Creación de un departamento centrado en la transformación digital en Japón
Asahi Group es una empresa de alimentación y bebidas japonesa conocida por fabricar la cerveza Asahi Super Dry, Mitsuya Cider, las pastillas de menta MINTIA y muchos otros productos como bebidas alcohólicas y dulces.La empresa ha dedicado los últimos 10 años al crecimiento de su negocio global, y hoy día casi el 50 % de sus ventas provienen del extranjero.
En 2022 creó Asahi Group Japón, que opera únicamente en su país de origen.
"Antes, la división japonesa de Asahi Group Holdings se encargaba del negocio nacional, pero, en enero de 2022, creamos Asahi Group Japón para gestionar ese mercado", afirma Tomokazu Yamakawa, primer ejecutivo del Departamento de Transformación Digital de Asahi Group Japón.
Asahi Group Japón fusionó los departamentos nacionales encargados de la transformación digital (DX) de la empresa, que formaban parte de empresas internas como Asahi Group Holdings y Asahi Breweries, y creó un nuevo y unificado departamento de DX responsable de promover y gestionar las iniciativas de DX en todas las empresas de Asahi en Japón.
"Para ayudar a nuestras empresas a colaborar con el nuevo departamento de DX, necesitábamos una infraestructura, unos procesos y unas bases de datos diseñados a medida.
"Para nosotros, la transformación digital es una transformación de todo el negocio. El departamento de DX es el precursor de una transformación empresarial más amplia, centrada en fomentar la innovación de los procesos y modelos empresariales de cada una de nuestras organizaciones", comenta Yamakawa.
Los empleados son como los clientes
Con el objetivo de establecer unas prácticas recomendadas, Asahi Group Japón está trabajando para transformar la experiencia de los empleados sacando provecho de las posibilidades que ofrece la digitalización.ServiceNow desempeña un papel fundamental en todo esto, ya que ayuda a deshacerse de los procesos ineficaces y automatizar las operaciones con flujos de trabajo digitales.
"Comenzamos nuestra transformación digital introduciendo IT Service Management de ServiceNow, que optimiza y automatiza las operaciones de TI", describe Hiroshi Shimizu, gerente del Departamento de Transformación Digital de Asahi Group Japón. "Eso nos permitió reducir la cantidad de tareas diarias que requerían mucho tiempo y frustraban a los empleados. También cambiamos nuestra mentalidad para ofrecer a los empleados la misma experiencia de alto nivel que brindamos a los clientes".
El antiguo proceso de aprobación de aplicaciones requería que varios departamentos realizaran una búsqueda cruzada de errores en el contenido, el procesamiento y las instrucciones de la aplicación, lo que suponía tiempo y esfuerzo.
"Nos dimos cuenta de que podíamos simplificar este flujo de trabajo y eliminar los pasos innecesarios. Y eso no solo aceleraría el proceso de aprobación de aplicaciones, sino que también mejoraría la experiencia de los empleados", explica Shimizu.
Para lograrlo, el departamento de DX decidió centralizar una serie de aplicaciones internas en Now Platform.
Aprobaciones de aplicaciones en minutos en lugar de semanas
La transformación del proceso de las aplicaciones internas con ServiceNow ya está cosechando sus frutos. Por ejemplo, cuando Asahi Group Japón lanzó servicios en la nube como conferencias web y uso compartido de archivos, ServiceNow automatizó la aprobación y el aprovisionamiento de dichos servicios.
"Antes, cuando un empleado creaba una carpeta compartida, el equipo de TI tenía que pedir a un gerente o jefe de departamento que la aprobara antes de poder configurarla, y ese proceso podía tardar hasta una semana", menciona Shimizu. "Con ServiceNow, el proceso está totalmente automatizado. Tenemos toda la información que necesitamos para aprobar la solicitud y permitir el uso compartido de los archivos a través de una API en cuestión de minutos".
La capacidad de conectar de manera flexible los servicios en la nube a través de una arquitectura poco cohesionada es una ventaja importante de Now Platform. "La integración de ServiceNow con otros servicios en la nube es muy práctica y nos permite disfrutar de una funcionalidad excelente. Queremos utilizar esta única plataforma para realizar una integración sin problemas con otros sistemas y así optimizar las operaciones", afirma Shimizu.
"ServiceNow nos ofrece una solución altamente versátil y no queremos limitarnos a las aplicaciones integradas. No es un rompecabezas con una sola solución correcta: es una plataforma con muchas piezas que brindan oportunidades infinitas", continúa.
Conexión de sistemas de registro con sistemas de interacción
Asahi Group Japón también utiliza HR Service Delivery de ServiceNow para la gestión de recursos humanos, y App Engine, que permite desarrollar aplicaciones comerciales con poco código. Y eso también significa que el departamento de DX puede utilizar flujos de trabajo que no pertenezcan al departamento de TI.
En el futuro, Asahi Group Japón también tiene previsto utilizar ServiceNow para conectar su sistema de registro (SoR) con su sistema de interacción (SoE) para crear una sola arquitectura para todo su negocio nacional.
Como explica Yamakawa: "ServiceNow integra de manera flexible las API con los servicios en la nube, lo que ayuda a conectar la plataforma con sistemas heredados. Y eso convierte a ServiceNow en el enlace idóneo entre los servicios en la nube y los sistemas existentes. Todavía estamos trabajando para crear nuestra arquitectura de TI ideal, pero sabemos que con ServiceNow será escalable y resiliente, y liberaremos a nuestros empleados para que se centren en tareas más satisfactorias".