro nombre y únicamente de acuerdo con nuestras instrucciones, o para cumplir requisitos legales. También solicitamos a nuestros proveedores de servicios que protejan adecuadamente la privacidad y la seguridad de los Datos del solicitante. Por ejemplo, puede divulgarse determinada información a:

• Empresas que nos prestan servicios relacionados con la confirmación de su idoneidad para trabajar de conformidad a la legislación y según nuestras políticas.
• Empresas que nos proporcionan plataformas y sistemas de rastreo de candidatos, gestión de relaciones de candidatos y evaluación de competencias.
• Empresas que realizan comprobaciones de antecedentes y verificaciones de identidad en nombre de ServiceNow.
• Empresas que proporcionan infraestructura de comunicaciones (incluso con fines de almacenamiento de datos) y prestan servicios de seguridad o servicios de continuidad empresarial.
• Terceros que ayuden en la coordinación y prestación de servicios de reubicación.
• Auditores, asesores, representantes legales y agentes similares en relación con los servicios de asesoramiento que nos prestan.
• Terceros que proporcionan sistemas o servicios para alojar o mejorar nuestras operaciones, incluido el uso interno de características de IA.

• Terceros que proporcionan asistencia cuando esté permitido para los fines de ServiceNow, tal como se describe en esta Declaración para solicitantes.

• Un comprador potencial (y sus agentes y asesores) en relación con cualquier fusión, adquisición o cualquier forma de venta o transferencia propuesta de algunos o todos nuestros activos (incluso en el caso de una reorganización, disolución o liquidación), en cuyo caso, los Datos del solicitante que tengamos estarán entre los activos transferidos al comprador o adquirente. En el caso de que se produzca una venta, fusión o adquisición, haremos lo posible, dentro de lo razonable, para instruir al beneficiario para que utilice los Datos del solicitante conforme a esta Declaración del solicitante.
• Cualquier fuerza o cuerpo de seguridad, autoridad reglamentaria, organismo gubernamental, tribunal u otro tercero para: (i) cumplir cualquier orden judicial, requerimiento de cualquier autoridad competente encargada de aplicación de la ley o cualquier otra obligación legal; (ii) hacer cumplir o aplicar los Términos de uso de nuestro Sitio web o los términos de cualquier otro acuerdo; y (iii) proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de ServiceNow o de terceros, o cualquier otra obligación legal.
• Cualquier otra persona que usted indique o a quien autorice para recibir esta información.

También es posible que divulguemos información agregada o desidentificada que no pueda usarse razonablemente para identificarle. ServiceNow únicamente trata, mantiene y usa esta información de forma desidentificada y no intentará volver a identificarla, excepto en los casos permitidos por la legislación aplicable. 

No vendemos, alquilamos ni comercializamos información personal con terceros para fines promocionales.

Base jurídica del tratamiento

Nuestra base jurídica para recopilar y usar los datos personales descritos anteriormente dependerá de los datos personales en cuestión y del contexto específico en el que los recopilemos.

Normalmente, trataremos la información personal como responsables del tratamiento cuando el procesamiento se base en nuestros intereses legítimos (como, por ejemplo, evaluar su idoneidad para un rol específico en ServiceNow) y dichos intereses no prevalezcan sobre sus intereses en materia de protección de datos ni sobre sus derechos y libertades fundamentales; cuando sea necesario para la ejecución del contrato (como su contrato laboral); para cumplir con la legislación aplicable (como las leyes de salud y seguridad, fiscales u otras disposiciones legales) o cuando tengamos su consentimiento para ello. Cuando recopilemos categorías especiales de información personal sobre usted, normalmente solo lo haremos con su consentimiento expreso o cuando exista la obligación conforme a la ley aplicable (por ejemplo, la legislación laboral) de procesar dicha información. Si tiene preguntas o necesita más información sobre la base legal en función de la cual recopilamos y utilizamos su información personal, póngase en contacto con nosotros mediante los detalles de contacto que se proporcionan más adelante.

Transferencias internacionales

Podemos almacenar y procesar los datos cubiertos por esta Declaración para solicitantes en (i) cualquier país donde tengamos instalaciones, así como en (ii) cualquier país en el que contratemos proveedores de servicios, cuando la delegación del tratamiento o el almacenamiento resulte necesaria. La lista de las oficinas globales de ServiceNow la encontrará en este enlace.

Si es un visitante del Espacio Económico Europeo (“EEE”), protegeremos su información personal cuando se transfiera fuera del EEE mediante:

• Su tratamiento en un territorio que la Comisión Europea haya determinado que proporciona un nivel adecuado de protección de la información personal; o bien
• Mediante la implementación de las medidas de seguridad adecuadas para proteger su información personal, incluso mediante el uso de cláusulas contractuales estándar u otros mecanismos de transferencia legal aprobados por la Comisión Europea.

Si necesita más información sobre las transferencias internacionales de información personal, puede ponerse en contacto con nosotros utilizando los datos de contacto que se proporcionan más adelante.

Seguridad y confidencialidad

Mantenemos las medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los Datos del solicitante de la destrucción, la pérdida, la alteración, la divulgación y el acceso no autorizados accidentales o ilegales. Requerimos a nuestros empleados con acceso a los Datos del solicitante que mantengan la información confidencial y segura.

Comunicación

El envío de algún formulario en nuestros sitios de aplicaciones supone que acepta que ServiceNow se ponga en contacto con usted en lo que a su solicitud y al proceso de contratación respecta. Nos podemos poner en contacto con usted a través de correo electrónico, llamada telefónica o mensajería instantánea (incluidos los SMS).

Si desea retirar su consentimiento para recibir comunicaciones de nuestra parte en cualquier momento, puede enviar un correo electrónico a privacy@servicenow.com o utilizar los datos de contacto del encabezado “Información de contacto” a continuación.

Conservación

A menos que la ley requiera un periodo de retención más largo, conservamos los Datos del solicitante mientras tengamos una necesidad empresarial legítima en curso para hacerlo o durante el tiempo que se necesiten dichos datos para cumplir los fines descritos en esta Declaración del solicitante. Además, es posible que conservemos los Datos del solicitante para tenerle en cuenta para otras oportunidades de empleo siempre que la ley permita dicha retención y siempre que nos permita conservar sus Datos del solicitante para tal fin.

Es posible que eliminemos los Datos del solicitante en cualquier momento según lo exija o lo permita la ley. Cuando no tengamos la obligación legal o una necesidad empresarial legítima en curso para procesar su información personal, la eliminaremos o la volveremos anónima.

Sus derechos de privacidad

Dependiendo de su lugar de residencia, es posible que la legislación aplicable en materia de privacidad le otorgue ciertos derechos sobre sus Datos del solicitante. Cierta información puede estar exenta de las solicitudes de conformidad con la legislación aplicable en materia de privacidad. Si desea ejercer sus derechos de privacidad, siga las instrucciones siguientes:

• Si desea acceder, corregir, actualizar o solicitar la eliminación de la información personal que recopilamos, procesamos o compartimos y no puede hacerlo en la herramienta de la aplicación que utilizamos, puede enviar un correo electrónico a privacy@servicenow.com. También puede ponerse en contacto con su responsable de la selección de personal o representante de recursos humanos.
• Dependiendo de su lugar de residencia, es posible que la legislación aplicable le otorgue derechos de privacidad específicos, incluido el derecho a oponerse al procesamiento de su información personal o a pedirnos que restrinjamos o cesemos el procesamiento, a presentar una queja o a solicitar la portabilidad de su información personal, de acuerdo con las leyes de protección de datos aplicables. Puede enviarnos un correo electrónico a privacy@servicenow.com o utilizar los datos de contacto que aparecen en la sección “Información de contacto” más adelante.
• Además, si tratamos sus Datos del solicitante con su consentimiento, puede ponerse en contacto con nosotros para retirar su consentimiento en cualquier momento.
• Tiene derecho a presentar una queja ante una autoridad de protección de datos si no está conforme con la recopilación y el uso que hacemos de su información personal. Para obtener más información, póngase en contacto con su autoridad local de protección de datos. Los detalles de contacto de las autoridades de protección de datos en el Espacio Económico Europeo, Suiza y ciertos países no europeos (incluidos los EE. UU. Y Canadá) están disponibles aquí.
• Tiene derecho a no ser discriminado por ejercer estos derechos.
• Si es un agente autorizado que desea ejercer derechos en nombre de un titular de los datos, póngase en contacto con nosotros mediante la información que aparece en la sección “Información de contacto” más abajo y envíenos una copia de la autorización escrita del titular de los datos en la que se le designe como su agente. Podemos notificar al titular de los datos y solicitarle que verifique su identidad de manera independiente antes de cumplir con la solicitud del agente autorizado.

Responderemos a dichas solicitudes de acuerdo con los requisitos de las leyes de protección de datos aplicables. Tenga en cuenta que, para satisfacer su solicitud, es posible que necesitemos que nos facilite cierta información para verificar su identidad.

Información adicional para residentes de California

Si reside en el estado de California, que ha promulgado la Ley de Privacidad del Consumidor de California de 2018, modificada por la Ley de Derechos de Privacidad de California de 2020 (según sus modificaciones, la CCPA), esta sección se aplica a su situación, además de la información establecida con carácter general en la presente Declaración para solicitantes.

Cómo recopilamos o generamos, usamos y divulgamos la información personal

Además de lo indicado en la tabla de abajo:

Si quiere obtener información sobre la información personal que recopilamos y las fuentes de información personal que recopilamos, consulte la sección “Cómo obtenemos la información” más arriba.

Para obtener información sobre los fines comerciales y empresariales para los que usamos la información personal, consulte la sección “Cómo usamos la información recopilada” más arriba.

Para obtener información sobre cómo divulgamos la información personal, consulte la sección “Cómo compartimos la información recopilada” más arriba.

Para obtener información sobre nuestras prácticas de conservación de datos, consulte la sección “Conservación de datos” que figura más arriba.

Además, ServiceNow puede divulgar su información personal a nuestras subsidiarias y filiales, a nuestros proveedores de servicios y a determinados terceros, tal como se indica a continuación. Estas divulgaciones se realizan solo para los fines operativos de ServiceNow, para los fines operativos de nuestras subsidiarias o filiales, los fines operativos de nuestros proveedores de servicios, para propósitos comerciales permitidos por la CCPA o según lo permita la legislación aplicable.

Información personal sensible. No recopilaremos ni utilizaremos información personal confidencial sobre usted en relación con ningún propósito que no sea un propósito comercial permitido por la CCPA, consulta

No “compartimos” ni “vendemos” la información personal de los solicitantes. ServiceNow no “vende”, “comparte” ni usa con fines de publicidad dirigida la información personal que recopilamos en relación con la presente Declaración para solicitantes. En el caso de la información personal que recopilamos de usted a través de otros canales, incluidos nuestros sitios web o eventos, es posible que la revelemos a determinados terceros de forma que pueda considerarse una “venta” o “uso compartido” de su información personal. Esto se contempla por separado en nuestra Declaración de privacidad de eventos y nuestro sitio web.

Menores de 18 años. No recopilamos información personal de ninguna persona menor de 18 años en relación con las solicitudes de empleo.

Sus derechos de privacidad

Si es residente de California, tiene los siguientes derechos según la CCPA:

• Tiene derecho a saber qué información personal hemos recopilado sobre usted y a acceder a esa información personal. Para ejercer ese derecho, consulte el enlace “Sus opciones de privacidad”, llame al número gratuito 1 858 345 1444 o póngase en contacto con nosotros a través de privacy@servicenow.com.
• Tiene derecho a corregir la información personal inexacta que hayamos recopilado sobre usted. Para ejercer ese derecho, consulte el enlace “Sus opciones de privacidad”, llame al número gratuito 1 858 345 1444 o póngase en contacto con nosotros a través de privacy@servicenow.com.
• Tiene derecho a solicitar que eliminemos o facilitemos la portabilidad de la información personal que hayamos recopilado sobre usted. Para ejercer ese derecho, consulte el enlace “Sus opciones de privacidad”, llame al número gratuito 1 858 345 1444 o póngase en contacto con nosotros a través de privacy@servicenow.com.
• Tiene derecho a presentar un recurso si denegamos su solicitud de ejercer sus derechos de acceso, corrección, supresión o portabilidad. Para ejercer ese derecho, póngase en contacto con nosotros a través de privacy@servicenow.com. Si le preocupa el resultado de un recurso, tiene derecho a ponerse en contacto con la Oficina del Fiscal General del Estado de California.
• Tiene derecho a que no se le discrimine por ejercer sus derechos en virtud de la CCPA. No le discriminaremos por ejercer sus derechos en virtud de la CCPA.

Cuando ejerza estos derechos, es posible que le pidamos que se autentique en nuestros sistemas para solicitantes o que proporcione información adicional que sea razonablemente necesaria para completar su solicitud o verificar su identidad, según lo exija o permita la legislación aplicable. Tiene derecho a utilizar un agente autorizado para ejercer estos derechos. Es posible que le pidamos pruebas de que ha otorgado a dicho agente autoridad para enviar solicitudes en su nombre y que le pidamos que verifique la identidad del agente directamente con nosotros. Si es un agente autorizado y quiere hacer una solicitud, póngase en contacto con nosotros a través de privacy@servicenow.com.

Cambios en nuestra Declaración para solicitantes

Nos reservamos el derecho de actualizar o cambiar esta Declaración del solicitante de vez en cuando. Si realizamos cambios sustanciales en esta Declaración para solicitantes, podremos informar a los interesados mediante un aviso en línea u otros medios (que pueden incluir, si disponemos de sus datos de contacto, una notificación por correo electrónico). Le pedimos que revise la Declaración de privacidad periódicamente para mantenerse al tanto de cualquier actualización o cambio que podamos haber realizado. 

Información de contacto

Para hacer preguntas o comentarios sobre esta Declaración de privacidad y nuestras prácticas de privacidad, o si tiene la necesidad de actualizar, cambiar o eliminar su información o ejercer cualquier otro derecho, puede ponerse en contacto con nosotros a través de la información siguiente:

Información de contacto para los interesados que se encuentren fuera del Espacio Económico Europeo: 

ServiceNow, Inc.
Attn: Privacy
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054 (EE. UU.)

Correo electrónico: privacy@servicenow.com.

Información de contacto para los interesados que se encuentren en el Espacio Económico Europeo:

ServiceNow Ireland Limited
Attn: Privacy
60 Dawson Street,
Dublin
Irlanda

Correo electrónico: privacy@servicenow.com.

Nuestra sede principal en la Unión Europea a efectos del RGPD se encuentra en Irlanda (responsable del tratamiento: ServiceNow Ireland Limited), y nuestra autoridad supervisora principal es la Comisión de Protección de Datos (“CPD”) de Irlanda.

Para obtener más información sobre las prácticas generales de privacidad de ServiceNow, consulte la Declaración de privacidad de ServiceNow en https://www.servicenow.com/es/privacy‑statement.html