Declaración de privacidad para solicitantes

Esta Declaración de privacidad de solicitantes (en adelante “Declaración para solicitantes”) describe las prácticas de privacidad de ServiceNow, Inc., incluidas sus subsidiarias y filiales (colectivamente denominadas, “ServiceNow” o “nosotros”), que se aplican a las actividades de recopilación, uso y divulgación de información personal de nuestros solicitantes (en adelante denominados “tú” y “tu”) para procesos de selección de personal, incluidas las oportunidades de prácticas en ServiceNow, a través de nuestros portales o sitios web de solicitud de empleo, u otros canales de contratación (en adelante de denominados colectivamente como “Sitios de solicitud”).

A los efectos de la presente Declaración para solicitantes:

• El concepto “Solicitante de empleo” hace referencia a un solicitante actual o anterior de empleo o compromiso con nosotros.
• “Datos del solicitante” hace referencia a la información que procesamos en relación con tu solicitud y como parte del proceso de entrevista.

Tal como se describe a continuación, recopilamos varios tipos de información sobre ti que, en general, se clasifican en las siguientes categorías: identificadores, información profesional o relacionada con el empleo, información de cuentas financieras, información comercial, información educativa, información visual e información de la actividad en Internet, entre otras.

1.  Información que nos proporcionas como Datos del solicitante

Como parte de tu solicitud, podemos procesar la información que nos proporcionas como solicitante, cuando la ley lo permita o exija, o según sea necesario o permitido para un puesto, incluidos, entre otros, los datos siguientes:

Información que recopilamos de terceros

Es posible que obtengamos información sobre ti a través de otras fuentes, en la medida en que lo permita la ley aplicable, según sea necesario y esté permitido para un rol, relacionada con tu solicitud y como parte del proceso de entrevistas. Por ejemplo, obtenemos información mediante tu contacto con nosotros a través de terceros como referencias, empresas de búsqueda de empleo, proveedores de servicios de comprobación de antecedentes y verificación de la identidad o adaptación por condición médica o discapacidad, u otros sitios web de Internet (sujeto a las políticas de privacidad de esos terceros). Por ejemplo, podrías aceptar proporcionarnos acceso a determinada información personal almacenada por terceros en sitios de redes sociales profesionales (como LinkedIn).

2.  Información que recopilamos cuando navegas por el Sitio de solicitud

A medida que navegas por nuestro Sitio de solicitud, también podemos recopilar cierta información sobre tu visita a nuestros sitios web mediante “cookies” y otras tecnologías de rastreo similares.

Para más información, consulta nuestra Política de Cookies.

Niños

No recopilamos a sabiendas información personal de ninguna persona menor de 16 años. Si tienes menos de 16 años, no intentes completar nuestros formularios ni enviarnos ninguna información personal sobre ti. Si nos enteramos de que hemos recopilado información personal de una persona de 16 años o menos, eliminaremos esa información de inmediato.

Podemos utilizar la información que recopilamos sobre ti con fines de contratación y gestión de recursos humanos a nivel global, según lo permita la ley aplicable o sea necesario o esté permitido para un rol, incluidas, entre otras, las actividades siguientes:

• Llevar a cabo y apoyar las funciones y actividades de recursos humanos, incluido el procesamiento y la evaluación de tu solicitud, la evaluación de tu elegibilidad para trabajar, la toma de decisiones de contratación, así como la gestión y mejora de nuestros procesos de selección de personal y contratación
• Cumplimiento de las obligaciones derivadas de la legislación laboral y de prestaciones
• Gestión de la seguridad y la salud en el lugar de trabajo
• Administrar la participación de los empleados en beneficios, compensaciones, recursos humanos, así como planes y programas de formación
• Comunicación contigo de información sobre tu solicitud
• Información de futuras oportunidades de empleo (a menos que nos indiques que no deseas que nos pongamos en contacto contigo para tales fines)
• Cumplir con las obligaciones legales y las políticas internas, incluidas las relacionadas con las leyes de control de exportaciones
• Gestión y realización de actividades empresariales, incluida la asignación de activos de la empresa y recursos humanos; gestión de proyectos, gestión de registros y compilación de registros de auditoría u otras herramientas de generación de informes; gestión de fusiones, adquisiciones, ventas, reorganizaciones o desinversiones e integración con la entidad adquiriente
• Gestión del portal profesional en línea y realización de comprobaciones de antecedentes y otras comprobaciones previas a la contratación

En caso de contratación, la Información del solicitante se podrá utilizar en relación con su empleo (por ejemplo, para establecer un registro de empleo, administrar la participación de los empleados en beneficios, planes y programas de formación, o bien para realizar actividades de incorporación, incluida la concesión de acceso a sistemas internos).

En general, no requerimos que los Solicitantes de empleo proporcionen información personal confidencial (por ejemplo, sobre raza, origen étnico, religión u orientación sexual), pero puedes proporcionar esa información voluntariamente a tu discreción.  Si aceptas proporcionar dicha información, normalmente se utilizará con fines de monitorización de la diversidad y para ofrecerte un entorno de trabajo adecuado a tus necesidades (por ejemplo, si requieres adaptación para personas con discapacidad) y no será un factor en el proceso de selección o contratación.

Solicitamos información sobre tu ciudadanía/nacionalidad y para ciertos roles (por ejemplo, los roles orientados al Gobierno federal en Estados Unidos) o regiones; sin embargo, podemos solicitar información relacionada con la salud o creencias religiosas sinceras (por ejemplo, el estado de vacunación contra la COVID‑19 o solicitud de adaptación) para confirmar que cumplimos nuestras obligaciones legales (por ejemplo, requisitos específicos de la jurisdicción sobre la COVID‑19).  Esta información se podrá ver durante el proceso de contratación, ya que se requiere para determinar la idoneidad para un rol específico.

En algunos países y para algunos roles, puede que necesitemos realizar comprobaciones de antecedentes penales, pero solo en los casos en los que las leyes aplicables lo exijan y permitan.  Si este fuera el caso, cualquier información que procesemos sobre este asunto se tratará con la más estricta confidencialidad y solo se utilizará para evaluar tu idoneidad para el empleo o determinados deberes del puesto de trabajo con nosotros.

Podemos divulgar la información personal contenida en los datos del solicitante a las siguientes categorías de destinatarios:

• Subsidiarias y filiales (incluidas aquellas ubicadas fuera de la Unión Europea y Suiza) en relación con la identificación de roles para los que puedes ser elegible y de otro modo para los fines descritos en la presente Declaración para solicitantes.
• Proveedores de servicios que realizan servicios en nuestro nombre, incluidos para los usos descritos anteriormente. Autorizamos a nuestros proveedores de servicios exclusivamente a que utilicen o divulguen los Datos del solicitante según sea necesario para prestar servicios en nuestro nombre y únicamente de acuerdo con nuestras instrucciones, o para cumplir requisitos legales. También solicitamos a nuestros proveedores de servicios que protejan adecuadamente la privacidad y la seguridad de los Datos del solicitante.
• A un comprador potencial (y sus agentes y asesores) en relación con cualquier fusión, adquisición o cualquier forma de venta o transferencia propuesta de algunos o todos nuestros activos (incluso en el caso de una reorganización, disolución o liquidación), en cuyo caso, los Datos del solicitante que tengamos estarán entre los activos transferidos al comprador o adquirente. En el caso de que se produzca una venta, fusión o adquisición, haremos lo posible, dentro de lo razonable, para instruir al beneficiario para que utilice los Datos del solicitante conforme a esta Declaración del solicitante.
• A cualquier fuerza o cuerpo de seguridad, autoridad reglamentaria, organismo gubernamental, tribunal u otro tercero para: (i) cumplir cualquier orden judicial, requerimiento de cualquier autoridad competente encargada de aplicación de la ley o cualquier otra obligación legal; (ii) hacer cumplir o aplicar los Términos de uso de nuestro Sitio web o los términos de cualquier otro acuerdo; y (iii) proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de ServiceNow o de terceros, o cualquier otra obligación legal.
• Cualquier otra persona con tu consentimiento para la divulgación.

Si perteneces al Espacio Económico Europeo, normalmente recopilaremos tu información personal solo cuando tengamos tu consentimiento para hacerlo, cuando sea necesario para la ejecución de un contrato (por ejemplo, tu contrato de empleo), para cumplir con las leyes aplicables (como las leyes relativas a la salud y la seguridad, los impuestos u otras leyes) o cuando el procesamiento sea en nuestro interés legítimo (por ejemplo, para evaluar tu idoneidad para un rol específico en ServiceNow) y no quede anulado por tus intereses de protección de datos o derechos y libertades fundamentales. Cuando recopilemos categorías especiales de información personal sobre ti, normalmente solo lo haremos con tu consentimiento expreso o cuando exista la obligación conforme a la ley aplicable (por ejemplo, la legislación laboral) de procesar dicha información. Si tienes preguntas o necesitas más información sobre la base legal en función de la cual recopilamos y utilizamos tu información personal, ponte en contacto con nosotros mediante los detalles de contacto que se proporcionan más adelante.

Es posible que nosotros y nuestros proveedores de servicios transfiramos los Datos del solicitante a otras jurisdicciones diferentes a la que los proporcionaste, incluidos los Estados Unidos. Esta Declaración del solicitante se aplica siempre que exista tratamiento de tus datos. Esta Declaración del solicitante se aplica siempre que exista tratamiento de tus datos.

Si eres un visitante del Espacio Económico Europeo (“EEE”), protegeremos tu información personal cuando se transfiera fuera del EEE mediante:

• Su tratamiento en un territorio que la Comisión Europea haya determinado que proporciona un nivel adecuado de protección de la información personal; o bien
• Mediante la implementación de las medidas de seguridad adecuadas para proteger tu información personal, incluso mediante el uso de cláusulas contractuales estándar u otros mecanismos de transferencia legal aprobados por la Comisión Europea.

Si necesitas más información sobre las transferencias internacionales de información personal, puedes ponerte en contacto con nosotros utilizando los datos de contacto que se proporcionan más adelante.

Mantenemos las medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los Datos del solicitante de la destrucción, la pérdida, la alteración, la divulgación y el acceso no autorizados accidentales o ilegales. Requerimos a nuestros empleados con acceso a los Datos del solicitante que mantengan la información confidencial y segura.

Comunicación

El envío de algún formulario en nuestros sitios de aplicaciones supone tu consentimiento para que ServiceNow se ponga en contacto contigo en lo que a tu solicitud y al proceso de contratación respecta. Nos podemos poner en contacto contigo a través de correo electrónico, llamada telefónica o mensajería instantánea.

Si deseas retirar tu consentimiento para recibir comunicaciones de nuestra parte en cualquier momento, puedes enviar un correo electrónico a privacy@servicenow.com o utilizar los datos de contacto del encabezado “Información de contacto” a continuación.

A menos que la ley requiera un periodo de retención más largo, conservamos los Datos del solicitante mientras tengamos una necesidad empresarial legítima en curso para hacerlo o durante el tiempo que se necesiten dichos datos para cumplir los fines descritos en esta Declaración del solicitante. Además, es posible que conservemos los Datos del solicitante para tenerte en cuenta para otras oportunidades de empleo siempre que la ley permita dicha retención y siempre que nos permitas conservar tus Datos del solicitante para tal fin.

Es posible que eliminemos los Datos del solicitante en cualquier momento según lo exija o lo permita la ley. Cuando no tengamos la obligación legal o una necesidad empresarial legitima en curso para procesar tu información personal, la eliminaremos o la volveremos anónima.

Proporcionamos ciertos derechos con respecto a los Datos del solicitante:

• Si deseas acceder, corregir, actualizar o solicitar la eliminación de la información personal que recopilamos, procesamos o compartimos y no puedes hacerlo en la herramienta de la aplicación que utilizamos, puedes enviar un correo electrónico a privacy@servicenow.com. También puedes ponerte en contacto con tu responsable de la selección de personal o representante de recursos humanos.
• Ciertas jurisdicciones, por ejemplo el Espacio Económico Europeo, otorgan a sus residentes derechos de privacidad específicos conforme a la ley aplicable. Procesaremos tus solicitudes para ejercer dichos derechos, incluso si te opones al procesamiento de tu información personal, nos solicitas restringir o cesar dicho procesamiento o solicitas la portabilidad de tus datos personales, de conformidad con las leyes de protección de datos aplicables. En virtud de la ley aplicable, tienes derecho a solicitar acceso y recibir información sobre tus Datos del solicitante, actualizar y corregir imprecisiones en los Datos del solicitante, y hacer que restrinjamos o cesemos el procesamiento de dichos datos; o que los datos se borren, eliminen o transfieran (según sea adecuado o según lo permita la ley aplicable). Puedes enviarnos un correo electrónico a privacy@servicenow.com o utilizar los datos de contacto que aparecen en la sección “Información de contacto” más adelante.
• Además, si tratamos tus Datos del solicitante con tu consentimiento, puedes ponerte en contacto con nosotros para retirar tu consentimiento en cualquier momento.
• Tienes derecho a presentar una queja ante una autoridad de protección de datos si no estás conforme con la recopilación y el uso que hacemos de tu información personal.  Para obtener más información, ponte en contacto con tu autoridad local de protección de datos. Los detalles de contacto de las autoridades de protección de datos en el Espacio Económico Europeo, Suiza y ciertos países no europeos (incluidos los EE. UU. Y Canadá) están disponibles aquí.
• Tienes derecho a no ser discriminado por ejercer estos derechos.
• Si eres un agente autorizado que desea ejercer derechos en nombre de un titular de los datos, ponte en contacto con nosotros mediante la información que aparece en la sección “Información de contacto” más abajo y envíanos una copia de la autorización escrita del titular de los datos en la que se te designe como su agente.  Podemos notificar al titular de los datos y solicitarle que verifique su identidad de manera independiente antes de cumplir con la solicitud del agente autorizado.

Responderemos a dichas solicitudes de acuerdo con los requisitos de las leyes de protección de datos aplicables.  Ten en cuenta que, para satisfacer tu solicitud, es posible que necesitemos que nos facilites cierta información para verificar tu identidad.

Nos reservamos el derecho de actualizar o cambiar esta Declaración del solicitante de vez en cuando. Si realizamos cambios sustanciales en esta Declaración del solicitante, lo notificaremos a los Solicitantes de empleo través de un aviso en línea adecuado u otros medios (que pueden incluir, si tenemos tus datos de contacto, la notificación por correo electrónico) y obtendremos tu consentimiento si y donde lo exija la ley aplicable. 

Para hacer preguntas o comentarios sobre esta Declaración de privacidad y nuestras prácticas de privacidad, o si tienes la necesidad de actualizar, cambiar o eliminar tu información o ejercer cualquier otro derecho, puedes ponerte en contacto con nosotros a través de la información siguiente:

Información de contacto para los solicitantes de empleo que se encuentren fuera del Espacio Económico Europeo: 

ServiceNow, Inc.
Attn: Privacy
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054 (EE. UU.)

Correo electrónico: privacy@servicenow.com.

Información de contacto para los solicitantes de empleo que se encuentren en el Espacio Económico Europeo:

ServiceNow Ireland Limited (the data controller)
Attn: Privacy
60 Dawson Street,
Dublin
Irlanda

Correo electrónico: privacy@servicenow.com.

Para obtener más información sobre las prácticas generales de privacidad de ServiceNow, consulta la Declaración de privacidad de ServiceNow en https://www.servicenow.com/es/privacy‑statement.html