Eliminar tareas que consumen mucho tiempo para centrarse en salvar vidas

AstraZeneca tiene una ambición importante: encontrar remedios para enfermedades raras que afectan a millones de personas, pero que actualmente carecen de tratamientos disponibles.

La empresa no solo afronta algunos de los retos farmacéuticos más difíciles del mundo (y ya sabemos que, cuando se trata de salvar vidas, cada día cuenta), sino que también se compromete con alcanzar objetivos agresivos. Para 2030, tiene la intención de lanzar 20 nuevos medicamentos.

Para que la empresa logre sus objetivos, debe adquirir el recurso más importante disponible: el tiempo. Liberar un tiempo valioso es el motivo fundamental para la asociación de AstraZeneca con ServiceNow®, ya que permite a investigadores y científicos colaborar, innovar, crear, probar y lanzar sus inventos.

Eliminar las tareas manuales que consumen mucho tiempo y trabajar de forma más rápida, inteligente y eficiente, en todos los aspectos posibles, nunca había sido tan importante. Se trata de una aspiración que se refleja en el lema de TI de la empresa: "Cada minuto cuenta". Al adoptar ServiceNow AI Platform para la transformación empresarial, la solución definitiva para ahorrar tiempo y simplificar, la empresa acelerará aún más la innovación y la productividad de los empleados, reducirá los costes de las operaciones y mejorará la resiliencia del servicio.

Echemos un vistazo a cómo ServiceNow ayuda a AstraZeneca a ahorrar tiempo al sustituir varias tareas manuales por un sistema universal, rápido, eficiente e intuitivo:

• Priorizar la ciencia con la automatización de las tareas manuales repetitivas
• Centrarse en la experiencia del usuario para maximizar la adopción
• Aumentar el valor al ver el potencial de ahorro de tiempo acumulativo
• Personalizar la incorporación para que los nuevos empleados sean productivos desde el primer día

Priorizar la ciencia con la automatización de las tareas manuales repetitivas

"Dada la envergadura de nuestra ambición, la tecnología y el uso de la tecnología son fundamentales para lograr estos resultados", dice Cindy Hoots, directora digital y directora de información en AstraZeneca. "En AstraZeneca, cada minuto cuenta, como reza nuestro lema, porque es fundamental que los pacientes reciban medicamentos que salvan vidas lo antes posible.

"ServiceNow ha sido un socio increíble a la hora de ayudarnos a pensar en cómo podemos optimizar el trabajo que nuestros científicos hacen cada día, así como optimizar los procesos y aumentar la eficiencia para que puedan centrarse en la ciencia".

Por ejemplo, pensemos en la selección, los pedidos y el almacenamiento rutinarios de suministros esenciales del laboratorio, como los tubos de ensayo. La comercialización de un solo medicamento nuevo puede requerir millones de tubos de ensayo durante las fases de desarrollo. AstraZeneca descubrió que los empleados escribían los pedidos de suministros a mano en un cuaderno, un proceso que tardaba hasta 30 minutos en completarse cada vez. La optimización del flujo de trabajo con ServiceNow AI Platform permite a los científicos e investigadores realizar pedidos de suministros en cuestión de segundos mediante una plataforma central, lo que ayuda a ahorrar tiempo que se puede dedicar a la entrega de medicamentos a los pacientes.  

Centrarse en la experiencia del usuario para maximizar la adopción

Comercializar un nuevo medicamento es extremadamente complejo y requiere la ayuda de algunas de las mentes más brillantes del mundo. También requiere una gestión de proyectos de élite y experiencia logística para garantizar que los investigadores y científicos siempre tengan lo que necesitan para trabajar de forma rápida, eficiente y precisa.

Eliminar las tareas manuales y liberar hasta 30 minutos de tiempo adicional cada día a los investigadores y científicos supone una enorme contribución a los esfuerzos de AstraZeneca por lanzar 20 nuevos medicamentos que salvan vidas para 2030.

Para diseñar la solución ideal, los equipos de ServiceNow y AstraZeneca trabajaron juntos para comprender en profundidad las necesidades específicas de un laboratorio de investigación de primera categoría.

El resultado es un sistema de selección y realización de pedidos de equipos y suministros de un extremo a otro digitalizado, automatizado y con tecnología de IA, ubicado en el portal de empleados AskAZ de la empresa. Las pantallas fáciles de usar y los menús familiares proporcionan una experiencia de usuario rápida e intuitiva, con acceso a artículos preseleccionados de proveedores aprobados, lo que permite realizar pedidos en tan solo unos segundos.

"ServiceNow AI Platform desempeña un papel crucial a la hora de devolver un tiempo muy valioso a nuestros investigadores y científicos mediante la optimización de sus flujos de trabajo y la mejora de la eficiencia", afirma Cindy. "Al eliminar esa carga de trabajo mediante procesos simplificados, hemos reducido la complejidad.

"La IA ha empezado a impregnar todo lo que hacemos, es la forma en que podremos entregar los medicamentos a los pacientes más rápido. Con un socio innovador como ServiceNow, que nos acompaña en ese viaje, podemos combinar los esfuerzos con el fin de hacer todo lo posible para lograr mejores resultados para los pacientes".

Aumentar el valor al ver el potencial de ahorro de tiempo acumulativo

Llevar la selección y la realización de pedidos de todos los equipos y suministros a ServiceNow AI Platform ayuda a los laboratorios de AstraZeneca a cumplir su misión para 2030.

Más de 60 000 solicitudes en más de 400 categorías fluyen ahora a través de ServiceNow AI Platform al año, y dado que cada evento ahorra muchos minutos cada vez, el ahorro de tiempo anual acumulado es enorme. Se calcula que alcanza las 30 000 horas. En lugar de dedicar este tiempo tan valioso a tareas de administración manuales, ahora se utiliza en la investigación de medicamentos que cambian vidas.

Con todo lo necesario centralizado en un solo lugar y datos y análisis enriquecidos disponibles, los gestores tienen una visibilidad instantánea del sistema, y pueden evaluar los patrones de compra y el estado del inventario, informar sobre las decisiones de adquisición inteligentes y ofrecer mejoras a los usuarios.

"Todo lo que hacemos aquí en AstraZeneca tiene un paciente en mente, y eso implica que para mí es muy personal todo lo que hacemos", afirma Dinesh Krishnan, director global de Plataformas Empresariales en AstraZeneca. "Se trata de mi vida, la de mis amigos, la de mis familiares. Todos conocemos a personas que son pacientes, y para eso estamos aquí: los propios pacientes, las familias y las comunidades en las que trabajamos.

"Con la IA integrada en la plataforma de ServiceNow desde el primer día, podemos aprovechar el valor y aumentarlo más rápido. Si los procesos que tardaban en completarse 20 o 30 minutos ahora se completan en cuestión de segundos, y lo hacemos más de 60 000 veces al año, imagina la cantidad de tiempo que puedes liberar y el enfoque que puedes generar al aumentar la eficiencia".

Personalizar la incorporación para que los nuevos empleados sean productivos desde el primer día

Los ambiciosos objetivos de AstraZeneca para 2030 también incluyen un crecimiento sustancial y la contratación de más de 20 000 empleados nuevos. Estos nuevos empleados se unirán a todas las áreas del negocio, y todos, tanto dentro como fuera del laboratorio, contribuirán a la misión de AstraZeneca: encontrar remedios para enfermedades que afectan a millones de personas, que suponen retos y para las que, a veces, no hay tratamientos disponibles en la actualidad.

La empresa desea ofrecer a sus nuevos compañeros una experiencia de primera clase desde su primer contacto, prepararlos para su nueva carrera profesional y ayudarles a que puedan ponerse en marcha.

Para respaldar estas aspiraciones, AstraZeneca desarrolló Onboarding 2.0 en ServiceNow AI Platform, una nueva experiencia de incorporación optimizada que incluye portales personalizados para cada nuevo empleado y que permite conseguir una gran productividad desde el primer día.

"La incorporación de nuevos compañeros es un momento crítico", explica Jackie Crockford, vicepresidenta de Servicios de negocio globales de AstraZeneca. "Poner la IA al servicio de cada empleado nos ayuda a que el trabajo se haga de forma más eficiente y eficaz.

"Nos dimos cuenta de que los directivos dedicaban más de 50 horas a incorporar empleados. Por lo tanto, si podemos eliminar el 10 % de ese tiempo al automatizar algunos de los elementos más transaccionales en lugar de los elementos humanos, ahorraremos más de 90 000 horas. Al mismo tiempo, incorporaremos a las personas y les daremos la bienvenida a la empresa más rápido, y también fomentaremos la generación de ideas importantes y emocionantes en nuestros nuevos compañeros más rápido".